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1、萬達商業WANDA COMMERCE行政管理策劃文件編號：WDSY/XA-CH-NK01版本狀態：A / 1項目工作要點工作標準管理控制責任人工作記錄支持文件1文件處理發文（上報）1.上報文件及重要發文a.各部門撰寫，部門經理審稿c.分管領導審核d.總經理簽發e.行政部上報并存檔2.一般性發文a.發文部門撰寫b.部門經理審稿c.分管領導審核d.總經理簽發e.行政部分發并存檔2.文件信息的傳遞無正式行文時，以內部聯絡單的形式傳遞，并由相關領導簽字確認，由相關部門存檔。3.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。4.部門間往來文件簽收使用部門發文登記表。1 所有發文必須按年度、時間順序進行編號。2、2 所有上報文件必須經總經理簽發后上報。3 對外文件必須經總經理簽字同意后由行政部蓋章發文。4 涉及費用的文件，須經分管財務副總及總經理共同簽字后方可上報。5 涉及機密的文件，由總經理親自督辦。行政部文員內部聯絡單報告、請示、工作聯系函、通知、傳真、固定資產驗收單、各地報集團固定資產報廢審批表、各地報集團固定資產購置審批表、合同會簽、資金申請報告、資金審批單、文件分發登記表集團商業管理公司制度收文1 所有外來文由行政部簽收、登記，并填寫收文登記表。2 建立電腦索引目錄，并根據需要填寫文件批閱單，呈送總經理批示。3 行政部根據領導批示意見轉至相關領導或部門傳閱，并對承辦部門（人員）進行督辦。4 3、各部門收到文件后按照總經理批示辦理。5 執行后行政部負責將相關完成記錄歸檔。6 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 對上級公司文件、重要文件須在半個工作日內進行公文處理。2 收文后由行政部在及時呈辦或告知相關人員。行政部文員收文登記表文件批閱單2計劃管理公司計劃目標管理1、公司年度計劃的制定與分解2、部門計劃的審批與執行3、部門計劃的考核1、12月20日前完成下年度公司業務計劃的編制，呈報公司領導審批。2、經公司領導批準后，于12月25日前呈報商管公司備案。3、12月25日前，根據公司年度計劃完成各部門年度計劃的分解。4、每月25日前，根據部門年度計劃完成下月業務計劃的分解及上報。54、每月底行政部對各部門上報的總結與計劃進行匯總與整理，并完成上報、審核工作。公司總經理分管副總經理行政部文員部門月工作總結部門月工作計劃公司月工作計劃日常業務管理1、各部門月工作總結與計劃的收集與上報。2、公司周例會各部門需要上報材料的收集與上報。行政文員每月25日前收集各部門計劃；每月1日前收集上月工作總結。行政部文員3檔案管理3檔案管理歸檔1. 行政部負責檔案范圍中所描述各類文件的管理和規范；2. 工程驗收檔案資料和項目公司須按規定移交的檔案資料由行政部統一登記保管，業務部門可根據需要查閱和使用；3. 業戶檔案資料（如交鋪驗鋪手續、委托招商協議、商鋪租賃合同及重要商務談判記錄等資料）原件均5、由行政部統一保管，有關業務部門留存復印件；4. 人員檔案資料（如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓經歷、獎懲記錄等）由行政部統一保管收存；1. 行政主管每月檢查各部門檔案歸集及管理情況。2. 行政部經理每月抽查各部門檔案管理情況。3.各部門負責收集日常業務檔案，整理歸檔，保證檔案的完整。行政部文員各部門文員檔案資料管理規定檔案分類及保管期限表歸檔5. 凡處理完畢的文件、資料及其他材料均要歸檔保存，進行資料移交時，必須由經辦人及行政部經理的簽定確認；6. 檔案整理要求根據業務流程進行，做到條理清晰，便于檢索。保管1.根據檔案年度、種類進行分類保管。2.建立電子索引目錄。3.設立專用檔案室，每半年6、將分類好的檔案存放入檔案室集中保管。4.各部門文員每月將本部門分類好的檔案存放入檔案室中，由行政部統一保管。5.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。行政部負責做好檔案的防火、防潮及防蟲工作，保證檔案安全。行政部文員各部門文員檔案索引目錄檔案借閱/復制1.檔案資料借閱、復印必須履行審批程序；要求。2.借閱/復制公司重要檔案的需經公司總經理同意，并在檔案借閱/復制審批登記表上簽字，方可進行查閱。3.借閱/復制人需復制公司檔案時，需經行政部經理同意后方可進行，重要檔案不許復制。4.借閱出去的公司檔案由行政部負責催收，原則上當日回收,重要及保密檔案原則不許借閱。5.借檔人不得轉借、拆卸、調換、污7、損所借的檔案，必須原樣歸還。6.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 借閱人部門經理、行政部經理、總經理審批檔案資料借閱/復印；2 借閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出；確需帶出者，須經過行政部經理、總經理批準。行政部文員各部門文員檔案借閱/復制審批登記表3檔案管理檔案銷毀1.超過保管期限的檔案，由檔案管理人員根據檔案的保管期限，編制銷毀計劃及清單，填寫檔案銷毀申請單，由行政部經理審核后，報總經理審批。2.總經理審批同意后，由行政部負責與監銷人員一起將超過保存期限的檔案銷毀。3.監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。4.各部門檔案由各部門負責制訂銷毀計劃，上報行政部銷毀。8、5.行政部文員根據檔案銷毀申請單填寫檔案銷毀清冊。6.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。檔案銷毀必須由行政部與2名以上的監銷人員一起銷毀.行政部文員記錄銷毀審批表檔案銷毀清冊4會議管理集團網絡視頻會議1. 接到集團通知后立即下發書面會議通知，明確會議時間、地點、參加人員、主題、議程以及參會人員需準備的材料等；2. 須按要求在規定時間提前進行網絡調試，確保會議效果；3. 工程部做好日常視頻會議系統監管維護，保證設備完好。行政主管于會前10分鐘檢查會議布置情況。行政部文員弱電工程師集團商業管理公司制度4會議管理公司辦公例會、總結會1.公司辦公例會分為周例會、總經理經營班子辦公例會、半年總結9、會及年終總結會。2.會議由行政部負責組織、布置、召集。3.行政部負責完成會議記錄，并于會議結束后1個工作日內形成會議紀要，報總經理審批后發與會人員。4.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 因特殊情況經總經理批準后可以臨時取消。2 參會人員必須在會議簽到表簽字，不能參加的人員必須提前向總經理請假。3 行政部負責根據會議紀要的工作安排進行督辦。行政部文員行政主管集團商業管理公司制度公司會議制度管理規定部門工作例會1.業務部門工作例會由部門根據實際情況安排，每周召開1次，因特殊情況可變動會議時間，但不允許連續兩周以上不召開部門工作例會。2.其他部門按實際情況決定是否召開周例會。業務部門負責10、人組織召開部門例會，指定專人進行紀錄，對安排的工作進行督辦。業務部門負責人臨時會議1.公司臨時會議由總經理根據情況安排，行政部負責組織、布置。2.行政部負責進行會議記錄，于會議結束后1個工作日內形成會議紀要，報總經理審批后下發參會人員。3.其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 參會人員必須在會議簽到表簽字，不能參加的人員必須提前向總經理請假。2 行政部負責根據會議紀要工作安排進行督辦。行政部文員行政主管會議簽到表會議紀要會議室管理1會議室日常使用與管理由行政部負責。2使用會議室需提前一天與行政部聯系，并填寫會議室使用登記表，經行政部經理同意后方可使用。3.各使用部門在使用完畢后，將會議11、室鑰匙交還行政部。4.行政部通知保潔員對會議室進行清潔。5.行政部對使用部門使用會議室的情況及設施設備進行檢查。1 行政部負責安排會議室的規范使用。2 未經行政部同意，任何人不能擅自使用會議設備。3 使用部門及個人應自覺維護會議室設備的完好與環境衛生。行政主管會議室使用登記表5協調管理內部協調1 需協調部門填寫內部聯絡單經分管副總和總經理批示后交相關部門進行協調解決。2 相關部門在接到內部聯絡單后，在規定的時間內進行協調解決，并及時進行反饋。行政部負責相關協調工作。各部門負責人行政部經理內部聯絡單外部協調1 由業務部門填寫介紹信，經行政部復核后，報總經理批準。2 總經理批準后，由行政部蓋章分發12、并存檔。需協調部門負責跟蹤協調事項的完成情況。各部門負責人行政部經理介紹信6辦公秩序管理1員工行為規范2辦公環境3辦公紀律1部門負責人負責本部門的日常規范管理，對不符合規范的員工視其情節輕重，進行口頭警告或向行政部提起書面通報、處罰。2行政部負責不定期抽查，每月匯總一次,并在每月第一周例會中向總經理匯報上月情況。3根據集團商業管理公司制度執行。1各部門負責人負責本部門辦公秩序的管理。2行政部負責公司辦公秩序的監督與協調。3員工獎懲需經總經理簽批后執行。行政部經理辦公秩序管理規范關于整頓辦公秩序作業規范及員工日常行為的規定7采購管理7采購管理計劃1 物品采購計劃內容包括：物料的名稱、型號、規格、13、數量等。2 各部門根據本部門物品的使用實際情況，編制采購計劃，并填寫物資（品）采購申請單在每月25號前報行政部。由行政部匯總后上報公司總經理審批。3 工程部根據倉管員發出的工程物料最低庫存量通知單確定采購數量，并上報各級領導審批。4 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1行政部負責對部門采購物品的合理性進行審核。2工程部對由倉管員根據倉庫實際庫存量及工程材料倉庫限量發出的采購通知進行審核。倉管員工程部經理行政部經理采購申請單緊急采購審批單工程物料最低庫存量通知單集團商業管理公司制度采購管理規定申購1 采購人員根據各部門申請數量、規格，庫存數量及消耗水平，擬定物資（品）采購計劃審批單報行政14、部領導審核，財務部復核，分管副總審批，總經理批準后方可采購。2 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。采購員（司機）行政部經理采購1 工程物料根據按規定審批的工程物料最低庫存量通知單由工程部負責采購。2 物資（品）采購計劃審批單經總經理審批后采購員方可進行采購。3 采購員根據合格供方名單，選擇最合適的供方進行采購。當合格供方清單中的服務供方不能滿足要求時，重新選擇新的服務供方。4 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成；特殊物料采購原則上應在5個工作日內完成；零星物料采購原則上應在1個工作日內完成；應急物料采購原則上應立即辦理。2大宗采購需進行招15、標的，按集團招投標管理辦法進行招標。主管工程師工程部經理采購員（司機）合格供方清單驗收1 所購物品送到后，采購人員與倉管員根據訂購送貨單進行驗收，認真核對，同時做好登記。2 倉管員將驗收后的物品入庫，填寫實物入庫單。3 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1采購人與驗收人不能為同一個人。2必須認真核對所購物品的質量與數量是否相符，并由采購人與驗收人共同簽字確認。采購員倉管員主管工程師工程部經理不合格品處理表8辦公設備管理電話1 公司為員工配置內線電話,部門根據需要配置外線電話。2 公司副總以上及行政部、財務部開通國內長途。3 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 一般內線電話原則16、不允許開通外線，因工作需要開通市內外線，如消防監控室等。2 撥打私人電話應控制在3分鐘以內。行政部經理辦公設備管理規范電腦1 根據工作需要給員工配備專用電腦。2 使用人負責對電腦進行保養。3 行政部負責公司電腦的編號和檢查工作。4 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 公司電腦由行政部統一管理。2 行政部每月至少對電腦的使用情況抽查一次。3 弱電工程師負責對電腦故障進行處理，行政部進行跟蹤。行政部經理弱電工程師專項設備1 行政部負責對所有設備的統籌管理，建立資產設備臺帳，并對辦公設備進行編號，保存說明書。2 各部門負責人對本部門設備進行監管和維護。3 行政部每季度對公司辦公設備進行檢查17、核對，并負責設備維護單位的選擇。4 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。行政部經理倉管員9車輛管理申請部門或個人因公用車應填寫用車申請單，由部門經理簽字后到行政部申請，行政部經理簽字批準后方可執行。車輛由行政部根據情況統一調配，并做好備案。行政部經理車輛管理規定出車1 司機在接到用車人所在部門經理、行政部經理批準的用車申請單后方可出車。2 司機出車按規定的路線行駛，辦完事情后及時返回。司機須安全駕駛，遵章守紀，如因違規造成的罰款由駕駛人承擔。司機用車申請單維修保養根據集團商業管理公司制度執行。按照4S廣州本田華盛店的保養的要求去保養。司機10倉庫管理入庫1 采購結束后1個工作日內完成物料18、入庫的各項手續。2 倉管員將物料驗收后入庫，填寫實物入庫單。3 物料憑發票入庫。4 入庫物料在未收到相應發票前，建立貨到票未到材料明細賬。5 辦理完入庫手續后在當天登記物資品臺賬。6 物料入庫后歸類存放，做好標識7 辦公用品單獨倉庫存放，確保安全。1 有毒有害化學物資必須隔離存放2 實物入庫單的內容要真實完整，入庫單上必須有保管員及經手人簽字倉管員采購員（司機）主管工程師工程部經理材料出庫單材料入庫單倉庫管理規定出庫1 每日發料時間為早上9:40-10:10，下午15:4016:102 領料人憑主管工程師或部門經理簽字的工程維保材料領料單或材料出庫單領料。3 在出庫單注明領料用途。如屬維修更換19、，應將拆卸后的物料退庫，并作相應處理。4 辦公用品每月2日前由行政部按部門申請單統一發放。5 其它相關規定根據集團商業管理公司制度執行。1 夜間遇緊急情況需領料的，由行政部指定專人負責發料，并做好領料記錄。2 物料的出庫由領料人和倉管員共同簽字確認。3 材料的發出，原則上采用先進先出法。倉管員工程維保材料領料單材料出庫單管理1 每月最后一天對庫存物料進行清點。2 辦公用品倉庫一年盤點兩次，由財務人員與倉管員共同完成。3 每月2日前將庫存物資盤點表、物料庫存控制一覽表及月庫存物資品收付存報表交財務部核查。1 盤點由行政部與財務部各指一人共同進行。2 有毒有害化學物資必須隔離存放。倉管員庫存盤點表20、物料庫存控制一覽表月庫存物資品收付存報表11食堂管理采購監督1 食品須由外包單位采購。2 采購食品質量須符合衛生標準，行政主管監督。3 食品采購后須由專人驗收，并做好驗收記錄，注明名稱、數量、單價、金額等事項，并簽明意見。4 每周一次價格審核。 1 監督人員（行政主管）對外包單位采購的食品須嚴格把關，禁止采購以下食品：（1）腐敗變質，含有毒、有害物質或被有毒物質污染，可能對人體健康有害的食品。（2）未經檢驗合格的肉類及制品。（3）超過保質期或不符合食品標簽的定型包裝食品。2 行政部負責對采購的食品進行抽查。行政部經理行政主管衛生管理1 食堂環境要整潔有序，定時定期進行清潔，每餐一小清，每天一中21、清，每周一大清。2 食堂設備、餐具要潔凈無毒，餐后立即進行清潔。3 保證食堂人員的健康衛生，所有食堂人員需在體檢合格后方能上崗，并且每年最少體檢一次。4 行政部負責監督食堂的衛生管理，每周最少抽查一次，如果發現不適應繼續工作的疾病，應立即暫定工作。1 禁止使用不合格的清潔劑對食堂設備及餐具進行清潔。2 食堂器具擺放整齊。3 食堂衛生要做到：a.餐具干凈，無污跡。b.地板無污漬、無水跡。c.墻面無灰塵、無污漬、無水跡。行政部經理行政主管12與集團制度的銜接制度編寫銜接1.集團已制定的制度,公司三標體系文件中不予重復。2.集團統一下發的表格，由行政部匯總，以電子文檔形式保管和發放。制度執行銜接1.22、集團制度若與三標體系文件規定發生沖突時，執行集團制度，并及時修改三標體系文件。2.集團下發的文件要求需要形成制度時，及時補充在三標體系文件中。13印章管理印章刻制、更換、廢棄1、印章的刻制、更換、廢棄必須由總經理批準。2、印章刻制、銷毀由行政部負責。1、印章模糊不清2、印章損壞3、公司名稱變更或稅務號變更行政經理印章制作審批單、印章報廢審批表印章管理規定印章使用1、印章由行政文員負責管理，行政經理負責監督。2、印章使用部門須填寫印章使用登記表，由分管副總簽字確認報總經理審批后方可使用。3、公司財務用章由財務部會計保管，財務經理監督。4、部門如需加蓋財務用章，須經財務經理及總經理批準后方可使用。23、1、審批簽字齊全方可使用。2、特殊情況總經理室電話確認，事后補簽。行政經理行政文員財務經理財務會計印章使用登記表14名片管理名片更換、廢棄1、公司地址、名稱、電話變更，確認由總經理批準2、名片更換由行政文員辦理。1、行政部須接公司通知方可執行。名片制作申請表名片印制1、名片版樣、格式必須按集團標準要求。2、印制名片須由部門經理、行政經理、主管副總簽字后，方可交行政文員由指定單位制作。3、名片只限公司主管以上人員印制，業務口員工如需使用，需報總經理審批。1、審批簽字齊全后可印制。15因公招待管理1、部門因業務招待需填寫招待費申請表2、因公用餐須由行政經理、財務經理、分管副總、總經理簽字后有效。324、公司原則上應由2-3家高、中、低檔指定的用餐合作單位。3、用餐標準原則上每人不得超出100元，特殊原因報總經理審批，財務經理審核。4、簽約單位沒月25日至30日為結帳期，不得跨度2-3個月累計結算。1、申請填寫齊全2、確屬業務需要3、原則在指定酒家行政經理招待費申請表16外來人員來訪管理1、外來人員須在前廳填寫人員出入登記表，由前廳人員負責。2、前廳人員應通過內線電話，通知需訪人員，并由被訪人員至前廳引領來訪人員。3、上級或政府領導來訪，前廳人員應立即通知公司相關人員，迎接客人至貴賓室或會議室。4、外來推銷人員一律不準進入辦公區域。1、填寫登記表是否清晰、齊全。2、行政部參與抽查。前臺人員出25、入登記表18飲用水管理1、飲用水由行政部統一管理，行政部文員負責訂購、登記，倉管負責領取。2、桶裝水適用辦公行政區域內行政辦公室。3、桶裝水領用須由空桶換取新桶。4、飲水機由各部門經理負責、損壞賠償，行政部負責監督,部門經理為第一負責人，損害部門自行承擔，行政部負責監督。1、各部門憑領用申請單和空桶領取新桶裝水。2、每月行政部文員做好飲用水統計報表交財務部。行政部文員19總值班管理1、行政部對公司總值班情況作監督管理2、公司部門主管以上人員（不含女性）都必須參加總值。3、按要求每周一至周五早17：30至23:00，周六、日早9：00至17：30為值班時間。4、每日9：00與前一日總值人員，交接值班情況，并移交值班記錄和胸牌、對講機。5、每日09：00進行開店巡場，23：00閉店巡場，值班期間應不定時巡場，并做好記錄。6、值班期間應佩帶值班胸牌，并且值班經理應24小時保持通訊暢通。1、行政部每周檢查值班情況并監督執行。2、每周例會講評上周總值情況行政經理總值班記錄表總值班管理規定第14頁 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