西軟酒店管理系統系統基礎知識手冊5.0概要.doc
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2024-11-21
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1、本文由酒店it論壇 發布,轉載請保留此聲明,否則追究責任西軟酒店管理系統系統基礎知識手冊5.0FOXHIS系統基礎知識2第一節 如何進入、退出FOXHIS系統2一如何進入Foxhis系統2二.如何退出功能模塊4三.如何關機5第二節 系統菜單的構成6第三節 FOXHIS系統的基本概念7一帳號的構成和使用8二主單狀態8三、樓號與房號9四、房間類型9五、虛擬房類10第四節FOXHIS系統的常用輔助功能11一、運行狀態11二、職員留言12三、口令修改14四、更換工號15五、退 出15FOXHIS系統基礎知識第一節 如何進入、退出FOXHIS系統一如何進入Foxhis系統一般系統管理員在你使用的電腦中,2、已預先安裝了你可使用的飯店管理軟件模塊。打開電腦進入WINDOWS桌面,如圖(1-1)所示。圖1-1 Windows桌面根據需要在桌面上選擇功能模塊的快捷圖標,例如:需要打開預定接待系統(reserve)只需雙擊相應的圖標即可。如圖(1-2)所示: 圖1-2 預定接待系統圖標該模塊啟動后,屏幕上會彈出登陸界面,如圖(1-3)所示: 圖1-3系統登陸界面觀察登陸界面,其內容主要包含了Foxhis飯店管理軟件的版本、模塊名稱、用戶等信息。正確輸入:S班號 根據上班情況分別輸入1、2或者3。1對應與早班;2對應于中班;3對應于晚班。 E工號 操作員編號,代表相應的操作員,代碼長度為三位; P口令 操3、作員自己的密碼,密碼長度為1至7位,在密碼輸入時要注意字母的大小寫的區別。正確地輸入工號和口令后,按回車鍵即可成功地登錄到該系統中,屏幕上會出現如圖(1-4)的界面。Foxhis系統歡迎界面圖1-4 Foxhis歡迎界面此時用左鍵單擊x關閉歡迎使用西軟產品的界面(或者用ESC鍵),即可進行正常的前臺預定接待操作。 如果他人給你輸了留言,系統將首先顯示職員留言畫面,如圖(1-5)所示:圖1-5 職員留言畫面其中:1 留言人工號和留言人姓名:給你留言的操作員的工號和姓名。2 收言人號和收言人名:你的工號和姓名。3 留言日期和留言時間:留言的日期和時間。4 收到日期和收到時間:你第一次查閱留言的日期4、和時間。5 留言內容:留言的具體內容。6 屏幕右上角中的第一數字表示總的留言數,第二數字表示當前留言的序號。此時,操作者可以進行以下的操作:1 按PageUp鍵:上翻給出前一個留言(若不止一個留言)。2 按PageDown鍵:下翻查找下一個留言(若不止一個留言)。3 單擊刪除按鍵:可刪去當前留言。刪除后下次就不再顯示此留言。4 退出:單擊退出按鍵退出留言查閱功能,進入相應系統。二.如何退出功能模塊一般情況下,操作員平時不必也不允許任意開、關機,遇到特殊情況應請系統管理員來處理。如確需退出模塊(如賓館要停電時,后臺部門正常下班等),則有以下2種常見的方法:1. 可選擇模塊中的其它功能 退出功能,5、如圖(1-6)所示:快捷鍵圖1-6 退出子菜單2. 直接按鍵盤上的快捷鍵Ctrl+X;不管是哪種方法,操作之后系統都會出現如圖(1-7)的提示框圖1-7 FOXHIS信息提示框如果選擇是(Y)即可以退出該模塊。三.如何關機 正常關機的過程可以由以下三步完成:1. 退出正在應用的功能模塊(方法參見上 二.如何退出功能模塊)。2. 單擊開始,出現如圖(1-8)所示的界面,在開始欄選擇單擊關閉系統(圖中蘭色條所在位置),Windows會出現如圖(1-9)的提示框,單擊關閉計算機前的圓,單擊是(Y),系統自動關機;3. 切斷電腦主機和顯示器電源。 圖1-8圖1-9 第二節 系統菜單的構成 為了用戶操作6、方便,系統通過屏幕將各功能模塊象菜單一樣顯示出來,等待用戶觀察和選擇。下面以圖(2-1)Foxhis預訂接待系統的菜單格式為例,描述Foxhis系統的菜單構成。主菜單其它功能的子菜單工具欄快捷鍵提示圖2-1 預定接待系統的菜單1主菜單:(如圖2-1所示)就是進入系統后出現在屏幕頂端的那一行菜單,它顯示了系統的各種基本功能。例如:“預訂接待系統”的主菜單共包括以下七個部分: 1)散客 2)團體 3)AR帳 4)房類 5)房間 6)報表 7)其它2子菜單:(如圖2-1所示)單擊選中主菜單中某一項,系統自動彈出其下拉式子菜單,子菜單中的每一條都對應相應的功能。選擇執行子菜單的常用方法有2種,介紹如下7、:(1) 移動鼠標,單擊選中某一項,即可執行該項功能。(2) 用鍵盤右下方的或鍵移動藍色條,將其停留在要執行的功能項,按回車鍵,同樣可以執行該項功能。3工具欄:(如圖2-1所示)主菜單下的一組圖形按鈕,當您把鼠標指針停留在某一圖標上時,系統自動會顯示相應的功能提示。單擊圖標可以直接進入該項操作,而無需從菜單中選擇進入,這樣可以簡化操作。這也是系統建議的一種方式,因為工具欄集成了模塊中最常用的功能。4快捷鍵:(如圖2-1所示)在菜單系統中,如要快捷地操作某項功能,可以按下組合鍵ALT加字母(相應字母在系統中均以下劃線標明)來快速選擇。如在預訂接待主菜單中,按ALT+G鍵就可選擇“團體”功能。子菜8、單中,相應快捷鍵也會特別標明,如Ctrl+X鍵即為退出系統的快捷方式,系統在屏幕菜單上會有相應的提示。 至于其它許多功能按鈕都支持快捷方式,例如是Y你可以使用Alt+Y來實現快捷操作,說明中編寫了快捷鍵一覽表,讀者可以根據需要查詢此表。第三節 FOXHIS系統的基本概念要掌握Foxhis系統,首先必須領會該系統的一些基本概念。下面依次介紹以下這些基本概念:帳號、樓號、房類、虛擬房類、房號、主單狀態等。一帳號的構成和使用帳號是客人帳單的計算機代號,它由計算機自動產生。本系統有許多種帳號,如散客帳號、團體帳號、團體成員帳號、賓館工作帳號、AR帳號、歷史檔案帳號和特別提醒客人帳號等。但是無論什么帳號9、都由7位數組成,且有統一的規則。熟記這些規則,有助于操作員快速掌握客人的分類信息(比如看到一個帳號能馬上分辨是團體客人還是散客等)。下面我們用下表(1-1)解釋幾種主要帳號的構成規則:名稱第1位2-4位5-7位舉例散客帳號本年的最后一位 一年中的第幾天(元旦為第0天)流水號2001003注釋1團體帳號800001-949999之間按順序取流水號2800003注釋2團體成員一年中的第幾天+400流水號2401003注釋3賓館工作帳950000-999999之間按順序取流水號2950008注釋4歷史檔案檔案 流水號2000008特別提醒檔案流水號2000008AR帳1-2位固定為“AR”,后五位為10、流水號AR00008注釋5表1-1 Foxhis系統帳號注釋1:“2001001”這個數的含義,第一個2取自于本年即2002年的最后一位,001說明今天是一年中的第二天(即1月2日),最后三位數003說明此人是1月2日本賓館的第3位客人。(思考:解釋帳號2023005的意思)注釋2:“2800003”根據帳號的結構(第二位開始是800001-949999之間的流水號),此帳號必定為團體帳號。類似與散客帳號,第一位數字2取自于2002年的最后一位,800003說明此團隊是今年本賓館接待的第3個團隊。注釋3:“2401003”第一位數字2含義同上即取自于2002年的最后一位,401根據團體成員帳號11、的構成規則可以拆成400+1,其中400說明此人是團體成員,1代表一年中的第一天(即1月2日);最后三位數003說明此人是第3位客人。注釋4:“2950008” 第一位數字2含義同上即取自于2002年的最后一位,950008是950000999999之間的流水號。注釋5:任何一個AR帳都是以字母AR開始的,其后加上五位流水號。例如AR00023代表它是第23筆AR帳。二主單狀態主單狀態反映一個客人的信息在飯店中所處的狀態,本系統對客人的不同狀態用專門的字母表示,具體見表(1-2):狀態狀態含義備注R預訂狀態基本狀態I當前在住的客人O當前已結帳的客人D昨日結賬C已確認的預訂,一般應該給他保留房間12、其他狀態N應到未到而被刪除的預訂 NO SHOWL建議到其他飯店去的預訂 轉館X已被取消(刪除)的預訂S當前暫時掛帳的客人H有效的賓館工作帳表1-2 幾種主要的主單狀態 要掌握整個FOXHIS系統,理解其主單狀態的變化過程非常重要,所以要求使用者記住這些字母的含義。以下圖(3-1)為主單狀態的流程圖,你可以從中看到主單的狀態是怎么轉變的: 下圖的信息流圖中,字母表示客人主單的狀態,箭頭表示流轉過程。 N 到 未 X 預訂 取消 R 入住 I 結帳退房 O 夜審 D 夜審 歷史檔案 確 住 掛 結 認 入 住 帳 帳 C 入 S圖3-1 客人主單流轉圖三、樓號與房號本系統所指的“飯店”最多可由313、6幢樓組成,每幢樓由“樓號”來表示,每個樓號由一位字符表示,一般用字母A、B、C等來表示。其房間用五位的房號來標記。四、房間類型Foxhis系統為了便于提供全面的客房信息,創建了各種類型的房類圖表。這些圖表包括:VC&VD房按房類列表、VC&VD房按樓層列表、客房列表、客房簡報、實時房態表等。下面我們首先以客房簡報為例(圖3-2),來看一下在這些圖表中,房間信息分別是用什么符號來表示的。在客房簡報中有房號、房類、狀態、預定房等列,系統中對于這些分類信息加以不同的標識。本系統圖標中使用了三種不同的方式來表示,具體介紹如下:房間狀態表示起止日期圖3-2 房間簡報1、對于每種房間類型Foxhis系統14、允許最多使用三個大寫字母來表示。系統中,常用以下符號來表示不同的房間類型:VC 干凈的空房(可賣房) OC 住房凈房VD 臟的空房(走房) OD - 住客臟房 HU 自用房OO 維修房TP -臨時態 EA -將到 ED-預離2、使用不同的圖標顯示房間類型,直觀、形象,常用的有以下這些:干凈的空房長包房自用房團隊將走房團隊預訂房 維修房散客在住房團隊成員房臟的空房3、用以下符號顯示特定的房間附加信息:預訂房這一列中紅色表示在起止日期內將離開此圖中起止日期是2002/09/25到2002/09/26,同時起止日期可以根據統計的需要加以修改;黑色表示將到達,表示在住房;維修房表示在該周期內要維修。在15、整個系統中,有很多顯示房間信息的圖表,都需要用到以上這些圖標。熟記這些表示能幫助操作者快速有效的從圖表中獲取不同信息,提高工作效率。五、虛擬房類在實際應用中,不少飯店會碰到因樓層或朝向等不同而設定多類標準房等情況,實行不同門市價,但在相關報表及信息統計時則需要將其統一起來。為了處理這種情況,系統在普通房類之上提出了虛似房類的概念。例如設置一虛擬房類標準房,包含了景湖標準房、高層標準房、普通標準房等多類。虛似房類主要應用于公關銷售與預訂接待系統,及相應的統計報表。第四節FOXHIS系統的常用輔助功能進入每一個Foxhis系統的功能模塊之后,觀察每個主菜單的最后一項,可以發現都是其它功能。圖(4-16、1)顯示的是前臺收銀系統的其它功能,可以看到在其它功能里有:運行狀態、職員留言、口令修改、打印設置、工具條、關于更換操作員、退出,共八條命令。本節將著重介紹運行狀態、職員留言、口令修改、更換操作員、退出這五個常用的輔助功能。其它功能的子菜單圖4-1 前臺收銀系統菜單一、運行狀態用于顯示整個系統電腦運行的狀況。執行此功能的操作方式如下:1、 用鼠標左鍵單擊主菜單上的其它功能;2、 移動鼠標箭頭至運行狀態(此時運行狀態藍色顯示);3、 用鼠標左鍵單擊運行狀態,屏幕上跳出運行查詢狀態的界面,如圖(4-2)所示。圖4-2 運行狀態查詢上圖中:站 點: 指各工作站的IP號;電 話: 與工作站相對應的內部17、電話號碼,它可用于內部聯系工作;啟動時間: 指啟動計算機管理系統的日期和時間;狀 態: 工作站當前的狀態,可選擇:“運行”表示系統正在操作過程中,“掛起”表示系統正處于最外層(操作員尚未登錄),“停機”表示已經退出計算機管理系統;工號、姓名:即當前操作員的工號和姓名;登錄時間:為登錄具體功能的時間,也就是輸入工號的時間;使用功能:指當前工作站正在使用的模塊功能。二、職員留言職員留言可用于操作員之間的通訊和交接班。如果是給自己留言,那么就相當于備忘錄功能。執行此功能的操作方式如下:1、單擊主菜單上的其它功能;2、移動鼠標箭頭至職員留言(此時職員留言藍色顯示);3、單擊職員留言,屏幕上跳出Foxh18、is留言系統的界面,如圖(4-3)所示。如何使用職員留言功能呢?第一種情況:給單個人留言。我們以給前臺接待員徐靜留言為例,說明具體的操作步驟。1、 在A區選擇收言人,單擊前臺接待員前的+號,單擊徐靜前的,則顯示。這表示,你已經選擇了收言人徐靜。2、 單擊B區右邊的選項卡發件箱。3、 在C區主題處,輸入留言的主題;在主題下的空白處,輸入留言的具體內容。4、 單擊C區發送。留言將被發送到王靜的收件箱,只要王靜登錄到飯店管理系統,系統將自動提示王靜有留言。同時屏幕變成如圖(4-4)所示。注意:收言人和留言的主題是必須選擇的,否則留言發送將會失敗,如果這樣系統將會有所提示。C區 輸入留言的主題和內容B19、區 收件箱、發件箱、垃圾桶的切換A區 選擇收言人例如,此圖中收言人是前臺接待員王靜圖4-3 職員留言圖4-4 留言成功后的界面第二種情況:同時給幾個人留言。操作步驟除第一步外,其余和給一個人留言的情況完全相同。第一步,在A區選擇收言人時,在所有的收言人姓名前都打上勾,即可。第三種情況:整理收件箱或發件箱。以刪除收件箱中的留言為例(如圖4-5所示),說明操作步驟,其它操作類同。1、 在B區把光標移到你要刪除的那個留言條上,左鍵單擊選中。2、 此時主題和留言內容會在C區顯示,鼠標左鍵單擊C區右端刪除D鍵,則此留言被刪除。3、 同時此留言被放進垃圾桶,界面轉換成如圖4-6所示:選中第二個留言圖4-520、 Foxhis留言系統發件箱圖4-6 Foxhis留言系統垃圾桶三、口令修改功能是修改當前操作員的口令。操作員應該經常修改自己的口令以防止泄密(因為口令泄密可能造成一定的經濟后果),該功能只有在正確地輸入原口令情況下才能修改成功(以防他人誤改)。執行口令修改的命令方法同運行狀態和職員留言。口令修改的界面如圖(4-7)所示:圖(4-7)口令修改如果你是第一次修改口令,有可能最初沒有設口令,你可以在原口令處直接按回車,光標定位在N.新口令處,輸入你的口令。你的口令最多可以由八位數字和英文字母組成,要記住的是字母區分大小寫,對于密碼而言,A與a是二個不同的符號。按回車鍵后,系統將要求你再次輸入剛才的21、密碼,最后單擊“確認.O”。如果二次輸入的密碼相同,則修改成功;如果二次輸入的密碼不同,系統將會提示輸入的新口令不符,即口令修改不成功。四、更換工號主要用于交接班、離開崗位等情況。為防止他人使用你的工號操作本系統而造成不必要的麻煩,系統建議你選擇主菜單中的其它功能 子菜單的 更換工號或直接按快捷鍵Ctrl+Z把模塊退到如圖(4-8)處。輸入接班人員的班號、工號、口,更換工號成功。圖4-8五、退 出一般情況下,操作員平時不必也不允許任意開、關機,遇到特殊情況應請系統管理員來處理。如確需退出模塊(如賓館要停電時,后臺部門正常下班等),則有以下2種常見的方法:1、 選擇模塊中的其它功能 退出功能(如圖4-9所示);圖4-9 其它子菜單的退出功能2、 接按鍵盤上的快捷鍵Ctrl+X;不管是哪種方法,操作之后系統都會出現如圖(4-10)的提示框圖4-10 FOXHIS信息提示框如果選擇是(Y)即可以退出該模塊。本文由酒店it論壇 發布,轉載請保留此聲明,否則追究責任15