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1、萬達商業WANDA COMMERCE 檔案資料管理規定文件編號:WDSY/XA-WI-NK0101版本狀態：A/1檔案資料管理規定1.0 著裝規定規范公司檔案的分類、歸集、保管、借（查）閱及銷毀工作。2.0 適用范圍適用于公司檔案的管理。3.0 檔案歸檔、保管、借(查)閱及銷毀工作3.1 檔案歸檔3.1.1 凡公司在各項業務工作中形成的具有保存價值的文件、圖紙及有關材料都必須歸檔，并編制資料目錄。歸檔的內部文件、外來文件、相關記錄須加蓋“西安萬達廣場商業管理有限公司存檔文件（資料）”紅章。3.1.2 歸檔的重點是公司制訂的及上級機關或其它單位發來的,與公司主營業務有密切聯系的文件資料。凡屬歸檔2、的文件，包括完整的正本、正件與附件、轉發件與原件，以及領導的重要指示，都必須齊全與完整。 3.1.3 為了方便、準確、迅速地找到所需資料而編制此代碼。代碼由庫號柜號序號組成。檔案柜名稱柜 號管理部工程部營運部行政部企劃部財務部品質部WDSY/GL/001004WDSY/GC/001008WDSY/YY/001004WDSY/XZ/001004WDSY/QH/001004WDSY/CW/001002WDSY/PZ/0010023.1.4 每月5日前，完成上月檔案資料的歸檔工作。3.2 檔案分類公司檔案按照各部門歸檔時上交的目錄分類，包括管理部、工程部、營運部、行政部、企劃部、財務部、品質部，7個3、部門的檔案資料。3.3 檔案借閱3.3.1 行政部負責建立檔案借閱制度。3.3.2 公司所有工作人員都有借閱檔案的權利和保護檔案的義務。3.3.3 公司人員查閱檔案或復印檔案及借閱檔案時，須填寫檔案查(借)閱登記表，經檔案所在部門負責人及借用人所在部門負責人批準后方可借閱，所借檔案須按期歸還；人事檔案、薪資檔案、社保檔案、勞動合同、公司減虧方案及組織機構和人員變動文件無總經理批準，不準借閱任何人。3.3.4 閱檔人對所借閱的檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如需復印的檔案資料，應交由行政部文員進行復印。3.3.5 借出和歸還檔案時，應辦理清點手4、續，由行政部文員和借閱者當面核對清楚。3.3.6 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。3.3.7 調離公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。3.3.8 外單位人員借閱公司檔案須持有所在單位介紹信和本人工作證，并填寫檔案查(借)閱登記表，由公司總經理審批后方可借閱。3.4 檔案保管期限3.4.1 檔案保管期限分為永久、長期、中期和短期4種。短期為2年以下，中期為5年以下，長期為6年至70年，詳見檔案分類及保管期限表。3.4.2 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律按中期保管。3.5 檔案的銷毀3.5.1 對于到期檔案，行政部文員須填寫檔案銷毀申請單，經審批后5、方可銷毀，同時檔案銷毀時須由行政部與2名以上的監銷人員負責銷毀，監銷人員確認檔案銷毀清單與需銷毀的檔案無誤后，選擇安全地點銷毀檔案。檔案銷毀申請單由行政部文員妥善保存。3.5.2 各部門檔案由各部門負責制訂銷毀計劃，上報行政部銷毀。3.5.3 銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，若銷毀檔案過程中出現泄密或對公司造成損失，將根據公司員工獎罰管理規定進行處理。3.5.4 行政部文員根據檔案銷毀申請單填寫檔案銷毀清冊。3.6檔案管理現代化3.6.1 檔案管理現代化是公司現代化管理的組成部分，應列入公司現代化管理的整體計劃。3.6.2 應采用以計算機為主，包括通訊設施和辦公自動化等現代化管理手段對檔案進行管6、理和利用。3.7 檔案室管理規定3.7.1 公司任何人員在未經允許的情況下，不得私自進入檔案室翻閱、拿走資料，一經發現，按公司有關規定進行處理。3.7.2 檔案室內不得存放易燃、潮濕物品，要保持檔案室溫濕度，進行適當的通風和清潔工作。3.7.3 行政部文員要嚴守機密，盡職盡責，確商管全；謹慎周密，照章辦事，做好登記，把好出入關；隨時整理，及時補充，保證查閱及時迅速。3.7.4 檔案室、檔案柜平時加鎖，禁止無關人員擅入。3.7.5 檔案資料歸檔、變更、銷毀均須經過批準，登記后進行。3.7.6 做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等八防工作。3.7.7 檔案柜排列方式要便于查找。第 4 頁 共 4 頁