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1、 第 1 頁 1 會(huì)議管理制度（試行稿）會(huì)議管理制度（試行稿） 1、目的目的 規(guī)范會(huì)議管理，使公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種會(huì)議，通過合理的組織能夠高 效率、高質(zhì)量的進(jìn)行。 2、制度文件的類別定義制度文件的類別定義 2.1 集團(tuán)會(huì)議管理制度：是強(qiáng)制性要求執(zhí)行，具有普遍適應(yīng)性，且相對(duì)穩(wěn)定 性質(zhì)的管理規(guī)定。 2.2 集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)規(guī)則：是指強(qiáng)制性要求集團(tuán)員工執(zhí)行的，但會(huì)根據(jù)企 業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和策略變化，而適時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化的作業(yè)管理類規(guī)定。 2.3 集團(tuán)會(huì)議管理作業(yè)文本：是指要求集團(tuán)員工使用，但員工可以依據(jù)實(shí)際 狀況進(jìn)行優(yōu)化、帶指導(dǎo)性的作業(yè)管理類工具。 3、會(huì)議基本目標(biāo)要求會(huì)議基本目標(biāo)要求 3.1 會(huì)前： 會(huì)議2、召集人/主持人須明確會(huì)議議題， 并做好會(huì)務(wù)及會(huì)議資料準(zhǔn)備； 3.2 會(huì)中：會(huì)議主持人須把握會(huì)議方向，控制會(huì)議質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)會(huì)議既定目標(biāo) 成果； 3.3 會(huì)后：會(huì)議召集人/相關(guān)人須負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的形成，并跟蹤相關(guān)人員 按會(huì)議紀(jì)要要求完成后續(xù)工作。 第 2 頁 2 4、會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備 4.1 會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃 4.1.1 所有的會(huì)議召開前都應(yīng)有會(huì)議計(jì)劃，重要和大型會(huì)議應(yīng)制定書面 計(jì)劃(或方案)。會(huì)議計(jì)劃原則上應(yīng)包括以下內(nèi)容： 會(huì)議名稱、 會(huì)議主題、 會(huì)議時(shí)間、 會(huì)議地點(diǎn)、 會(huì)議召集人 （或部門） 、 會(huì)議組織、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議資料 清單、會(huì)議籌備工作、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算等。 4.3、1.2 例行會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃在第一次會(huì)議確定后，原則上不再變化，如 有變化，由會(huì)議召集人（或部門）臨時(shí)通知。小型或非正式會(huì)議， 以上內(nèi)容可以簡(jiǎn)化，由會(huì)議召集人（或部門）決定。 4.1.3 沿海綠色家園集團(tuán)固定會(huì)議一覽表是根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和策略 目標(biāo)制定的會(huì)議計(jì)劃，定位為集團(tuán)作業(yè)規(guī)則類的規(guī)定。 4.1.4 會(huì)議計(jì)劃（或方案） ，由會(huì)議召集人/部門擬定后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)（年 度會(huì)議報(bào)總裁和集團(tuán)董事長(zhǎng)， 大型會(huì)議報(bào)集團(tuán)分管會(huì)議管理的執(zhí)行 總裁）審批同意后執(zhí)行。 4.2 會(huì)議通知會(huì)議通知 4.2.1 會(huì)議召開前，會(huì)議召集人/部門應(yīng)提前通知參會(huì)人員，以便做好參 會(huì)準(zhǔn)備。 4.2.2 會(huì)議通知有口頭（直接或電話）和文字通知兩種形式，小型或非 正式會(huì)議可采用口頭通知；重要和大型會(huì)議則應(yīng)采用電子文本或 紙質(zhì)文本的書面通知（提倡用電子文本） ；例行會(huì)議除第一次和有 變動(dòng)時(shí)通知外，以后可不再通知。 第 3 頁 3