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1、購物中心合同檔案管理規定一、 目的：為便于工作中查找和使用，對于合同及各種文件材料進行科學有效的管理，其目的在于提高工作效率。二、 工作要求：建立相適應文檔管理方法，根據要求及時將合同、文件歸檔，注意對合同、文檔的及時更新，以獲得最新信息。做到管理規范化，查找準確化。三、 工作職責劃分1、 地區：所有合同文件及商戶的相關資料均由各地區招商部進行統一收集報批。建立電子文檔。2、 商店：批復后的合同文件下發到相關執行商店（部門）進行集中管理。便于日常工作中使用和進行合同續簽工作。3、 所有相關的業務人員必須在工作完成后，及時將商戶資料及有關的合同文件歸檔。交到主管部門。沒有歸檔的，在工作考核中視為2、沒有完成任務。4、 其余各項文件經辦后由綜合部進行統一歸檔。四、 合同期預警處理：各部門檔案管理人員應及時準確的進行整理歸檔。每月定期向相關的業務部門發布合同即將到期的商戶單位及費用繳納情況通報。1、一年期合同，合同管理人員需提前60天通知相關部門。有關業務部門通過對商戶的綜合評估分析，確定是否繼續合作，并在合同到期前30天通知商戶。2、 6個月以內的合同，合同管理人員需提前40天通知相關部門。有關業務部門通過對商戶的綜合評估分析，確定是否繼續合作，并在合同到期前15天通知商戶。3、3個月以內的合同，合同管理人員需提前30天通知相關部門。有關業務部門通過對商戶的綜合評估分析，確定是否繼續合作，3、并在合同到期前10天通知商戶。五、 合同文件的歸檔原則：是按照合同、文件在實際工作中自然形成和保持文件之間聯系的原則六、 合同、文件歸檔范圍：1、各地區簽署的合同及相關文件2、各地區在經營中往來的文件資料七、合同、文件的整理分類編號：分類：在合同的分類上，采用時間、地區、作者（形成文件的部門或個人）相結合的方法。如2006年天津肯德基合同在文件的分類上，采用時間、地區、名稱（指文件的名稱，如指示、通知、計劃、總結等）相結合的方法。如2005年北京分部工作總結合同編號：地區及項目開頭字母+合同簽署總量排序+年代編號+分序編號組成。（例如：TJYY-00001-2006-001）此號碼為天津XX路4、2006年簽署的第一份合同。補充合同編碼：在原合同編號的基礎上加B+順序碼。例如：原合同編號TJYY-00001-2006-001的第一份補充合同編號為TJYY-00001-2006-001B1第二份補充合同編號為TJYY-00001-2006-001B2。文件編號：地區及項目開頭字母+年代編號+分序編號組成。（例如：TJYY-2006-001）此號碼為天津XX路2006年的第一份文件。合同整理：經總部審批后的合同由地區招商部統一整理及歸檔。每個商戶應有相對應的一個文件盒或文件袋，并在文件盒或文件袋上注明此商戶合同簽署中的信息、商戶資料、合同數量，商戶領取合同時的時間等。所有提前撤場作廢的合同5、，應按照各項目分別放置于檔案盒或文件袋中，并注明名稱、撤場日期、年份。各地區各項目撤場作廢的合同應每年整理一次，并統一裝箱封存，并根據要求統一銷毀。文件整理：運轉完畢的文件由各地區相關部門統一整理及歸檔。所有往來的文件隨時進行整理，且每年進行統一整理，按照不同類別分別放置于檔案盒或文件袋中，并注明類別名稱、年份。所有的合同、文件除有紙張檔案外，均應有電子文檔。八、合同、文件的保管合同文檔管理人員，要嚴格按上級部門的要求，按時對歸檔材料進行收集、整理、管理和使用，不漏一文。做好入檔的工作，及時收集入檔材料，不得漏收、漏存、丟失材料，要及時歸檔，嚴格履行，防止材料流失。合同是購物中心的重要文件。具6、有機密性。任何工作人員不得泄露公司的商業機密。合同的借閱只限于公司內。因業務特殊需要，帶出公司的，借閱人需提出申請，經地區總經理批準后方可帶出公司。九、編寫說明1、XXX購物中心合同審批明細匯總表序號：為每次上報合同的自然序號；財務編碼：為財務部提供的大寫M加4位數字的奇正編碼；合同編碼：為當地簽署合同時的合同編號；經營方式：租賃、短期租賃、聯營、經銷四種方式；商戶名稱及經營品牌：是指該商戶簽署的名稱+所經營的品牌，例如：王某（花花公子男鞋）此項不可漏填；商戶位置：是指該商戶合同所簽署的位置編號（應與店內經營的實際位置相同）；合同面積：為該商戶經營的實測計租面積；租金標準或聯營扣率：為該商戶的7、實際每平米/每天的租金或合同簽署的扣率（如有以月或年簽署的租金條款，請注明）；物業費：以合同范本要求每月/每平米填寫；廣告費：以合同范本要求每月/每平米填寫；保證金：為此商戶的履約保證金；合同期限：是指該商戶簽訂合同的起止日期（例如：2005.1.1-2006.12.31）。合同終止日期要簽到月底的最后一天，不能以月中的某一天做為合同終止日；到期日：為該商戶實際簽訂合同時的止日期；有效日期：為該商戶實際經營的天數；種類：此項分為5類，每次上報合同時，根據實際情況分別用“”表明合同的種類；存放位置：為該商戶合同實際存放的位置。電子文檔加入該列。例如：TJYY-1-1此號為合同存放于天津XX路1號文件柜1層。備注：包括合同需要補充說明的內容、營業員管理費用及租金交付方式，續簽要把歷史合同的簽訂情況寫明。電子文檔的錄入：應根據各項目尋找商戶，插入單元格，錄入商戶的最新信息。2、文件歸檔明細表序號：為每次文件歸檔時的自然序號；文件編號：為文件歸檔時按照年份順序形成的文件編號；文件名稱：是指根據文件的內容擬制簡明確切的標題；項目名稱：是指該項目的店名；回復情況：指文件運轉完畢后是否下發執行、接收的情況；責任人：指每次接收文件的負責人；登記日期：為記錄的實際時間；存放位置：根據文件案宗號尋找文件。備注：需要補充說明文件內容的。十、附表單1、XXX購物中心合同審批明細匯總表2、文件歸檔明細表5