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1、業務流程定義外包加工采購流程流程編碼: BPD_MM10_V01作者: 姚笛流程名稱:外包加工采購流程流程定義文件簽署表業務流程定義文件是描述比亞迪精密制造有限公司將來在SAP R/3系統中處理相關業務的詳細流程定義，其中所涉及的SAP功能已得到以下項目組成員的接受并已簽署。比亞迪股份有限公司第三事業部分管副總裁：孫一藻_ 簽署: _比亞迪股份有限公司三部“精密項目”項目經理：孫一藻_ 日期:_比亞迪股份有限公司第三事業部物料部經理： 王江_ 簽署:_比亞迪精密制造有限公司物料部負責人： 王江_ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部成本科科長：周亞琳_ 簽署:_比亞迪精密制造有限公司成本科負2、責人： 周亞琳_ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部采購科科長：熊藝 _ 簽署:_比亞迪精密制造有限公司采購科負責人： 熊藝 _ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部倉務科科長：董銘 _ 簽署:_比亞迪精密制造有限公司倉務科負責人： 董銘 _ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部計劃科科長：劉麗萍 簽署:_比亞迪精密制造有限公司計劃科負責人： 劉麗萍 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部商務科科長：紀曉萍 簽署:_比亞迪精密制造有限公司商務科負責人： 紀曉萍 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部設備科科長：朱成都 簽署:_比亞迪精密制造有限公司計設備負責人： 朱成都 日期: _比亞3、迪股份有限公司財務總監: 吳經勝 簽署: 日期: 比亞迪股份有限公司財務部經理: 朱愛云 簽署: 日期: 比亞迪股份有限公司ERP項目分管副總裁： 夏佐全_ 簽署: _ 日期: _比亞迪股份有限公司“精密制造ERP項目”項目經理：杜德寶 簽署: 日期: 流程簡述 本流程所指的外包加工采購是一種特殊的生產性物料采購，鑒于其自身的特殊性及在各公司下的普遍性，故將其單獨作為一個業務流程。外包加工采購流程用來控制外包加工業務從與供應商的協商到采購收貨間的外部采購過程。本流程分為采購流程及采購訂單跟蹤流程及補料流程。在比亞迪精密制造有限公司，外包加工采購業務由精密制造采購科負責期望/功能/特別考慮 SA4、P系統中各個采購組的職責劃分應該明確，以利于系統操作及采購管理。 采購價格應由SAP系統中的采購信息記錄直接帶來，不允許采購人員更改采購價格。 在SAP系統中采購訂單的批準及釋放權利應由采購經理及采購經理指定的專人同時擁有。 外包加工的采購在SAP系統中能通過貨源清單或采購框架協議或信息記錄指定供應商。 在SAP系統中通過設定采購訂單的催貨條件能自動生成催貨信。 外包加工采購根據物料清單按標準數量的物料發放給供應商，在每月末指定當月最后一張采購訂單進行物料消耗調整。流程詳細解釋: 比亞迪公司在SAP系統實施后采購組織結構如下：公 司采購組織代碼采購組負責部門采購職責精密制造公司700070005、701采購科精密制造原材料702精密制造外購件703精密制造模具材料704精密制造包裝材料705精密制造委外加工材料706設備科精密制造固定資產采購比亞迪精密制造有限公司，供應商編碼規則：第一位 第二位-第五位代碼意義代碼意義7比亞迪精密制造有限公司供應商（正常）2000-9999流水號7比亞迪精密制造有限公司供應商（五金類和費用類）1000-1999流水號相關的規則和政策改變: 采購員在SAP系統中通過貨源清單或采購框架協議或采購信息記錄選擇供應商并創建采購訂單。 在SAP系統中采購價格由采購信息記錄中直接帶來，采購員在創建采購訂單時無法更改價格,如需更改則必須經過供應商管理數據修改流程進行6、。 采購員創建采購訂單后，SAP系統會自動將此訂單轉為保持狀態，直至采購經理或其指定的專人對此采購訂單進行審批并釋放后才能將其打印出來。 采購訂單的審批由采購經理或由其指定的專人在SAP系統中進行。 對供應商的月末補料要求，在系統中指定為對當月最后一張采購訂單的補料。風險控制 采購經理及其指定的專人在SAP系統中都有審批及釋放采購訂單的權限，所以可能存在采購員繞過采購經理而通過采購經理指定的專人釋放采購訂單，因此要求此專人只在接到采購經理的授權指示后才去在系統中審批及釋放采購訂單。使用頻率 根據實際生產需要確定。組織結構變化(對當前組織結構): 無權限控制:各采購組織下各個采購組的采購員具有對7、其負責采購的物料進行創建和修改采購訂單的權限。采購經理及其指定的專人對其負責的采購組織/采購組具有釋放采購訂單的權限。相關的程序開發:接口, 數據轉換, SAPScript, 報表, 或者功能增強描述復雜程度優先級參與的部門負責人和用戶：參與的部門生產性物料的采購流程精密制造物料部O精密制造采購部O 負責人：O參與人：X版本控制版本號作者日期描述原因01姚笛2005-10-31創建BPD創建。 外包加工采購流程外包加工采購跟蹤流程業務流程步驟:外包加工補料流程1外包加工采購流程步驟用戶系統事務描述下一步1采購員SAP查閱采購申請根據采購組的職責，采購員在SAP系統中查閱各自待處理的采購申請，確8、定需要外包加工的采購業務。22采購員Non-SAP與供應商協商供貨根據采購申請，采購員與相應的供應商協商供貨的可能性。33采購員SAP將采購需求分配給供應商采購員根據協商結果在SAP系統中將采購申請分配給供應商。44采購員SAP生成采購訂單采購員在SAP系統中將采購申請轉化成采購訂單。55采購經理/指定的專人SAP是否批準采購經理/其指定的專人在SAP系統中審批采購訂單，如果訂單有問題則要求采購員與供應商重新協商、修改采購訂單后重新審批。如批準則進行下一步操作。66采購經理/指定的專人SAP釋放采購訂單采購經理/指定的專人在SAP系統中釋放采購訂單。77采購員SAP打印采購訂單采購員在SAP系9、統中將采購訂單打印出來。88采購經理/指定的專人Non-SAP簽字采購經理/指定的專人在采購訂單上簽字。99采購部門/文控中心Non-SAP蓋章采購員將簽好字的采購訂單在本部門或拿至文控中心蓋章。1010采購員Non-SAP是否有預付款要求如果供應商要求預付款，則采購員進行預付款申請流程后進入下一步。如果不需預付款，則進行下一步操作。1111采購員Non-SAP將采購訂單發送給供應商采購員將采購訂單發送給供應商并確認供應商已收到采購訂單。1212供應商Non-SAP供應商領料供應商收到訂單后按訂單前來領料。1313采購員SAP查詢應發物料及其數量采購員根據訂單在SAP系統中查詢應發給供應商的物10、料及其數量。1414采購員Non-SAP填寫發貨單并交給倉管員采購員根據查詢的結果將應發物料及其數量填寫在發貨單上并交給倉管員。1515倉管員SAP查詢庫存（倉位）倉管員查詢應發料的庫存位置。1616倉管員Non-SAP揀貨并發貨倉管員根據發貨單或轉儲單進行揀貨并將其發給供應商，雙方簽字確認。1717倉管員SAP在系統中確定發貨（更新倉位）倉管員在SAP系統中確定發給供應商的物料數。1818采購員Non-SAP訂單是否需變更采購員根據計劃部門通知或供應商的反饋確定采購訂單是否需變更。如需變更則進入生產性物料采購訂單跟蹤流程；不需變更則進入下一步操作。1919采購員SAP定期查閱催貨信采購員定期11、在SAP系統中查閱系統生成的催貨信。2020采購員SAP打印催貨信采購員將生成的催貨信打印出來。2121采購員Non-SAP將催貨信發送給供應商采購員將打印出的催貨信發送線供應商，并確認供應商已收到催貨信。采購訂單收貨流程2外包加工采購跟蹤流程步驟用戶系統事務描述下一步1計劃主管/供應商Non-SAP通知采購需求變更/要求采購訂單變更計劃主管因生產計劃更改，通知采購員采購需求有變更。供應商因其自身原因，要求采購員采購訂單進行更改。22采購員Non-SAP與供應商磋商/與計劃部門協商采購員與供應商磋商新的供貨要求的可能性。采購員與計劃部門協商采購需求是變更的可能性。33計劃主管/供應商Non-S12、AP可否接受計劃主管/供應商確定能否接受，如不能接受則由采購員進一步協調；如能接受則進入下一步操作。44采購員SAP更改采購訂單采購員根據協商結果，在系統中更改采購訂單，并在新訂單上注明原訂單無效并以此為準。55采購經理/指定的專人SAP釋放采購訂單采購經理/指定的專人釋放更新后的采購訂單。66采購員SAP打印更改后的采購訂單采購員在SAP系統中將更改后的采購訂單打印出來。77采購經理/指定的專人Non-SAP簽字采購經理在訂單上簽字。88采購部門/文控中心Non-SAP蓋章采購員將簽好字的采購訂單在本部門或拿至文控中心蓋章。99采購員Non-SAP將采購訂單發送給供應商采購員將采購訂單發送給13、供應商，并確認供應商已收到采購訂單。1010采購員Non-SAP訂單是否需變更采購員根據計劃部門通知或供應商的反饋確定采購訂單是否需變更。如需變更則進入生產性物料采購訂單跟蹤流程；不需變更則進入下一步操作。1111采購員SAP定期查閱催貨信采購員將生成的催貨信打印出來。1212采購員SAP打印催貨信采購員將生成的催貨信打印出來。1313采購員Non-SAP將催貨信發送給供應商采購員將打印出的催貨信發送線供應商，并確認供應商已收到催貨信。采購訂單收貨流程3外包加工補料流程步驟用戶系統事務描述下一步1供應商Non-SAP提出補料申請供應商提出補料要求并提供相關資料。22采購員Non-SAP采購員確14、認采購員根據供應商提供的相關資料對其補料要求進行確認。33采購經理Non-SAP審批采購經理審批供應商的補料申請。44采購員Non-SAP是否超出協定的最大補量采購員確定供應商的補貨要求是否已超出協定的最大補料量。如果超出則通知財務部對此供應商進行扣款后進入下步操作。如未超出則直接進行下步操作。55采購員SAP調整系統中物料損耗采購員根據供應商的補料要求在SAP系統中對當月最后一張訂單的物料損耗（發料數量）進行調整。66采購員SAP查詢應補發物料及其數量采購員根據調整的結果在SAP系統中查詢應發物料及其數量。77采購員Non-SAP填寫發貨單并交給倉管員采購員根據查詢結果將應發貨物料及數量填寫在發貨單上并交給倉管員。88倉管員Non-SAP是否精密制造的外包加工業務如果是精密制造的外包加工業務則進行下一步操作。如果是其它工廠的外包加工業務，則先在系統中生成轉儲單。99倉管員Non-SAP揀貨并發貨倉管員根據發貨單或轉儲單進行揀貨并將其發給供應商，雙方簽字確認。1010倉管員SAP在系統中確定發貨倉管員在SAP系統中確定發給供應商的物料數。ENDBPD_MM10（外包加工采購流程） Page 19 of 19