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1、第六章 合 同 管 理1合同管理的基本要求1.1同一合同業務在2萬元以下的，但需要交納訂金或者預付款，或者日后需要售后服務的業務事項，應事先簽訂經濟合同。1.2同一合同業務在2萬元以上（含）的業務事項，應事先簽訂經濟合同；1.3同一合同業務在2萬元（含）5萬元（不含）的合同，應進行三家以上的比價，并填寫比價表，作為合同審批的必要附件；1.4凡發生金額在5萬元（含）以上的合同，應按照招標管理規定通過招投標程序后再簽訂經濟合同。簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況并取得相關資質證明的復印件（加蓋公章），包括但不限于營業執照、稅務登記證、法人授權委托書等。1.5經濟合同一律采用書面2、形式。2合同文本的建立及類別2.1根據百貨公司業務特點，預先擬定，經集團法務部審批，股份公司及各地百貨公司須遵照的各類標準格式合同文本。2.2合同文本類別2.2.1商品類合同：戰略合作協議、商品合同（聯營、租賃、自營經銷、自營代銷）裝修支持協議，促銷支持協議、銷售政策協議等。2.2.2財務類別合同：借款合同、pos機采購合同、銀企合作協議、erp合同等。2.2.2企劃類合同：美陳制作類合同、媒體發布類合同、廣告位使用協議、服務類合同等。2.2.3發展類合同：聯合發展協議、租賃合同、物業服務合同、咨詢協議等。2.2.4內外裝修類合同：百貨室內設計委托合同、百貨工程施工合同、百貨工程設計合同。2.3、2.5 物資和印務采購類合同。2.2.6事務性外協合同（定點賓館，飯店等）。2.2.7顧客服務類合同：聯盟單位協議、團購協議、神秘顧客協議等。2.2.8管理類協議或公約：消防安全責任書、裝修協議書等。2.3 合同文本的編制及審核2.3.1 合同盡量使用標準格式合同文本。2.3.2 標準格式合同文本編制后，報送集團綜合部審核，經股份公司總經理總經理，分管財務副總，分管副總審批后向各地百貨公司發布。2.4標準合同文本的調整與補充2.4.1編制部門須根據合同執行及各地百貨公司的反應情況，定期審核標準格式合同文本，發現與實際需要不符或缺項的，定期集中修改，補充完善。2.4.2 執行中遇見特殊情況無法啟4、用標準合同文本必須經各地百貨法律顧問出具法律審核意見書，并向股份公司編制部門和分管副總，分管財務副總，總經理報批，重大合同需向集團綜合管理部報批。2.5合同起草合同應由業務經辦部門負責起草，合同文本應盡可能使用合同范本。合同應包括以下內容：（1）當事人的名稱或者姓名、住所、電話；（2）標的；（3）數量；（4）質量；（5）價款或酬金；（6）計價依據；（7）履行期限、地點和方式：經濟合同以及其它涉及標的轉讓（所有權、使用權或占有權轉讓）的合同，應以公司所在地為合同履行地。在公司為付款方時，應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結合，若對方履行義務時間較長，就盡量選擇分期付款的方式。（8）違約責任5、：包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等。（9）解決爭議的方法：一般應選擇訴訟方式；公司與對方當事人不在同一城市的，應盡可能選擇公司所在地為訴訟管轄地。2.6 合同談判合同談判應由相關業務經辦部門負責組織，原則上至少有二名經辦人員參與談判，重大合同談判必須有一名財務人員參與。3合同審批3.1 20萬元（含）以下合同的審批：經辦人申請百貨公司部門經理審核百貨公司財務經理審核百貨公司總經理審核百貨股份公司（下稱股份公司）主管部門審核股份公司分管副總經理審批股份公司財務部審核股份公司法律顧問審核股份公司分管財務副總經理審批股份公司總經理批準。完成股份公司審批后，由股份公司行政6、部將批復傳真給各地百貨公司行政助理處。若股份公司批復中有修改意見，應由經辦人根據批復意見修改審核且由總經理簽字后，行政助理方可履行蓋章手續。合同會簽單由行政助理保存，作為集團審計和審核的依據。如合同正式文本未按合同會簽單意見修訂，擅自簽訂并加蓋公章的，將追究公章保管人及總經理的責任。3.2金額在20萬元以上合同的審批：（1）建設類合同在完成上述3.1的審批后，上報綜合管理部和集團執行總裁批準。（2）非建設類合同在完成上述3.1的審批后，上報集團執行總裁批準。3.3商品類合同的簽訂3.3.1簽訂的商品合同需一式三份，財務部、商品部、供應商各執一份。3.3.2 根據對方已經確認的合同版本及商務條件7、，由商品部填寫商品合同審批表（一式兩聯，見附件），通過OA按照以下流程進行報審：品類經理商品部經理分管副總經理-財務部副總/經理總經理股份公司商品部股份公司財務部股份公司分管業務副總股份公司分管財務副總股份公司總經理。3.3.3審批合格后，商品部按照商品合同審批表簽訂合同書并打印相關附件傳遞至財務部。3.3.4合同蓋章生效后，由財務部結算會計負責將合同信息錄入ERP系統。4 合同履行4.1 合同生效后，各部門應盡力保障合同的履行，不得擅自變更和解除合同。如實際履行或全面履行確實存在難以克服的困難，或履行合同后將給公司造成經濟損失而需要變更或解除合同時，經辦人或經辦部門應在法律規定的有效期限內，8、與對方當事人進行協商，并及時上報公司領導批準。合同的變更或解除手續應根據中華人民共和國合同法及有關規定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并重新辦理合同的審批手續。4.2 簽訂合同的部門負責人是負責合同履行的主要責任人,相關人員應隨時掌握合同的履行情況，合同履行中出現分歧時，應及時與對方協商處理，并向公司領導匯報,必要時應邀請律師參與。4.3 財務部和相關部門負責建立各類合同臺帳，并跟蹤監督合同的執行情況，各經辦部門應配合收集、整理和及時提交合同執行的相關資料。5 合同檔案管理5.1公司簽訂合同的簽章按公司印章管理規定執行。5.2公司各部門對外簽訂的合同最少一式三份，除簽約方外，公司財務部、9、行政部（商品合同為商品部）各一份。行政助理或經辦人要在正式簽訂合同后，及時將一份合同原件轉交財務部存檔，作為款項收支、財務、審計、稅務稽查等的必要依據。財務部應建立合同預警制度，在合同到期前一個月須提醒合同簽訂部門續簽或做自然終止處理。6 合同續簽與解除6.1商品合同的續簽6.1.1合同到期提示，商品部品類經理及財務部結算經理應定期關注合同的到期情況，在合同到期前一個月應與供應商確認合同是否續簽。決定續簽的合同，按照3.3.2執行。6.1.2如果合同不再續簽或者中途終止合同，由商品部向供應商和財務部發出終止合作通知書。財務部接到終止合作通知書后，要對供應商進行清場結算，詳見供應商結算流程。6.2其他類合同的續簽滿足續簽條件的合同續簽報批時，須按合同審批的要求同時上報續簽合同的審批條件。6.3合同解除6.3.1正常合同到期解除不符合或放棄續簽條件的，按合同規定時間通知對方本合同期中止合作關系，并做好代替的相關方聘請的準備工作。6.3.2非正常合同期內解除若因一方違反合同，根據合同約定在合同期內非正常解除合同，須注意避免合同解除對百貨經營管理的風險，做好相關應急措施。6.3.3合同解除期間，須做好業務正常過渡及物資保全工作。其他合同管理工作按集團相關要求執行。