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1、一、文件的定義： 為適應(yīng)使用資訊系統(tǒng)后所有文件的規(guī)范管理， 特將文件劃分為電 子文件和紙質(zhì)文件。所謂紙質(zhì)文件是指本企業(yè)各級公司、人員在對內(nèi) 外信息傳遞與溝通過程中所使用書面文字形式表達(dá)的各種文書、函件 等。本文中所指的文件管理均為紙質(zhì)文件的管理 二、文件管理的范圍： 文件管理的范圍包括綠色家園集團(tuán)內(nèi)各級公司在經(jīng)營管理活動 中，一切外部傳入的政策性文件、報告、通知、決定、合同、協(xié)議， 以及一切內(nèi)部的傳真、決定、紀(jì)要、通知、備忘錄、請示、批復(fù)、報 告及其各類專業(yè)圖紙、資料、合同、財務(wù)帳冊、現(xiàn)場記錄、營銷協(xié)議、 合同、以文字形式進(jìn)行業(yè)務(wù)活動過程運作記錄；有關(guān)企業(yè)登記、批準(zhǔn) 證書、合資合同、章程、驗資2、證明等與企業(yè)建立、發(fā)展有關(guān)的一切文 字性材料等。 三、文件管理的原則： 按業(yè)務(wù)類別健全發(fā)文稿和收文管理規(guī)范， 劃分對外文件和內(nèi)部文 件兩個主線，建立文件的擬稿、會稿、核稿、簽發(fā)、編號、傳送、接 收、分類、分級、傳閱、處理、復(fù)函、建檔、保管的完整程序。以“準(zhǔn) 確、及時、有序、安全、規(guī)范”為基礎(chǔ)，嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)內(nèi)部對各類文 件“保密級”、“處理時效級”的規(guī)定。 四、文件管理的責(zé)任分工： 1、企業(yè)的每一個員工都有文件管理的責(zé)任和義務(wù)，各級公司、 部門的最高行政首長負(fù)責(zé)管理本單位內(nèi)文件管理工作， 具體運作的直 接責(zé)任人是各級公司的行政主管或部門中的秘書（文員、資料員）， 以及按分工負(fù)責(zé)保管文件的員工。 3、2、工程部的各類檔案文件和工程資料檔案，由工程部高級經(jīng)理 負(fù)責(zé)管理， 具體運作的直接責(zé)任者為工程部秘書或工程部高級經(jīng)理指 定的專人，在項目工程全部竣工驗收并完成結(jié)算后，全部檔案移交給 地區(qū)行政工作員工；地區(qū)總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理本職范圍內(nèi)的各項文件，具 體運作的直接責(zé)任人為地區(qū)總經(jīng)理秘書； 集團(tuán)總部的行政負(fù)責(zé)人和各 部門總監(jiān)負(fù)責(zé)管理本職范圍內(nèi)的各項文件， 具體運作的直接責(zé)任人為 各相關(guān)的秘書或指定人員。 五、文件保密原則： 企業(yè)的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密檔案，任何人不準(zhǔn)截留、泄露和私 自外帶，違者視情節(jié)予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名直至追究法律責(zé)任。 六、文件載體及文件處理設(shè)備的管理要點： 1、各類文稿紙、信封、傳真用紙的管理要點： 1.1 文件載體首先表現(xiàn)為文稿紙、傳真用紙、復(fù)印紙、信封、信 函等。各級公司正式發(fā)文用的各類文件載體，要求按沿海企業(yè) VI 手 冊的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行制作。 1.2 各項目公司需印制