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裕強物流公司倉儲業務客戶投訴管理制度.pdf
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裕強物流公司倉儲業務客戶投訴管理制度.pdf
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編號:1271150
2024-12-16
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1、上 海 裕 強 物 流 有 限 公 司 企 業 標 準Q/YQ Q/YQFGL282011 倉儲業務客戶管理制度編制:審核:審核:批準:2011-12-31發布2012-04-28 實施上海裕強物流有限公司發 布ICS B.20 2012-04-23 修訂修 改 頁版號章節號修改次序修改內容修改人修改日期1、目的為了更好地服務客戶,明確公司在與客戶簽約前、簽約中、簽約后的管理流程,從而提升服務質量,提高顧客滿意度,特制訂本辦法。2、適用范圍與公司簽訂倉儲類業務合同的客戶。3、職責3.1 市場開發部為公司倉儲類客戶的歸口管理部門,負責客戶信息、日常維護和顧客投訴的處理工作。3.2 各分公司、運營2、管理部負責客戶第二方現場檢查等事宜的聯系和接待工作,以及協調處理客戶投訴的事宜。4、客戶的信息管理4.1 市場開發部在與客戶簽訂合同前,須對客戶的資質進行審核。審核內容包括:客戶的營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證的索要和網上驗證。4.2 客戶基礎資料的收集:收集客戶的基礎資料,包括財務開票信息、辦公地址、聯系人等錄入至公司客戶管理系統中。4.3 根據客戶提供的信息變更的內容,及時在公司的系統中作變更,并通知有關部門和人員。5.客戶的日常管理5.1 已與公司簽約客戶的日常管理5.1.1 客戶維護市場開發部要定期通過走訪、電話等形式對客戶進行維護,并做好相應記錄,填制“客戶拜訪記錄表”。記錄內3、容包括客戶的需求、抱怨等。5.1.2 市場開發部每月匯總客戶維護記錄,形成分析報告,報總經理。5.2 目標客戶的日常管理5.2.1 市場開發部定期對目標客戶通過走訪、電話等形式進行聯系,動態掌握客戶的動向,并做好相應記錄,填制“客戶拜訪記錄表”。5.2.2 市場開發部每月對目標客戶進行分析,形成開拓意見及后續需要跟蹤落實的事宜,報總經理。6.客戶的投訴管理6.1 客戶投訴信息收集6.1.1 市場開發部、運營管理部、分公司各與客戶聯系人員接到顧客投訴后,應填寫“客戶投訴記錄表”中“投訴內容”項,直接交由本部門經理處理。6.1.2 各分公司設置“顧客投訴箱”、“顧客投訴簿”或投訴電話(021-664、523692),便于客戶進行意見的反映。“顧客投訴簿”中要求設置“填寫人聯系方式”欄,便于市場開發部的回訪。分公司經理每天檢查“顧客投訴箱”或“顧客投訴簿”,收集客訴信息。投訴電話號碼須張貼在各分公司營業窗口。6.2 客戶投訴回復處理6.2.1 投訴內容屬本部門職責范圍內,由本部門經理應在48 小時之內回復客戶,同時報市場開發部,在 3 天之內處理完畢。市場開發部在接到上報后應及時核實投訴情況及跟蹤處理結果和進程,受理部門填寫“客訴處理意見”和“實施客訴處理結果”,部門經理簽字后,交市場開發部備案。6.2.2 投訴內容不屬本部門職責范圍內,交市場開發部。市場開發部核實投訴情況,協調有關部門落實5、解決方案并實施。市場開發部填寫“客訴處理意見”,客訴解決方案實施部門填寫“實施客訴處理結果”后,交市場開發部歸檔。6.2.3 對移交市場開發部的客戶投訴,市場開發部應在 48 小時內及時回復客戶,并征求客戶對處理結果的意見,必要時進行走訪、回訪。6.3 客戶投訴信息管理6.3.1 市場開發部負責收集、整理“客戶投訴記錄表”,并建立“客戶投訴臺賬”,匯總客戶投訴情況。6.3.2 市場開發部每季度末對各類客戶投訴做分析,編寫分析報告,報總經理審閱,努力降低客戶投訴率。7、客戶投訴處理細則7.1 客戶投訴分類:商品外觀質量、商品磅差異議、服務質量投訴等。7.1.1 商品外觀問題表現在散捆、銹蝕嚴重等6、。7.1.2 商品磅差異議問題主要表現過磅重量鉛、鋅、鋁誤差超過 1,銅超過 2。7.1.3 服務質量投訴包括入庫、出庫、單證作業差錯,服務態度不佳等。7.2 解決方案7.2.1 商品外觀異議:由市場開發部和運營管理部通知相關客戶協調、解決。7.2.2商品磅差異議:對磅差產生異議需要復磅的客戶,應由運營管理部與客戶簽訂復磅協議。由于客戶方責任所產生的復磅費用,由客戶方承擔。由于我方造成的磅差問題,復磅所產生的費用,由我方承擔。7.2.3 服務質量投訴:屬于公司業務流程問題的服務投訴問題由運營管理部協調解決,屬于部門、員工未按要求做好工作規范的服務投訴,在經核實后,由行政部門按照公司職工獎懲管理7、辦法進行處理。8、相關文件8.1 職工獎懲管理辦法8.2 顧客滿意測評程序9、相關記錄9.1 客戶投訴記錄表 Q/YQ-FGL-28-2011-01 9.2 客戶投訴臺賬 Q/YQ-FGL-28-2011-02 9.3 客戶拜訪記錄 Q/YQ-FGL-28-2011-03 上海裕強物流有限公司客戶投訴記錄表編號:Q/YQ-FGL-28-2011-01 投訴客戶投訴方式投訴日期接訴人員投訴內容:記錄人簽名:年月日客訴處理意見:部門(分公司)經理簽名:年月日實施客訴處理結果:部門(分公司)經理簽名:年月日上海裕強物流有限公司客戶投訴臺賬編號:Q/YQ-FGL-28-2011-02 日期投訴客戶投訴內容處理結果實施部門客戶反饋意見上海裕強物流有限公司客戶拜訪記錄表編號:Q/YQ-FGL-28-2011-03拜訪時間拜訪方式電話上門參加人員拜訪原因記錄人拜訪內容:后續跟進記錄跟進時間跟進內容客戶反饋意見
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