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1、豐豐田田技技術術情情報報管管理理使使用用規規定定1.1.目目的的 為規范豐田技術情報管理，保證其接收、歸檔、保管、借閱、復制、使用等工作的正常開展，同時做好豐田技術情報的保密工作，制定本規定。2.2.范范圍圍 適用于豐田公司的TS和相關的技術情報管理。3.3.質質量量術術語語：3.1 TS：豐田工程技術標準3.2TTIM：豐田技術信息手冊3.3 ECI：工程變化說明書3.4 圖紙：豐田發放的有關零件圖紙以及技術相關圖紙。4.4.管管理理職職責責4.1 技術部為豐田技術情報的接收并送文控室歸檔的責任部門。4.2 企管部為歸檔的豐田技術情報的管理責任部門。4.3 所有部門對豐田技術情報負有保密管理2、的責任。4.4 企管部經理為豐田技術情報管理的負責人。4.5 企管部文控員為豐田技術情報管理的責任人。5.5.工工作作程程序序5.1豐田技術情報的接收5.1.1 接收窗口（技術部）收到豐田公司的TS以及相關的技術文件，項目擔當首先填寫外來文件清單對收到的資料的內容、數量等進行確認。5.1.2 項目擔當在周內評審文件的有效性，填寫外來技術文件評審表，在確認無誤后，并和同外來文件清單、技術文件一起移交到檔案室。外來文件包括兩個階段：1：報價階段，2:生產階段。在評審意見中注明。5.1.3 文控員負責存檔，并填寫歸檔文件登記表，歸檔文件登記表應包含資料名稱、編號、發送單位、接收人、存檔日期等，文控員3、負責保存。5.1.4 皮紋樣本、色板由文控員建檔后發給實驗室使用、保管，樣件由文控發給質保部保管。5.2豐田技術情報的復制5.2.1 文件需要翻譯時，公司內部需在文控室內、固定人和固定計算機。資料不許帶出規定場所，外委翻譯需簽署保密協議并按豐田規定程序使用文件，翻譯文件只能在公司內部使用，中文版不能有豐田標志。5.2.2 文控員對收到的技術光盤信息應在固定的計算機（文控室）上復制備份。光盤在特定的資料柜中保存。原件在文控室存檔，不得使用；復制光盤按規定范圍和要求使用。5.2.3 所有接觸豐田技術情報的員工不得私自復印（拷貝）技術資料。若需復印（拷貝）技術資料需填寫檔案借閱、復制單，經部門經理審4、核和公司領導批準后方可復印（拷貝），文控員做好復印（拷貝）記錄，若公司內不能復印，需在外復印時，文控員應監督復印過程，防止泄密。5.3豐田技術情報的借閱、發放5.3.1 項目擔當應確定豐田技術情報的發放范圍，通知文控員發放。5.3.2 文控員對技術文件加蓋“受控”印章后，按項目擔當確定的發放范圍進行發放，嚴禁超范圍發放。5.3.3 文控員需建立文件發放/回收記錄，包含文件名稱、編號、發放日期、發放部門、接受人、接受日期等。5.3.4 若需豐田技術情報，需填寫檔案借閱、復制單，經部門經理審核和公司領導批準后文控員方可給借閱人，并填寫檔案借閱、復制登記表。借閱人不得轉借他人，并按時歸還。5.3.55、 當豐田技術情報發生變更時，項目擔當應及時辦理變更手續。文控員應及時將新文件取代舊文件，若豐田收回舊文件，則項目擔當應及時辦理相關手續，若豐田不收回舊文件，則文控員在舊文件上加蓋作廢章并注明日期。同時，文控員還需將新舊文件分開存放，防止混淆。5.3.6 一般舊文件、作廢文件保留3年，生產用技術圖紙永久保留。5.4豐田技術情報的保管5.4.1 文控室除檔案組工作人員外，其他任何人不得隨便進入。5.4.2 文控室柜、架排列整齊，清潔、編號統一，按公司6S進行嚴格的管理。5.4.3 各類檔案分類明確，存放規整。標志明顯，排架和類目一致。5.5.4 文控室應保持常溫，文控員對接收的紙質和電腦版資料登記6、注冊，整理后入庫妥善保管，不得遺失。保證其資料的安全完整。對所管轄的文件和資料相關信息應嚴格保密，不得對外泄密。對失控文件及資料應按規定制度進行銷毀。調閱時憑相關手續方可查閱，歸還時應認真清點無誤后及時歸檔。5.4.5 文控室要有必要的防火、防盜、防曬、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防有害氣體等“八防”措施。5.4.6 檔案室門窗必須堅固，檔案人員下班時要檢查門窗是否關鎖完好，電源、水源是否關好。末經允許檔案室門、柜子鑰匙不得交與他人管理。5.4.7 文控員應經常檢查檔案資料的保管質量，對破損或褪色、污染檔案及時采取修補，復制等措施。發現異常情況應及時向上級匯報，得到妥善解決。并做好檢查記錄。5.47、.8企管部經理應不定期對文控員工作進行督查。5.5 CAD數據管理5.5.1 項目擔當負責接收豐田CAD數據，接收到豐田CAD數據后，填寫外來文件清單，對收到的數據的內容、數量等進行確認。5.5.2 項目擔當在周內評審數據的有效性，填寫外來技術文件評審表，并在外來技術文件評審表注明數據所使用的軟件名稱及版本號，在確認無誤后，并和同外來文件清單、技術文件一起移交到檔案室。5.5.3 文控員接收到豐田CAD數據后，復制1份作為使用，原件保存作為備用，并建立臺賬，臺賬應包括CAD數據名稱、編號、發送單位、接收人、存檔日期等，同時在光盤上做好標識。5.5.4 CAD數據原則上只能在文控室閱讀使用，確需8、借出，需按檔案管理規定辦理。5.5.5 CAD數據借出使用時，嚴禁復制，嚴禁通過網絡傳遞CAD數據，使用過程中應嚴格遵守保密管理制度，若因開模等原因需給外單位使用，需與該單位簽訂保密協議。5.5.6 CAD數據光盤應妥善保管，避免劃傷、表面臟污等影響數據的現象，應注意防火、防潮。5.6 保密5.6.1 文控員、使用人員對所管轄的文件和資料相關信息應嚴格保密，不得對外泄密。5.6.2 對泄密行為按照公司保密管理制度處理。為規范豐田技術情報管理，保證其接收、歸檔、保管、借閱、復制、使用等工作的正常開展，同時做5.1.1 接收窗口（技術部）收到豐田公司的TS以及相關的技術文件，項目擔當首先填寫外來文9、件清單5.1.2 項目擔當在周內評審文件的有效性，填寫外來技術文件評審表，在確認無誤后，并和同外來文件清單、技術文件一起移交到檔案室。外來文件包括兩個階段：1：報價階段，2:生產階段。5.1.3 文控員負責存檔，并填寫歸檔文件登記表，歸檔文件登記表應包含資料名稱、編號、發送5.1.4 皮紋樣本、色板由文控員建檔后發給實驗室使用、保管，樣件由文控發給質保部保管。5.2.1 文件需要翻譯時，公司內部需在文控室內、固定人和固定計算機。資料不許帶出規定場所，外委翻譯需簽署保密協議并按豐田規定程序使用文件，翻譯文件只能在公司內部使用，中文版不能有豐田標志。5.2.2 文控員對收到的技術光盤信息應在固定的10、計算機（文控室）上復制備份。光盤在特定的資料柜中保5.2.3 所有接觸豐田技術情報的員工不得私自復印（拷貝）技術資料。若需復印（拷貝）技術資料需填寫檔案借閱、復制單，經部門經理審核和公司領導批準后方可復印（拷貝），文控員做好復印（拷貝）5.3.2 文控員對技術文件加蓋“受控”印章后，按項目擔當確定的發放范圍進行發放，嚴禁超范圍發放。5.3.3 文控員需建立文件發放/回收記錄，包含文件名稱、編號、發放日期、發放部門、接受人、5.3.4 若需豐田技術情報，需填寫檔案借閱、復制單，經部門經理審核和公司領導批準后文控員方可5.3.5 當豐田技術情報發生變更時，項目擔當應及時辦理變更手續。文控員應及時將11、新文件取代舊文件，若豐田收回舊文件，則項目擔當應及時辦理相關手續，若豐田不收回舊文件，則文控員在舊文件上加蓋作5.5.4 文控室應保持常溫，文控員對接收的紙質和電腦版資料登記注冊，整理后入庫妥善保管，不得遺失。保證其資料的安全完整。對所管轄的文件和資料相關信息應嚴格保密，不得對外泄密。對失控文件及資料應按規定制5.4.5 文控室要有必要的防火、防盜、防曬、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防有害氣體等“八防”措施。5.4.6 檔案室門窗必須堅固，檔案人員下班時要檢查門窗是否關鎖完好，電源、水源是否關好。末經允許檔案室門5.4.7 文控員應經常檢查檔案資料的保管質量，對破損或褪色、污染檔案及時采取修補，復制等措施。發現異常情5.5.1 項目擔當負責接收豐田CAD數據，接收到豐田CAD數據后，填寫外來文件清單，對收到的數據的內容、5.5.2 項目擔當在周內評審數據的有效性，填寫外來技術文件評審表，并在外來技術文件評審表注明數據所使用的軟件名稱及版本號，在確認無誤后，并和同外來文件清單、技術文件一起移交到檔案室。5.5.3 文控員接收到豐田CAD數據后，復制1份作為使用，原件保存作為備用，并建立臺賬，臺賬應包括CAD數據5.5.5 CAD數據借出使用時，嚴禁復制，嚴禁通過網絡傳遞CAD數據，使用過程中應嚴格遵守保密管理制度，