項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理-行政管理-萬達(dá)-WI-NK0109倉(cāng)庫(kù)管理制度09.04.30改.doc
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2024-11-21
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商場(chǎng)購(gòu)物中心行政管理制度
1、萬達(dá)商業(yè)WANDA COMMERCE倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào):WDSY/XA-WI-NK0109版本狀態(tài):A/1倉(cāng)庫(kù)管理制度1.0目的規(guī)范公司固定資產(chǎn)、低值易耗品、賬外物資、其它物資的保管、使用、調(diào)撥及報(bào)廢規(guī)程;使庫(kù)存物資出入有序,符合手續(xù),庫(kù)存物資得到妥善保管,帳物卡相符。2.0范圍所有采購(gòu)物資、庫(kù)存物資。3.0職責(zé)3.1倉(cāng)管員負(fù)責(zé)入庫(kù)物資的驗(yàn)收、標(biāo)識(shí)、貯存、進(jìn)出記錄的登記、建帳。3.2倉(cāng)管員負(fù)責(zé)入庫(kù)物資的貯存、保管。3.3倉(cāng)管員負(fù)責(zé)辦理物資出庫(kù)手續(xù)。3.4參照物資退庫(kù)要求負(fù)責(zé)物資的退庫(kù)工作。3.5倉(cāng)管員負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的月底盤點(diǎn)工作。4.0程序4.1庫(kù)存物品的限額標(biāo)準(zhǔn) 4.1.1 日常消耗物料的庫(kù)2、存限額: 1)一般為每月平均消耗量的兩倍; 2)特殊情況另行處理。 4.1.2 常備的零件物品的庫(kù)存限額: 1)常用的工程物料根據(jù)定期調(diào)整并經(jīng)過公司總經(jīng)理簽批的維修材料倉(cāng)庫(kù)限量表確定庫(kù)存數(shù)量; 2) 特殊情況另行處理。 采購(gòu)物資的驗(yàn)證4.1.1倉(cāng)管員(一級(jí)驗(yàn)證)依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或工程物料最低庫(kù)存量通知表核實(shí)采購(gòu)物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、型號(hào)等。4.1.2倉(cāng)管員依據(jù)各類物資的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)(依照物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn))。專業(yè)性較強(qiáng)的物資在入庫(kù)前應(yīng)由使用部門專人負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量、性能等方面進(jìn)行檢驗(yàn),把不合格品控制在入庫(kù)前。4.1.3檢驗(yàn)方法4.1.3.1 數(shù)量不足10個(gè)(含10個(gè))的物資逐一進(jìn)行檢驗(yàn);超過13、0個(gè)以上的物資,倉(cāng)庫(kù)管理員從中隨機(jī)抽取10的樣本進(jìn)行檢驗(yàn),但最低檢驗(yàn)數(shù)不得少于10件。4.1.3.2驗(yàn)證根據(jù)情況可采用核對(duì)數(shù)量、外觀檢查和合格證檢查等方式進(jìn)行。對(duì)涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水暖器材類、消防用具類、化工原料類必須要有合格證;成套配件需有附隨文件;對(duì)小五金類、絕緣材料類、標(biāo)準(zhǔn)件類和其他雜項(xiàng)類應(yīng)核對(duì)規(guī)格、型號(hào)和數(shù)量與采購(gòu)文件是否一致,外觀和包裝有無破損等.4.1.3.3 檢驗(yàn)(驗(yàn)證)合格的物品辦理物資入庫(kù)手續(xù)。4.1.3.4經(jīng)檢驗(yàn)(驗(yàn)證)不合格的物資要進(jìn)行標(biāo)識(shí)并通知采購(gòu)員與供應(yīng)商聯(lián)系換貨或退貨,倉(cāng)管員填寫退換貨單,換回的物資必須遵照以上標(biāo)準(zhǔn)、方法重新檢驗(yàn)(驗(yàn)證),不得漏驗(yàn)。4.1.4、3.5對(duì)急需使用而來不及檢驗(yàn)的物資(如緊急情況下處理商鋪漏水、斷電等所需物資),由物資使用部門負(fù)責(zé)人在物資緊急放行記錄上簽字后,可予以放行,使用部門要在使用部位標(biāo)有“未檢驗(yàn)”標(biāo)識(shí),未及時(shí)使用的物資要按規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)。4.2物資入庫(kù)4.2.1 倉(cāng)管員將檢驗(yàn)合格的物資按采購(gòu)計(jì)劃或工程物料最低庫(kù)存量通知表分類別填寫入庫(kù)單, 入庫(kù)單一式三聯(lián)(第一聯(lián)存根,第二聯(lián)交財(cái)務(wù),第三聯(lián)交采購(gòu)員)。倉(cāng)管員、采購(gòu)員分別在入庫(kù)單上簽字,同時(shí)倉(cāng)管員填寫物資登記卡的入庫(kù)欄。倉(cāng)管員將所有物資入庫(kù)單報(bào)行政部經(jīng)理審核、簽字。4.2.2采購(gòu)員持行政部經(jīng)理簽字后的入庫(kù)單和供應(yīng)商開據(jù)的正式銷售發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。財(cái)務(wù)部要依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或工程5、物料最低庫(kù)存量通知表和各種單據(jù)進(jìn)行審核,審核無誤后方可報(bào)銷。4.2.3物資的標(biāo)識(shí)4.2.3.1倉(cāng)庫(kù)管理員把檢驗(yàn)合格的物資按類別存放在貨架上,要明確進(jìn)行標(biāo)識(shí)。4.2.3.2倉(cāng)庫(kù)設(shè)物資登記卡,只要發(fā)生物資出入庫(kù),倉(cāng)庫(kù)管理員即記錄在登記卡的表格內(nèi),包括出入庫(kù)時(shí)間、出入庫(kù)物資數(shù)量、結(jié)存數(shù),保證帳、物、卡相符。4.3物資的儲(chǔ)存、防護(hù)4.3.1易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物資的存放。4.3.1.1遠(yuǎn)離熱源,擺放地上,做好防護(hù)措施。4.3.1.2密封不好的包裝應(yīng)及時(shí)更換。4.3.2吸水性強(qiáng),容易受潮發(fā)霉和生銹的物資.4.3.2.1置放在干燥的地面,或貨架上。4.3.2.2禁止放置在水管附近,隨時(shí)檢查倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的水管并6、做好防漏措施。4.3.3 工具、材料和配件等,應(yīng)整齊擺放,以方便隨時(shí)拿取為宜。4.3.4易碎易損物資,不可放置在較高的貨架上,勿倒置和擠壓,擺放注意平穩(wěn),輕拿輕放。4.3.5倉(cāng)貯環(huán)境4.3.5.1保持庫(kù)房的清潔整齊,每周進(jìn)行一次大掃除。4.3.5.2庫(kù)房要保持通風(fēng)良好,避免受潮、變質(zhì);溫度適中。4.3.5.3閑人免進(jìn),禁止吸煙,每個(gè)倉(cāng)庫(kù)至少配備兩個(gè)滅火器,倉(cāng)庫(kù)管理員要掌握使用要領(lǐng)。4.4物資出庫(kù)4.4.1應(yīng)本著先進(jìn)先出的原則對(duì)物資進(jìn)行出庫(kù)。4.4.2工程維修時(shí),維修人員應(yīng)持由班長(zhǎng)簽發(fā)的工程維修作業(yè)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)物資。對(duì)于一些比較貴重的物資,必須由經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取。(工程維修作業(yè)單一式四聯(lián),7、一聯(lián)交工程部,二聯(lián)交財(cái)務(wù),三聯(lián)交材料稽核員,四聯(lián)交總服務(wù)臺(tái));其它部門應(yīng)持部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的物資請(qǐng)領(lǐng)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。4.4.3對(duì)于直接送往各部門的物資,倉(cāng)庫(kù)保管員要及時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行一級(jí)驗(yàn)證后,辦理出入庫(kù)手續(xù)。4.4.4使用單位領(lǐng)料人領(lǐng)料時(shí),負(fù)責(zé)物資的二級(jí)驗(yàn)證,按照4.1所述方法進(jìn)行驗(yàn)證,合格后同意領(lǐng)用。4.4.5倉(cāng)管員開據(jù)出庫(kù)單并簽名,領(lǐng)用人簽字后方可出庫(kù),出庫(kù)單由倉(cāng)管員匯總后由行政部經(jīng)理簽字審核。4.4.7各部門要嚴(yán)格控制物資出庫(kù)的數(shù)量,本著當(dāng)日用料當(dāng)日領(lǐng)取的原則。4.4.8倉(cāng)庫(kù)的備用鑰匙存放在監(jiān)控中心,需要時(shí)應(yīng)由總值班負(fù)責(zé)借用并領(lǐng)料,領(lǐng)取物資要及時(shí)填寫在倉(cāng)庫(kù)中緊急物資領(lǐng)用登記表上。4.5物資8、退庫(kù)4.5.1維修時(shí),由于各種原因多領(lǐng)的材料,領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退回倉(cāng)庫(kù),否則稽核員在稽核中發(fā)現(xiàn)按違紀(jì)處理。4.5.2當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí),填寫不合格品記錄,并將貨物退回倉(cāng)庫(kù)。4.5.3各單位在使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí)(由材料稽核員與用戶評(píng)價(jià)共同完成,屬三級(jí)認(rèn)證),填寫不合格品記錄,并將貨物退回倉(cāng)庫(kù)。4.5.4退回倉(cāng)庫(kù)的貨物由行政部(必要時(shí)工程部參加)進(jìn)行驗(yàn)證。對(duì)于不能修復(fù)的物資做報(bào)廢處理;否則進(jìn)行返修,返修后按照4.1的程序檢驗(yàn)并入庫(kù)。4.5.5倉(cāng)管員對(duì)退庫(kù)的材料進(jìn)行分類存放,杜絕已損壞的材料混入。4.5.6倉(cāng)管員應(yīng)在出庫(kù)票和物資登記卡中紅字沖掉退庫(kù)材料數(shù),保證帳卡物相符。4.6月底盤點(diǎn)4.6.9、1每月25日結(jié)帳。4.6.2結(jié)帳后,倉(cāng)管員打印月盤存一覽表,核對(duì)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確,確認(rèn)后,持出入庫(kù)單到財(cái)務(wù)對(duì)帳。4.7 調(diào)撥流程4.7.1需調(diào)撥物資主要是指低值易耗品、固定資產(chǎn)等(如辦公家具、電腦等)比較貴重物資。4.7.2調(diào)撥單位將公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的“物資調(diào)撥申請(qǐng)單”交于行政部;4.7.3 行政部憑“物資調(diào)撥申請(qǐng)單”在物資調(diào)撥臺(tái)帳中進(jìn)行物資調(diào)撥,填寫“物資調(diào)撥單”一式四份,其中第一聯(lián)經(jīng)調(diào)出、調(diào)入單位簽字,由行政部、財(cái)務(wù)部存檔;4.7.4調(diào)出、調(diào)入單位憑“物資調(diào)撥單”辦理物資交接驗(yàn)證工作,履行物資使用保管責(zé)任。4.8 物資報(bào)廢流程4.8.1 物資無使用價(jià)值,需作報(bào)廢處理時(shí),由待報(bào)廢物資管理單位提出物資10、報(bào)廢申請(qǐng),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,交于行政部辦理報(bào)廢手續(xù);4.8.2 行政部現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證報(bào)廢物資(必要時(shí)由相關(guān)部門配合),對(duì)報(bào)廢物資作最終處理;4.8.3 行政部在臺(tái)帳中執(zhí)行物資報(bào)廢登記。4.9 物資稽核流程4.9.1 公司設(shè)兼職材料稽核員,有權(quán)對(duì)所有出庫(kù)物資進(jìn)行核查。核查時(shí)間由上月26日起至當(dāng)月24日止。每日依據(jù)工程維修作業(yè)單和物資請(qǐng)領(lǐng)單所發(fā)生的實(shí)際出庫(kù)物資數(shù)量進(jìn)行匯總并逐一核實(shí)。4.9.2在物資使用過程中,如有多領(lǐng)的材料由稽核員監(jiān)督返回倉(cāng)庫(kù)。各部門在使用材料過程中發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí),由稽核員填寫不合格品報(bào)告,并將貨物退回倉(cāng)庫(kù)。4.9.3稽核員每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和填寫物資稽核情況報(bào)表及月份庫(kù)存材料收匯總表,11、上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。4.9.4稽核時(shí)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用物資未按規(guī)定使用的,行政部要進(jìn)行調(diào)查,并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。4.10 物資損壞、丟失處理流程4.10.1 物資損壞、丟失由物資使用保管責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任;4.10.2 物資非正常損壞或丟失,由責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)賠償,賠償金額原則按折舊后的價(jià)值執(zhí)行;4.10.3 物資損壞、丟失單位于2日內(nèi)書面報(bào)告行政部,分析原因,提出處理意見;如2日內(nèi)不報(bào),按公司有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。4.10.4 行政部對(duì)損壞、丟失的物資查清原因責(zé)任后,以書面處理報(bào)告報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批,并負(fù)責(zé)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見。5.0相關(guān)記錄5.1采購(gòu)計(jì)劃單5.2不合格品記錄5.3物資登記卡5.4退換貨單5.5物資緊急放行記錄5.6工程維修作業(yè)單5.7物資請(qǐng)領(lǐng)單5.8緊急物資領(lǐng)用登記表5.9物資稽查情況報(bào)表5.10月份庫(kù)存材料匯總表5.11物資調(diào)撥申請(qǐng)單5.12維修材料倉(cāng)庫(kù)限量表5.13工程物料最低庫(kù)存量通知表第 7 頁(yè) 共 7 頁(yè)
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