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1、XX運動器材有限公司文件名稱 業務作業流程管理程序文件編號 版 次A01頁 碼制訂日期 年 月 日修訂日期 文件變更記錄舊版本新版本編號日期變更內容說明會簽單位 簽名 會簽單位 簽名 集 團 財務部 業務部 計劃物控部 生產部 品管部研發部 管理部批準審核編制1 目的：規范業務部的作業，確保能準確、及時與客戶的溝通聯絡，并把信息傳遞給各相關部門，規范客戶反饋意見及滿意度管理，確保客戶滿意。2 范圍：報價作業、接單、訂單評審、出貨安排及客訴處理等。3 流程圖：作業流程作業要點說明責任單位相關文件/表單業務發盤業務通過展會、網絡等窗口對外進行公司產品展示。當客人有合作意向而進行詢盤時業務應將合適產2、品向客戶推薦。業務部客戶詢價fan客戶根據自身需求向業務提出報價需求。業務部新產品提案l 舊產品不需進行成本核算，由業務按經總經理批準的最新價格表結合客人的具體情況進行報價。一般初次報價按公司基準價格報給客人，客人還價后，報價不得低于較低公司規定的最低價格。l 對于客人臨時提出的老產品局部更換零部件的不涉及的產品包裝尺寸的改型產品，業務需將更改要點提供給技術部重新核算價格，由總經理核定后，再向客人發報價單.l 新產品須提供新產品開發提案單，經總經理批準后依新產品價格核定程序執行。業務部報價單新產品開發提案單對外報價業務根據客戶需求，結合客戶性質和客人目標市場的預計出貨量及市場狀況，編制好報價單3、對外向客人進行報價。業務部總經理報價單零配件報對于客人訂單上或其它方式購買的配件或包裝物如海報等的價格核算，由業務員要求采購核定價格，經總經理核定最終價格給業務對外報價。業務部總經理3.2樣品作業流程樣品需求l 客人根據需要向業務提出樣品需求。業務接到客人樣品需求后編制好樣品需求單經審批簽字后確認，業務根據需要與客戶確認收費金額。業務部進行樣品費用及進度的跟蹤。業務部樣品需求單樣品需求單編制分發跟單員將樣品需求單的樣品制作要求，運輸方式，完工日期等經主管審核后下發給研發、品管和計劃物控部。樣品如需跟貨柜運出的，跟單員須在樣品制造單上標注出生產指令單的單號，同時須在對應的生產指令單上予以標注修改4、.業務部研發部 品管部 計劃物控部樣品需求單打 樣l 研發收到樣品需求單須將任務分解到具體的項目負責人和樣品組，并在規定的時限內依客人要求完成打樣作業。樣品組樣品需求單Yes驗收l 跟單員須跟蹤、監督開發部樣品制作進程，樣品完成后樣品組須知會業務和品管驗收。品管須針對樣品的安全性能、組裝功能、外觀包裝等進行檢測，業務員須檢查客戶資料符合性。業務和品管在驗收欄上簽署意見。樣品經驗收合格后樣品組須安排入成品庫。業務部研發部樣品需求單發樣安排l 跟單員須對樣品安排運出。樣品如隨柜運出，成品倉管員根據業務的發貨單和生產指令單安排出貨。樣品如需快遞或空運，業務須將地址給跟單員填寫快遞單并給業務審核。跟單5、員須將地址或嘜頭打印出來貼在外箱上，通知出口單證員填寫發貨單給資材成品倉管員，并填寫物品出門證給保安核對放行。業務部樣品制作通知單物品出門證發貨單清單發票制作業務發樣當日須制作樣品發票、清單，并連同快遞單號一同發送給客戶。業務須追蹤客人樣品費付費狀況，同時將付費情況知會財務，財務跟蹤樣品費到位狀況。業務部/財務3.3 接單作業流程客戶訂單l 所有訂單業務應建立訂單跟蹤表，以便隨時掌握客人訂單動態。l 業務員接收到客戶的意向訂單時，須通過訂單意向單由指定的負責訂單排程人員回復訂單交期。新產品的訂單交期須通過訂單評審表的形式由業務跟單員發給計劃物控部、研發、品管和財務聯合評審。訂單評審表應在24小6、時內全部評審完畢。常規出貨的產品由負責訂單排程人員和計劃物控部確認后回復給業務。原則上常規出貨的產品工廠交期不得超過35天，業務回復給客人的交期不得超過40天。業務部訂單跟蹤表訂單意向單訂單評審表訂單審核業務員接到客人正式訂單后須負責對訂單的品種、數量、價格、付款方式和生產交期等條款進行初步審核，客戶訂單資料不清晰或要求不明確時業務須跟客戶確認。客戶確認后相應內容應體現在制造指令單上。業務部P/I預付款/審證/改證l 訂單付款方式是T/T的，業務須要求客人將30%預付款打過來以便開始執行訂單。對于不用付預付款的訂單須經總經理確認方可執行。業務見到客人水單便可下單給工廠生產。l 訂單付款方式是L7、/C的，業務須要求客人將信用證草稿發過來給外貿單證審核。對于我們無法達到或無法接受的條款須要求客人修正到我們可接受為止。業務收到客人正式的信用證后方可下單給工廠生產。確認后方可下單生產。特殊情況下須請示總經理批示后方可下單生產。業務部輸入訂單排程表l 跟單員接到業務確認的訂單時應在一個工作日之內將PI轉化成制造命令單并發給相關業務員以及業務主管確認。l 跟單員須將未生產的訂單依據工廠的實際產能按交期先后排出訂單排程表并定期更新，訂單排程表須在每周六上午發送給業務主管。l 業務須對訂單所有包裝資料提供的及時性負責。業務須對訂單資料進行跟催，并在訂單下達到工廠的14天之內必須要到資料并傳遞給工廠。8、對于新產品，開發必須在接到訂單的10天之內將中文的說明書提供給業務翻譯成英文說明書。業務應在5天之內將說明書發給客戶確認或翻譯。 業務部訂單排程表文件分發l 制造命令單經主管審核及總經理批準后由跟單員分發到生產和財務及相關部門。業務部計劃物控部制造命令單訂單變更與異常反饋l 當生產存在異常有可能導致交期延誤時，生管應及時將信息反饋給業務部，由業務與客戶溝通。當業務跟單員接到客人訂單變更或補充要求時，應根據變更或補充的內容修改相應的制造命令單。 業務部制造命令單排 載l 業務向客人索取貨代資料，要到貨代資料，明確目的港，收貨人和通知方，并與客戶確認C/O 或 FORM A，提單電放或寄正本等相關9、信息，并將詳細信息通知單證安排訂艙。l 船務根據客人要求制作排載委托書，委托書須明確委托方和接受方，并特別申明“未經委托方書面確認不得放提單，否則須承擔由此給委托方造成的一切經濟損失”。l 業務須對船務的排載委托書進行審核確認，船務再將排載委托書簽名并加蓋業務專用章后同時傳真給指定貨代和相應的出口公司。回傳的委托書應用專門的文件夾歸檔并明確標識。同時船務須將船期情況及時通知業務.業務部排載委托書報檢l 出口單證員須提早10天左右將清單、發票、合同和托單、廠檢單和ROHS符合性聲明和紙箱合格證送到操作貨代辦理報檢手續。電子監管模式應同時將相應的數據通過電子出入境產品質量信息監管軟件發送到報關行及10、檢驗檢疫局。發出報檢資料后24小時內須跟蹤取得報檢號。l 出口單證接到驗貨信息時應及時將驗貨信息通知計劃物控部在規定的時限內準備好樣品，在商檢人員到達前2小時，出口單證須通知OQC查核樣品準備狀況。驗貨時品管部經理應予以陪同，以及時解答商檢人員提出的問題。l 品管部須配合出口單證及時提供最終檢驗報告單。最終檢驗報告單須用黑色水筆填寫，經主管簽字審核后加蓋報檢專用的印章后作為廠檢單予以報檢。l 出口單證須編制紙箱合格證數量扣減跟蹤表，以隨時掌握箱合格證扣減狀況，及時要求供應商補充提供。業務部最終檢驗報告單紙箱合格證數量扣減跟蹤表出貨計劃編排l 計劃物控部依據生產指令單交期和船期表進行生產計劃編排11、，制造部依照生產計劃和制令要求合理組織安排生產。業務和出口單證員須和生產保持充分溝通，隨時掌握生產動態。l 出口單證員須和計劃物控部核對船期和出貨狀況。根據生管信息出口單證須將無法按期出貨的信息反饋給相關業務，業務與客人溝通以調整出貨交期。l 計劃物控部須確保所有訂單在船期表規定的最遲生產完工日期前完成，訂單完工以該單所有產品和所有隨柜配件全部完工為依據。業務部總經理計劃物控部船期表裝柜出貨l 出貨前出口單證須跟蹤落實商檢通關單放行狀況，同時根據生產完工情況安排貨柜進廠，依據操作貨代發過來的排載和上柜信息填寫好聯絡單通知出貨，經業務主管簽字后一聯留存，一聯交給資材安排裝柜。l OQC須在出貨前12、檢驗核對出貨產品和配件并監督裝柜，所有記錄須拍照留底。l 資材成品倉管在貨柜裝完后須在48小時之內將裝柜清單和配件資料清單提供給出口單證，出口單證發送給外貿單證員做裝箱單、發票和配件清單。業務部出貨通知單出貨明細表 報 關l 船務須跟蹤操作貨代報關情況，有異常須及時處理并反饋給相關業務和主管。l 出貨七天內業務須將B/L掃描件，箱單、發票、出貨資料、C/O、FORM A發給客戶。業務部押匯/收款l 船務在出貨后馬上和貨代核對提單。所有訂單的提單都須由單證掃描留底統一保管。l 船離港后指定貨代及時將碼頭費用清單傳真給船務，船務須核對費用的合理性，對于不合理的費用必須爭取得到對方認可予以糾正，確認13、無誤后委托操作貨代墊付。所有發生的港雜費出口單證必須全部輸入出貨明細表中留底。l 船務必須在出貨一周內取得正本提單。指定貨代在碼頭費用結清后應立即將提單寄給船務。l 信用證結算的船務須在規定的時間內取得信用證上規定的單證并移交給L/C審核單證員審核，確認所有資料齊全并完全符合交單條件后移交給財務到銀行辦理交單或押匯手續。業務部/船務財務部出貨明細表放 單l 業務須在出貨后及時將提單掃描件發給客人確認并負責跟催貨款及時到位。l 收到客人付款水單后須核對出貨發票金額，在確認貨款全部到位后業務須通知單證當天安排寄單或電放。正本提單、裝箱單和發票或寄出前單證員需要給業務簽字確認。業務部/船務財務部港雜14、費統計與請款l 出口單證須在每月10日前要到操作貨代上月的港雜費清單和所有費用發生的相關票據復印件，予以整理后與出貨明細表上的每項登記費用一一核對，無誤后填寫請款單，并附上費用發生的清單，原始票據的復印件交于業務主管審核，向工廠財務辦理請款手續。業務部出口退稅辦理l 由通用進出口公司的人員負責安排辦理出口退稅手續。(取得核銷單,出口退稅聯,報關單等資料)通用進出口客訴受理l 業務在接到客人對產品質量的投訴時應立即將信息反饋到業務內勤統一處理。業務部客訴調查與 處理l 業務內勤接到客戶抱怨信息時，須馬上填寫客訴處理單轉給品管部進行調查分析處理。l 品管部須在24小時之內回復調查處理結果，對于需要15、測試才有結果的須先回復業務內勤測試所需的時間。l 業務內勤須對客訴進行全程跟蹤，并在24小時之內以郵件方式回復業務處理結果。如需用圖片方式向客人說明的必須要求品管部提供相關操作步驟和相應的圖片說明。業務部客訴處理單客訴配件 處理l 因客戶抱怨產生的配件、運費等所有損失，業務內勤須填寫客訴扣款單，經業務主管審核和總經理批準后分發給采購和財務，由采購通知供應商客訴原因及扣款金額，財務負責扣款的落實。所有涉及外購件的客訴采購必須要求供應商回復糾正預防措施。l 業務單證員須對客人需求的配件以配件需求單下發給生產單位準備并跟蹤完成。完成后告知業務相關包裝規格并安排寄出或隨柜。l 配件如需快遞或空運，業務須將寄送地址給跟單員填寫快遞單并給業務審核。跟單員須將地址或嘜頭打印出來貼在外箱上，并填寫物品出門證給保安核對放行。配件發出后跟單員須及時填寫配件寄送明細表。l 每月業務單證須統計核對所有快遞單據，并確認所有客人或供應商承擔的費用收取或扣除狀況，無異議后填寫請款單并附上客訴扣款單和客訴處理單經業務主管審核后向財務請款。l 業務應在適當時間向客人了解抱怨處理狀況及市場后續需求，以更好服務于客人。業務部客訴扣款單配件需求單配件寄送明細表請款單