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1、ABC公司業務流程整理指 導 說 明 書軟件有限公司東莞分公司實施部二零XX年六月K3系統現行業務流程整理指導說明書目的：在系統定義階段整理企業現行業務流程是為了保證新系統K3 能滿足業務過程的需 要，因此需識別企業各部門的管理功能，整理企業主要工作流程，定義必須的信息。方法：組織部門關鍵業務人員共同討論，從業務處理的高層依次往下展開。以下列出是ABC公司需要整理的業務流程。利用提供的標準符號畫出每一項目的業務流程圖。備注：對需要詳細說明的業務處理和輸出報告可利用IPO表進一步說明。表1 業務流程圖格式業務編號業務名稱功能域編制日期審核日期以下畫出流程圖填寫說明業務編號：填寫業務編號功能域：填2、寫該流程圖所涉及的功能范圍，如采購管理、銷售管理等業務名稱：填寫該業務編號對應的業務名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期備注每一個完成的業務流程圖都要由完整的表圖，如果一個流程圖較大，無法在一頁中劃出時，另一頁中不需要表頭部分，但兩頁之間必須用轉頁符連接。表2 IPO表格式XXX業務流程描述業務編號業務名稱編制日期審核日期序號處理說明責任單位責任人模塊及屏幕編號填寫說明：業務編號：與流程圖編號相同。業務名稱：填寫該業務編號對應的業務名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期序號：與相關流程圖中的處理編號對3、應處理說明：填寫業務流程圖中處理框的詳細處理說明，每個序號對應一個處理說明責任單位：填寫負責相關處理的責任單位責任人：填寫與該處理相關的責任單位的責任人（崗位）模塊及屏幕編號：填寫該處理在K/3系統中對應的模塊及屏幕編號，編號的編制原則：用兩位字母表示模塊編號，用三位數字表示屏幕編號，屏幕編號不足兩位的前面用0填補，模塊編號如下：供應鏈：工業采購（），工業銷售（），工業庫存（）商業采購（），商業銷售（），商業庫存（）財務：總帳（），應收（），應付（），生產/計劃：屏幕編號將另行整理清單表3 業務流程整理單據參考清單 -項 目 負 責 部 門 完成日期-庫存管理： 外購入庫單 庫存、采購 產品入4、庫單 庫存、生產 委外加工入庫單 庫存、采購 其它入庫單 庫存 銷售出庫單 庫存、銷售生產領料單 庫存、生產委外加工發出單 庫存、采購其它出庫單 庫存庫存調整單 庫存庫存調撥單 庫存庫存盤點報告單 庫存-采購： 采購申請單 采購 采購訂單 采購 收料通知單 采購、庫存 退料通知單 采購、庫存 -銷售： 銷售報價單 銷售、財務 銷售訂單 銷售、生產 發貨通知單 銷售、庫存銷售出庫單 銷售、庫存退貨通知單 銷售、財務、庫存 -應付帳款： 發票 采購、財務 應付單 財務 付款單 財務 退款單 財務 憑證 財務 -應收帳款：發票 銷售、財務 應收單 財務 收款單 財務 退款單 財務 憑證 財務表4 業5、務流程圖常用符號符號 說明開始/結束起始/結束框 用于表示業務流程的開始或結束，框中文本注明開始/結束，起始/結束框必須成對出現，一個表示開始，一個表示結束。(序號)：處理簡述責任單位責任崗位處理框用于表示業務步驟的處理，處理框必須有單據/表格等表示數據流的輸入框做輸入，同時必須有單據/表格等表示數據流的輸出。“序號”表示該流程圖中處理框的順序號，該號碼與流表，因此，兩個處理框之間不能直接用箭頭連接文件/表格/單據名稱輸入/輸出框用于表示業務處理結果或輸入的文件和表格,單據文件/表格/單據名稱注：實線框表示K/3系統中的單據/報表，虛線框表示書面上的實際的單據/報表，其中有多聯單據時用“多聯單6、據”表示多聯單據兩個輸入/輸出框之間要進行處理必須通過處理框才能相連，用以說明他們之間的關系和處理方式，不能直接將兩個輸入/輸出框用箭頭連接。聯機存儲框用于固定存檔資料,信息的表示決策分支框用于條件判斷或選擇處理，決策分支框必須有至少一個輸入，必須有兩個輸出。判斷問題是否離線存儲框用于單據報表留存,交由其他部門轉下頁轉頁編號轉下頁框用于表示續接下一流程圖或接其它流程圖承上頁轉頁編號承上頁框用于表示續接上一流程圖或接其它流程圖轉下頁符號和承上頁符號是一對符號，必須成對出現，且同一對轉頁符的轉頁編號相同。流向指示線，箭頭表示信息的流向注：1. 圖中斜體字部分用在實際畫流程圖時用實際的內容代替。 27、. 流程圖的布局當以從左到右，從上到下的形式安排，以便閱讀。圖例一 ABC公司業務流程示例：銷售退貨流程圖業務編號001業務名稱銷售退貨流程功能域銷售管理編制Xxx日期2001-6-15審核Yyy日期2001-6-15(6)核銷財務部財務人員承上頁1客戶退回結束發票（紅字）(4)銷售出庫單審核（紅字）打印出庫單，退貨入庫處理物料部倉管員 銷售出庫單 （紅字）(5)關聯生成紅字發票財務部財務人員 銷售發票 （紅字） 銷售出庫單 （紅字）客戶退貨開始退貨通知單退貨處理意見表 銷售出庫單 （紅字）(1)退貨通知單錄入銷售部業務員(2)退貨通知單審核銷售部經理已審核的退貨通知單(3)根據已經審核的退貨8、通知單生成已經銷售出庫單（紅字）物料部倉管員轉下頁1表例一 ABC公司IPO表XXX銷售退貨流程圖業務編號001業務名稱銷售退貨編制XXX日期2001-6-15審核YYY日期2001-6-15序號處理說明責任單位責任人模塊及屏幕編號1234銷售部業務員根據退貨處理意見表在K/3中錄入退貨通知單。銷售部經理在K/3系統中審核退貨通知單物料部倉管員根據已經審核的退貨通知單生成銷售出庫單（紅字）銷售部銷售部物料部業務員經理倉管員SAL02SAL02/SAL03INV03常見不規范的流程圖畫法采購訂單采購入庫單已審核的采購訂單采購入庫單(1)：根據已審核的采購訂單關聯生成采購入庫單物料部倉管員1. 兩9、個數據（單據/報表）之間沒有處理符號 不規范畫法規范畫法(1)：開銷售訂單銷售部業務員(2)：開銷售出庫單物料部倉管員(1)：開銷售訂單銷售部業務員(2)：根據已經審核的銷售訂單關聯生成開銷售出庫單物料部倉管員已經審核的銷售訂單2. 兩個處理之間沒有數據（單據/報表）標示不規范畫法規范畫法銷售出庫單3. 表示單據的符號用錯或描述與符號不符銷售出庫單不規范畫法 規范畫法采購入庫單和采購發票核銷財務部會計采購入庫單和采購發票核銷4. 表示處理的符號用錯或描述與符號不符不規范畫法 規范畫法發票是否收到？是發票是否收到？是否5. 表示判斷的符號輸出不完整不規范畫法 規范畫法采購訂單審核采購部經理采購訂單采購訂單審核采購部經理采購訂單已審核的采購訂單6. 不正確的流向符號，表達意思不明確不規范畫法 規范畫法7. 流程圖布局不合理（“Z”字型）8. 流程圖布局不合理（“回”字型）