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1、檔案管理制度1 目的為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司員工檔案意識(shí)，提高公司檔案的規(guī)范性、科學(xué)性、實(shí)用性和有效性， 為健全和完善公司檔案信息提供保障，并充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用，特制定本制度。2 范圍（ ABC）適用于總公司、分公司及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。3 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)3.1 檔案管理工作實(shí)行三級(jí)管理制： 一級(jí)管理是指總公司行政管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指總公司各部門檔案由本部門管理； 三級(jí)管理是指由分公司各部門檔案按照總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。3.2 公司指派專人對(duì)檔案室進(jìn)行管理。檔案室管理員負(fù)責(zé)檔案室的文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、借閱等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制2、度，對(duì)檔案室及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蛀等維護(hù)處理。重視檔案日常借閱管理，做到借閱有批條、簽字登記，確保檔案無損毀、無丟失。各部門指定專（兼）職人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔范圍， 定期催要和搜集檔案資料并根據(jù)要求進(jìn)行整理和裝訂。 每個(gè)季度末統(tǒng)一將收集到的資料交檔案室。4 檔案分類及收集整理部門凡是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考、 利用價(jià)值的各種門類、 各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物、證件、照片以及需要公司長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。4.1 總公司各部門檔案分類行政管理部： 公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要； 公司匯共 11 頁 3、第 1 頁總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；由行政管理部經(jīng)手登記的外來文件；公司行政性規(guī)章制度；公司資質(zhì)等相關(guān)文件資料；各類請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通告和其他重要文件資料。人員發(fā)展部：員工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；勞動(dòng)合同；離職員工資料；企業(yè)招聘資料（總分） ；員工社保相關(guān)的文件資料；員工考勤、薪酬、績效相關(guān)的文件資料；公司人力資源規(guī)章制度和其他重要文件資料。財(cái)務(wù)部：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證；總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿；月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；銀行對(duì)賬單和其他重要文件資料。采購供應(yīng)部： 各項(xiàng)物資采購單及有關(guān)確認(rèn)表格；采購計(jì)劃表； 采購合同；到貨驗(yàn)收4、資料；結(jié)款資料；供應(yīng)商資料和其他重要文件資料。品質(zhì)管理部： 公司質(zhì)量程序和控制文件；內(nèi)審相關(guān)材料； 開展各類評(píng)審活動(dòng)的文件資料；客戶滿意度調(diào)查和其他重要文件資料。市場營銷中心：投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單；與服務(wù)單位簽訂的協(xié)議、合同及談判紀(jì)要； 合同變更和涉及法律事務(wù)的文件、客戶資料；競爭對(duì)手的文件資料和其他重要文件資料。企業(yè)策劃部：企業(yè)宣傳資料、樣本、雜志、期刊等；企業(yè)文化相關(guān)的各類資料；公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備日常維護(hù)記錄和其他重要文件資料。物業(yè)運(yùn)營部：環(huán)境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各項(xiàng)目現(xiàn)場情況資料和其他重要文件資料。4.2 分公司各部門檔案分類綜合管理部：參照總公司人員發(fā)展部、行政管理部、企5、業(yè)策劃部、品質(zhì)管理部。市場營銷部：參照總公司市場營銷中心。財(cái)務(wù)部：參照總公司財(cái)務(wù)部。共 11 頁 第 2 頁各項(xiàng)目部：員工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；客戶回訪表；公司各項(xiàng)目部的工作計(jì)劃、 總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要； 各項(xiàng)目檢查記錄； 文件清單和其他重要文件資料。5 檔案建立程序5.1文件經(jīng)辦人按文件的時(shí)間順序或內(nèi)容相關(guān)度將文件整理成卷，填寫卷宗夾，類別和編號(hào)以及建檔的時(shí)間（見式樣一）；側(cè)面檔案卷宗寬4.5cm，高 14cm（檔案卷宗模板見附件五） 。式樣一：側(cè)面：檔號(hào)案卷題名檔案卷宗檔案裝訂封皮（檔案盒）式樣正面：檔號(hào)：部門內(nèi)部編號(hào)檔案室號(hào)：檔案室門牌號(hào)縮 微 號(hào)：各部門固定編號(hào)檔案盒案卷題名 檔案6、名稱編制單位 總（分）公司 xx 部編制日期 建立該檔案的日期保管期限密級(jí)5.2 側(cè)面檔案卷宗粘貼在案卷題名下，側(cè)面檔案卷宗編號(hào)按照文件編號(hào)制度執(zhí)行編號(hào)。5.3 按照檔案盒中文件順序和內(nèi)容整理并打印卷內(nèi)目錄，一式兩份，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一并交檔案管理人員確認(rèn)簽收，由檔案室保管，經(jīng)辦人留一份卷內(nèi)目錄作憑證。5.4檔案移交到檔案室以后，檔案管理人員要將接收到的文件建立歸檔清單，以便查找方便。6 檔案交存時(shí)限共 11 頁 第 3 頁6.1 機(jī)密文件、公司重要會(huì)議紀(jì)要、合同文件和資質(zhì)文件要隨時(shí)送交相關(guān)檔案管理人員簽收保管。6.2 各部門需存檔的一般文件在相關(guān)工作完成后60 天內(nèi)立卷后，送交檔案7、管理員。6.3 其它單獨(dú)事項(xiàng)文件，需存檔備查的，分類立卷后下一年第一季度結(jié)束前交檔案管理員。7 檔案密級(jí)和保存期7.1 檔案密級(jí)：按照文件、記錄管理制度規(guī)定執(zhí)行。7.2保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來確定。檔案的保管期限定為永久、定期兩種。永久的期限一般為10 年至以上；定期一般為 10 年以下至 3年以上。永久保管的檔案主要包括：公司基本建設(shè)檔案。公司制定的需長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度。公司重要性的事務(wù)管理文件材料， 包括產(chǎn)權(quán)類材料以及與有關(guān)單位簽訂的重要性合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料。物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)8、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料。公司召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。公司關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)和計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司組織機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。公司職能部門（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料。共 11 頁 第 4 頁行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料。固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料。不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料。許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料。定期保管的檔案主要包括：公司職能活動(dòng)中形成9、的一般性業(yè)務(wù)文件材料；公司召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料公司人事管理工作形成的一般性文件材料；公司一般性事務(wù)管理文件材料；公司職能部門（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)以及重要專題報(bào)告等文件材料。人事、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料保管期限，按照各組織機(jī)構(gòu)自行規(guī)定執(zhí)行。聲像檔案的保管期限要與同類的管理類檔案的保管期限一致，分為永久、定期。8 檔案借閱8.1查閱或借用檔案須履行登記手續(xù)，填寫檔案借閱登記表， 借用人員應(yīng)與檔案管理員當(dāng)面點(diǎn)清，借閱檔案后須及時(shí)退還，并辦理歸還手續(xù)。8.2 借閱期限按照文件、記錄管理制度執(zhí)行。8.3 借用檔案應(yīng)注意保密，妥善保管，不得損壞遺失，不10、準(zhǔn)拆卷、剪裁或抽取張頁，不準(zhǔn)涂改、增刪內(nèi)容、畫標(biāo)記或自行復(fù)制。工作需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)印、登記，不準(zhǔn)帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。8.4有復(fù)印件卷的檔案，一般只查閱或借閱復(fù)印件卷。8.5公司有價(jià)值的文件、 報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 對(duì)存入電腦的資料、共 11 頁 第 5 頁備份盤與源盤應(yīng)分開存放。9 電子檔案的歸檔9.1 歸檔范圍：無紙電子文件；文本文件；圖像文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。9.2 保管期限：電子文件按照同類的文本檔案的保管期限一致。9.3 保密級(jí)別：按照同類的文本檔案的保密級(jí)別一致。9.4 其他均參考同類的文本檔案11、的管理方法。10 檔案的鑒定和銷毀10.1 檔案室應(yīng)會(huì)同公司內(nèi)有關(guān)部門， 根據(jù)以上有關(guān)檔案的保管期限分類，對(duì)檔案定期進(jìn)行鑒定。 對(duì)逾期應(yīng)該銷毀的檔案， 由檔案管理員填寫 公司檔案銷毀審批表，交部門經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。10.2凡屬于高級(jí)保密及機(jī)密級(jí)別的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；中級(jí)保密級(jí)別的檔案資料， 由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后經(jīng)公司常務(wù)副總經(jīng)理確認(rèn)后方可銷毀； 一般保密級(jí)別的檔案資料， 由相關(guān)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后即可銷毀。10.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。10.4在銷毀公司檔案資料時(shí)12、，必須由總經(jīng)理或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督。10.5 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種： 未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；仍在進(jìn)行的項(xiàng)目工作、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。11 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。共 11 頁 第 6 頁12 本制度自公布之日起生效。附件清單： 1、卷內(nèi)目錄2、檔案歸檔清單3、檔案借閱登記表4、公司檔案銷毀審批表5、檔案卷宗6、檔案卷封皮附件一：卷內(nèi)目錄立卷人：立卷部門負(fù)責(zé)人：檔案管理員：序號(hào)文件作者文件日期文件內(nèi)容摘要張數(shù)備注附件二：檔案歸檔清單序號(hào)檔案編號(hào)移交人資料題名頁數(shù)歸檔日期接收人備注共 11 頁 第 7 頁附件三：檔案借閱登記表序號(hào)借閱檔案資料名稱及編號(hào)借閱人審批人經(jīng)辦人借閱時(shí)間歸還時(shí)間附件四：公司檔案銷毀審批表卷宗名稱檔案文件數(shù)量序號(hào)類別名稱 起止時(shí)間 銷毀原因 備注 ( 卷、冊(cè)、件 )公司檔案管理簽名：負(fù)責(zé)人意見年月日共 11 頁 第 8 頁主管部門簽名：審核意見年月日公司領(lǐng)導(dǎo)（蓋 章）批準(zhǔn)意見年月日監(jiān)銷人簽名銷毀銷毀銷毀年月日時(shí)間方式地點(diǎn)附件五：檔案卷宗此 處 為 公 司l o go此處為檔案編碼共 11 頁 第 9 頁附件六：文件名稱（品質(zhì)管理部）存 檔 人：部門負(fù)責(zé)人：2011 年 3 月 1 日 2011 年 3 月 31 日公司全稱共 11 頁 第 10 頁