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1、欽州發電公司ERP系統管理辦法（物資管理模塊）二一三年十月1 總則1.1 為配合ERP系統物資管理模塊的上線使用，保證系統的正常運行，特制定本管理辦法。1.2 本管理辦法自ERP系統物資管理模塊上線試用起開始執行，隨著ERP系統的推行而逐步完善。1.3 ERP系統物資管理模塊包括物資需求、采購、庫存、物資編碼等子模塊。1.4 所有進入ERP系統物資管理模塊的用戶根據其崗位和工作性質的不同都有明確的授權，只能從事跟自己業務有關的操作。其賬戶和密碼由個人妥善保管和維護，任何違法的操作在系統內都有記錄，其責任將直接追究到賬戶責任人。1.5 用戶在執行業務流程時應采用系統提供的通訊方式或電話聯系，保證2、流程的正常進行。必需了解本管理辦法和具體操作手冊的內容。1.6 ERP物資模塊正式運行后物資采購申請、采購業務（含發票移交等）全部在ERP系統中單軌運行，取消書面審批業務。（付款審批流程除外）1.7 K3系統原有倉庫業務維持不變，ERP系統庫存業務與K3系統保持同步。1.8 公司各部門人員在系統中辦理業務時要確保錄入系統的各種數據信息準確無誤。1.9 庫管員在物資下發時要及時打印實物交接單，按月匯總裝訂存檔，以備查詢。1.10 需用部門在ERP系統中填寫材料申請單時，要確保預過賬項目準確無誤且與K3系統相一致。2 職責2.1 物資采購部提供系統運行的基礎數據，如庫存表、物資編碼明細、供應商明細3、暫估物資明細、審批流程等內容；2.2 ERP項目核心組負責基礎數據庫存表、物資編碼明細、供應商明細等信息導入工作，暫估物資由采購部各業務員依照采購訂單的形式錄入。2.3 在系統投運后，物資采購部負責物資管理模塊基礎數據的維護和完善，并對實施中存在的問題提出意見和建議，經營管理部負責技術實施。2.4 物資部根據授權及操作流程規定使用本系統處理業務，并對使用中存在問題及時以書面形式向經營管理部反饋。3 管理內容3.1 系統建立ERP核心組在投運前將物資編碼、庫存信息，庫位等基礎數據導入系統；對系統材料申請、供應商詢價、采購訂單、入庫等流程測試完善。所有上述工作及結果均應在有關部門充分討論的基礎由4、ERP核心組以文檔形式確定并經由審批、發布程序后方能實施。3.2 系統維護物資采購部指定專人負責對投運后業務流程及有關文檔的管理、修訂，對修訂內容應及時形成文檔、批準、發布、執行；信息中心配合負責技術實施。如需新增物資編碼，則由公司其他部門提出物資編碼申請，物資采購部指定專人負責物資編碼的創建和維護；其他基礎數據的變更要求，ERP項目組定期組織討論確定并執行修訂，對修訂內容應及時形成文檔、批準、發布、執行；信息中心配合負責技術實施。采購代碼的創建和維護由公司各部門計劃員定期完成，并按時匯總提交物資采購部。3.3 系統使用用戶在“ERP”系統中必須遵守ERP系統物資模塊操作手冊的規定，結合實際業5、務需求進行，用戶在系統中的任何操作均被記錄，不能隨意操作。學習使用ERP系統功能可以在ERP練習庫中進行，可以隨意操作。用戶在使用系統中發現問題及時記錄并向ERP項目組反映，任何疑難問題均由信息中心負責解決。3.3.1 物資編碼申請創建管理規定3.3.1.1 填寫物資編碼申請單物資編碼在物資模塊上線之前已經導入七千多條，這些編碼不足以滿足公司各部門申請材料時的需求，所以需用部門在有物資需求時還需要創建物資編碼。物資編碼申請流程是由需用部門申請，物資采購部物資編碼管理員審批并完成創建。l “名稱”文本框中填寫需要申請物資編碼的物資名稱或者需要申請物資編碼的用途；l “審批流程編號”文本框需填寫物6、資編碼審批流；l 零件行中的物資名稱、型號規格、計量單位、物資大類、物資中類、物資小類、會計組要根據ERP項目組下發的“物資編碼導則”來填寫。3.3.1.2 物資編碼創建需用部門在提交物資編碼申請單之后物資部物資編碼管理員必須在規定時間內（在考核細則中）完成物資編碼的創建工作，以便需用部門及時填寫材料申請單。物資編碼管理員在創建物資編碼前要確認零件行大中小分類、會計組等信息正確無誤后；方可創建編碼，若大中小類、會計組填寫有誤，則要對責任人對出考核意見。3.3.2 材料申請模塊使用管理規定3.3.2.1 采購代碼維護ERP系統物資模塊在上線之前已經創建了各部門所需的采購代碼，各部門計劃員負責定期7、維護即可，維護內容包括：1、采購代碼按時申請采購；2、采購代碼的有效期維護。具體操作流程如下：l 需用部門有急需物資的材料申請單產生之后部門計劃員在一個工作日內要完成申請采購流程，并且采購代碼到期之前兩個工作日內要完成采購代碼的匯總申請采購流程；l 需用部門計劃員在采購代碼到期之前一個工作日內要完成采購代碼的有效期維護，以便部門人員在填寫材料申請單時能夠隨時使用該采購代碼；l 采購代碼在維護時要注意采購代碼的狀態，采購代碼只有在“下達”狀態時才能使用，所以在維護采購代碼有效期時必須要注意轉換其狀態；l 需用部門計劃員在維護采購代碼時只能更改其有效期范圍，不容許更改會計組等其它內容。3.3.2.8、2 填寫材料申請單（申請物資計劃）申報物資計劃時系統會自動預留該物料申請單中所列所有材料給申請部門（或專業），這些材料采購入庫后只有申請部門（或專業）才能領用，如果申請部門沒有全部領用，且剩余材料全部或有部分取消預留，這種情況下其他部門（或專業）才可以申請領用已經取消預留的這部分材料，需用部門材料申請人一定要明確這一點。l 根據物資用途正確填寫“申請物資描述”文本框；l 根據所在部門和所屬專業真確填寫部門文本框和專業文本框；l 根據物資用途和物資所屬會計科目正確填寫內部目的地標識和采購代碼；l 申請行中到期數量字段為物資所需數量，申請行保存之后可用數量字段中會顯示出該物品庫存中可用的數量，根據9、這個數量調整更改到期數量字段中的值，一定要確保正確填寫。3.3.2.3 材料申請單審批流“審批流程編號”文本框是在保存材料申請單時自動帶出，跟采購代碼和部門是相互匹配的，在這描述一下其中的匹配規則，在填寫材料申請單時一定要確認審批流正確。l 采購代碼為空時自動帶出審批流：物資領料申請（WZLLSQ）；l 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會計組文本框為01（原材料、低值易耗品），物料申請單中部門文本框選擇20（設備維修部）或21（運行發電部），自動帶出的審批流為：生產原材料、低值易耗品申請（SCYCLXYSQ）；l 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會計組文本框為01（原材料、低值易耗10、品），物料申請單中部門文本框選擇非20（設備維修部）且非21（運行發電部），自動帶出的審批流為：非生產原材料、低值易耗品申請（GLYCLXYSQ）；l 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會計組文本框為02（固定資產），物料申請單中部門文本款選擇20（設備維修部）或21（運行發電部），自動帶出的審批流為：生產固定資產需用計劃（SCGDZCXYSQ）；l 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會計組文本框為02（固定資產），物料申請單中部門文本框選擇非20（設備維修部）且非21（運行發電部），自動帶出的審批流為：非生產固定資產申請（GLGDZCXYSQ）。3.3.3 采購模塊使用管理規定采購員11、對已下達的采購申請單要及時辦理，急需物資在一個工作日內要進入詢價流程，一般物資在7個工作日內要進入詢價流程，以免物資到貨時間延誤。l 在填寫供應商報價單時要在附件中掛接供應商報價傳真，另外采購訂單附件中也要掛接中標供應商的報價傳真或者采購合同（總金額大于5萬，必須掛接采購合同），如果有會議紀要，也需要同時掛接到采購訂單中；l 采購員在“訂單詢價核準”界面選定中標供應商之后，需在“評審結果”文本框中錄入中標供應商理由，如有特殊情況（未選最低價等），需掛接附件詳細說明；（含評審報告等內容）l 在ERP系統和K3系統雙軌運行期間，采購員必須在ERP系統和K3系統中同步辦理采購業務；（含發票匹配和申請12、付款）l 采購訂單在進入審批流之前，采購員一定要核準零件行中物資單價和合同單價一致。3.3.4 采購訂單到貨登記驗收入庫采購訂單中所列物資全部到貨之后由庫管員在系統中辦理到貨登記手續，在辦理入庫手續時一定要注意系統入庫數量和實際入庫數量一致。l 采購訂單登記之后，庫管員聯系需用部門驗貨員到倉庫驗貨；l 驗收員驗收結束之后，必須登錄本人或者班組賬戶將驗收人姓名錄入“QC分析員”文本框中，并且要告知庫管員驗收結果；l 庫管員要對已接收的物資移入庫存時必須核對好移入庫存數量與實際入庫數量一致；l 物資模塊正式上線之后倉庫的退貨業務也要在系統中執行。3.3.5 物資領用和退庫物資采購入庫之后在系統中有13、兩種狀態，一類是已預留的，這類庫存件在需用部門填寫材料申請單時系統自動預留，領料時只有申請部門（或專業）才能領用，庫管員直接在系統中執行一部下發操作即可；另一類是未預留的，這類庫存件在系統中的來源有二，其一是物資系統上線前存在的庫存件，其二是其他材料申請單取消預留的庫存件，這類庫存件沒有對應的材料申請單，任何部門（或專業）都可以領用。l 在K3系統與ERP系統雙軌運行期間，需用部門未在K3系統和ERP系統同步辦理物資出入庫業務；l 物資到貨后，需用部門（或專業）應在三日內領用出庫，否則申請人應取消預留；l 庫管員在物料下發時要確認領料人是否為材料申請單中所示部門、專業人員，若非材料申請單中所示14、專業人員，則要拒絕下發；l 庫管員在辦理退庫流程之前要準確找到需退庫物資所對應的材料申請單號，以免引起庫存混亂。4 考核細則4.1 物資編碼的申請和創建l 需用部門（或專業）在填寫物資編碼申請單時，物資名稱、規格、計量單位、大中小分類、會計科目填寫不準確，每項物資考核需用部門（或專業）20元；l 如果有同種物資重復申請物資編碼，則考核責任人50元；l 需用部門提交物資編碼申請單后，物資編碼管理員未及時（急需物資編碼，一個工作日內完成；一般物資編碼，3個工作日內完成）創建編碼，每次考核物資編碼管理員50元；l 對于物資編碼申請完成較好者獎勵50-100元。4.2 采購代碼維護l 需用部門計劃員未15、及時維護采購代碼有效期，導致部門人員在填寫材料申請單時沒有可用的采購代碼時，每次考核需用部門計劃員50元；l 需用部門計劃員隨意創建采購代碼，導致采購代碼使用混亂，考核責任人100元；l 需用部門計劃員未按時（急需物資，一個工作日內完成；一般物資，3個工作日內完成）匯總采購代碼并提交申請采購，導致需用物資無法按時采購的，每次考核需用部門計劃員100元。4.3 材料申請（需采購物資）l 材料申請單中“申請物資描述”文本框中填寫不規范，每次考核責任人30元；l 需用部門在創建材料申請單時未填寫“部門”、“專業”兩個文本框或者“內部目的地標識”、“采購代碼”兩個文本框填寫錯誤時，考核需用部門材料申請16、單創建人50元；l 在填寫材料申請單時，如果零件行中到期數量小于或等于可用數量，則該物資不需采購，可在材料申請單中不填寫采購代碼，直接領用，若在已知可用庫存數量滿足需求的情況下繼續申請采購，則每次考核責任人100元；l 材料申請各項數據填寫準確，完成質量較好者獎勵50-100元。4.4 物資采購l 采購員對已下達的采購申請單要及時辦理，急需物資必須在一個工作日內進入采購流程，一般物資必須在7個工作日內進入采購流程，如果急需物資未按規定時間辦理，每次考核責任人200元，如果一般物資未按規定時間辦理，每次考核責任人50元，異常情況需說明不考核原因。l 每個供應商報價單附件中必須掛接供應商報價傳真，17、另外采購訂單附件中也必須掛接中標供應商的報價傳真或者采購合同（總金額大于5萬，必須掛接采購合同），如果有會議紀要，也需要同時掛接到采購訂單中。如未按要求掛接相應的文檔，則每次考核責任人100元。l 采購員在“訂單詢價核準”界面選定中標供應商之后，需在“評審結果”文本框中錄入中標供應商理由，如有特殊情況（未選最低價等），需掛接附件詳細說明（含評審報告等內容），若果沒有中標供應商理由，則每次考核50元；l 在ERP系統和K3系統雙軌運行期間，采購員必須在ERP系統和K3系統中同步辦理采購業務（含發票匹配和申請付款），若未同步，導致兩系統運行數據出現偏差，每次考核責任人100元；l 物資采購符合流程18、規范，價格錄入準確、發票移交、付款等各項數據填寫無誤者，獎勵50-100元。4.5 采購訂單到貨登記驗收入庫l 庫管員應嚴格把關，確保K3系統和ERP系統物資入庫、驗收工作同步進行，若由于保管員把關不嚴，導致K3系統和ERP系統物資賬目不同步情況出現，考核責任人100元/次；l 物資到貨驗收之后，庫管員在辦理入庫流程時要核對清楚需要入庫的物資數量跟實際入庫數量一致，若出現偏差，每次考核50元。l 物資到貨登記之后，需用部門（或專業）應按時（大型重要物資在7個工作日內，一般物資三日內）完成驗收工作，若逾期未驗收，則考核需用部門（或專業）50元/天；l 物資入庫、驗收工作及時進行，且完成質量較好者19、，獎勵50-100元。4.6 物資領用與退庫l 在K3系統與ERP系統雙軌運行期間，需用部門未及時在K3系統和ERP系統同步辦理物資出入庫工作，考核100元/次；l 在K3系統與ERP系統雙軌運行期間，需用部門在K3系統和ERP系統同步辦理物資出入庫工作出現錯誤，未及時整改（1天）而影響系統雙軌運行，考核100元/次；l 物資到貨后，需用部門（或專業）應在三日內領用出庫，否則申請人應取消預留，若超過三日未領用出庫且未取消預留的，則超出時間每個工作日考核需用部門（或專業）30元；l 庫管員在物料下發時要確認領料人是否為材料申請單中所示部門、專業人員，若出現冒名領用情況，每次考核冒領部門（或專業）200元，考核下發庫管員50元；l 庫管員在辦理退庫流程之前要確保需退庫物資所對應的材料申請單，若選擇需退庫的材料申請單號錯誤，則考核責任人50元/次；l 物資領用手續辦理準確合格，且保持K3系統與ERP系統同步，獎勵50-100元。4.7 庫存基礎數據l 在K3系統與ERP系統雙軌運行期間，庫存基礎數據不準確，每次考核責任人50元。