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1、廣東新農村一、倉庫管理制度為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本、以免造成商品積壓與資金浪費，特制定本制度，要求有關部門遵照執行。一、 采購入庫管理：1、 商品采購主要分為日常備貨采購和業務員要求采購備貨兩類。日常備貨采購指商務部根據倉庫商品庫存和市場行情主動備貨，預算清單由商務下；業務員要求采購備貨指業務員根據銷售需要向商務部提出采購備貨，預算清單仍由商務下，但業務員必須在預算清單紅聯簽字確認。2、 商務部輸單員審核預算清單后輸入采購訂單，并在預算清單上加蓋“已錄”章，然后由商務部主管負責對預算清單和采購訂單進行審核。3、 倉庫管理員根據審核無誤的預算清單，才可辦理物資入庫手續。2、入庫時倉庫負責清點實物數量，進行外觀驗收，同時要關注商品的價格、規格、型號、數量是否與預算清單一致，貨物名稱及編號是否統一，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕入庫。4、 倉庫將實物清點入庫后，應在實物上貼上標明商品編碼、名稱、規格型號、批次的標簽。5、 倉庫根據核對無誤的采購訂單關聯生成入庫單并打印，入庫單一式四聯，一聯倉庫，一聯商務部，兩聯業務會計。6、 倉庫負責編制、打印、報送入庫日、周、月報表。7、 倉庫每日及時配對入庫單、采購預算清單，并與入庫日報表核對無誤后一并報送業務會計。8、 禁止虛開無實物的入庫單。附件：采購入庫流程、采購預算清單傳遞流程、入庫單傳遞流程二、 銷售出庫管3、理1、 業務員在當日16：30之前填寫次日的銷售訂預算清單報送商務部輸單，并在公司辦公自動化上輸入工作聯系單，銷售預算清單一式四聯，一聯倉庫、一聯業務員、一聯商務、一聯業務會計。倉庫在當日按銷售預算清單提前備貨，辦公室根據業務員在公司辦公自動化的工作聯系單統一安排發貨車輛，保證貨物及時送達客戶。2、 業務員必須完好保管所有銷售預算清單，以便與財務和客戶結算、備查，否則后果自負。3、 商務部輸單員審核預算清單后輸入銷售訂單，并在預算清單上加蓋“已錄”，然后由商務部主管對銷售訂單進行審核。4、 倉庫管理員根據審核無誤的銷售預算清單，才可辦理物資出庫手續，并在預算清單上加蓋“貨已發”章。商品出庫時要4、關注商品的價格、規格、型號與預算清單是否一致，審批程序是否符合規定，貨物名稱及編號是否統一，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕出庫，出庫時應特別關注低于最低售價的商品。5、 業務員必須在十天內處理所下的訂單，如果處理不及時，公司將根據訂單金額每天加收1管理費，統計樣表見附件：過期銷售訂單管理費統計表。6、 出庫單上的商品編號、名稱、規格、型號必須與實物一致，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕出庫。7、 倉庫根據核對無誤的銷售訂單關聯生成發貨單并打印，發貨單一式五聯，三聯業務會計（其中兩聯由業務員經客戶簽字后送交業務會計，一聯倉庫與預算清單配對后送交業務會計）、一聯倉庫、一聯客戶5、，發貨單反映數量、含稅單價、稅額、價稅合計。倉庫匯總當日發貨單后報業務會計進行核銷。8、 倉庫每天記帳，次日由業務會計負責打印出庫單，出庫單一式四聯，一聯倉庫、一聯業務員、兩聯業務會計，出庫單上反映數量、采購進價；與發貨單配對，并負責將出庫單送交倉庫、業務員。9、 如因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施，但事后必須及時補辦各項手續。10、 發貨單由業務員或技服人員送達客戶簽收后交業務會計核銷。11、 倉庫必須嚴格按照發貨單上開具的商品名稱、編碼、規格、型號、數量發貨，違規操作造成的帳實不符等后果，由經辦人承擔全部責任。12、 商品出庫要遵循“先進先出”原則，以免造成呆滯、積壓、過期、貶值等6、經濟損失。13、 倉庫每日及時配對發貨單、銷售預算清單，核對無誤后一并報送業務會計。14、 編制、打印、報送發貨日、周、月報表。15、 禁止虛開無實物的出庫單。附件：銷售出庫流程、銷售預算清單傳遞流程、銷售訂單傳遞流程、發貨單傳遞流程、送貨單傳遞流程、出庫單傳遞流程三、 企業產品推廣部銷售管理由于企業產品推廣部銷售情況復雜多樣，特做如下規定：1、 企業產品推廣部根據銷售需要申請銷售樣品，經總經理審批后，從倉庫調用。2、 企業產品推廣部所有擺放的銷售樣品必須貼上商品標簽標明商品編碼、名稱、規格型號、批次。3、 企業產品推廣部根據業務需要專門配備分開票機、保險箱。4、 企業產品推廣部內勤人員業務上7、隸屬于財務部和倉庫，行政上隸屬于企業產品推廣部。5、 銷售商品時業務員負責填寫預算清單、收款、發貨，內勤人員負責開票、輸入銷售訂單。6、 企業產品推廣部店面擺放樣品可直接銷售給客戶，同時開發票、收錢。直接銷售樣品后，應于當日到倉庫補辦商品出庫手續，并領取商品補充企業產品推廣部店面樣品。7、 企業產品推廣部補辦出庫手續時應根據銷售商品的標簽填寫預算清單的商品編碼、名稱、規格型號，確保預算清單與實際銷售商品一致。8、 企業產品推廣部銷售店面沒有的商品時，如果預先知道銷售時間，應提前填寫預算清單，通知內勤人員輸入銷售訂單；如果是預先無法預知的銷售，客戶要求馬上提貨，可先發貨再補辦出庫手續。9、 根據8、銷售時是否收錢和是否開發票可分為下列四種情況： （1） 款已收、票已開：業務員收款后將預算清單和錢交內勤人員核對清點，內勤人員在預算清單上加蓋“錢已收”章，再根據預算清單開票，在預算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發票的，提貨聯給業務員，并將發票號碼寫在預算清單上，如果是開增值稅發票的，將發票號碼寫在預算清單上；業務員將預算清單送交倉庫提貨，倉庫根據預算清單發貨。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯生成發貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。（2） 款已收、票未開：業務員收款后將預算清單和錢交內勤人員核對清點，內勤人員在預算清單上加蓋“錢已收9、”章；業務員將預算清單送交倉庫提貨，倉庫根據預算清單發貨。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯生成發貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。（3） 款未收、票已開：業務員填寫預算清單，內勤人員根據預算清單開票，并在預算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發票的，提貨聯給業務員，并將發票號碼寫在預算清單上；如果是開增值稅發票的，將發票號碼寫在預算清單上；業務員再將預算清單送交倉庫提貨，倉庫根據預算清單發貨。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯生成發貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。（4） 款未收、票10、未開：業務員填寫預算清單，經部門主管審核批準后到倉庫提貨，倉庫審核預算清單后發貨，業務員將商品送交客戶，并要求客戶在簽收單上簽字確認。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據銷售訂單關聯生成發貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。10、 內勤人員每日編制銷售日報表，與現金、支票核對相符后交財務部，銷售日報表一式三份，一份留底，一份交財務部核銷，一份交倉庫核銷。 附件：企業產品推廣部銷售流程四、 緊急放行管理1、 因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施。2、 業務員根據業務需要填寫銷售預算清單，提交部門經理審批。3、 倉庫根據審批后的銷售預算清單，在預算清單上加11、蓋“緊急放行”章，并手工開具送貨單，送貨單一式三聯，一聯客戶，一聯業務員、一聯業務會計。4、 業務員送貨后，取得經客戶簽字確認的送貨單。5、 業務員必須在三天內參照銷售出庫管理補辦銷售出庫手續。如果業務員沒有在規定時間內補辦出庫手續，公司將根據銷售金額按天加收1的資金占用費。 附件：物資借用流程五、 商品贈送管理1、 商品贈送包括采購贈送和銷售贈送。2、 采購贈送指公司采購商品時供貨商贈送商品給本公司；銷售贈送指本公司業務員銷售商品給客戶時贈送商品給客戶。3、 商務收到供貨商提供的贈送清單時，登記采購贈送商品臺帳，并將臺帳和倉庫提供的其他入庫單核銷，填寫預算清單，商品價格由商務部根據市場價確定12、，并輸入訂單。4、 倉庫清點采購贈送商品入庫，并根據訂單關聯生成其他入庫單（一式四聯），一聯倉庫、一聯商務、兩聯財務。5、 各部門、各業務員根據明年業務預算，于當年12月20日前制定出全年銷售贈送商品預算，分小件銷售贈送商品預算和大件銷售贈送商品預算，經部門經理審核后報總經理審批。6、 業務員在批準的銷售贈送商品額度內，根據下列權限辦理相關手續。對每次贈送金額（含稅價）在50元以下（含50元）的由倉庫在預算額度內審核控制；對每次贈送金額在50元以上200元以下（含200元）的由部門經理審批；對每次贈送金額在200元以上的由總經理審批。7、 由于業務發展的需要超出本年度商品贈送額度的可申請增加贈13、送額度，經總經理批準后，通知倉庫增加贈送額度。8、 倉庫每月統計各業務員本年贈送商品報表，報表中注明各業務員本年贈送預算額度、本年度已贈送商品額度、剩余贈送額度，報表一式三份，一份倉庫留底、一份業務員、一份總經理。9、 銷售贈送商品必須在預算清單單和出庫單自定義欄內注明“贈送”字樣，出庫單上必須輸入商品數量、單價、金額。10、 倉庫必須按月統計各業務員的銷售贈送商品清單報業務會計核算。11、 銷售贈送其他程序參照銷售出庫管理 附件：商品贈送流程六、 內部調撥管理1、 內部調撥僅適用總倉與辦事處之間的調撥，原則上辦事處與辦事處之間不得辦理調撥，特殊情況確需調撥的須到總部辦理相應的調撥手續。 2、14、 公司統一擬訂調撥申請單格式，調入方根據商品庫存量及市場銷售形勢，填寫調撥申請單（一式二聯），一聯由調入方保存、一聯傳真到商務。3、 商務審核調撥申請單，調撥申請單輸入有誤的，通知調入方重新填寫；庫存商品短缺的，參照采購入庫流程辦理采購入庫；審核無誤的根據調撥申請單填寫調撥預算清單，并輸入調撥單。4、 倉庫審核調撥預算清單和調撥單，并打印調撥單，調撥單一式四聯，一聯調出方、一聯調入方、一聯商務，一聯業務會計。5、 調入方清點實物入庫，在調撥單上簽字確認。每隔一星期與倉庫核對調撥清單。6、 倉庫每日將調撥單和辦事處上報調撥單日列表核對無誤后一并報送業務會計。 附件：內部調撥流程、內部調撥申請單傳15、遞流程、調撥單傳遞流程七、 內部領用管理1、 內部領用包括日常辦公用品的領用及辦公設備的領用。日常辦公用品領用指公司各部門到辦公室領用日常辦公用品，辦公設備領用指公司各部門到倉庫領用辦公設備。2、 各部門必須根據公司的業務規模及管理要求，制定全年的辦公用品與辦公設備預算，報總經理批準后執行。3、 日常辦公用品一次領用金額在100元以下（含100元）的，由部門主管在預算額度內審批，一次領用金額在100元以上500元以下（含500元）的由部門經理在預算額度審批，一次領用金額在500元以上或超出預算額度的由總經理審批。4、 倉庫另建行政倉，核算日常辦公用品。日常辦公用品由辦公室負責采購，根據采購清單16、輸入采購訂單，關聯生成入庫單，倉庫通過內部調撥，將辦公用品調到行政倉，具體操作參照采購入庫。每月辦公室根據各部門領用辦公用品清單輸入訂單，關聯生成出庫單，具體操作銷售出庫流程5、 每月末辦公室編制各部門本月領用的日常辦公用品匯總表，提供業務會計記帳和倉庫核對。6、 辦公設備的一次領用金額在100元以下（含100元）的，由部門主管在預算額度內審批，一次領用金額在100元以上500元以下（含500元）的由部門經理在預算額度審批，一次領用金額在500元以上或超出預算額度的由總經理審批。7、 各部門應建立在用設備的使用臺帳。8、 各部門領用辦公設備時應填寫預算清單。9、 商務審核預算清單，填寫有誤的返17、回各部門，重新填寫，審核無誤的輸入訂單，訂單一式四聯，一聯倉庫，一聯商務，一聯領用部門，一聯業務會計。10、 倉庫根據核對無誤的訂單關聯生成發貨單和出庫單，發貨單和出庫單一式四聯，一聯倉庫，一聯商務，一聯領用部門，一聯業務會計。11、 其他出庫程序參照銷售出庫管理。附件：內部領用流程八、 物資借用管理1、 借用分銷售借用和其他借用。2、 銷售借用特指緊急放行出庫，必須經過部門主管以上領導審批才可放行，并在三天內辦理核銷手續，參照緊急放行管理。3、 其他借用包括設備外借或工具借用。4、 設備外借必須經部門主管以上領導審批，并在規定時間內歸還。外借時間在一周內的商品由部門主管審批；一個月內的由部門18、經理審批；一個月以上的由總經理審批。外借商品的遺失、損耗或報廢由借用人員負責。5、 工具借用指維修和技服部門常用工具的借用，由部門主管審批。借用人因崗位調動或離職時，必須歸還所借物品。借用工具的正常性損耗或報廢應及時辦理出庫手續，出庫時必須以舊換新，其他出庫手續參照內部領用。6、 倉庫對借用物資應建立借用臺帳。7、 借條視同實物管理，丟失由責任人賠償。對超出借用期限的各類商品，倉庫必須及時催辦手續，否則公司將按借用商品金額每日加收1資金占用費。對應催而未催的借條，公司對倉庫作相應的處罰。8、 月末倉庫必須統計各部門各人員的借用清單。9、 借用人離職，必須經倉庫審查后才可放行。 附件：物資借用流19、程九、 維修、退貨、更換、返修管理業務員接到客戶通知，自己或通知技服部人員對銷售商品初步診斷，然后將商品送到維修部登記進行維修和質量鑒定，維修部登記維修臺帳并填寫商品檢測報告。下面可分為四種情況：1、 維修后返回客戶（1） 經維修部維修后，商品可正常使用，維修部負責通知業務員。（2） 業務員到維修部領取商品，將商品返回給客戶。2、 更換商品管理（1） 經維修部維修鑒定后，無法維修恢復正常使用的商品，業務員填寫紅字銷售預算清單，同時填寫更換出庫商品預算清單，經部門經理審核批準。（2） 商務部根據審核批準后的預算清單，輸入訂單，沖回原銷售出庫訂單，辦理更換出庫商品出庫手續。（3） 倉庫核對并清點退20、貨商品，與紅字銷售訂單核對無誤后關聯生成退貨單，并辦理退貨手續，將退回商品入不良品庫。同時生成并打印更換出庫商品發貨單，與商品一同交業務員。（4） 業務員將商品送交客戶，并將取得客簽字確認的發貨單送交業務會計。（5） 倉庫每日及時配對紅字預算清單和退貨單，與退貨列表核對無誤后一并報送業務會計。（6） 業務會計將預算清單、發貨單、出庫單配對核銷、入賬。3、 退貨管理（1） 業務員編制紅字銷售預算清單報主管審批后，辦理退貨手續。（2） 在退貨過程中盡量應避免商品包裝不全、有污跡、破損等情況。（3） 退貨由維修部負責質量鑒定。（4） 質量鑒定后業務員負責將退貨商品送交倉庫入庫，合格商品退回總倉庫按正21、常商品管理，不良品入應不良品庫，并作明顯標識與正常商品隔離擺放。不良品的入庫價格由商務部根據市場可變現價格制定，退貨損失由責任人承擔。（5） 倉庫應核對并清點退貨商品，與紅字銷售訂單核對無誤后關聯退貨單，并辦理退貨手續。（6） 業務員應向客戶書面通知本公司實際收到的退貨商品名稱與數量，并取得對方簽字確認手續。（7） 每日及時配對退貨清單、退貨單和紅字銷售預算清單，與退貨日報表核對無誤后一并報送業務會計。（8） 退貨商品由原業務員負責處置，資金的占用額度參照內部考核制度。（9） 采購退貨商品由倉庫及時通知商務編制紅字采購訂單，然后倉庫根據審核過的紅字采購訂單關聯紅字入庫單。（10） 每日及時配對22、紅字預算清單和退貨單，與退貨列表核對無誤后一并報送業務會計。（11） 退貨責任落實。退貨責任由維修部負責鑒定后交財務部處理，具體鑒定時間在工作聯系單中規定。 由于客戶原因造成的退貨，由業務員與客戶協調，積極挽回這部份退貨損失，退貨損失包括商品跌價損失、來回運輸費和差旅費。A 由于業務員沒有了解客戶需求造成的退貨，業務員承擔40%的損失，公司承擔60%的損失；B 由于客戶表述不清造成的退貨，業務員承擔2%損失，公司承擔98%的損失；特殊情況上報總經理審批后執行；C 由于技服人員工作失誤造成的退貨，技服人員承擔10%損失，公司承擔90%損失。 發貨發錯退回的，由責任人承擔全部損失。 運輸單位造成的23、，由運輸單位承擔全部損失，包括來回運輸費、包裝費、人工整理費、商品跌價和其他損失費。 因供貨方質量原因造成的退貨，由商務部根據合同追究供貨方責任。業務員應積極處理退貨的商品，以免造成退貨商品的呆滯、積壓。4、 商品返修管理（1） 商品返修包括一般返修和退貨返修。退貨返修指客戶退貨后，倉庫和商務聯系供貨商的返修；一般返修指公司代客戶返修商品。（2） 一般返修由業務員負責將返修商品送到倉庫。（3） 倉庫收到返修商品時應登記返修商品臺帳。（4） 商務負責和供貨商聯系，并將供貨商聯系地址提交倉庫。（5） 返修好的商品送達倉庫后，倉庫應清點實物，進行外觀驗收，登記返修商品臺帳，并于當天通知業務員。（6）24、 業務員收到倉庫通知后應及時與客戶聯系，將返修商品及時送達客戶。（7） 業務員到倉庫提貨時倉庫應登記返修商品臺帳，并手工開具送貨單（一式三聯），客戶簽收返修商品后，業務員應于當日將送貨單送交倉庫核銷。附件：維修后返回流程、商品更換流程、退貨流程、商品返修流程、商品檢測報告傳遞流程十、 分倉庫管理1、 分支機構倉庫包括：奉化倉、寧海倉、北侖倉、鎮海倉、培訓倉、維修倉和行政倉七個分支機構倉庫。由于辦公室負責管理日常辦公用品的采購領用，并負責記錄日常收發帳，因此辦公室管理制度另行制定，下述制度不包括培訓倉和行政倉。2、 各分倉庫應嚴格按照公司要求記錄庫存商品帳。3、 分倉庫必須從總倉調貨，不得直接從25、其他供貨單位采購商品，分倉與分倉之間不得直接調貨，分倉與分倉之間調貨必須要有總倉調貨指令方可執行。4、 公司統一擬訂調撥申請單格式，分倉庫根據商品庫存量及市場銷售形勢，填寫調撥申請單（一式二聯），一聯由分倉庫保存、一聯傳真到商務。5、 分倉庫調入商品時清點實物入庫，在調撥單上簽字確認。每隔一星期與總倉庫核銷調撥清單。6、 分倉庫銷售商品時手工填寫銷售預算清單和出庫單，每星期匯總出庫單和銷售發票，報公司倉庫和財務部記帳，滯后上報出庫單、銷售發票，造成倉庫管理混亂，公司將予以處罰。7、 總倉庫根據分倉庫提供的銷售出庫單補輸銷售訂單，并關聯生成發貨單和出庫單，報公司財務部入帳。8、 分倉庫每日應盤點26、庫存商品并向總倉庫報送庫存日報表。9、 總倉庫不定期對各分倉庫進行抽查盤點，賬實不符的予以通報處理。十一、 庫存管理1、 商務部應根據市場情況、預測每種商品的最高存量與最低存量。對市場難以準確把握的商品原則上實行零庫存管理辦法。對往年有銷量，而季節性供貨的商品，應根據銷售量確定一個最低與最高存量。對低于最低存量或超過最高存量的商品，倉庫要及時報告商務部、財務部。2、 各分支機構倉庫對低于最低存量或超過最高存量的商品，要及時上報公司總部倉庫，由商務審核調撥申請并輸入內部調撥訂單，通知倉庫關聯相關單據后辦理實物調撥。3、 企業產品推廣部每月上報門市樣品庫存余額表。十二、 倉庫日常管理1、 物資進出27、倉庫，都必須嚴格辦理進出庫手續。2、 對待檢的物資作出明顯的標識以便追溯。3、 倉庫必須及時將日報、周報和月報表發送到倉庫共享文件夾中，及時向商務、營銷中心、技服部、總經理及其他需要倉庫信息的有關部門與人員提供相關信息。十三、 庫存商品盤點管理1、 每日下班前倉庫應對電腦、打印機等主要庫存商品進行盤點，編制盤點表，并與庫存帳面余額進行核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。2、 月末由倉庫主管組織人員對所有庫存商品進行盤點，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。3、 年中和年終倉庫應協同財務部和其他有關部門對公司庫存商品進行全面盤點，編28、制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。4、 盤點過程中應對殘次冷背庫存商品做標簽，并隔離擺放。5、 對盤贏、盤虧商品編制盤贏、盤虧商品報表，經財務部經理和總經理審批后，做帳務處理。十四、 現場管理1、 倉庫必須做到現場整潔有序，按先進先出制度定置擺放（可根據發貨要求）按客戶或商品類別做好明顯標識（可采用標牌）。標牌上應標明商品的名稱、編號、規格、型號批次及收、發、存情況。2、 呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴格隔離，并做好醒目標識，并由商務部協同有關部門及時處置。3、 庫管員要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負責，否則承擔相應的責任。本制度從2010年12月31日起執行，以前相關規定同時廢止。 2010年12月3日