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1、工程付款管理流程編號：版號：頁碼：第 2 頁 共 5 頁 復地（集團）股份有限公司流程手冊文件編號：FT-CB-LC004版本：1.0合同管理流程編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人合同管理流程編號：FT-CB-LC004版號：1.0頁碼：第 9 頁 共 9 頁1 目標：為加強房產開發項目中對各類供應商的過程控制，減少經營風險，通過明確內部職責，提高解決問題的時效性和有效性，從而保證各項經營活動正常有序的進行。2 適用范圍：2.1集團成本管理中心或區域審算合約部組織招投標產生的各類工程合同（含部分配套工程合同）、設計、咨詢合同、材料設備采購合同和其他合同（招2、標代理、物業管理等）。2.2項目部、其它非招投標產生的協議發包（含配套工程、設備、服務等內容）和其它發包。A（數量）Q（質量）C（成本）T（時效）R（風險）市場調查的充分性市場定位及方案設計等的合理性資料的準確性各階段費用估算的準確性各部門工作開展的及時性3 術語和定義：無4 部門職責：4.1 經辦部門作為對外洽談擬訂合同的經辦人為第一責任人，對合同的真實性、合理性、可行性負有完全的責任，相關隸屬部門（公司）的負責人為第一審核人，負有直接責任。4.1.1 項目部：負責權限內采購合同的要約設計、擬定合同草案、合同報審報批、組織合同交底、簽訂合同等工作。4.1.2 區域審算管理部：負責采購合同的要3、約設計、擬定合同草案、合同報審報批、組織合同交底、簽訂合同等工作；負責定期召開合同履行工作評審；負責權限內的合同結算。4.1.3 集團成本管理中心：負責超區域權限的合同審核。4.1.4 集團行政管理中心合同管理員：負責合同的流轉、審批程序、流轉時效、用印記錄、合同資料的分發歸檔等工作。4.2 審核部門4.2.1 各級工程管理部門及設計管理部門：負責合同中技術要求的審核；負責對合同執行時間等信息的審核。4.2.2 集團財務資金中心及區域財務管理部對合同的履約收支、付款方向、單據回籠等情況監督審核。4.3 審批人4.3.1 項目部負責人：負責對權限內的合同進行審批；4.3.2 區域公司負責人：負責4、對權限內的合同進行審批；4.3.3 集團總裁：負責對集團總部、區域公司、項目部進行合同管理授權，劃定各級部門及人員的合同管理權限；負責對需由復地集團法定代表人的合同進行審批；負責代表復地集團與施工及材料設備供方簽署重大采購項目合同及戰略采購合同。5 工作程序：活動步驟及說明負責部門/負責人輸出1根據權限劃分進行合同授權1.1 根據工程采購方式選擇作業指引，對于需要經過招投標、議標及直接委托形式進行采購的均需要在集團領導（主管副總裁、總裁）、集團總部（集團成本管理中心）、區域公司（區域審算合約部）及項目部之間設定不同的合同管理權限（主要是審批權限）：l 項目部權限為招標采購合同總額不超過50萬；5、l 區域公司權限為招標采購合同總額不超過300萬，議標及直接委托采購合同總額不超過50萬；l 超出上述權限的，須由集團負責審批，具體請參考復地集團權限審批表；1.2 合同審核將根據合同權限的不同分別不同部門進行審核：l 項目部權限內的合同，由區域審計監察部對涉及法務的內容進行審核；l 區域公司權限內的合同，由區域設計管理部、工程管理部對技術細節進行審核，由區域審計監察部對涉及法務的內容進行審核；l 集團總部權限內的合同，由集團技術委員會、產品研發中心、技術管理中心、工程管理中心對技術細節進行審核，由集團審計監察部對涉及法務的內容進行審核。2擬定合同草案2.1 合同經辦部門/經辦人根據招標文件、6、評標、詢標或 談判記錄、中標單位的審定意見以及公司有關規定起草合同文件，進行要約設計；2.2 合同經辦部門與項目部、有關職能部門、合作 方進行溝通，對要約大致內容進行確認；2.3 合同經辦部門擬定合同草案。合同經辦部門合同草案3合同稿流轉及會簽3.1 合同經辦人填寫合同會簽單，經部門負責人簽字后，連同合同草稿及附件送交所在區域行政部門或集團行政管理中心合同管理員編號流轉。3.2 合同流轉附件l 由招標形式確定承包商的合同，定標表及評標報告作為合同流轉的附件。l 非招標形式確定承包商的合同，協議發包審批表及請示報告作為合同流轉的附件。l 合同流轉時須附供方投標報價清單或我公司核價單，合同簽定時報7、價清單作為合同附件須清晰明白并加蓋公章。l 總包、樁基、彩鋁門窗、陽臺欄桿、雨蓬、幕墻、外墻涂料工程須附安全協議。l 與物業維修有關的承包合同須附維修承諾書。l 超預算審批報告應在蓋章前提交。l 補充協議的流轉須附原合同。3.3 會簽部門審核內容l 成本管理中心或區域審算合約部審核合同價款、結算方法、付款方式等。l 設計部門審核工程設計合同的收費標準、服務范圍、付款方式等。l 法務部門審核合同的內容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應的民事責任等。l 財務部門審核合同的付款方式、履約收支、單據回籠等。l 區域審算合約部及集團成本管理中心全面審核和備案。3.4 流轉程序l 區域權限內的合8、同：項目部或審算合約部申報，流轉部門為審算合約部、法務部、財務部、區域主管副總、總裁。l 超區域權限的合同：審算合約部申報的，流轉部門為區域主管副總、總裁、集團成本管理中心、法務審計中心、財務資金中心、集團主管副總、總裁；成本管理中心申報的，流轉部門為集團成本管理中心、法務審計中心、財務資金中心、集團主管副總、總裁。l 補充協議的流轉由原申請部門負責，因造價控制要求需簽訂增加費用補充協議的合同，由項目部、區域審算合約部或集團成本管理中心申報，流轉部門同上。l 設計、裝修合同除上述部門以外，還須相關的設計部門審核。l 各部門按表式要求填寫意見，標注日期并簽字。l 項目部或相關部門的非招標緊急合同9、如需合約管理部協助流轉的，必須通過工作聯系單的方式通知區域審算合約部或集團成本管理中心，列明供方單位名稱、合同價款、工期要求等主要內容。區域審算合約部或集團成本管理中心可先行流轉合同，項目部或相關部門須在合同報批前完成申報。3.5 每個部門的流轉時間控制在兩個工作日內，流轉一般10天內完成。3.6 區域審算合約部或集團成本管理中心負責人對會簽的總體內容、時間控制進行檢查并簽字把關或采取必要的糾正措施。合同經辦人合同會簽單4合同修改4.1 區域審算合約部或集團成本管理中心或其它職能部門經辦的合同在流轉的同時應將合同e-mail或傳真至項目部經理審閱，項目部經理應在2天內提出回復意見。合同文本及時10、提供給對方單位，各方面的意見應在合同流轉到區域主管領導或集團主管副總之前匯總。4.2 合同經辦人綜合各方意見進行必要修改，部門負責人審核。4.3 若合同修改較大或涉及關鍵事項，改動后須請個別部門反復流轉批閱時，請相關部門更新簽章及日期，以確保動態反映合同流轉走向，保證時效性和對合同修改的認同。5審批、蓋章、分發5.1 超出某級授權權限的合同，會簽后的合同會簽單及附件須經該級別最高管理層審核后報相應級別管理層審批。5.2 合同經辦人將批準后的合同會簽單交檔案室簽收，填寫合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表，將第一聯“會簽表”交檔案室保存。5.3 合同經辦人通知合同簽約單位按約定的合同份數進行復印、11、裝訂，并先行簽字蓋章。5.4 合同經辦人將簽約單位送來的合同送委托代理人簽字，填寫合同訂立日期，并由行政部蓋章，將第二聯“會簽表”交行政部保存。5.5 合同經雙方簽字蓋章生效后，區域審算合約部或集團成本管理中心留存一份，其余分發給對方簽約單位和項目部，并由項目部向檔案室提交歸檔的正本合同。合同經辦人合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表6合同備案6.1 經辦部門流轉的合同應留存一份副本。6.2 區域審算合約部或集團成本管理中心對項目部或其它職能部門流轉合同的核心內容（乙方名稱、合同價款、付款方式）進行備案，對合同條款進行一般性審核。6.3 對于到政府部門備案用的合同，由項目部進行流轉，合同采用政府12、標準文本格式。該類合同在簽定之前，必須要求對方出具關于“本合同僅作為備案使用”的承諾書。6.4 區域審算合約部或集團成本管理中心每月對合同流轉情況進行一次統計，制作合同流轉一覽表區域審算合約部或集團成本管理中心合同流轉一覽表7合同履行的跟蹤、收尾和評價7.1 在合同履行過程中，區域審算合約部或集團成本管理中心應及時了解合同運行中所發生的問題，及時分析，采取措施，使合同履行過程得到控制。7.2 區域審算合約部或集團成本管理中心根據各方面情況作最后匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報區域或集團領導決議。7.3 較重要的合同履行完畢，區域審算合約部或集團成本管理中心會同相關部門填寫合同履行收尾13、會簽表，須填寫對合同供方的綜合評價、對合同條款的經驗總結和改進建議。7.4 區域審算合約部或集團成本管理中心匯總各單位、部門意見后報區域或集團領導審核，并交檔案室簽收、歸檔、填寫合同履行收尾歸檔目錄表區域審算合約部或集團成本管理中心合同履行收尾會簽表合同履行收尾歸檔目錄表6 權限及標準7 主要文檔文檔名稱編制部門/人員主要內容接收部門/人員提交時限/頻率合同會簽單經辦部門/經辦人合同審核部門審核意見合同審核部門隨合同流轉合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表經辦部門/經辦人統計用途檔案管理部門隨時更新合同流轉一覽表區域審算合約部或集團成本管理中心統計用途檔案管理部門隨時更新合同履行收尾會簽表區域審算合約部或集團成本管理中心統計用途檔案管理部門隨時更新合同履行收尾歸檔目錄表區域審算合約部或集團成本管理中心統計用途檔案管理部門隨時更新8 主要附件8.1 復地集團權限審批表8.2 合同會簽單8.3 合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表8.4 合同流轉一覽表8.5 合同履行收尾會簽表8.6 合同履行收尾歸檔目錄表