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1、ERP系統運行管理制度應收賬款、應付賬款管理1.目的為進一步強化公司財務管理，規范會計核算，保證ERP上線后順利運行，制定本制度。2.適用范圍有限公司（以下簡稱“公司”）。3.職責3.1 財務部負責創建財務客戶及財務供應商。3.2 SD、MRO、MM模塊根據各自的業務，分別負責管理維護公司所有銷售訂單客戶主數據和采購訂單供應商主數據的創建和維護。3.3 財務部門有權對公司的客戶、供應商主數據的維護進行監督、審核。4.業務流程和要求4.1 財務客戶及供應商主數據的創建流程及要求4.1.1 公司財務部必須指定專人負責對客戶及供應商主數據的創建和維護工作，并負責監督、審核有關供應商、客戶主數據信息。2、主數據管理人員可以專職也可以兼職，主數據的創建要及時與往來管理人員取得聯系。4.1.2 所有客戶及供應商主數據的統馭科目必須按照客戶及供應商的性質設定為應收賬款、應付賬款等有關科目。4.1.3 客戶及供應商主數據管理員在創建主數據時，首先必須認真檢查該客戶或供應商在SAP系統中是否已經創建。4.1.4 如果某一客戶或供應商屬集團公司及其下屬單位或集團公司集團及其下屬單位，應首先檢查集團公司及其下屬單位編碼信息表，如果存在該單位，則以外部給碼方式增加該客戶或供應商，如果不存在該單位，則必須以規定的方式向集團公司申請編碼，待審批同意并下發編碼后再以外部給碼方式增加該客戶或供應商。4.1.5 所有外3、部客戶（組：SD03）及供應商（組：SK03）在主數據創建時由SAP系統內部自動編碼。4.1.6 客戶與供應商主數據管理員在創建某一客戶或供應商時必須認真檢查該單位信息是否已經創建，如果已經創建，則須將已創建的供應商或客戶的編碼填入該新建客戶或供應商主數據的相應字段中。4.1.7 公司所有的客戶與供應商都必須創建主數據，其中有銷售訂單的客戶主數據、有采購訂單的供應商主數據分別由SD模塊、MRO模塊創建，原油供應商主數據由MM模塊負責創建，其他客戶與供應商主數據由財務部門創建。4.2 員工主數據創建流程及要求4.2.1 員工主數據由公司財務部負責報銷人員向供應商主數據管理員提出申請，由供應商主數4、據管理員負責創建。4.2.2 供應商主數據管理員在創建員工主數據時必須讓有關人員提供該員工的姓名、所在部門、HR的人員編號等必要信息。任何人不得以任何虛擬信息創建員工主數據。4.2.3 員工主數據（組：SK98）以外部給碼方式進行創建，員工編碼規則為：“NM”+工號。4.2.4 員工主數據的統馭科目為“其他應付款”。4.3 客戶、供應商主數據維護流程及要求4.3.1 財務客戶、供應商及員工主數據的相關專管人員負責客戶、供應商主數據的維護。4.3.2 專管人員應隨時關注有關主數據信息的變化情況并及時進行修改。4.3.3 客戶、供應商主數據相關部門和人員有義務就相關單位的信息變動及時向專管人員提供5、變動信息。4.3.4 任何單位和個人不得以任何形式要求專管人員向客戶、供應商主數據中添加不真實的信息或將原先信息修改為不真實信息。4.3.5 專管人員有義務將原先上線時已存在部分虛擬信息逐步修改為真實信息。4.3.6 客戶及供應商主數據管理員在對客戶和供應商主數據進行凍結和刪除等維護時，必須及時與往來管理人員取得聯系，由往來管理人員查找該賬戶是否由余額、并向領導請示未清項的處理辦法。4.4 一般應收應付過賬流程4.4.1 財務人員應及時查看采購訂單情況，并按規定進行發票校驗、和過賬處理。4.4.2 財務人員應將有關非采購訂單發票正確、及時地過賬到SAP系統中。4.4.3 財務人員對于應收賬款及6、應付賬款以外的客戶和供應商掛賬，應認真核對所選的特別總賬標志，以確保相關業務正確過賬到對應的科目下。4.4.4 財務部門在收付款時應對該客戶或供應商的預收、預付及應收、應付款情況進行全方位的關注，對有關情況及時與相關部門聯系，并對于非常情況及時采取必要措施。4.4.5 其他與客戶、供應商相關部門，應隨時關注相關客戶、供應商的預收、預付及應收、應付款情況，發現問題立即與財務部門聯系，并采取必要措施。4.4.6 應收、應付的清賬工作應盡可能在收付款的同時進行，同時必須保證賬務處理的正確性與及時性。4.5 員工借款及報銷流程及要求4.5.1 財務部門在員工借款時，應根據借款單據，通過特別總賬標志將借7、款過賬到“其他應收款員工”科目下。4.5.2 財務部門在員工報銷時，應根據報銷單據，通過發票的形式將報銷款過賬到“其他應付款員工”科目下。4.5.3 其他應收與其他應付的清賬工作應盡可能在收付款的同時進行，如有特殊情況必須單獨清賬時，必須保證賬務處理的正確性與及時性。4.6 往來的管理及收付款流程4.6.1 在系統中，對往來的管理是通過未清項的管理來進行的，財務部要設立專人進行未清項的檢查、審核和管理。4.6.2 收款流程：應收賬款會計在收到客戶交來的款項首先進行審核和檢查，填寫銀行進賬單送至銀行出納會計，銀行出納在收到銀行的進賬單據應及時傳遞到應收賬款會計，應收賬款會計此時根據客戶名稱在系統8、中及時進行賬務處理、并進行客戶的未清項處理。4.6.3 付款流程：業務部門采購人員填寫請付款申請書經業務部門的行政領導審核、同意，傳遞到應付賬款會計等分別進行檢查、審核，最后經分管處長審核同意后由應付賬款會計在系統中進行應付賬款處理，并由資金管理按排資金、銀行出納付款。4.7 應收應付會計憑證審核流程及要求4.7.1 財務部應設專人對各類憑證進行檢查、稽核，以確保各項經濟業務及時、準確地在財務上進行反映。4.7.2 應收、應付會計憑證審核的主要內容包括：相關經濟業務的性質是否與會計憑證反映的內容相一致；“抬頭文本”：填寫憑證張數；“長文本”：填寫憑證摘要或選擇相關選項；憑證日期、記賬日期、貨幣9、業務范圍、業務金額等填寫是否正確；總賬科目、借貸等選擇是否正確；是否正確填寫必要的分配項；是否正確地選擇了相關稅碼及相關稅費計算是否正確；與總賬科目相關的各項內容是否符合總賬模塊管理的相關要求；其他按規定需填寫項目是否填寫正確。4.7.3 從其他模塊過入的會計憑證應認真審核其業務的正確性、及時性以及必要的輸入項是否齊全、完整、符合要求等，如發現問題因及時通過適當途徑要求有關部門和人員進行修正。4.8 應收、應付月末結賬流程及要求4.8.1 財務部必須指定專人進行結賬管理。4.8.2 結賬專管人員必須在每月1日上班前打開當月賬務，并在每月賬務結束后關閉該月賬務。4.8.3 關賬后須重新開賬的，10、須由有關人員寫出書面說明，經有關領導審批后方可。4.9 報表及客戶化程序運行流程及要求4.9.1 在集團公司全面實施ERP之前，報表按照集團公司規定的報表，通過“集團公司ERP報表管理系統”以數據抽取形式進行編制。4.9.2 上報集團公司報表必須按財務部有關編報要求及時準確上報。4.10 其它流程及要求4.10.1 ERP實施后其它須客戶化的程序，由需求人員按有關規定提出，并在完成后由其具體管理。4.10.2 ERP實施后其它須新增的流程，由需求人員按有關規定提出，由相關主管人員分析后決定是否實施。4.10.3 應收、應付模塊的會計檔案按總賬模塊中的會計檔案管理的相關規定實行統一管理。 5.支持性文件支持性文件主要包括：集團公司關于ERP的相關管理制度，用戶手冊等。