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1、目 錄MB-Ad-01印章管理規定-2 MB-Ad-01-01印鑒使用申請表-5MB-Ad-02會議管理規定-6MB-Ad-02-01會議通知單-9MB-Ad-02-02會議備忘錄-10MB-Ad-02-03會議簽到表-MB-Ad-03辦公用品/設備管理規定-11 MB-Ad-03-01辦公用品/設備請購表-14 MB-Ad-03-02耐用辦公用品/設備明細表-15 MJ-D-03-03易耗辦公用品/設備明細表-16 MB-Ad-03-04辦公用品/設備領用臺帳- MB-Ad-03-05辦公用品/設備管理標識卡- MB-Ad-03-06辦公用品/設備維修保養記錄表-MB-Ad-04出差管理規定2、-19 MB-Ad-04-01 請假/出差申請單- 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 管理制度文件印 章 管 理 規 定文件編號MB-Ad-01編 制 梁 色 建審 核批 準版 次1版1次日 期 2004 / 8日 期日 期 生效日期 1 目的規范公司印章的使用、保管，保障公司的利益。2 適用范圍本規定適用于公司印章及部門印章的使用與管理。3 印章的種類31公章/法人章：公司向工商行政主管機關登記的公司印章及法人章。32指定業務專用的印章如合同專用章、財務專用章等；33、2部門章：刻有公司部門名稱的印章。4 印章的保管41公司和業務專用章、部門章由人力資源部專人負責保管及用印；42 印章如有遺失，印章保管人應立即報告公司領導并到公安等相關政府部門辦理報失備案手續及依法公告作廢手續。5 印章的使用范圍51對與公司經營權有重大關聯、涉及政策性問題或以公司名義對行政、稅務、金融等政府機構的行文，蓋公司公章。52以公司名義發布的各類規章制度，對國家機關或社會團體及其他企業簽發的證明文件，蓋公司公章。53 各部門在經辦業務的權責范圍內的行文及收文，蓋部門章。6 印章的蓋用程序61 文件需要用印時，應先填寫“印鑒使用申請表”，經主管核準并依據審批權限獲得相關領導批準后，連4、同經審核的文件等交給印章保管人用廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 印；62用印人除了在文稿、文件上用印外，還需在印鑒使用申請表上加蓋所使用的印章存檔。63 用印的審批權限631公司公章由總經理批準，但以下兩種情況除外：- 公司進行日常的業務活動除合同（包括用工合同，采購合同）簽擬、融資、資金支付等涉及公司重大利益的事項時必須獲得公司總經理的書面批準才能用印外，其余需使用公司章的，由營運副總經理審核批準；- 在出具公司員工人事證明資料、辦理公司人事日常業務需使用公司公章5、時，由人力資源部經理審核批準。632 部門章由部門經理批準，人力資源部經理核準；64 印章異地使用審批權限公司公章原則上不得帶離公司使用，若需帶離，按以下權限審批：641 部門章必須獲得總經理的電話指示或書面批準，才能被帶離使用；642 公司公章必須獲得公司法人代表的電話指示或書面批準，才能被帶離公司使用；643 公司法人代表將公司公章帶離公司應辦理書面手續；644 所有電話指示事后應補辦簽批手續，以備查核；645 公章被帶離期間，由攜帶人全權承擔印章的保管及使用的責任；646帶離印章應在印鑒使用申請表中注明帶往地點，并按期及時歸還辦公室保管人，寫明歸還日期。7 責任與懲罰 71 公司印章由專6、人保管，如有遺失或誤用，由印章保管部門負責人及保管人分別負全責。72印章保管人對未按審批權限獲得批準用印的文件，不得擅自用印。如有違反，視情節輕重給予相應的行政及經濟處罰（行政處分： 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 警告、降職、開除；經濟處罰：降薪、賠償10%-100% 的經濟損失）。73 印章保管人雖經批準但超出規定的印章使用范圍用印并給公司造成經濟損失的，印章保管人及批準用印人除要承受行政處分（警告、降職、開除）外，還要賠償相應的經濟損失（其中印章保管人承擔107、%，批準人承擔90%）。 8 附則81 本管理規定由公司人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸公司人力資源部。82 本管理規定經總經理審核批準后，自公布之日起執行。9 相關表格91 印鑒使用申請表（MB-Ad-01-01）廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 印鑒使用申請表 NO.申請部門申請日期蓋印份數文件名稱用 印 事 由用 印 種 類印 鑒 留 底申 請 人主 管審 批印章保管人核準并用印說明：印章使用必須按照公司印章管理規定的蓋用程序審批。 廣州美邦保險代理有限公司 8、編號：MB-Ad-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 管理制度文件會 議 管 理 規 定文件編號MB-Ad-02編 制 梁 色 建審 核批 準版 次1版1次日 期 2001 / 8日 期日 期 生效日期1 目的創造良好會風，提高會議效率，確保會議起到共同參與、集思廣益的作用。2 適用范圍公司總部各類會議。3 會議種類 31 例會311 周會 每周星期五下午，由營運副總經理或其委托人主持。除偶數周的例會公司總部全體員工均需參加外，其余各周例會僅由各部門經理及各區域負責人參加。312 年度會議 每年春節前夕的適當時間9、召開，由總經理主持，公司總部及各區域主要管理人員參加。32 其他會議包括各種專業會議、專門會議、部門內部會議等的非例會會議。其召開應經部門經理以上領導核準，涉及多個部門的應經副總經理以上領導核準。4 會議模式 41 每一次會議都應取得實質的成效：或解決問題，或使與會者受到培訓、廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 獲得教益。42 會議應有明確的議題。議題由組織者在會前確定并下發至相關與會者作準備。 43 會議主持者的作用是調動氣氛、控制會議進程，對議案作出最后的決策，并盡10、力避免一言堂式的訓示性發言。5 會議程序51 每次會議由公司人力資源部負責召集（部門內部會議除外）。52會議召集者應提前與公司領導溝通以確定會議主要議題并形成會議通知單（MB-Ad-03-01）。53 會議邀請函應提前一天發出（緊急會議除外），相關人員必須做好充分準備，就議題提出解決問題的方案和途徑，供與會人員共同討論和甄選，避免形成無任何建設性意見的“問題會議”。會議期間，與會者亦可就急需解決的事項提請會議討論。54會議主持者最后提出自己的意見并作出決策；55會議結束后由人力資源部形成會議備忘錄（MB-Ad-03-02），并在一個工作日內下發至相關人員以便執行會議決策。6 會議紀律 61 與11、會者應提前到場并在會議簽到表（MB-Ad-03-03）上簽到，因特殊原因而遲到、缺席、中途退席時，應向會議召集人請假，說明正當理由。無故遲到或中途退席，按考勤制度的遲到或早退處理。 62 會議的發言或討論應集中于規定議題，在規定議題完成后才允許就急需解決的事項進行討論；63會議期間應將手機調至震動狀態，不接打電話，不抽煙；特殊情況到場外聯絡；64與會者須按規定保守會議秘密。7 附則廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁71 本管理規定由人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸人力12、資源部。72 本管理規定經總經理審核批準后，自公布之日起執行。 8 相關文件 81 會議通知單（MB-Ad-03-01） 82 會議備忘錄（MB-Ad -03-02） 83 會議簽到表（MB-Ad-03-03）廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-01 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 會 議 通 知 單致：由：關于： 召開 會議的通知日期： 會議時間：會議地點：會議主持：會議記錄：會議議程：廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LT13、D. 會 議 備 忘 錄致：關于： 年 月 日的會議紀要參加人員：見會議簽到表主持： 記錄： 簽發： 日期：內容：(一)通報事項(二)決定事項(三)督辦事項廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 會議簽到表會議名稱： 地點： 時間： 年 月 日姓名單位（部門）備 注廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁管理制度文件辦 公 用 品/設 備 管 理 規 定文件編號MB-Ad-14、03編 制 梁 色 建審 核批 準版 次1版1次日 期 2004 / 8日 期日 期 生效日期1 目的 規范辦公用品/設備的購買、領用行為，降低能源消耗，控制公司的辦公費用。2 適用范圍本管理規定適用于公司辦公用品/設備的購買、領用和管理。3 職責 公司各部門使用的辦公用品/設備統一由人力資源部委派專人負責購買、保管、分類登記及發放。4 類別辦公用品/設備分為耐用辦公用品設備和易耗辦公用品/設備。41 耐用辦公用品設備：適合長期使用的辦公用品/設備。該類辦公用品/設備在員工離職時必須交還公司；或，該類辦公用品/設備因故障需重新領用時須“以舊換新”。如硒鼓、白板擦、剪刀、美工刀、訂書器、打孔器、15、計算器、直尺、文件盒、文件夾、軟盤、U盤、辦公臺、辦公椅、計算機、碎紙機、復印機、掃描儀、電話、手機、電話卡、手機卡等。42 易耗辦公用品設備：短時間即易損耗的辦公用品/設備。該類辦公用品/設備在員工用完后可到人力資源部登記領取。如簽字筆、白板筆、圓珠筆、鉛筆、鉛芯、膠（棒）、膠帶、回形（大頭）針、印刷品、復寫紙、報事貼、筆記本、訂書釘、夾子、等。5 請購程序51 各部門應于每月25日前提出下月辦公用品/設備需求計劃，填寫辦公用品請購表（MB-Ad-03-01），按審批權限取得批準后于每月25日前交到公司人力廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG I16、NSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁資源部。但臨時性的急需申購除外。52 人力資源部綜合各部門的計劃，動態掌握所需辦公用品/設備的數量和 種類，階段性申請統一購買。53人力資源部應及時對購買的辦公用品/設備登記入庫，并按耐用辦公用品/設備及易耗辦公用品/設備的類別作好分類造冊的工作（MB-Ad-03-02）。6 請購審批權限61所有辦公用品/設備的請購須由請購部門的負責人簽字確認，經人力資源部經理審核后按如下權限審批：1）凡購買單價低于300元的辦公用品/設備，報運營副總經理批準，交人力資源部采購；2）凡購買單價超過300元的辦公用品/設備，報總經理批準，17、交人力資源部采購。62 特殊及急需的情況下，如果未能取得上述有審批權限的領導書面簽批，可由其電話或口頭指示人力資部負責辦公用品/設備采購的人員，事后再補辦書面審批手續。7 領用71每個工作日上午9：0010：00為司總部人員領用辦公用品/設備的時間，如無特殊原因，其他時間人力資源部人員有權拒絕領用。各分支機構可在其負責人每周參加工作例會時集中領取。72人力資源部設立辦公用品/設備領用臺帳（MJ-D-03-04），所有員工領用辦公用品/設備須辦理登記手續。721 公司總部員工領用辦公用品/設備時，必須同時在辦公用品/設備領用臺帳上簽字確認。722各分支機構員工領用辦公用品/設備，也須在辦公用品/18、設備領用臺帳上簽字確認。各分支機構的負責人必須于每月底最后一周參加工作例會時將本月的辦公用品/設備領用臺帳統一收集齊全交公司人力資源部備查。廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 73 人力資源部負責人對有關購買、領用程序進行監督，并對不正常的采購及領用提出批評，嚴重情況下，可提請公司領導對相關責任人進行處罰，直至開除。8 辦公用品/設備的購置、使用與管理81購置辦公用品/設備時，必須選用安全、低耗、環保、對員工健康無重大影響的物品。83購置回來的大型辦公設備如電腦、打印機19、掃描儀、空調、網絡設備必須由信息技術部進行驗收并填寫購置設備驗收表（MB-Ad -03-05），其相關的產品質量合格證、產品使用說明書、保修卡交人力資源部統一保存。84對于在使用過程中存在危險因素的辦公用品/設備如碎紙機、復印機、電腦及其他需使用電源的辦公設備，人力資源部負責在設備上標貼使用說明，以盡可能杜絕辦公設備對員工人體所造成的傷害。85耐用辦公設備實行專人使用專人管理與集中使用統一管理相結合的辦法。屬于專人使用專人管理的辦公用品/設備如電腦、掃描儀等，在設備上張貼辦公設備標識卡（MB-Ad -03-06）作為標識，標明該設備的性能現況、設備購置時間、使用與維護責任人；屬于集中使用統一20、管理的辦公設備如打印機、復印機、大型裝訂/打孔機等，由人力資源部負責日常維護/維修管理，信息技術部配合相關設備的維護維修。人力資源部設立專門的辦公設備維修/保養記錄表（MB-Ad -03-07），記載需出外維護/維修設備的維護/維修時間、更換的零部件、維護維修費用以及經辦人等信息。86報廢、廢棄的辦公設備如電腦主機/顯示器、損壞的辦公臺/辦公椅等，經公司相關部門甄別確認不再具有使用價值并由運營副總經理批準后由人力資源部統一處置。人力資源部對所處置的報廢/廢棄的辦公設備必須登記在冊。報廢、廢棄的辦公設備處置記錄表（MB-Ad -03-08）9 附件廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-0321、 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁91 本管理規定由人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸人力資源部。92 本管理規定經公司總經理審核批準后，自公布之日起執行。10 相關表格 101 辦公用品/設備請購表（MB-Ad-03-01） 102 耐用辦公用品/設備明細表（MB-Ad -03-02） 103 易耗辦公用品/設備明細表（MB-Ad -03-03）104 辦公用品/設備領用臺帳（MB-Ad -03-04）105 購置設備驗收表（MB-Ad -03-05）106辦公設備管理標識卡（MB-Ad -03-06）107 辦公22、設備維修/保養記錄表（MB-Ad -03-07）108 設備報廢申請表（MB-Ad -03-08）廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-01GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公用品請購表 編號：請 購 部 門請 購 日 期請 購 內 容序號品 名規 格數 量12345678910111213141516171819部門負責人： 人力資源部審核： 批準：廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-02 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 耐用辦公用品明細表 編號：品 名規23、 格數 量采 購 日 期 制表人： 日 期：廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 易耗辦公用品明細表 編號：品 名規 格數 量采 購 日 期, ; 制表人： 日 期： 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公用品/設備領用臺帳員工姓名： 編號：品 名規 格數 量簽 領領 用 日 期備注廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-05 GUANGZHOU MABANG INSUR24、ANCE AGCEGENT CO.LTD. 購置設備驗收表序號： 設備名稱型號規格生產廠家出廠日期設備編號試機情況：隨機附件及資料清點情況：使用部門驗收意見：簽章：年 月 日信息技術部驗收意見：簽章：年 月 日廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-06 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公設備管理標識卡 編號：設備名稱購置日期保修期限規格（配置）標識日期設備狀況使用部門責任人辦公設備管理標識卡 編號：設備名稱購置日期保修期限規格（配置）標識日期設備狀況使用部門責任人廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-07 GUA25、NGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 辦公設備維修保養記錄設備名稱規格型號使用部門/操者序號維修/保養日期維修/保養項目維修保養結果維修人員/單位經辦人簽字12345678910 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-03-08 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 設備報廢申請表NO：設備名稱規格型號出廠編號設備編號啟用時間申請時間報廢原因： 申報部門：年 月 日主管部門意見： 簽章：年 月 日主管領導意見：簽章：年 月 日備注： 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-04 GUANGZ26、HOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁管理制度文件出 差 管 理 規 定文件編號MB-Ad-04編 制 梁 色 建審 核批 準版 次1版1次日 期 2004 / 8日 期日 期 生效日期1 目的規范公司職員出差活動，合理控制成本。2 出差類別職員出差分“短途出差”和“遠途出差”。21 “短途出差”為離開本市但當日可往返的出差；22 “遠途出差”為必須在外住宿、當日不能往返的出差；3 出差申請程序31 出差前應填寫出差申請單（MB-Ad-03），出差期限由派遣人員依據情況需要，事前給予確定。32 出差申請的審批權限規定如下：職員出差經直27、接上級初核，分管副總同意，最后報總經理批準并轉人力資源部備案；員工出差申請雖經批準但未轉人力資源部備案的，人力資源部有權按曠工論處。 33出差途中除了因病或遭遇意外事故/或因工作原因，需要延長時間的，應電話請示核準人，不得因私或借故拖延出差時間。否則，超過核定出差期限的出差費用不予報銷，并視情節輕重給予處理（情節特別嚴重者開除）。因病延長出差時間應在事后提供縣級以上醫院證明。4 出差待遇41“短途出差”：411 按實際報銷交通費；412補助費（含餐費）為20元/天，超標自負，欠標自自留。 廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE A28、GCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁42 “遠途出差”：421交通費實報實銷；根據實際情況經批準按如下級別使用交通工具：4211 副總經理飛機可乘普通艙，火車軟臥 ，到達地汽車計程車；4212 部門經理飛機普通艙，火車硬臥，到達目的地汽車計程車；4213 普通職員飛機乘坐普通艙，火車硬臥，到達地汽車視情況而定；422 住宿費實行財務包干，超標自負,欠標自留：4221副總經理省內為200元/天,特區、直轄市為300元/天，外省省會城市為300元/天，其他城市為200元/天；4222部門經理省內為150元/天，特區、直轄市為200元/天，外省省會城市為200元/天，其他城市為1529、0元/天；4223 普通職員省內為150元/天，特區、直轄市為200元/天，外省省會城市為200元/天，其他城市為100元/天；4224 若兩個同性別職員一起出差，住宿費按上述標準減半。423補助費（含餐費）實行財務包干，超標自負，欠標自留。4231所有職員均執行如下標準：省內為30元/天，特區、直轄市為50元/天，外省為30元/天；5 差旅費報銷手續51所有職員出差發生的費用均需總經理批準才可報銷。出差人員憑借出差申請單可向財務部暫支相應的差旅費，返回一周內填寫出差報銷單，并結清支款；一周內未報銷的，經財務部催促后仍沒有按規定日期報銷的，財務可以在其工資中先行扣除，等報銷后再補支其所扣工資。30、52職員出差的交通費應據實憑票報銷，如在到達地乘坐計程車，須注明正當理由和時間。如發現虛報不符事實者，除了將虛報款收回外，還將依據情節輕重給予行政處罰。53職員出差期間如需招待客人，必須事前取得總經理的許可，返回后經總經理的批準方可報銷。54出差不得報支加班費，但法定節假日出差可按勞動法第四十四條規定廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁 報支加班費。6 附則61 本管理規定由人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸人力資源部。62 本管理規定經公司總經理審核批準后，自公布之日起執行。7 相關表格71 請假/出差申請單廣州美邦保險代理有限公司 編號：MB-Ad-04 GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD. 共 3 頁 第 1 頁