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1、上海褐石投資發展有限公司工程部會議管理制度一、目的舉行會議是解決工程中各種問題的最高效最有效的措施之一，有利于匯集各方信息及觀點，迅速形成決議并解決問題。會議的最基本要素為1.決議 2.存檔及跟蹤。（見第二條5、6點內容）二、會議要求：1. 會議要求：每個會議均由一名會議發起人（召集人），發起人需確定如下內容a) 會議時間（起止時間均需要明確）及地點，項目秘書負責預定會議室并通知服務員作準備。b) 會議主題（可有多個議題），會議需通報的事項或需解決的問題c) 參會單位、部門及人員名單d) 明確一名會議記錄人（可由工程經理、工程師或秘書根據需要擔任），會議記錄人負責操作連接投影儀的電腦，展示會議2、提綱并形成會議紀要。2. 會議通知：會議舉行前一天，項目秘書向需參加會議的全體人員發出會議通知（見會議通知模板），通知發出后當天下班前，秘書需確認所有參會反饋，如被邀請人未反饋的，項目秘書負責電話通知到參會人。參會人如需請假或稍晚到達的，必須取得會議發起人的同意。如重要參會人無法出席會議的，秘書需立即通知會議發起人決定是否會議改期。3. 基本準備：a) 會議簽到表（見會議簽到表模板）b) 錄音筆或攝像設備（涉及到重要的方案介紹、設計交底、重要事項匯報或需要留存聲像記錄的會議）c) 投影儀及會議記錄人操作的電腦設備d) 會議提綱。秘書根據參會人數打印后分發。e) 會議照相。秘書在所有參會人員落座3、后，拍攝全景照片并作為會議記錄的一部分，與會議簽到表、錄音記錄、會議紀要等一并編號存檔。f) 其他，如茶水、水果、會議布置、小黑板等。4. 會議紀律：所有參會人員應當在會議開始前10分鐘進入會場，并主動將手機調至振動模式。會議舉行中，所有參會人員不得處理與會議無關的其他工作，不得私下交流，并不得在會議期間收發郵件、查看微博、微信等。以確保會議高效進行。召集人在會議開始后應宣讀會議紀律，違反者將按照公司規定進行處理。5. 會議紀要：會議紀要由會議記錄人負責匯總及整理，并經會議發起人確認后由工程總監簽發。紀要包含要素為：會議形成的一致意見，需要跟蹤及解決的事項及負責落實的部門/責任人、需解決的限定4、時間、需共同參與/配合的部門人員。會議紀要并非簡單的會議記錄，需避免出現會議后沒有決議的現象。會議紀要需在會議結束后一個工作日內完成發放，重要的會議紀要應爭取在會議過程中形成，并在會議中當場會簽并分發。如會議后第二天涉及非工作日的，會議記錄人及秘書應確保在當天下班前將會議紀要形成并分發。6. 決議跟蹤：例行會議形成的決議及跟蹤事項表，需落實跟蹤制度。事項完成后，責任人將完成情況通知與會人，并在秘書處進行登記銷項。每次例會開始后，需先將上次例會的決議及待解決事項進行回顧，仍未解決的事項繼續出現在本次會議紀要中進行跟蹤。7. 紀要存檔要求（電子版）：a) 秘書在收到經工程總監簽發的會議紀要后，應將5、其打印并加蓋流轉章，是否需要項目部全體人員閱后簽字表示已知曉會議內容。會簽完成后秘書將此文檔掃描后存于部門服務器內，作為唯一的執行依據（word文檔不作為執行依據），紀要的紙質文件需放置在專門的文件柜內，并按照要求設立檢索標簽。b) 會議簽到表需存檔（紙質、電子）c) 會議錄音、影響資料（如有）需存檔（電子）d) 會議中討論的各項計劃、技術方案等需存檔（電子）e) 會議紀要電子版（word格式）需存檔，并設置為只讀格式（可下載修改，不得直接在服務器更改。作為內部文件，應避免采用pdf格式。f) 例會形成的待解決事項跟蹤表，須由秘書進行復制后，歸入專門的部門跟蹤表中進行逐條銷項并備忘（格式見部門6、工作銷項表）。是否需要g) 所有的會議紀要需加設內部編號進行歸檔，如部門例會、監理例會、承建商進場啟動會、技術交底會、設計交底會及其他臨時組織的會議等等。h) 秘書應編制專門的會議目錄（excel格式），以便今后檢索。8. 臨時性會議：為解決突發事項而臨時舉行的小范圍會議可執行簡易模式，不受上述1-3條要求的限制，以達成快速解決問題的目的。會議完成并形成一致意見后，會議參加人員中確定一人發出會議紀要，并抄送相關人員并在秘書處備案存檔。9. 項目例會：項目啟動后，由項目總監、項目經理召集各部門舉行每周例會（會議時間、地點及與會人員在第一次項目例會時確定并固定），以達到各部門信息互通、共同協作以快7、速解決問題的目的。需參會部門：項目部、設計部、開發部、成本部、采購部，并視情況邀請租務、物業等其他部門列席會議。首次項目會議另需形成公司內部的各部門參與人員名冊。a) 會議主持人原則為項目總監。會議記錄人為項目經理。各參會部門需明確本部門一名人員作為參與項目的負責人，該負責人需參加每一次項目例會并不得缺席，如需請假的，原則上需有該名人員的上級代為出席，以確保事項跟蹤的連續性。b) 會議要求及準備要求參見第二條c) 會議流程為：i. 分析總控計劃執行情況ii. 分析設計計劃執行情況iii. 分析采招計劃執行情況iv. 分析上周例會待解決事項跟蹤表v. 各部門輪流匯報本周工作安排及下周計劃vi. 8、各部門提出需其他部門協調解決事項vii. 項目總監總結d) 按第二條5-7項要求進行會議后續工作。秘書將項目總監簽發后的會議紀要發送給項目花名冊中所有人員是否需要執行，并抄送公司管理層。10. 監理例會：監理例會由總監理工程師主持并由各參建單位參加。會議需達到檢查工程進度，通報工程質量、安全文明檢查狀況，解決工程中各種問題，及時傳達業主方最新要求的目的。a) 會議準備：i. 會議前一天，各參建單位將上周完成情況、下周工作安排、待協調問題匯總到總包處，總包整理后交至監理處備案。ii. 總監理工程師在會前就施工單位提交內容與業主項目經理進行簡要交流。iii. 各單位到會時需攜帶上周會議紀要、月度計9、劃到會。iv. 會議需準備錄音筆、投影儀等設備。b) 參會人員：i. 總監理工程師、專業監理工程師、安全監理工程師、監理資料員ii. 施工單位項目經理、技術負責人、生產經理、安全負責人、質量負責人、資料員（可根據人員情況調整）iii. 業主項目部全體iv. 顧問單位代表v. 監測單位代表vi. 地鐵監護代表及其他c) 會議流程：i. 總監理工程師主持會議并宣布會議紀律。ii. 會議簽到iii. 核對總控計劃、月計劃節點iv. 總分包單位介紹周計劃及需協調解決的事項v. 監理回顧上周安全檢查、質量檢查情況，并提出整改要求或處罰決定。vi. 監理回顧上周發出的監理工作聯系單、監理工程師通知單情況。10、vii. 業主提出要求并布置工作viii. 總監理工程師回顧上周紀要中待解決事項，并形成本次紀要。ix. 會后監理資料員負責形成書面會議紀要，交各參建單位簽認后分發。項目部秘書收到后加蓋流轉章問題同上，交項目部全體簽字流轉。完成后將紀要掃描存檔。項目秘書另將紀要抄送公司設計、開發、成本、租務等協作部門對口人員。x. 每月最后一次例會時，總包需提交下個月度的進度計劃、甲供材料到貨計劃、圖紙深化計劃、付款計劃等。11. 設計交底會議/圖紙會審會議：a) 參會人員：設計單位專業設計師、設計部專業工程師、項目部項目經理及專業工程師、成本部預算經理、施工單位項目經理及技術負責人、監理單位總監理工程師及專11、業監理工程師、顧問單位（設計、成本）代表。（根據公司架構及管理模式調整）b) 會議準備：投影儀、錄音筆、會議簽到表、攝像設備（按需）、小黑板。監理單位及施工單位提交問題清單并提前一天交至業主及設計單位處。c) 會議流程：i. 設計單位專業工程師介紹設計理念、設計意圖、結構特點、施工要求、技術措施、所選取設備及材料的特點和有關注意事項。ii. 就之前收到的設計提問單進行逐條回復。iii. 各單位補充提問。iv. 明確需補充的圖紙、設計變更單的內容以及提供時間。v. 就待定事項與業主設計部、項目部進行協商，確定解決方案。vi. 所有討論事項需經過成本部、成本顧問逐條審定，確認對現有合同、成本指標等12、不產生重大影響后方可簽發，否則需提交項目例會或公司管理會議專題討論。（具體見設計變更、設計深化成本控制辦法）12. 例行質量檢查、安全檢查總結會：（詳見質量管理辦法、安全文明管理辦法）a) 例行的質量、安全巡查每周組織一次，檢查重點為對過去一周監理、業主發出的工作聯系單、監理通知單內容進行復查。同時對巡查中發現的新問題進行記錄。b) 檢查參加人員為：業主項目部、監理項目部、總分包單位負責質量、安全的專業負責人。c) 檢查完成后，各方需回到會議室，將檢查過程中拍攝的照片、記錄的內容進行回放，并形成檢查總結會議紀要。d) 檢查紀要需進行編號及存檔，對于施工單位未能在要求時間內完成整改的行為，需按照13、合同要求發出處罰通知單。（處罰條款及質量、安全標準需在合同技術標中提前明確，以免發生爭議）13. 工程樣板總結會：（詳見樣板引路制度及樣板管理辦法）a) 根據樣板引路制度及合同附件的清單要求，在現場制作樣板（為防止施工單位提出費用索賠或拒絕執行，必須在招標及合同中進行明確，并要求施工單位申報包干費用,且規定不執行的處罰措施）b) 樣板施工前由總包組織介紹會，以PPT形式向業主、監理進行介紹，內容為圖紙中施工節點做法、相關施工規范及圖集要求。c) 樣板完成后施工單位填寫申報單，召開樣板總結會，由業主、監理、設計、顧問等各方組織會審。d) 會審通過后，各方對申報單進行會簽。施工單位在樣板處掛牌并拍14、照留存，并向下屬班組進行交底，并開始大面積施工。14. 施工方案介紹會、講圖會：a) 項目管理中，鼓勵施工單位向監理、業主進行講圖、介紹方案的做法，以提前規避風險，找出可能存在的問題。同時，參與講圖會的業主人員應重點關注跨專業協調及合同分工界面是否合理的問題。b) 招投標進行時，項目部應要求各投標單位申報需提交的施工方案清單。項目部匯總后，在合同中予以明確。c) 施工前，施工單位將即將開展施工的方案制要點作成PPT格式，舉行方案介紹會向業主、監理進行介紹。基坑圍護施工方案、地下室施工方案等需要向建交委科技委、申通地鐵進行匯報的方案，必須先在內部進行介紹后，才可對外進行匯報。d) 講圖重點： 執15、行標準、規范、圖集清理并落實各單位是否已經齊備。 結構體系、裝修、安裝系統講解，各專業重點質量控制點及控制措施，優化建議。e) 講圖及方案介紹會同時需關注：施工單位介紹人通常為技術負責人或項目經理，通過介紹會可考察其對圖紙的熟悉程度以及對施工管理的前瞻性是否滿足項目要求，并及時提出更換人員。15. 政府檢查、驗收會議等：a) 對于政府進行的質量、安全、經營行為抽查，務必高度重視，以免引起行政處罰。在合同中需對此類檢查進行明確，向施工單位轉移風險及處罰責任。b) 針對此類檢查，項目秘書應準備專門的文件夾，存放項目前期審批材料、主要工程合同、勘察報告等以備隨時檢查。c) 項目秘書應配合工程經理準備16、一份項目介紹PPT文件，并隨著工程進展每月進行更新。介紹文件應具備：項目介紹、項目主要經濟指標、項目大事記、方案效果圖、工程施工圖片等，并結合施工單位的方案介紹內容進行補充。該文檔在項目啟動前建立底稿，并需設計部、項目部工程師配合提供素材。d) 提前獲知且重要的驗收會議如首監會議、基礎分部驗收、主體結構驗收、消防驗收、竣工驗收等，由項目秘書提前發出會議通知，知會相關設計院、勘察單位、公司領導等安排時間到會。項目經理需安排秘書建立會議日程記錄表并制定專人對此類會議拍照留存。16. 總包、監理向分包交底會：a) 在招標及合同中明確：總包及監理需在分包單位進場時，向其做管理交底，以明確要求。b) 交底過程由總包、監理、分包的主要管理人員參加，項目部由專業分管工程師參加。c) 交底記錄須由被交底方簽字確認，并交各方存檔。d) 交底記錄可作為今后分包方違規行為的處罰依據，并在合同中提前明確，以作為合同條款的補充，規避合同風險。e) 分包方管理人員在被交底后，需向所屬班組、施工人員進行二次交底，并形成交底記錄備查。附錄：會議簽到表會議名稱會議時間會議地點應到人數實到人數序號單位/部門姓名聯系方式備注