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1、寧 波 # 控 股 有 限 公 司合 同 管 理 制 度(試行)第一節 總則經濟合同是規范企業之間經濟活動的法律文件。在合同中確定了企業各方的權利、義務及責任，明確了經濟活動的價值、質量、完成時間等內容。 企業合同管理是市場經濟條件下企業經營管理的一種重要方法，是經濟手段法律化的形式之一。凡是能采用合同招標的盡量采用合同招標；應通過“貨比三家”來選擇合格承包商。合同是公司管理中最重要法律文件。為了加強公司合同管理，提高公司合同管理水平，根據合同法及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。第二節 合同的主體內容 我公司合同的種類很多，主要種類為工程建設合同，下面以工程建設合同為例介紹2、合同的主要內容。一、合同的基本內容： 1、部首部分，要注意寫明雙方單位名稱的全稱、簽約時間和簽約地點； 2、正文部分：建設合同的內容包括工程范圍、建設工期、開工時間、竣工時間、工程質量、工程造價、技術資料交付時期、材料和設備供應責任，付款和結算、竣工驗收、質量保修范圍和質量保證期、雙方相互協作等條款。設備及材料合同應注明產品名稱、技術標準、質量標準、數量、包裝、運輸方式、運費承擔方、交貨期限、交貨地點、驗收方法、價格、違約責任、付款方式等。3、結尾部分：是公司代表人簽字，加蓋公司合同專業章；注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，注明合同的生效時間、簽字時間及合3、同的有效期限。4、合同附件：工程合同一般應附“工程設計圖”、“工程詳細預算”；采購合同一般應附“招標情況說明書”、“貨比三家情況說明”、“質量保證書”等。二、合同洽談時應注意的問題1、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定，必須維護公司利益，決不允許任何人在簽訂經濟合同時損害公司利益、謀取私利，違者依法嚴懲并按情節輕重提交司法機關處理。2、參加合同洽談的人員必須維護本公司合法權益、經濟利益。合同談判須由總經理或副總經理與相關部門負責人共同參加，不得一個人直接與對方談判合同。 3、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方單位的基本情況：如公司信譽、實力、業績、技術資質等方面的情況。 4、簽訂合4、同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”和“價廉物美、擇優選擇”的原則。 5、公司合同一律采用書面格式，盡量采用本公司統一合同文本。 6、合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。7、對方簽約人是否法定代表人或法人委托人。8、簽約合同是否由我方所在區人民法院管轄。三、合同審核處罰規定1、沒有授權或超過授權范圍與對方單位洽談合同，每次罰款：100至500元；2、向公司隱瞞對方單位真實情況如對方企業信譽不好、實力不強、是掛靠單位、沒有合格資質等情況每次罰款200至1000元；3、合同價格、質量、數量、工期等出現重大差錯，合同重要條款遺漏或差錯等每次罰款50至500元。5、以上罰款由各項目部總經理或寧波公司副總在合同審核時進行處罰。第三節 重點合同應注意的內容房地產開發項目涉及設計、建筑、建材、廣告、金融、裝修、社會中介機構等行業合同具有涉及面寬、種類多的特點。房地產開發受政府土地、規劃、建筑等部門的管理和制約。由于房地產開發企業的合同種類繁多，下面介紹幾個重點合同的管理要求。(一)土地使用權出讓合同土地使用權出讓合同是房地產企業為獲得開發用地，和政府部門簽訂的以獲得開發用地為主要權利、交納土地出讓金為主要義務的合同。因政府在合同當事人中處于強勢地位，房地產企業處于弱勢地位，房地產企業在簽訂合同時應將重點放在如何減少企業違約責任承擔上，以及明確強勢政府的義務上。6、(二)設計委托合同一個項目的好的設計，會降低項目的開發成本、促進項目的銷售、提高開發項目的品牌價值。簽訂設計委托合同時，不單要關注設計費多少，更應關注設計文件的質量、設計文件的經濟合理性、設計單位現場服務質量。要通過確定的、可量化的條款，明確設計單位要在約定時間內提供經濟合理、技術先進、種類齊全的設計圖紙，并按項目施工實際需要提供及時、高質量的現場服務。(三)建設工程合同建設工程合同是房地產企業合同中最重要的合同之一。建設工程合同是否順利履行，關系到項目能否按計劃順利完工、順利銷售，關系到開發項目的經濟效益。簽訂建設工程合同時，應重點關注：1、在工程質量保證、工期保證、工期延誤等條款上明確承包7、方應承擔的經濟責任，促使承包方按合同約定保證質量、保證數量、保證工程按期合格交房。2、要充分利用現行法律法規已允許承包方墊資施工的條件，在工程款支付、結算上，爭取對企業較寬松的支付條件，以緩解企業資金壓力；3、在市場價格波動狀況下，建材價格波動將對項目成本造成明顯影響。應在合同中約定承包方應承擔的風險；4、對承包方應明確規定不得進行工程轉包。(四)項目推廣合同、銷售代理合同。 房地產業的發展，也促進了廣告業、銷售代理機構的發展。目前，房地產企業將項目推廣、房屋銷售委托給廣告公司、銷售代理公司已是普遍做法。在合同管理時的重點：1、對推廣方案的質量、推廣活動的效果認定的基礎上，將推廣費用與推廣方案8、的質量、推廣活動的效果掛鉤。促使廣告公司做出符合項目實際、能促進項目銷售的推廣方案。2、銷售代理合同在關注代理費用、銷售進度、房款管理的同時，還應考慮到代理公司采取某些不合規的銷售手段給企業造成的一些經濟責任和社會責任。在合同中對代理公司的銷售行為進行一定約束，并明確代理公司應承擔的責任。(五)房屋銷售合同。因為房屋銷售合同牽扯到房地產公司和買房者的重大利益，各地方行政主管部門制訂了合同范本，并強制推行。1、在合同應明確購房者要求退房時應承擔的經濟責任。2、應根據銷售市場情況，項目銷售時的實際情況，對銷售價格走勢做相應科學預測，盡量防止退房情況的發生。第四節 合同審查、批準及履行一、合同審批程9、序及管理權限1、寧波公司合同審批流程：公司與對方單位初步洽談合同，成本控制部審核，主管副總審核，律師審核(重要合同)，總經理批準。2、外地公司合同審批流程：外地公司與對方單位初步洽談合同，外地公司總經理審核，寧波公司成本控制部審核，寧波公司律師審核(重要合同)，寧波公司總經理批準。本公司所有合同經寧波公司總經理批準后，方可簽訂正式合同。二、合同審查的要點 寧波公司成本控制部負責全公司的合同審核，在進行合同審核時應注意以下問題：1、合同的合法性。包括：合同內容是否符合國家法律、政策和本規定；當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。2、合同的嚴密性。包括：合同10、應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3、合同的可行性。包括：對方單位是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。4、合同的經濟性。工程合同金額是否嚴格按預算規定執行，設備、材料價格與市場價格比較是否合理。合同中的付款條件是否合理、符合行業慣例。質量保證金是否留足。5、合同附件是否齊備。一般工程合同應附“工程設計圖”、“工程預算表”等內容。6、合同金額與“工程預算表”的金額是否完全一致。三、合同審核處罰規定寧波公司成本控制部在合同審核時如發現以下問題，應對前面的合同審核人進行處罰，處罰的具體規11、定如下：1、在審核時發現文字、數字差錯每處罰款50至200元；2、重要條款內容出現錯誤每處罰款50至500元；3、合同中的價格、數量、金額出現差錯每處罰款50至500元；4、沒有按合同審批程序進行時每次罰款50至200元。四、合同的簽訂1、報送合同時應同時填寫“合同審批單”，寧波公司成本控制部對合同審核完成后應在“合同審批單”審核欄上簽字。2、寧波公司總經理合同批準時，應在“合同審批單”批準欄上簽字。3、公司合同章保管人根據“合同審批單”(或傳真件)在合同上蓋章。并將合同原件、合同審批單及合同附件一并歸檔保管，對財務、工程部等部門只提供復印件。五、合同的履行1、經濟合同依法成立，即具有法律約束12、力。公司一切與合同有關的部門、人員都必須嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的全面履行。2、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。3、公司各部門應隨時了解、掌握經濟合同的履行情況，發現問題及時向公司領導匯報。4、由于對方單位責任不能履行或不能完全履行合同時，我公司要追究對方單位的責任，如果造成我公司經濟損失時要求對方單位承擔全部經濟責任。第五節 合同變更、解除一、合同的變更1、合同變更的原因。在經濟合同履行過程中由于市場情況、對方單位情況及我公司情況發生變化，使原合同中的部分條款不能或不需要履13、行，為了維護我公司利益減少經濟損失需要對原合同中的部分條款進行變更。2、合同變更協議。在合同變更時應在法律規定、合同范圍內就部分條款內容與對方當事人進行協商，達到減少雙方損失的目的。雙方達成共識后以補充合同的形式來修改原合同中的部分條款。3、合同變更協議的批準。合同變更協議由項目部總經理或寧波公司副總核定，由寧波公司成本控制部負責審核，由寧波公司總經理負責批準。二、合同的解除1、合同解除的原因。經濟合同在履行過程中由于市場情況、對方單位及我公司發生了不可抗拒的原因，使合同不能全部或部分重要內容不能履行，為了維護我公司利益減少經濟損失需要解除原合同。2、合同解除的協商。在解除合同時應在法律規定、14、合同范圍內與對方當事人進行協商，盡量減少雙方的損失，在雙方達成共識后簽署終止合同的協議。3、合同解除的審批。合同解除時由項目部總經理或寧波公司副總核定、寧波公司成本控制部審核，寧波公司總經理批準后才能簽署合同終止協議。第六節 合同糾份的處理合同在履行過程中在工程進度、工程質量、工程費用等方面與對方單位發生糾紛，應按合同法等有關法規和本合同妥善處理。一、合同糾紛的處理合同糾紛發生后各有關部門應在不影響工程進度、工程質量的情況下維護公司利益，積極尋找對策來解決合同糾紛。同時向公司領導匯報，在公司統一安排下與對方單位進行協商，爭取早日解決合同糾紛。二、處理合同糾紛的原則是：1、堅持以事實為依據、以法15、律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。2、以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。4、在處理合同糾紛時應充分考慮法律的時效性。合同糾紛的處理應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。三、補充協議的審核及批準合同糾紛經雙方協商達成一致的處理意見，應16、簽訂書面協議，補充協議由寧波成本控制部審核，寧波公司總經理批準。第七節 合同的管理一、合同管理部門公司對經濟合同實行專業歸口管理，統一由公司辦公室負責管理。合同管理的主要職責是：1、負責管理本企業簽訂的合同；2、根據合同審批單審查本合同簽訂的合法性；3、負責審核合同附件是否齊全；4、搞好經濟合同的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統計、上報等基礎工作。二、合同蓋章1、公司對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。2、公司合同可以是公司代表人簽字，但是合同必須經過公司總經理同意并在合同審批單上簽字。3、財務部對合同的審批情況進行監督。當財務部發現合同審批單上沒17、有寧波公司總經理簽字時，財務部有權拒絕辦理結算手續。由寧波公司財務部負責對相關的責任人進行處罰：(1)對合同的批準人罰款1000至5000元；(2)對合同蓋章人員罰款100至500元。3、合同專用章應嚴格按授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。4、合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外。三、經濟合同基礎管理工作。1、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同應包括正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（文書、電傳）等內容，均應妥善保管。2、建立合同管理臺帳。應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。其主18、要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應按時填寫，做到準確、及時、完整。3、每月5日之前根據公司上月合同簽訂情況，填寫“合同情況月報表”報送給公司領導。4、所有合同文本均由專人統一保管。經辦人在領取空白合同時必須上交原有已簽約生效的合同文本。四、合同管理處罰辦公室在經濟合同管理過程中，沒有按公司規定對合同進行分類歸檔、登記、管理、報送月報表等對直接責任人罰款2050元；由于工作疏忽導致合同正本和附件丟失，將給予直接責任人100500元由辦公室主任負責。 寧波#控股有限公司 2012年8月1日報送：公司領導發送：工程部、財務部、辦公室、德陽公司合 同 審 批 單年 月 日合同名稱對方單位合同內容合同金額(萬元)合同附件經辦部門意見主管副總意見合同審核意見律師意見總經理意見說明：1、所有合同審批時必須有合同審批單；2、寧波#控股有限公司總經理批準后才能在合同上蓋章。13