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1、 流程手冊文件流程手冊文件 編號:TFH-XZ-LC002 版本:A0 檔案管檔案管理流程理流程 北頂北頂 編制 日期 審核 日期 批準 日期 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂號修訂號 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 批準人批準人 檔案管理流程 支持性文件區域公司總經理 綜合辦公室主管 副總 綜合辦公室各部門 歸檔資料整理 審核 分類歸檔 Y 借閱檔案資料 審核 Y 借閱辦理 督促借閱檔案 資料及時歸還 定期對檔案進 行整理維護 對超期檔案提 出銷毀申請 Y審核審批 超期檔案銷毀 Y 資料移交登記表 檔案資料借閱申請 表 檔案資料借閱登記 表 檔案資料銷毀申請 表 Y N 備案2、 分類目錄 NN 1.1. 目的目的 規范公司各類資料的歸檔、使用與管理,保證檔案的完整性、真實性和合理使用。 2.2. 適用范圍適用范圍 適用于公司各類資料的歸檔、保管、使用和銷毀。 3.3. 術語和定義術語和定義 4.4. 主要涉及部門和職責主要涉及部門和職責 4.1 綜合辦公室: 負責各部門遞交歸檔資料的審核、分類歸檔; 負責各部門歸檔后檔案資料的借閱辦理; 負責對檔案進行日常管理和定期維護; 負責過期檔案的銷毀; 4.2 各部門: 負責本部門業務資料的日常保管和使用; 4.3 綜合辦公室副總: 負責檔案借閱的備案; 負責檔案銷毀的審核; 4.4 區域公司總經理: 負責檔案銷毀的審批。 3、5.5. 工作程序工作程序 活動活動 步驟及說明步驟及說明 責任部門責任部門 輸出輸出 1. 資料歸檔 1.1 各部門負責本部門日常各種資料文件的保管,每 年 3 月份由綜合辦公室組織公司各級部門將辦理 完畢并具有保存價值,同時在日常中不再使用的 各種文件材料進行歸檔,歸案的資料包括: (1) 法規制度:包括政府、行業頒發的各種需公司 貫徹執行的規定、要求、標準等文件;公司內 部制訂的文件、各類規章制度等; (2) 計劃總結: 包括公司計劃、 各部門的工作計劃、 公司經營活動中的年度、 季度、 月度工作總結、 周例會等等; (3) 公司決議:高層辦公會議形成的決議、會議記 錄等; (4) 勞動人事資料:包括公司的人事任命、人事調 整、人才引進和培訓考核等相關資料; (5) 證書性資料:包括法人營業執照、批準證書、 汽車使用證照、項目證照料等; (6) 項目資料:包括項目拓展資料、項目批文、
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