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1、印章管理制度 制度編號：SP- 發行版本：01 擬定部門：行政事務部 新疆交通建設（集團）有限責任公司 2012年X月X日發布 印章管理制度目錄：共九章第一章 總則第二章 印章的分類第三章 印章授權管理和使用部門第四章 印章刻制原則及要求第五章 印章發放、啟用、變更、注銷第六章 各類印章使用范圍及審批程序第七章 各類印章使用的管理第八章 責任追究第九章 附 則第一章 總 則第1條 為了規范企業各類印章的使用和管理，增強印章使用的權威性和嚴肅性，確保企業的合法權益， 依據企業內部基本控制規范，結合公司章程的有關規定，特制訂本制度。第2條 印章管理遵循“明確責任、嚴格審批、合理使用、妥善保管”原則2、。第3條 本制度適用新疆交建交通設施制造有限責任公司（以下簡稱“公司”）。第二章 印章的分類第4條 對外使用具有法律效力印章：公司級別公章、合同專用章、財務專用章、財務人員私章、發票專用章、法定代表人印章、人力資源部印章、各項目公章、合同專用章、財務專用章。第5條 僅供內部管理使用印章：部門印章、財務對內使用的其它印章：現金收、付訖章，支票收、付訖章，銀行收、付訖章、個人人名章、稽核章、已開發票章和作廢章等。第三章 印章授權管理和使用部門第6條 對外使用具有法律效力的印章，由公司總經理授權向相關部門核發或核銷；僅供內部管理使用的印章由部門分管領導授權向相關部門核發或核銷。第7條 各類印章的保管3、使用部門1、公司行政章、法定代表人印章由公司行政事務部印章管理員負責管理和使用；2、財務專用章、財務人員私章、發票專用章及內部管理使用印章由財務部設印章管理員負責管理和使用；3、公司合同專用章由公司法律事務管理員負責管理和使用。4、部門印章由相關部門設印章管理員負責管理和使用。5、公司黨支部、工會、團支部印章按照黨章及相關制度應設印章管理員負責管理，印章啟用、變更、注銷需在行政事務部進行備案。6、集團公司所屬各分公司、全資子公司，控股子公司將對外使用印章統一填寫印章啟用、封存登記表上報集團公司行政事務部印章管理員處，因公司更名或注銷，備案印章發生變化，需在相關業務辦理完結7日內員進行理印章信4、息變更。7、由公司行政事務部印章管理員建立印章管理臺帳，輸入印章相關信息，實行動態登記。第四章 印章刻制原則及要求第8條 印章刻制原則1、公司印章統一由集團公司行政事務部刻制。2、公司級別印章、各項目公章、合同專用章統一由行政事務部歸口管理；部門印章由相關部門歸口管理員；各級財務印章統一由財務部歸口管理。3、因工作需要需刻制印章時，由歸口部門提出書面申請，填寫（申請部門名稱） 申請刻制印章登記表，經歸口部門負責人審核、行政事務部審核、相關領導審批后，由行政事務部開具介紹信，到公安部門辦理相關手續后，在指定的地點刻制網絡防偽印章。第9條、印章刻制要求1、公司級別印章內容為“公司全稱+類別+防偽碼5、+維文”；部門印章內容為“公司全稱+部門全稱+維文”；名項目使用印章應上級主管部門批準確定的名稱為準，并使用全稱和法定名稱，不得使用簡稱；2、各類印章同一內容、同一序號不得刻制多枚。第五章 印章發放、啟用、變更、注銷第10條 印章發放：印章刻制好后，統一由行政事務部印章管理員發放，由申請部門印章管理員領取，并填寫印章啟用、封存登記表（見附表），確定印章有效啟用期。各歸口部門因工作需要將新刻制印章發放到二級單位使用時，印章管理要求應同一級印章發放程序、要求相同。第11條 印章啟用、停用：對外使用印章在啟用時，應發出正式啟用新印章的通知，注明啟用印章依據、名稱、時間及印模等，印章發生變更或注銷時也6、要發出變更或注銷印章的通知，注明注銷印章依據、名稱、時間及印模等。第12條 印章變更或注銷：因印章磨損或其他原因損壞或因機構調整，印章不能正常使用時，需要重新刻制印章時，應申請重新刻制印章。需注銷的印章個人不得擅自處理。由歸口部門將印章交回行政事務部印章管理員處，并在印章啟用、封存登記表中預留注銷印鑒，并辦理變更、注銷、退回手續。第六章 各類印章使用范圍及審批程序第13條 公司級別公章使用范圍及審批程序1、以“新疆交建交通設施制造有限責任公司”名義印發的公文及公文簽發單。按照公司領導分工職責，在公文簽發單上已簽署審批的文件，由公司文件管理員在印章使用登記表進行登記，由行政事務部負責人審批，可辦7、理用印業務。2、各部門以公司名義對外報送的各類報告、表格、名冊、職工個人的有關證明等，由經辦人在印章使用登記表進行登記，經部門負責人審批后，可辦理用印業務。3、榮譽證書、聘任書等各類證件，由經辦人在印章使用登記表進行登記，經部門負責人審核后，部門分管領導審批后，可辦理用印業務。 4、公司人員出外辦理各類業務需出具固定制式行政介紹信，由經辦人在印章使用登記表進行登記，經部門負責人審批后，可辦理用印業務。開具介紹信、便函、授權委托書時要有存根聯，統一編號，并由行政事務部留存根聯。在此類行政介紹信，只起證明持信人身份的介紹作用及需辦理的業務，不作其他任何證明，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。第14條 8、公司級別合同專用章使用范圍及審批程序1、凡公司對外簽定各類合同、協議等，必須統一使用 “新疆交建交通設施制造有限責任公司合同專用章”；除上級單位或壟斷性行業硬性要求加蓋公章時，才可使用，其它情況均使用公司合同專用章。2、使用公司合同專用章時，先由經辦人在印章使用登記表進行登記， 按公司合同管理制度要求提供合同審批單，由部門負責人審批后，合同書中由法定代表人或授權代表人簽字并注明簽訂日期后，辦理用印業務。3、兩頁以上合同要加蓋騎縫章。第15條 公司各級財務專用章使用范圍及審批程序日常財務活動使用財務印章，實行授權制，由財務負責人授權相關人員嚴格按照印章管理要求使用：1、銀行預留印鑒除用于日常結算9、票據的支付、收款外均應審批、登記；2、發票專用章除用于已開普通發票、增值稅票、營業稅票等稅票的蓋章外均應審批、登記；3、其他對內專用章嚴格按照要求使用。4、外出使用財務印章，實行審批制，由使用人填寫印章使用登記表經財務負責人審批；5、嚴禁為空白支票、發票、信函、表格、合同等加蓋公司財務印章；6、嚴禁將對外專用財務印章攜帶外出使用。若屬特殊情況，使用部門或個人須書面申請，經部門負責人和財務負責人或財務總監審批后，到財務部門辦理財務印章領用手續，攜帶外出使用。使用后應立即歸還印章，不得貽誤。第16條 公司人力資源部印章使用范圍1、人事履歷證明；2、人事收入證明；3、鑒定考核考察材料；4、職稱申報材10、料；5、其他須要人事部門審核確認的材料。第17條 公司人力資源部印章使用審批程序使用公司人力資源部印章時，先由經辦人在印章使用登記表進行登記，由部門負責人審批后，辦理用印業務。第18條 部門印章使用范圍只能在公司內部管理業務中使用，由部門負責人進行審批辦理用印業務。第19條 各項目公章及合同專用章使用參照公司公章及合同專用章進行管理和使用。第七章 各類印章使用的管理第20條 公司各類對外使用印章都具有法律效力，必須依法使用、嚴格管理。各歸口部門應設置印章管理員，并建立相應印章管理臺帳（見附表），使用印章必須進行登記、審批。截止12月31日前，由各歸口部門將印章登記本統訂，交行政事務部印章管理員11、處，由政事務部將集團公司印章登記本統一、規范裝訂與退回印章一并交綜合檔案室保管。第21條 各類印章必須按照本部門、單位的職能和管理范圍用印，不得超越本部門、單位的職能和管理范圍用印。第22條 各類印章在用印時，按照相關要求，應加蓋于規定位置，不得在空白表格、證書、信箋等空白件上用印。不得在手寫材料上用印。在各項業務需提供公司各類證照復印件時，必須在證照復印件上加蓋附有“與原件相符” “使用部門”“使用用途”“再次復印無效”等內容的印章后再可辦理用印業務。第23條 各類印章一般不得帶出使用，因特殊情況需要外出用印，由經辦人填寫印章使用登記表，登記詳細借出及歸還時間，必須經部門負責人審批，辦理印章12、借出業務。第24條 各部門、各項目要嚴格按照審批手續用印，凡不按規定辦理用印手續的，一律不得用印。第八章 責任追究第25條 因印章管理不嚴，造成使用不當或遺失，要追究印章管理人和部門及單位負責人的責任。給單位造成損失的，要依法追究其責任。第26條 使用新疆交建交通設施制造有限責任公司法人印章或專用印章時，用印部門負責人在辦理批準使用印章手續時，未認真審核的，要追究審批人的責任。給單位造成損失的，要依法追究其責任。第27條 印章在停止使用后，管理部門未及時將印章交行政事務部，而繼續使用或遺失的，要追究印章管理人和部門負責人的責任。給單位造成損失的，要依法追究其責任。第九章 附 則第28條 本制度13、未盡事宜按國家法律、法規、規范性文件和本公司章程規定執行。第29條 本制度與國法律、法規、規范性文件和本公司章程規定不一致的，以有關國家法律、法規、規范性文件和本公司章程規定為準。第30條 本制度由公司行政事務部擬定,自公司總經理批準頒布之日起施行。附：1、申請刻制印章登記表2、印章啟用、封存登記表3、印章使用登記表4、印章管理臺帳（申請部門名稱） 申請刻制印章登記表編號：申請日期部 門經辦人申請印章種類印章名稱材 質樣 式使用范圍：申請理由：管理權限：管理人：公司領導意見年 月 日行政部門意見年 月 日申請部門年 月 日備注：印章啟用、封存登記表印章名稱啟用印鑒預留封存印鑒預留交接人接收人交接人接收人日期日期日期日期印章使用過程登記表序號日期借用者批準者份數使用原因 印章使用登記表年月日使用部門發往單位事由申請人經辦部門負責人行政事務部負責人部門分管領導用印辦理人印章管理臺帳印章號責任者使用項目部門印章類別印章名稱頁號現狀存放地點啟用日期封存日期發放人接收人退回人回收人發出數量收回數量材料類別