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1、 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 1 頁/共 13 頁 制度編號：制度編號：4242-XHLXHL-ZDZD-001001 K2K2 地產地產 工程部文檔、圖紙、合同工程部文檔、圖紙、合同管理管理 制度 （上海市新華路街道商辦綜合體項目）20152015 年年 1212 月修訂月修訂 (V V 1.01.0 版版 )起草人：起草人：審核人：審核人：審批人：審批人：日日 期：期：日日 期：期：日日 期：期：上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 2 頁/共 13 頁 一、總則一、總則 目的：為統一各項目部的文件歸檔,便于文件檢索及工作交接，明確項目完工后移交資料內容，完善文件責任制度。定義：本制2、度中的檔案，是指在開發項目過程中形成的對公司具有利用保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等各種形式的文件材料的總和，是各項工作、活動的真實記錄和原始憑證。1 1.職責職責 工程部負責編制、修訂和解釋，項目部實施。2.2.內容：文件的歸檔分類內容：文件的歸檔分類:A A 冊：公司管理規范：冊：公司管理規范：A0 上海褐石工程管理制度匯編 A1 變更及簽證管理制度 A2 招采及合同管理制度 A3 付款審批管理制度 B B 冊：招投標及合同文件：冊：招投標及合同文件：B0 合同登記匯總表 B1 工程類招投標及合同文件 B2 其它招投標及合同文件 C C 冊：公司內部來往文件冊：公司內部來往文件:C03、 收發文登記臺賬（公司）C1 公司、總部往來文件 C2 前期部往來文件 C3 設計部文往來文件 C4 成本部文往來文件 D D 冊：公司外部來往文件冊：公司外部來往文件:D0 收發文登記臺賬（外部）D1 工作聯系單 D2 公函及情況說明 D3 其他 E E 冊：監理公司往來文件冊：監理公司往來文件 E1 監理人員登記表及證明資料 E2 監理規劃 E3 監理實施細則 E4 監理會議紀要 E5 監理通知單 E6 監理工作聯系單 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 3 頁/共 13 頁 E7 專題報告 E8 監理工作總結 E9 監理月報 E10 審批表 F F 冊：施工單位來往文件冊：施工單位來往文4、件 F1 進度計劃 F2 施工組織設計 F3 施工方案 F4 工程聯系單 F5 申報表及函件 F6 移交記錄表 F7 施工方會議紀要 F8 施工日報 F9 施工周報 F10 施工月報 F11 其他文件（按單位歸類）F12 建設工程質量人員從業資格審查表 F13 報告書及成果文件 G G 冊：設計變更及工程簽證冊：設計變更及工程簽證 G1 設計變更 G2 技術核定單 G3 工程簽證 G4 獎/罰款通知單 H H 冊：計劃管理冊：計劃管理 H1 總進度控制計劃及評審記錄 H2 設計計劃 H3 甲供材料進場計劃 H4 資金計劃 H5 招采計劃 H6 目標成本 I I 冊：材料設備管理冊：材料設備管理5、 I1 封樣登記一覽表 I2 收（調）料單 I3 設備調試驗收記錄 J J 冊：進度款支付冊：進度款支付 J1 進度款付款臺賬 J2 工程進度款付款報審與支付 J3 物資進度款付款報審與支付 K K 冊：會議冊：會議 K0 會議目錄 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 4 頁/共 13 頁 K1 會議通知 K2 部門聯席會議紀要 K3 交底會議紀要 K4 專題會議紀要 K5 公司內部會議紀要 K6 公司外部會議紀要 K7 項目部內部會議紀要 K8 會議紀要內部流程會簽單 L L 冊：內業管理冊：內業管理 L1 OA 相關文件 L2 部門日常文件 L3 內部辦公流程 L4 其他文件 M M 冊：6、物業管理冊：物業管理 M1 物業前期介入資料 M2 物業接收前檢查資料 M3 項目分項移交資料 N N 冊：冊：工程工程前期前期及及配套配套 N1 公司證照 N2 前期配套資料 3.3.文件索引目錄文件索引目錄 項目部文件按上述方法進行分類，并在電腦中建立 excel 清單目錄便于隨時檢索。清單中需注明存檔日期及存放地點等要素便于快速尋找。4.4.文件夾標簽文件夾標簽 文件須以文件夾分類存放，文件夾側面以標簽進行標識。標簽上須標明項目名稱、卷目名稱及卷目編號。各文件夾按卷目編號進行排放。移交公司文件：工程完工后項目部需將上述內容按要求分別向公司及相關營運部門、物業等進行移交。二、文檔管理辦法、7、文檔管理辦法 工程助理應在每日及每周工作結束后匯總收發文記錄明細，每日收發文明細以郵件形式發送至部門各成員（并附附件）。每周收發文明細需發送至工程周報編制人 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 5 頁/共 13 頁 每月提供文件發放記錄掃描件至工程中心。1.1.收文收文管理管理 1)項目部任何內外文件往來均要求通過工程助理進行中轉，項目部成員帶回文件時，應首先交至工程助理處。2)工程助理收到文檔后需按要求進行電子檔案目錄登記、并填寫項目公司工程部文件資料受理登記表，掃描存檔或流轉處理等后續工作。3)外部單位來函、會議紀要流轉程序。工程助理收文后，a)按照公司文檔編號原則進行編號、掃描電子版存檔8、原件存檔。b）有需要的應介入內部辦公流程，需填寫內部辦公流程單，由項目經理牽頭填寫，并在跟蹤責任人欄內指定項目部成員作為經辦人，負責跟蹤或擬定回函。c）經辦人處理完成后簽字確認，經由項目總監及項目經理審核并簽字確認，最后由工程助理確認流程結束，并歸檔。4)檔案交接管理：任何個人不得據為己有或者拒絕文件材料歸檔，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。接收部門應將檔案與清單仔細核對后簽署接收。5)與其他部門共同參與事項所形成的檔案材料，由主辦部門負責檔案的收集、整理、歸檔，并做好部門資料備查交接工作。項目部工程助理應主動向協同部門取得完整的檔案資料進行存檔，涉及到公司存檔的，應做好記錄便于調閱。2.2.發9、文發文管理管理 1)擬發出的文檔需根據公司審批權限要求進行流轉會簽。2)會簽完成后，工程助理進行統一編號并通知對方收件人。3)簽收應簽署于原件上，并在專門的文件簽收簿上簽署。簽收簿登記內容須與文件主題相符。4)工程助理需要求對方合同內指定的文件簽收人簽署文件，避免代簽。如指定的簽收人無法到場，應做好記錄后，與對方約定進行補簽。5)上述工作完成后，工程助理將掃描件、原件及目錄進行更新/存檔，并將掃 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 6 頁/共 13 頁 描件發送至部門相關人員。6)圖紙發文需配工作聯系單一同發送，簽收完成的工作聯系單需交復印件至成本部簽收。另：OA 審批流程未完成的用于施工的圖10、紙將不予外發。3 3.歸檔文件的要求：歸檔文件的要求：1)辦理完畢的正式文件、審批文件及文件草擬修改稿，審批流程完整有效，無漏簽、越級現象；文件內容正確有效，無明顯低級錯誤。2)文件書寫和載體材料應耐久保存；3)必須是具有保存利用價值；4)必須經過系統整理，完整地反映了歷史活動的全過程，保持文件之間的有機聯系；4.4.檔案編號檔案編號要求：要求：1)編號原則：文檔編號應遵循簡潔、易懂、收發文均編號的原則。2)項目部資料員對項目部發起的各類表單文件按如下原則進行編號，具體為：項目編號-項目簡稱（分期）-年份-發文分類-編號 以“圖紙類工程聯系單 第 008 號文件”為例：新華路項目編號-新華路項11、目-年份-文件分類-編號）42XHL-2015TZ-008 3)項目部資料員對項目部歸檔的所有紙質文件，應遵循資料分類目錄中指定編號按如下原則進行內部歸檔文件名管理，具體為：項目編號-項目簡稱（分期）-資料分類編號-文件主題（加帶文件日期）-文件編號 以“監理通知單 A2-004”為例：42XHL-E5監理通知單 20151207-A2-004 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 7 頁/共 13 頁 三三、合同存檔管理合同存檔管理 1.檔案管理按照公司和相關部門（項目部）兩級管理的原則進行。2.現場項目部必須完整保存所有與本部門工作職責相關的合同。工程助理處保存復印稿一份，相關工程師如需在日12、常工作中隨時調閱，可申請加印副本或取得電子版掃描件。3.為保證合同的順利執行和便于監控合同執行過程，所有工程合同必須在簽署完成后，向監理移交一份復印件（根據需要，可請成本部專門制作無金額版本）。4.合同執行前，需充分落實條款講解制度。項目部相關人員可申請由成本部、造價顧問、法律部等相關部門對重要合同條款進行交底，并形成紀要。新員工到崗后，需首先對已簽訂的合同條款進行熟悉，方可上崗開展工作。5.在合同審批通過、經簽字蓋章后，項目部應按照公司文檔編號原則，對公司留存的合同及審批表進行統一編號存檔，便于查詢。6.工程助理編號完畢后，應將合同審批表、合同文本通過掃描或取得電子版存入電腦，通過辦公自動化13、系統實現共享，以方便有關人員在付款辦理和審核時查閱。7.項目部主導的考察入圍、評標、定標的過程文件，必須全數保存。不論投標單位是否中標，相關過程文件均必須在合同簽訂后一并整理成冊，向公司進行移交。8.工程助理需與成本部進行每月合同臺賬核對工作，并將成本部最新統計合同臺賬共享至部門成員。四四、圖紙圖紙及及設計設計變更存檔管理辦法變更存檔管理辦法 1.項目體全員都需明確：圖紙管理是項目品質管理、成本管理的核心。2.施工圖首先是合同執行的依據，也是后續材料采購、其他專業設計深化、營運部門工作的依據。任何對施工圖的變更，都有可能導致不可控的違約、索賠風險，務必高度重視。3.經公司設計部確認的施工圖下發14、后，工程助理應首先做好收件日期登記、圖 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 8 頁/共 13 頁 紙內容及版本登記，并會同相關專業工程經理/工程師核對是否有缺漏等現象，核對完成后進行簽收工作。4.工程助理處圖紙最低存檔要求：a）當圖紙已被加蓋審圖章時，至少存檔兩套。另兩套分發至總包、監理。當現場有需求時，需提請設計部加曬。b）當圖紙未加蓋審圖章時，至少存檔一套。5.設計變更單發至項目部后，工程助理需會同專業工程師/經理對底圖進行更新，將變更單與被變更的圖紙裝訂一處存檔，變更單涉及到多份底圖時，應要求設計部加曬，并分別裝訂。6.經審批完成的深化圖紙，應隨同原專業圖紙一同存檔，升版的設計深化圖按施15、工藍圖存檔要求進行登記保存。7.施工單位填報的技術核定單按如下要求進行管理：a)核定單如僅僅涉及到施工工藝調整，不涉及圖紙變更的，按照連續編號原則，經公司審批后予以存檔、執行。b)核定單如涉及到圖紙變更，僅允許作為臨時的施工檢查依據進行審批，在審批完成后，應聯系設計部及設計院，及時簽發變更單予以覆蓋。上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 9 頁/共 13 頁 五五、工程檔案的移交工程檔案的移交 1.根據上海市建設項目（工程）竣工檔案歸檔范圍要求，工程竣工預驗收完成后需組織工程檔案預驗收，檔案預驗收合格后，城建檔案館出具預驗收意見，并規定移交時間，在規定的時限內，項目部必須組織各單位完成工程檔案的16、移交工作。2.城建檔案館一套、綜合部一套、物業公司一套。以上檔案原則上均要求為原件，無法提供足夠原件的，復印件須加蓋公章，并注明原件存放地。提交完整的電子版，供竣工結算時使用。項目上移交后剩余的工程資料的處理方式，由資料員編制處理方案，以“oa”申請的方式進行審批，審批流程為資料員-工程經理-項目負責人-工程中心。上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 10 頁/共 13 頁 附件一：檔案盒側面樣式 上海褐石投資發展有限公司上海褐石投資發展有限公司 新華路項目部新華路項目部 E E9 9監理月報監理月報 E E 冊：監理公司往冊：監理公司往來文件來文件 上海褐石投資發展有限公司上海褐石投資發展有限17、公司 新華路項目部新華路項目部 E2E2監理規劃監理規劃 E E 冊：監理公司往冊：監理公司往來文件來文件 第 1 盒 第 1 盒 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 11 頁/共 13 頁 檔案盒正面樣式 logo 部門名稱部門名稱:新華路新華路項目部項目部 資料名稱資料名稱:E E 冊冊 監理公司往來文件監理公司往來文件 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 12 頁/共 13 頁 附件二：檔案總目錄 XX 項目 XX 期工程文檔總目錄 資料類別 主要工程資料名稱 分布 數量 資料類別 主要工程資料名稱 分布 數量 G G冊冊 設計變更及工程簽證 G1 設計變更 共 x 盒 共 X 盒 G2 技術核定單 共 x 盒 G3 工程簽證 G4 獎/罰款通知單 上海市新華路街道商辦綜合體項目 第 13 頁/共 13 頁 附件三：上海市建設項目（工程）竣工檔案歸檔范圍