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1、業務流程定義供應商主數據維護流程編碼: BPD_MM04_V01作者:姚笛流程名稱:供應商主數據維護流程定義文件簽署表業務流程定義文件是描述比亞迪精密制造有限公司在SAP R/3系統中處理相關業務的詳細流程定義，其中所涉及的SAP功能已得到以下項目組成員的接受并已簽署。比亞迪股份有限公司第三事業部分管副總裁：孫一藻_ 簽署: _比亞迪股份有限公司三部“精密項目”項目經理：孫一藻_ 日期:_比亞迪股份有限公司第三事業部物料部經理： 王江_ 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司物料部負責人： 王江_ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部成本科科長：周亞琳_ 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司成本科負責2、人： 周亞琳_ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部采購科科長：熊藝 _ 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司采購科負責人： 熊藝 _ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部倉務科科長：董銘 _ 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司倉務科負責人： 董銘 _ 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部計劃科科長：劉麗萍 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司計劃科負責人： 劉麗萍 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部商務科科長：紀曉萍 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司商務科負責人： 紀曉萍 日期: _比亞迪股份有限公司第三事業部設備科科長：朱成都 簽署:_ 比亞迪精密制造有限公司計設備負責人： 朱成都 日期:3、 _比亞迪股份有限公司財務總監: 吳經勝 簽署: 日期: 比亞迪股份有限公司財務部經理: 朱愛云 簽署: 日期: 比亞迪股份有限公司ERP項目分管副總裁： 夏佐全_ 簽署: _ 日期: _比亞迪股份有限公司“精密制造ERP項目”項目經理：杜德寶 簽署: 日期: 流程簡述 供應商主數據是采購部門進行采購的主要依據，同時供應商主數據的維護對公司的財務業務還起著支持作用供應商主數據中不同的視圖由其相關的部門進行維護，同時每個部門只能對其相應的視圖進行維護。因此，供應商主數據可通過以下兩種方法進行維護：集中式維護：由一個部門集中維護所有關聯部門的數據信息。分散式維護：在系統中，每一部門維護各自的數據信4、息。在比亞迪精密制造有限公司，供應商主數據的維護是由采購部專人負責集中維護的。本業務流程定義文本描述了將來比亞迪精密制造有限公司的供應商主數據的維護流程，它包括：供應商主數據的創建；供應商主數據的修改；此處所討論的供應商是指那些比亞迪精密制造有限公司經常性、重復性采購的供應商，而對于一次性或偶發性的供應商，建議不要對其維護供應商主數據，而是直接使用系統中已事先維護好的一次性供應商，在錄入采購訂單將供應商的具體信息錄入。另：本流程所指的采購部門均指行使采購職責的所有部門而不單僅指哪一部門，相應的采購經理也即指行使采購職責的部門經理。期望/功能/特別考慮 通過SAP系統能對供應商的主數據進行嚴格有5、序的管理。 此要求能在項目實施階段完成。流程詳細解釋: 比亞迪公司在SAP系統實施后采購組織結構如下：公 司采購組織代碼采購組負責部門采購職責精密制造70007000701精密制造精密制造原材料702精密制造外購件703精密制造模具材料704精密制造包裝材料705精密制造委外加工材料706精密制造固定資產采購比亞迪精密制造有限公司，供應商編碼規則：第一位第二位-第五位代碼意義代碼意義7比亞迪精密制造有限公司供應商（正常）2000-9999流水號7比亞迪精密制造有限公司供應商（五金類和費用類）1000-1999流水號相關的規則和政策改變: 供應商主數據的創建及修改都由采購部門在SAP中進行。 對6、于一次性供應商，要求盡可能在SAP系統中下采購訂單時錄入供應商信息，再進行采購流程。風險控制 在SAP系統中，除一次性供應商可直接使用同一個事先維護的供應商主數據下采購訂單外，對于新的重復性采購的供應商必須先按照供應商主數據創建流程創建供應商主數據后，才能在SAP系統中下采購訂單。 非生產性物料的采購部門過多，因此供應商主數據的維護不集中，不利于對供應商進行更好的管理，通用物料（如固定資產）的供應商在不同公司代碼下會出現具有不同的供應商編碼的現象。使用頻率 根據實際情況確定：當有新的重復性采購的供應商時創建供應商主數據；當供應商主數據的某些數據更改時對其進行相應的更改。組織結構變化(對當前組織7、結構): 精密制造固定資產及原廠配件的采購改由精密制造設備科自行采購。權限控制:采購部專人具有創建及修改供應商主數據的權限。采購員具有顯示（查看）供應商主數據的權限。成本科具有顯示（查看）供應商主數據中財務數據視圖的權限。相關的程序開發:接口, 數據轉換, SAPScript, 報表, 或者功能增強描述復雜程度優先級無特殊需求參與的部門負責人和用戶： 參與的部門采購組織結構精密制造物料部O精密制造物料主數據申請部門O精密制造采購部O負責人：O參與人：X版本控制版本號作者日期描述原因01姚笛2005-10-28創建BPD創建。供應商主數據創建流程供應商主數據修改流程業務流程步驟:1供應商主數據創8、建流程步驟用戶系統事務描述下一步1采購員Non-SAP填寫創建申請表并提供相關資料采購人員將供應商主數據中除財務數據外的所有已知信息填入申請表中，并附上此供應商的相關資料（在填申請表之前，要求采購員先在SAP系統中的中查詢此供應商主數據是否已存在，以減少一系列不必要的工作）。如果是生產性物料供應商則要求品質部IQC對其進行完分供方評定程序后，將結果立即通知采購部門維護供應商主數據。22采購經理Non-SAP審批采購經理審閱申請表，并根據公司當前的業務情況檢查是否有必要增加供應商或申請表中所填數據。采購經理批準簽字后，采購部將此申請表轉到財務部進行下一步驟的操作。33財務人員Non-SAP填寫財9、務數據財務人員根據采購部門提供的資料，確定供應商主數據據中的財務數據并填入申請表。44財務主管Non-SAP審批財務主管審閱申請表，并檢查申請表中所填的財務數據是否正確。如有錯誤，則要求財務人員改正后重新上交審批。財務主管批準簽字后，財務部將此申請表返還采購部門。55采購部專人Non-SAP確定是否已存在采購部專人在系統中查詢并確定此供應商主數據是否已存在。如存在則通知采購員；不存在則進入下一步驟。66采購部專人SAP創建供應商主數據并打印采購部專人根據創建申請表中的內容在SAP系統中創建供應商主數據。77采購部專人Non-SAP核對輸入是否正確采購部專人將打印出的供應商主數據與創建申請表中數10、據核對。如果輸入有誤，則進入系統中修改并打印直至核對無誤。如輸入無誤，則進行下一步操作。88采購部專人Non-SAP與創建申請表一并存檔采購部專人將打印出的供應商主數據及供應商創建申請表一并存檔。確定是否需創建供應商管理數據，如需要則進行供應商管理數據創建流程。99采購部專人Non-SAP通知采購部門采購部專人通知提出創建供應商主數據的采購員供應商主數據已創建。END2供應商主數據修改流程步驟用戶系統事務描述下一步1采購員Non-SAP填寫修改申請表采購員根據供應商提供的信息或與供應商的商談的結果，確定需要對供應商主數據作出修改的，將修改理由及需要修改的數據填入供應商主數據修改申請表，并提供相11、關資料交由采購經理審批。22采購經理Non-SAP采購經理審批采購經理根據采購員提供的資料，審閱修改申請表中的內容并檢查申請表中數據。采購經理批準簽字。33采購員Non-SAP是否要修改財務數據采購員確認要修改供應商財務數據。如不需要則轉給采購部專人錄入。如需要則進行下一步操作。44財務人員Non-SAP填寫財務數據財務主管根據采購員提供的相關資料，將修改的財務數據填入修改申請表中。55財務主管Non-SAP審批財務主管審閱申請表，并檢查申請表中所填的財務數據是否正確。如有錯誤，則要求財務主管改正后重新上交審批。財務經理批準簽字后，財務部將此申請表返還采購部。66采購部專人SAP修改供應商主數據并打印采購部專人按照申請表中的內容在SAP系統中對供應商主數據進行修改并打印出來。77采購部專人Non-SAP核對輸入是否正確采購部專人將打印出的供應商主數據與修改申請表中數據核對。如果輸入有誤，則進入系統中修改并打印直至核對無誤。如輸入無誤，則進行下一步操作。88采購部專人Non-SAP與修改申請表一并存檔采購部專人將打印出的供應商主數據及供應商修改申請表一并存檔。99采購部專人Non-SAP通知采購員采購部專人通知提出修改供應商主數據的采購員供應商主數據已修改。ENDBPD_MM04（供應商主數據維護流程） Page 15 of 15