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1、重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 1 頁 共 3 頁1.0 目的確保采購的物資符合規定的要求，以保證公司利益。2.0 適用范圍2.1 物業管理所需要的物資（如工程保養、修繕用途的物資，保潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等）的采購活動。2.2 內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。3.0 職責3.1 提出采購要求的部門負責制定采購計劃。3.2 物業管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源，各管理處主任或部門主管可根據權限審批采購計劃。4.0 程序4.1 物資的采購4.1.1 各2、部門負責人根據下月的物資預計用量并結合月末庫存情況，在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃，說明物資的品種名稱、型號、規格、數量、單價等（如有特殊要求，須說明）。采購計劃也可以采購申請單提出。4.1.2 各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批，必要時應經公司經理審批，具體執行參見物業公司財務管理制度。4.1.3 單項金額在2000元以上的應簽署合同、協議并經評審，參見采購與分包合同協議簽定程序的有關規定。4.1.4 各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員，由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。4.1.5 如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各3、部門提出追加申請，并詳細說明原因，并按4.1.2各款執行，填寫采購申請單。重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 2 頁 共 3 頁4.1.6 對常用物資、貴重物資，采購人員應在合格供應商處進行采購，如有急需等特殊情況，經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。4.1.7 各部門在支付費用及采購物資前需借款時，由經辦人填寫借款單，財務部根據相關合同、協議或計劃審核后，按物業公司財務管理制度辦理借款。4.2 供應商的選擇在采購物資時要選用符合要求的供應商，在指定的合格供應商名單內進行采4、購活動，按分供方管理程序和工程發包、采購、外協加工的詢價制度。4.3 采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收，交倉管員辦理入庫手續并留下記錄，入庫檢驗執行進貨檢驗程序。4.4 采購資料的控制4.4.1 采購資料如有政府、地方法規關于建筑物業方面的規定用料要嚴格依照執行（如消防物資，裝修禁用的石棉等）。4.4.2 對經常要采購的物資如涉及圖樣，規格，樣板時，要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資，對外協加工及制作的產品，其圖紙要求必須要經工程部的認可，確保符合要求才能發出。這些資料作為驗收的依據。4.4.3 對以上的采購資料要有準確的標識方法，如采購定單，分承包方的工程合同的編號。所5、簽合同應在合同、協議收文登記目錄上有記載。4.4.4 對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。4.4.5 服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。4.5 對提供服務方面的供應商對其過程監控參見工程發包、采購、外協加工的詢價制度。4.6 為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應由各管理處主任或部門主管指定，并應遵守員工手冊及公司其它文件的相關規定。5.0 相關文件重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 3 頁 共 3 頁5.1 分供方管理程序5.2 進貨檢驗程序5.3 工程發包、采購、外協加工的詢價制度5.4 采購與分包合同協議簽定程序的有關規定6.0 相關記錄6.1 采購申請單6.2 借款單6.3 合同、協議收文登記目錄7.0 附錄 7.1 員工手冊7.2 物業公司財務管理制度編寫：張雪梅 審批：郝紅兵