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1、K2地產工程檔案管理制度（2015年）第一章 總則2第二章 管理職責2第三章 項目部存檔資料分類3第四章 存檔管理3第五章 工程檔案的檢查5第六章 工程檔案的移交7第七章 附則7K2地產工程檔案管理制度第一章 總 則第一條 編制依據 北京市建筑工程資料管理規程(DB11/T695-2009)、K2DC-GC-LC06-工程內業管理流程并結合本公司特點，制定本制度。第二條 編制目的 為使工程檔案管理符合建筑工程資料管理規程及公司相關管理的要求、規范項目工程文件的格式、編寫、收發、傳閱及存檔管理工作，特制訂本制度。第三條 適用范圍 適用于公司所有項目的工程檔案管理。第四條 歸檔原則 所有歸檔文件，2、內容、簽字必須完整，外單位形成的資料必須有公章。第二章 管理職責第五條 工程部職責 工程部負責按規定整理、歸檔與項目有關的各類資料，具體分類見附錄A；工程部應定期按規范及檔案館關于竣工資料的相關要求對總包、監理的檔案進行檢查，確保項目建設過程中工程檔案與現場實施進度同步；按照公司流程管理規定及本辦法上報相關資料存檔。第六條 工程部經理職責 組織開展項目工程檔案管理工作，指導資料員完成各項工作。對文件、資料的完整、正確及有效使用負責，工程部經理對項目內的文件資料的管理和有效使用負有領導責任。第七條 資料員職責 負責工程文件、資料的日常管理工作，并且對歸檔資料的有效性負責，監督和檢查參建各方工程資3、料的形成、積累和立卷工作，及時收集和匯總勘察、設計、監理和施工等參建各方立卷歸檔的工程資料第三章 項目部存檔資料分類第八條 按照北京市建筑工程資料管理規程(DB11/T695-2009)要求存檔的A-D類資料。第九條 項目部需存檔的其它資料，具體詳見附錄A。第十條 臺賬因在資料檢查中的重要性，重點單列。臺賬分二類，非專業類文件臺賬和專業類文件臺賬，其中專業類文件臺賬分為1、安全管理臺賬；2、質量管理臺賬；3、其他臺賬。第十一條 現場照片收集。 各項目部應每周、按樓號、分部位留存現場照片，并按照日期、樓號進行存檔，定期進行影像資料的刻錄和存檔。第四章 文件流轉 第一條項目內部，所有進入項目的文件4、資料都須先在資料員處登記（參照項目公司工程部文件資料受理登記表）、由資料員轉給工程部經理、由工程部經理做出判斷傳遞路徑并簽署意見后統一交到資料員處登記歸檔。 第二條項目外部，給監理、承包商、材料供應商的文件都由資料員傳遞給監理單位，由監理轉發至各收件單位。以工程部名義發出的文件，需相關人員傳閱后、經工程部經理簽字后發出，工程部留存正式發文一份，交現場專職資料員歸檔。以公司名義發出的文件，需填寫發文審批表，經項目總經理/項目總監/項目負責人審批、公司相關部門會簽后，加蓋公司印章方可發出。綜合部留存發文審批表、擬稿原件、正式發文一份歸檔。所有發文需按工作聯系單、設計變更、現場簽證、設計圖紙等分類填5、寫文件發放記錄，并經雙方資料員簽字確認，每月提供文件發放記錄掃描件至工程中心。工作聯系單需由工程部經理初步判斷，區分為技術類、經濟類，分別采用不同的編號，下發時抄送給成本部一份。 第三條工作聯系單發出后需提供復印件或掃描件至成本控制部，編號需連續，如有已發出但又收回、作廢的工作聯系單，需寫情況說明至工程中心及成本控制部，并經項目總經理/項目總監/項目負責人簽字確認。 第四條資料借用、調用、查閱需先由借閱人填寫文件借閱申請單，經項目總經理/項目總監/項目負責人批準后登記借閱。 第五條工程部各崗位人員調離本崗位前，工程部經理應組織其同交接人員辦理工作移交，相應責任轉移。第五章 存檔管理第十二條 檔6、案編號編號原則：文檔編號應遵循簡潔、易懂、收發文均編號的原則。項目部資料員對項目部發起的各類表單文件按如下原則進行編號，具體為：項目名稱 分期 年份+XXX號以“內部工作聯系單”為例，項目名稱 分期 年份 + XXX號SY7#- 二期 - 2014- 001順義新城7地 二期 年份 文件號項目部資料員收到的公司內部及外單位的文件后，按公司內部、監理單位、施工單位分類編號，編號原則同上。檔案材料歸檔時，以A4規格為標準，不足A4規格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規格，裝訂時，用棉繩以“三孔一線”方式裝訂成冊，入檔案盒，卷內目錄清晰、內容完善，分類組卷整齊、有序，案卷檔號和題名完善，在檔案7、柜中依序擺放整齊。非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，不得堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便的要求。做好檔案管理“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。 凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。資料員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時8、間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內目錄。嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。第十三條 檔案盒外觀樣式 見附件一第十四條 檔案總目錄 見附件二第十五條 檔案總目錄各類臺賬格式收發文臺賬和其他臺賬建立電子版及手工臺帳，臺賬必須及時更新。一、非專業類文件臺賬 見附件三各類臺賬二、 專業類文件臺賬安全管理臺賬（見附件三各類臺賬）：安全檢查記錄臺賬安全文件收、發臺賬安全整改通知臺賬總包、監理安全管理人員臺賬質量管理臺賬（見附件三各類臺9、賬）：質量檢查記錄臺賬質量管理文件收發臺賬（文件明細見附錄A第14類）缺陷整改通知臺賬設計變更臺賬其他臺賬（見附件三各類臺賬）：工程簽證臺賬工程付款臺賬甲供材料管理臺賬圖紙發文臺賬工程進度臺賬監理通知臺賬第十六條 歸檔要求分 項規 范 要 求案 卷檔案柜內案卷依序擺放整齊案卷檔號、題名完善卷內目錄卷內目錄清晰，內容（序號、責任者、文件材料題名、編制日期等）完善組 卷分類組卷，整齊、有序卷內文件編 號 連 貫文件完整（附件完善）簽 章 完 善（鮮章）文件排列有序（按建設流程先后順序排列）卷內文件與卷內目錄一一對應借閱需有記錄或標注第六章 工程檔案的檢查第十七條 檢查內容及評分標準檢查項目檢查內容10、得分工程檔案資料管理制度建立工程檔案資料管理制度的5按規定配備專（兼）職資料員5施工階段資料管理工作會議紀要是否齊全10施工合同及補充協議是否齊全10圖紙、圖紙會審記錄、變更是否齊全15已完成分項工程驗收資料是否建立臺帳5發文記錄是否齊全5各類臺賬（包括對施工單位資料檢查的臺賬及施工單位整改反饋）10施工單位資料或監理單位資料整理與現場進度不符的情況10審批表單簽字是否完整10施工日志5施工后期資料管理工作未能將工程資料轉交當地城建檔案館的5未能對物業公司交接記錄進行留存建檔5合 計100第十八條 評分標準評分：滿分100分，具體評分標準件見上表。第十九條 檢查周期1. 每季度向工程中心報本季11、度所形成的工程文檔電子版目錄，工程中心組織不定期抽查。2.工程中心每半年牽頭組織對項目部的工程資料進行檢查，形成檢查報告和整改報告。第七章 工程檔案的移交第二十條 工程檔案的驗收、移交根據建筑工程資料管理規程（DB11/T695-2009）要求，工程竣工預驗收完成后需組織工程檔案預驗收，檔案預驗收合格后，城建檔案館出具預驗收意見，并規定移交時間，在規定的時限內，項目部必須組織各單位完成工程檔案的移交工作。第二十一條 移交套數城建檔案館一套、綜合部一套、物業公司一套。以上檔案原則上均要求為原件，無法提供足夠原件的，復印件須加蓋公章，并注明原件存放地。另竣工圖需提供完整的電子版給成本部，竣工結算時12、使用。第七章 附 則第二十二條 本制度由工程中心負責解釋和修訂，自下發之日起試行。附錄A：資料分類目錄編號工程資料名稱歸檔保存部門資 料工程部項目部綜合部工程部存檔資料提供部門1A1決策立項文件01項目建議書(代可行性研究報告）產品中心02項目建議書(代可行性研究報告）的批文產品中心03關于立項的會議紀要、領導批示產品中心04專家對項目的有關建議文件產品中心05項目評估研究資料產品中心2A2建設用地、征地、拆遷文件01規劃意見書及附圖產品中心02建設用地規劃許可證、許可證附件及附圖產品中心03國有土地使用證產品中心04北京市城鎮建設用地批準書產品中心3A3勘察設計文件01工程地質勘察報告（原始13、地貌勘測、地址災害評估報告、場地內原有地下管網勘察報告、初勘報告、詳勘報告）產品中心02建筑用地釘樁通知單產品中心03驗線合格文件產品中心04概念設計成果設計部05設計方案審查意見設計部08消防設計審核意見產品中心09施工圖審查通知書設計部10施工圖設計部4A4招投標與合同文件01勘察招投標文件成本部02設計招投標文件成本部03施工招投標文件成本部04監理招投標文件成本部05勘察合同成本部06設計合同成本部07施工合同成本部08監理合同成本部09中標通知書成本部5A5工程開工文件01建設工程規劃許可證、附件及附圖產品中心02建設工程施工許可證產品中心6A6商務文件01工程投資估算文件成本部0214、工程設計概算設計部03施工圖預算成本部04工程結算成本部7A7工程竣工驗收及備案文件01建設工程竣工驗收備案表項目部02工程竣工驗收報告項目部03建設工程竣工檔案預驗收意見項目部04房屋建筑工程質量保修書05住宅質量保證書、住宅使用說明書工程部06建設工程規劃、消防等部門的驗收合格文件項目部8A8其他文件01工程未開工前的原貌、竣工新貌照片產品中心/項目部02工程開工、施工、竣工的錄音錄像資料項目部03工程竣工測量資料產品中心04建設工程概況項目部05工程項目管理人員名冊項目部9B監理資料01監理規劃項目部02監理實施細則項目部03監理月報04監理會議紀要05監理工作日志06監理工作總結（專題15、階段和竣工總結）項目部07見證資料08監理通知及回復項目部09監理抽檢記錄10不合格項處置記錄11工程暫停令12工程延期審批表13費用索賠審批表14質量事故報告及處理資料項目部15竣工移交證書16工程質量評估報告項目部17工作聯系單10竣工圖11參建各方資質01總包單位資質材料項目部02監理單位資質材料項目部03勘察單位資質材料項目部04設計單位資質材料項目部05主要分包單位資質材料（消防、防水、電梯、安防、門窗、幕墻、保溫等）12施工、監理機構負責人委托書及責任書01監理單位法人授權委托書（總監）項目部02施工單位法人授權委托書（項目經理、總工）項目部03單位工程參建單位有關責任人員名單項16、目部13進度控制01工程開工復工審批表項目部02進度計劃（總、年、月、周）項目部03材料需求計劃04施工周報14質量控制01圖紙會審單項目部02審圖、設計交底項目部03施工組織設計和施工方案項目部04建設工程質量事故調（勘）查筆錄項目部05建設工程質量事故報告及處理資料項目部06不合格項處置記錄項目部07非重大質量事故處理方案項目部08重大質量事故處理方案項目部09非重大安全事故處理方案項目部10重大安全事故處理方案項目部15造價控制01預付款報審與支付02月付（節點）款報審與支付03設計變更設計部04技術洽商成本部05現場簽證成本部06收方記錄07認質認價單16合同與其他事項管理01工程延期17、申請表及審批表02費用索賠報告及審批03合同爭議、違約報告及處理意見04合同變更材料05合同違約罰款通知書17收文記錄（工作聯系單）01公司各部門對項目部發文02政府對公司發文03監理單位對公司發文04施工單位對公司發文05物業公司對公司發文18會議紀要項目例會會議紀要項目部項目專題會會議紀要項目部項目交底會會議紀要項目部項目監理會會議紀要項目部項目驗收會會議紀要項目部其他與項目相關的會議紀要項目部19物業管理01物業前期介入資料客服部02物業接收前檢查資料客服部03項目分項移交資料20市政報件資料01咨詢方案及申報文件項目部02市政方案及申報文件項目部03市政圖紙及審圖紀要項目部04市政報規18、報建資料及規劃意見、施工許可證項目部05市政報竣資料21檢查記錄01安全檢查記錄、臺賬項目部02交接檢查記錄（包括場地交接、內部交接、與施工單位交接）、臺賬項目部03公司質量巡檢臺賬項目部04階段性停止點檢查資料、臺賬項目部05樣板驗收資料項目部22其他施工文件01工程管理策劃方案項目部02項目管理制度項目部03擾民費相關04施工日志05項目工程管理月報、周報項目部06項目工程后評估項目部23其他收發文01工作聯系單及臺賬（施工單位發文）02內部工作聯系單及臺賬（各部門）24各部門提供的其他資料可研報告產品中心策劃定位報告營銷部修詳手冊設計部客服案例庫（含重大及典型投訴、營銷、設計、工程質量19、問題等）客服部可研階段成本測算成本部定位階段成本測算成本部項目目標成本（集團審批）成本部注：“”標示為復印件或電子版存檔；“”標示為原件存檔。附件一：檔案盒側面樣式logo順義新城7#地項目部01監理規劃、02監理實施細則9監理資料第1 盒順義新城2#地項目部03監理月報9監理資料第1 盒順義新城2#地項目部01公司各部門對項目部發文17收文資料第1 盒檔案盒正面樣式logo部門名稱:XX項目部資料名稱:監理資料部門名稱:XX項目部資料名稱:監理資料附件二：檔案總目錄XX項目XX期工程文檔總目錄資料類別主要工程資料名稱分布數量資料類別主要工程資料名稱分布數量11參建各方資質01總包單位資質材料20、第 x盒共X盒02監理單位資質材料03勘察單位資質材料04設計單位資質材料05主要分包單位資質材料（消防、防水、電梯、安防、門窗、幕墻、保溫等）附件三：各類臺賬XXX項目總包、監理安全管理人員臺賬序號單位名稱（監理、總包）安全管理人員姓名性別有無安全員或注冊安全工程師資格證書取證時間進場時間離場時間XXX項目X期工程簽證臺賬序號日 期文件編號施工單位簽證內容簽證金額(估算)元備注本月簽證涉價金額合計XXX項目X期X樓進度臺賬序號施工部位開始時間完成時間工程量單位備注1挖土2014-5-32014-5-13深基坑支護2基礎底板（鋼砼）3一層墻體（鋼砼）XXX項目監理通知臺賬序號文件日期文件編號文21、件內容收文日期通知反饋文件題名反饋文件內容文件編號反饋時間備注33借閱登記薄序號借閱文件名稱借閱部門借閱人借閱日期歸還日期備注XXX項目安全（或質量）檢查臺賬序號檢查日期檢查人被檢查單位檢查情況及問題結果處理處理時間整改報告文件編號備注安全（缺陷）整改通知臺賬序號文件日期整改通知文件名整改內容整改日期整改報告文件編號現場復查整改情況備注設計變更臺賬序號文件日期變更編號文件名稱專業內 容收文日期收文檔號執行人知會人XXX項目（分解到地塊、期）合同、付款臺賬序號成本科目編 號合同名稱單位名稱付款約定合同金額結算金額累計付款金額（元）累計付款比例%第一次付款金額（元）第二次付款金額（元）第N次付款金額（元）收款人聯系電話圖紙發文薄序號圖紙日期圖號圖紙名稱套數接收單位接收人接收日期備注工作文件發文薄（按不同性質表格分類）序號發文日期文件題名文件編號數量接收單位接收人備注工作文件收文?。ò床煌再|表格及來文單位分類）序號文件日期來文單位文 件 題 名收文日期收文檔號執行人知會人