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1、白睿原創，僅限交流OD總監教你如何做組織干預總監教你如何做組織干預高效會議秘訣高效會議秘訣目錄目錄一、組織干預與會議概述一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能組織發展是以組織有效性為前提，對于低效工作要積極采組織發展是以組織有效性為前提，對于低效工作要積極采 取干預策略取干預策略組織發展干預，是指系統改善組織缺陷，對組織成員和團體采用各種干預措施的 過程。一般在三個水平上進行。針對針對個人個人1針對針對群體群體2針對針對組織組織3如職業計劃與技能發展等如角色分析與團隊建設等調查反饋，方格組織的發展等會議會議習習議議學學會會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在2、一 起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會議是一種群體溝通的方式。會議是一種群體溝通方式會議是一種群體溝通方式會議起源會議起源人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領，慶功封爵并商討全國的財政問題。據說，會稽山原名 茅山，因召開此會而更名。公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四 國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國 力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻 率和規模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文 山會海”的祖師爺。會議起源會議起源目錄目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效二、會議3、為什么低效三、如何提高會議效能會議恐懼癥會議恐懼癥哈佛商業評論哈佛商業評論調查結果英國每天大約有400萬萬個小時被用 于團隊的會團隊的會議議400萬 1100小時次美國平均每天要 舉行1100次次的 團隊會團隊會議議3.5小時每個主管每天的正式會議正式會議時間1小時每個主管每天的非正式會議非正式會議時間會議作用會議作用會會 議議群體決策、碰撞碰撞思路（招聘考核政策、每個項目50次成功）互動互動，提升、提煉并驗證 某些觀點更直接、更清晰的參與交流，參會者更主動執行主動執行（決策會議、會議策劃碰撞思路會議）面對面面對面地溝通和交流 互相學習找差距（基地成果展、主管經理每周價值工作匯報）會議重要性會4、議重要性倍倍 增增 時時 間間用最短的時間傳遞 最 準 確 的 信 息解決困惑，解決困惑，感化引導，感化引導，借力使力。借力使力。加油和充加油和充電電突破瓶頸助推突破瓶頸助推器器止痛療傷的良藥成長鍛煉交成長鍛煉交流流 經經 驗驗 的的 地地方方成功的捷成功的捷徑徑是復制人才的搖籃（閃光人物、英雄報告會）開會的時機開會的時機問題需涉及不同崗位員工或多部門協調解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。發起人想從參會者那里獲取信息或建議；發起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領導者需要聽取下屬的工作匯報并監督進度；適于開會的情況適于開會的情況123456已經形5、成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍；發起人對要解決的問題已經作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456開會的實際情況開會的實際情況會議的成本會議的成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優勢。一家公司開會的效率與執行，決定一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優勢。一家公司開會的效率與執行，決定了了 該公司全面管理的效率與執行。該公司全面管理的效率與執行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海文山會海”的成本是6、的成本是：時間時間 成本成本金錢金錢 成本成本效益效益 成本成本機會機會 成本成本會議會議 成本成本時間成本時間成本金錢成本金錢成本效益成本效益成本機會成本機會成本參加會議的人數參加會議的人數開會的時間成本開會的時間成本參會人員參會人員若不用若不用開會過程中，因開會過程中，因（與會者的與會者的準準與會人員與會人員平均平均參加會議參加會議，那么，那么未及時接聽重要未及時接聽重要備時間備時間與會者與會者每小時的工資每小時的工資在這段時間可以在這段時間可以客戶的電話而客戶的電話而損損的的旅行時間旅行時間正正場地費、設施費、場地費、設施費、為公司帶來的效為公司帶來的效失一大筆生意失一大筆生意式會議時間7、會式會議時間會文件復印費、交文件復印費、交益。益。不能及時處理客不能及時處理客議議休息及耽擱時休息及耽擱時通費、茶水費、通費、茶水費、戶的投訴而戶的投訴而得罪得罪間間）。）。餐飲住宿費餐飲住宿費等的等的一批客戶一批客戶不能不能成本。成本。及時解決自己管及時解決自己管轄范圍內的突發轄范圍內的突發事件事件帶來的問題帶來的問題及持續影響等。及持續影響等。低效會議的特低效會議的特點點沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數眾多，無多大關系的“陪綁”的現象嚴重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴格8、按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。主題主題議程議程 參會人參會人 主持人主持人 記錄記錄 時間時間地點選擇不合適，比如設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。目錄目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能三、如何提高會議效能白睿原創，僅限交日本的高效會議革日本的高效會議革命命日本的大小企業都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有只開有實際效果的會議9、實際效果的會議!”、“準時開始，最好一小時內結束準時開始，最好一小時內結束”、“重重 點在實際行動點在實際行動”。在日產被稱為“價值優先”的跨部門會議，不請部長 出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內容。日日 本本 的的 會會 議議 革革 命命日本的會議管理日本的會議管理日本太陽工業公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成 本的算法是：會議成本每小時平均工資的3倍倍2開會人數會議時間（小時）。公公式中平均工資所以乘式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高于平均工資，是因為勞動產值高于平均工資；乘乘2是因為參加會議要中斷是因為參加會議要中斷 經經常性工作，10、損失要以常性工作，損失要以2倍來計算。倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。不同類型會議的不同管理辦不同類型會議的不同管理辦法法思想教育會議思想教育會議思想教育主持人的選擇、教育典型事 例的選擇、會議中人員的總結感悟分 享，會議的專著重復教育。培訓會議培訓會議培訓講師的選擇、培訓內容及課件的 準備、會議中知識點疑問的解答、會 后培訓學習效果的考核檢查學習會議學習會議會議形式的確定、代表人物的確定及 代表事例的準備、學到內容的感悟分 享。高效會議秘訣高效會議秘訣1一次會議，最好只有一個主題。一次會議，最好只有一個主題。可以集中時間和精11、力，集中有關人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議議 題題 明明 確確目錄目錄2議議 程程 清清 晰晰要有明確的議程及時間分配規則，要有明確的議程及時間分配規則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。注意：注意：議程安排上，不要領導先講話，先表態，避 免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思 廣益，積極發掘更多創意。目錄目錄3精精 選選 參參 與與 人人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會 議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易12、形成一致的會議結論，也不利于 會議控制。因此，要本著本著“相關性相關性”和和“少而精少而精”的原則的原則，精選參加會議 的人員，不要讓不相關的人參加，避免避免“陪綁陪綁”的現象。的現象。目錄目錄4無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要會議主持人要 嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。指指 定定 主主 持持 人人目錄目錄5參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關心的內容，而不相關的 內容則不怎么關心。因此，為了能夠將參會者的發言、寶貴的思想火花及 最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。13、必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內容包括會議 的全部要素（議題、議程、時間、（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會 議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待 完成事項，會議記錄要在會議結束 后24小時內小時內完成并發送到與會人員 手中。做做 好好 會會 議議 記記目錄目錄6合合 適適 的的 時時 間間上午上午10-12點和下午點和下午1-3點點是比較適合開會的時段。某項研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才最適合調動員14、工集思廣益、頭腦風 能進入工作狀態。不太合適開會。暴，不斷想出新點子、新方法。員工進入工作狀態。最適合進 行一對一的會談，也是進行業 務會談的最佳時機。員工進入一天當中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往 往會事倍功半。目錄目錄7合合 適適 的的 地地 點點1會議室大小要適 當。會議室過大，人相對較少，氣 氛容易變僵，會 議難以活躍。相 反，如果會議室 過于狹小，就會 令人煩悶、不舒 服，無法營造良 好的氣氛。2桌椅擺放要符合 會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。3要選擇安靜的會 議場所，同時，要選擇隔音好的 房間，避免影響 他人或泄密。目錄目錄會議是否能夠成功，有80%的原因在15、于是否做好會前的準備。不要開不要開 沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。提前準備好會議議題、議程、會議材料并確 定參與人、主持人和 記錄人等；會議議題、議程、時 間、地點確定后，要 提前告知參會人員并 提前發放相關會議資 料。提前準備好會場、開 會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白 板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會 人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做8會會 16、議議 前前 準準 備備目錄目錄會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議 中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。1確保會議按時開始按時開始，并嚴格按照會議議程進行；議程進行；2嚴格把控會議時間和進度把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結束按時結束；3營造活躍的討論氣氛，維持開放平等開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言 機會并引導大家積極發言或獻計獻策。4保障與會者相互尊重尊重彼此所發表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊不受人身攻擊。5控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發現跑題，應立即予以制止。如發現跑題，應立即予以制止。6對討論的結果及時進17、行匯總，并形成會議結論。匯總，并形成會議結論。9會會 議議 中中 做做 好好 控控目錄目錄衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后后 的決策是否能在規定的時間內實現。的決策是否能在規定的時間內實現。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，有追蹤，才能才能 把會議的決議形成生產力。把會議的決議形成生產力。會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待會議追蹤事項表會議追蹤事項表，可參考：序號序號待完成待完成事項事項內容內容責任人責任人時限時限資源需求資源需求備注備注1 12 23 34 410會會 議議 后后 跟跟 蹤蹤會議發起人要18、指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進 度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有有 事項徹底完成。事項徹底完成。會議禁忌會議禁忌會議前會議前A1)準備不充分、會議形式單 一、主題目標、想要達到 效果不 明確；2)會議通知/會場設備設置布 置不到位；3)會議課件視頻/PPT的質量及 新穎性。會議中會議中B1)不負責不負責：一言堂或參會者只聽不互 動分享見解2)議而不決議而不決：每個人都有自己的想法，但最后沒有總結決斷，沒有形成最 終的結果或方案。3)不投入不投入：會議中精神不集中，干其他事情、會議不積極參與分享或者 發言離題，影響會議整理氣場。4)紀律性紀律性：紀律差，隨意出入會場、視頻上沒人、玩手機、交頭接耳等 影響會議氣場。5)少數人壟斷會議，大部分人不參與，氣場不圓滿。會議后會議后C1)不總結不總結：學到內容不總結、不分享，學過就過。2)不執行不執行：會議形成的思路、方法不執行，會上斗志昂 揚，會后全部忘掉。3)不考核不考核：針對會上形成的決策不追蹤考核完成進度 及效果。