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業主檔案管理標準作業程序
業主檔案管理標準作業程序.doc
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施工專題
上傳人：地** 編號：1216246 2024-09-21 2頁 19.50KB

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業主檔案管理標準作業程序一、目的 規范業主檔案的保管與跟蹤工作。 二、適用范圍 適用于物業業主檔案的保管與跟蹤 三、職責 1、事務部主管負責業主檔案與跟蹤工作。 2、管理員負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。 四、程序要點 1、業主檔案內容 (1)經業主簽署后的業主公約。 (2)經業主簽署后的消防安全責任書。 (3)業主家庭情況登記表。 (4)鑰匙領用登記表。 (5)業主證領用登記表。 (6)業主入住驗房表。 (7)裝修施工申請表、相關圖紙及施工單位資料。 (8)違章處理通知單及處理結果資料。 (9)業主的有關證件復印件。 (10)其他應保存的資料。 2、將業主的有關資料放在相應的文件袋內。 3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。 4、業主檔案的跟蹤 (1)當發生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中： 通訊電話聯絡方式發生變化時； 業主發生更替時。 (2)業主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。 5、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。 6、業主檔案應永久保存。 7、將各業主資料輸入電腦進行管理。
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