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1、合約法務(wù)月度培訓(xùn)函件寫作實操培訓(xùn)第一期前 言Introduction函件（工程聯(lián)系單、工程指令單、告知函、催款函），作為工程施工過程中對合同履約往來的具體意思表示載體，不僅記錄了工程施工的全生命流程，更是體現(xiàn)著權(quán)利與義務(wù)的內(nèi)涵，是合同的延伸。函件：沒有隸屬關(guān)系的單位或平級部門使用的公文形式，屬于平行文。前 言Introduction不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的函件，往往使項目施工工作陷入被動，削弱項目履約能力，甚至喪失相應(yīng)合同權(quán)利。缺乏證據(jù)力的履約記錄，更將在不可預(yù)見的施工合同糾紛處理過程中使項目處于面臨敗訴的風(fēng)險地位。目 錄CONTEN TS一第一部分 函件的基本框架二第二部分 函件的注意事項三第三部分2、 函件的接收送達(dá)第一部分 函件的基本框架像個樣子準(zhǔn)備料子對上路子搭建架子錘煉點(diǎn)子造好句子有把剪子寫作正如造房子一、函件的基本框架1.對上路子一、函件的基本框架言當(dāng)其時，一字千金；言背其時，一文不值。言當(dāng)其時，一字千金；言背其時，一文不值。言當(dāng)其時，一字千金；言背其時，一文不值。言當(dāng)其時，一字千金；言背其時，一文不值。在項目管理的過程中，良好的溝通是項目成功的關(guān)鍵因素之一。有的項目部所發(fā)出的函件能被業(yè)主欣然接受，而有的項目部所發(fā)出的函件卻被業(yè)主反感甚至拒簽。對上路子：換位思考，換位思考對方收到對上路子：換位思考，換位思考對方收到對上路子：換位思考，換位思考對方收到對上路子：換位思考，換位思考對方3、收到函件的反應(yīng)和心理，急他人所急，想別人函件的反應(yīng)和心理，急他人所急，想別人函件的反應(yīng)和心理，急他人所急，想別人函件的反應(yīng)和心理，急他人所急，想別人之所想。之所想。之所想。之所想。2.像個樣子一、函件的基本框架知識產(chǎn)權(quán)函件類別函件事由（名稱）相對方（主抄送）函件編號發(fā)函單位函件日期函件附件、支撐資料相對方回復(fù)情況具體內(nèi)容一、標(biāo)題 二、正文 1、開頭 2、主體 3、結(jié)語3.準(zhǔn)備料子一、函件的基本框架合同依據(jù)15%5%50%10%20%政策依據(jù)事實基礎(chǔ)佐證資料具體訴求鳳頭、鳳頭、鳳頭、鳳頭、豬肚豬肚豬肚豬肚、豹尾。、豹尾。、豹尾。、豹尾。4.搭建架子一、函件的基本框架01030204事實基礎(chǔ)相關(guān)情4、況具體要求法律后果法律證成：給一個決定提供充足理由的活動或過程。三段論推理是演繹推理中的一種簡單判斷推理。它包含兩個性質(zhì)判斷構(gòu)成的前提，和一個性質(zhì)判斷構(gòu)成的結(jié)論。5.錘煉點(diǎn)子一、函件的基本框架抨擊還擊函告、要求回函、答復(fù)（或反要求）觀 點(diǎn) 碰 撞函的寫作，要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。6.造好句子一、函件的基本框架主謂賓01020304主語保持一致去口語化邏輯層次了7.有把剪子一、函件的基本框架“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。”魯迅答北斗雜志社問所謂言多必失，避免重復(fù)啰嗦。所謂言多必失，避免重復(fù)啰嗦。第二部分 函件的注意事項5、二、函件的注意事項（一）要嚴(yán)格按照公文的格式寫“函”，確定公司或項目模板；（二）函的內(nèi)容必須專一、集中，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。（三）函”的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，有時可以有策略的模糊處理；函的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答復(fù)的問題寫清楚就行；（五）函的語言要求樸實，語氣要懇切，態(tài)度要謙遜；函的結(jié)尾，常用“即請函復(fù)”、“特此函達(dá)”、“此復(fù)”等慣用語。（四）（六）第三部分 函件的接收送達(dá)三、函件的接收送達(dá)函件的接收01來文單位02函件內(nèi)容03接收時間有關(guān)聯(lián)（合同相對方、行政單位）落款全稱（與合同載明合同相對方全稱一致）蓋章有效（與相對方全稱一致，并使函件生效）真實性（內(nèi)容不6、真實，可拒絕簽收）有效性（效力有瑕疵，接收+備注）敏感性（敏感影響大，緩簽+上報）固定日期+識別時限+及時回復(fù)三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá) 送達(dá)，法律上指司法機(jī)關(guān)按照法定程序和方法將訴訟文書或法律文書送交收件人的訴訟行為。010203040506人民法院派專人將訴訟文書直接交付給受送達(dá)人簽收的送達(dá)方式。直接送達(dá)指受送達(dá)人無理拒收訴訟文書時，送達(dá)人依法將訴訟文書放置在受送達(dá)人的住所并產(chǎn)生送達(dá)的法律效力的送達(dá)方式。留置送達(dá)指人民法院將所送達(dá)的文書通過郵局并用掛號信寄給受送達(dá)人的方式。郵寄送達(dá)指負(fù)責(zé)審理該民事案件的人民法院直接送達(dá)訴訟文書有困難時，依法委托其他人民法院代為送達(dá)。委托送達(dá)指法院利用傳真7、電子郵件、移動通信等現(xiàn)代化電子手段進(jìn)行的送達(dá)。電子送達(dá)指法院在受送達(dá)人下落不明，或者以其他方式無法送達(dá)的情況下，發(fā)出公告，公告發(fā)出后經(jīng)過一定的時間即視為送達(dá)的方式。公告送達(dá)三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá)03郵寄送達(dá)較為嚴(yán)肅的送達(dá)形式，多用于糾紛解決的后期，證據(jù)力較強(qiáng)的文書往來（或當(dāng)事人已退場后的維修函）。02電子送達(dá)多用于設(shè)計方案等來回溝通需修改的合同履約形式。01直接送達(dá)項目一般往來函件送達(dá)方式。一般文書送達(dá)方式：最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定2020.5.1第十四條電子數(shù)據(jù)包括下列信息、電子文件：（一）網(wǎng)頁、博客、微博客等網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的信息；（二）手機(jī)短信、電子郵件、即時通信、通訊8、群組等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)的通信信息；（三）用戶注冊信息、身份認(rèn)證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息；（四）文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機(jī)程序等電子文件；（五）其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息。三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá)函件內(nèi)容基本要素：函件名稱：概括函件主要內(nèi)容或事由。（函件編號：系統(tǒng)性，便于直接指向?qū)?yīng)函件事宜。）函件相對方：全稱，與合同等保持一致。函件內(nèi)容：合理、全面，有證據(jù)支撐。函件日期：在合理期限內(nèi)，可策略性前后微調(diào)。函件向?qū)Ψ剑撼?jīng)發(fā)包人明確授權(quán)或合同約定明確授權(quán)或合同約定的，非常規(guī)工程施工指令的其他履約事宜等，均應(yīng)由發(fā)包人發(fā)包人簽收確認(rèn)！發(fā)包9、人承包人施工施工合同合同監(jiān)理人監(jiān)理合同設(shè)計人設(shè)計合同三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá)函件要蓋騎縫章：為保證文書全部有效性，對外文書（含附件）超過一頁的，均應(yīng)加蓋騎縫章（連續(xù)、全部）。較厚的合同、竣工驗收資料合卷等，騎縫章可連續(xù)加蓋多次，中間需連續(xù)、有交叉。對于發(fā)包人拒絕簽收的函件，相關(guān)主張可在監(jiān)理例會上多次提出并記入會議紀(jì)要，要求監(jiān)理人加蓋騎縫章原章后由項目部留存。函件送達(dá)地址：合同載明的相對方地址、電子郵箱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。通過工商信息查詢系統(tǒng)查明的企業(yè)所在地（優(yōu)先填寫經(jīng)明確的實際經(jīng)營場所地址）。三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá)函件簽收人：直接送達(dá)的，接收人為合同載明的文件接收人，或固定長期的收10、發(fā)文資料員。郵寄送達(dá)的，郵寄至相對方法定代表人、合同約定的項目負(fù)責(zé)人等（不確定姓名時以“財務(wù)負(fù)責(zé)人”等替代）。01相對方文件簽發(fā)人為代簽，但加蓋公章（項目資料章）相對方文件簽發(fā)人為代簽，但加蓋公章（項目資料章）有效，視為有效授權(quán)（無簽字僅有蓋章亦可）。02相對方文件簽發(fā)人為代簽，無蓋章相對方文件簽發(fā)人為代簽，無蓋章內(nèi)容重要應(yīng)由固定人員簽發(fā)，或加蓋有效印章；若無，則在履約過程中通過相關(guān)資料固定該文件內(nèi)容事實。03相對方接收文件人為代簽：相對方接收文件人為代簽：內(nèi)容重要則必須由固定人員或授權(quán)人簽發(fā)。（代簽人簽本人名字代簽人簽他人名字）函件簽收有效性：三、函件的接收送達(dá)函件的送達(dá)函件郵寄：EMS！E11、MS！EMS！最高人民法院關(guān)于以法院專遞方式郵寄送達(dá)民事訴訟文書的若干規(guī)定（法釋200413號）第十一條：因受送達(dá)人自己提供或者確認(rèn)的送達(dá)地址不準(zhǔn)確、拒不提供送達(dá)地址、送達(dá)地址變更未及時告知人民法院、受送達(dá)人本人或者受送達(dá)人指定的代收人拒絕簽收，導(dǎo)致訴訟文書未能被受送達(dá)人實際接收的，文書退回之日視為送達(dá)之日。01023、原件一式幾份，對寄出份與寄單一同拍照留存照片；1、字跡清晰，下筆要重；2、內(nèi)件品名與函件名一致；4、保存好帶郵戳的寄單，及網(wǎng)上查詢到的送達(dá)情況截圖。寫作，從根本上講，是說事。根據(jù)不同的目的，說不同的事，用不同的話去說，僅此而已。凡是不知道如何下筆的，基本都是對所寫之事不甚了解。匯報完畢感謝聆聽