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1、檔 案 管 理 辦 法 及 實 施 細 則為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失信懲戒機制，規范公司的經營行為，保護公民的合法權益，促進全公司的持續健康發展，依據有關法律、法規及政策規定，結合實際，制定本辦法。一、 總則第一條 根據企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經濟效益服務，特制定本規定。第二條 公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規程及辦事細則、董事會及股東會記錄、行政類文件、政府機關核準文件、工程設計圖、工程預算決算書、計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動2、工資、各類合同和其他工作等方面檔案。第三條 公司檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。第四條 公司檔案管理工作要堅持集中統一的管理原則。二、 文件材料的形成與歸檔第五條 公司要根據國家相應法規和有關部門的規定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉要遵循計劃、公司的發展、項目的進行（施工）、技術、經營等項工作和文書處理的程序。第六條 公司生產（施工）活動中形成的辦公用品及文件等材料由工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。 各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔，然3、后交給公司檔案管理人員。 1、公司指定專門的部門及專人負責文件材料的管理。按照各部門的工作，此類型工作由行政部門統一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。 第八條公司必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件材料的歸檔范圍主要有以下4、幾個方面：1、 經營銷售方面：有公司經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。2、 財務管理方面：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。3、 工程建設方面，涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等。4、 計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。5、 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。6、 物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛工作中的各種5、文件材料，公司行政工作、共青團工作和董事會工作中的各種文件材料等。8、 其他方面。第九條 檔案級別的劃分：檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。等級的劃分：一級為絕密文件 二級為秘密文件 三級為機密文件 四級為普通文件1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關單位簽6、訂的合同、協議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。 附表格如下：文件等級文件類型歸檔管理及期限調閱管理一級 絕密文件 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。 公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。在材料、合同形成確立一個月內進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。原則上不可調閱，但因特殊情況要經過總經辦領導的批準，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認7、二級 秘密文件公司對外的正式的發文與有關單位來往的文書在材料、合同形成確立一個月內進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。原則上不可調閱，但因特殊情況要經過總經辦領導的批準，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認三級 機密文件 各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報 公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等形成文件的半個月內進行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔要辦理調閱手續，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認四級 普通文件會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄形成文件的一個星期內進行歸檔，歸檔為一8、式一份，原件及掃描件或電子文檔要辦理調閱手續，并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認。 第十條 歸檔時間1、 基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管理部歸檔。2、 各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。第十一條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經營等各項管理程序；列入基建和經營等各項活動的工作計劃；列入公司有關部門的職9、責范圍和有關人員崗位責任制。第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。a）檔案管理歸檔要求：1、 檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。2、 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、 檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序10、排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第十四條 公司要建立健全各項檔案管理制度，列入公司的經濟責任制體系，并制定嚴格的獎懲辦法。 第十五條 各部門保管文件的檔案范圍及相關規定1、 各部門的檔案管理必須按規定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。2、 各部門的檔案管理由各部門相應負責人進行管理，不設置專職崗位。需各部門的檔案管理自行安排。 a）部門存檔文件的范圍：1 、部門例11、會紀要、業務函件、往來文件。 2 、客戶業務信息、資料、銷售報表。 3 、公司及各部門的規章管理細則。 4 、原始財務資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財務報表、薪酬發放、不動產所有權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的文件檔案由財務部保管。b）文件檔案分類整理保存 第十六條 檔案分類 行政部負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調閱使用。1、 根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制公司文件檔案分類編號方法2、 分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提供利用。3、 常用的分類方法有：（1）按工程項目分類；（2）按專業性質分類；（3）按組織機構分類；（4）12、按時間分類。可按文書的性質分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。4、 文件檔案要根據內容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別。“加密”還分為絕密、秘密和機密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。第十七條檔案編目：要編制檔案總目錄、檔案分類目錄。第十八條 檔案管理人員職責 1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。第十九條檔案保管1、 接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手13、續。2、 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。3、 要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據。a) 文件檔案保存期限：. 永久保存：(1)公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權及其它債權憑證；(8)工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；(9)其它經核定須永久保存的文書。. 10 年保存：(1)預算、決算書類；(2) 人事檔案、會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)14、其它經核定須保存10 年的文書。.在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關規定另行規定第二十條 人事檔案的歸檔一、 內部人事基礎檔案的建立在員工入職一周內建立統一的基礎檔案，基礎檔案包括：1、 應聘申請表，要求各項已填寫完整（含一寸免冠彩色照片）2、 面試評價表；3、 體檢結果或身體健康等證明；4、 身份證查詢記錄5、 身份證復印件6、 學歷查詢錄7、 學位、學歷證書復印件；8、 職稱查詢記錄；9、 職稱證書復印件10、 專業技術等該崗位所需要的相關證書復印件11、 個人簡歷12、 薪酬福利確認書13、 離職證明達到上述要求的人員資料方可歸檔，建立內部人事基礎檔案，形成內部人15、事檔案袋。二、內部人事后續檔案的歸檔在員工的內部基礎檔案建立之后，根據個人的異動（調動、轉正、調薪、離職等）、績效管理、培訓、職業生涯規劃和滿意度調查及獎懲等分別由各專業模塊負責人建立內部人事后續檔案，并在規定的時間集中移交給人事檔案指定管理人人事專員。（一）異動當調動、轉正、調薪、離職等異動發生時，人事專員于各項手續辦理完畢的當日把相關手續歸檔，裝入員工內部人事檔案袋，并做好目錄的填寫。異動檔案包括：1、調動：員工異動審批表、異動手續匯簽表、任命通知、管理人員任命試用期轉正審批表、管理人員任命試用期考核評定表；2、轉正：轉正申請書、管理人員試用期考核評定表、管理人員轉正審批表、員工試用期考核16、評定表、員工轉正審批表、面談記錄；3、調薪：員工薪酬調整審批表；4、離職：離職申請表、面談記錄、工作交接記錄、離職手續匯簽表。（二）績效管理依據公司的績效管理制度，目前的績效考核周期為周度、月度、季度和年度。因此，人力資源部績效管理負責人應按照月度、季度和年度及時收集各部門員工的績效考核評價表，并結合人力資源的相關分析和總結一起歸檔，形成績效管理檔案。并于年末集中移交給人事專員，分別裝入員工內部人事檔案袋，形成員工的績效管理檔案。績效管理檔案包括：1、 周度、月度、季度、年度績效考核評定表2、 其他（三）培訓外訓及內部的公司級培訓、行業線培訓和跨部門培訓由人力資源部培訓負責人負責收集、整理培訓17、記錄及相關總結，形成公司培訓檔案并于年末集中移交給人事專員，其中員工培訓記錄（包括培訓項目、培訓學時、培訓費用、培訓協議等記錄）裝入員工內部人事檔案袋，形成員工培訓檔案。部門內的培訓由部門培訓接口人負責收集整理和歸檔，形成部門培訓檔案，并于年末集中移交給人力資源部培訓負責人由其移交給人事專員。人力資源部培訓負責人定期稽核檢查部門培訓檔案。第二十一條 公司培訓檔案包括：1、培訓簽到表；2、員工培訓課前調查表；3、培訓效果調查問卷；4、培訓總結；5、部門培訓檔案管理工作稽核檢查記錄；6、內部講師推薦表；7、內部講師資格評審表；8、內部講師半年考核表。部門培訓檔案包括：1、培訓簽到表；2、培訓效果調18、查問卷；3、培訓總結。員工培訓檔案包括：1、員工培訓記錄；3、 培訓協議。（四）職業生涯規劃和滿意度調查公司年度由總經理帶領人力資源部做管理職業生涯規劃及滿意度訪談，訪談記錄由人力資源部相關人員整理后，即時移交給人事專員，分別裝入員工內部人事檔案袋，形成員工的職業生涯規劃和滿意度調查檔案。（五）其他除上述記錄之外的和員工個人相關的獎懲、其他需要歸檔的記錄等也將由人力資源部人事專員即時歸檔，裝入員工內部人事檔案袋，形成員工檔案的一部分。第二十二條 內部檔案分類及編號內部檔案分類及編號辦法：一、 建立檔案案卷目錄：序號案卷題名案卷號件數頁數備注1公司文件XDCT-HR-Fi云南旅游產業城項目文件X19、DCT-HR-Fi-1公司文件XDCT -HR-Fi-2其它XDCT -HR-Fi-32人事管理文件XDCT -HR-Ps制度XDCT -HR-Ps-1人事檔案XDCT -HR-Ps-2請示、報告XDCT -HR-Ps-3考勤相關記錄XDCT -HR-Ps-4勞動仲裁文件和記錄XDCT -HR-Ps-5社保檔案XDCT -HR-Ps-6其他文件XDCT -HR-Ps-73績效管理文件XDCT -HR-Pf制度XDCT -HR-Pf-1請示、報告XDCT -HR-Pf-2績效管理記錄XDCT -HR-Pf-3其他文件XDCT -HR-Pf-44薪酬管理文件XDCT -HR-Sa制度XDCT -H20、R-Sa-1請示報告XDCT -HR-Sa-2相關記錄XDCT -HR-Sa-3其他文件XDCT -HR-Sa-45招聘管理文件XDCT -HR-Re制度XDCT -HR-Re-1人才庫XDCT -HR-Re-2相關記錄XDCT -HR-Re-3其他文件XDCT -HR-Re-46培訓管理文件XDCT -HR-Tr制度XDCT -HR-Tr-1培訓項目XDCT -HR-Tr-2相關活動記錄XDCT -HR-Tr-3其他文件XDCT -HR-Tr-47合同文件XDCT -HR-Co招聘類XDCT -HR-Co-1薪酬類XDCT -HR-Co-2培訓類XDCT -HR-Co-3其他文件XDCT -21、HR-Co-48其他文件XDCT -HR-Ot相關部門備案文件XDCT -HR-Ot-1其他文件檔案調閱管理第二十三條 公司檔案只有公司內部人員可以借閱。調閱文件檔案要履行調閱手續。填寫檔案調閱單，而后交給部門主管或是部門經理及總經辦領導批準簽字才能進行調閱。調閱之前要填寫檔案調閱記錄方可進入檔案室查閱或調閱資料。1. 普通文件檔案：要辦理調閱手續，并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認。 2. 調閱“加密”的文件檔案，要辦理調閱手續，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認。 3.人事的檔案的調閱管理： 查閱權限：公司領導、人力資源部負責人、人事業務負責人可查閱所有員工的人事檔案；各部22、門負責人在經過分管領導和人力資源部審批后可查閱其本部門內的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權利；原則上不得摘抄或者復印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復印的，經公司領導、部門經理和人力資源部負責人批準后，交由檔案管理人員復印。檔案管理人員應當對復印或者摘抄的情況如實做好登記； 員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應提交申請，由主管領導及人力資源部審批后方可執行，并嚴格履行登記手續； 借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案。 調閱自己的相關資料需要三級以上簽字確認方可調閱。4.調閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全與保密，不得轉借23、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。 5.一、二級類型的檔案的調閱只可在公司檔案管理部門調閱復印件及掃描件，且其它各部門不可復印及留存掃描件。6. 必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。7.用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續第二十四條 調閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導。第二十五條 調閱范圍外部機構調閱文件檔案調閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經過公司負責人批準。第二十六條 調閱時間1. 一般普通文件檔案最長不超過二周。 2. 24、“加密”文件檔案最長不超過一周。附則：第二十七 獎懲一、 公司檔案管理部門及專職負責人須嚴格執行上述管理規定，如出現違規操作，給予負責人點名批評，并視情節輕重處以100300元的罰款。二、 經批準借出的檔案資料，無正當理由在借閱限期內不歸還的，給予責任人罰款100200元的處罰；檔案管理人員未及時催還的，每次給予罰款1050元的處罰。三、 故意毀損檔案資料的，應當視損毀資料的價值給予相應的處罰；情節嚴重的，予以辭退處理。第二十八條 解釋權本管理辦法由行政部門人力資源人員負責解釋，自頒布之日起生效；各部門在本辦法的指導下制定各自的檔案管理辦法，報公司人力資源部審核后頒布執行，在未頒布自己的檔案管理辦法之前，執行本辦法。附件1：檔案調閱單附件2：檔案調閱記錄附件1： 檔案調閱單 日 期：姓名部門職務查閱申請公司領導、部門經理及主管審批意見行政部門人力資源中心意見備注附件2： 檔案調閱登記 查閱日期姓名部門職務查閱原因查閱內容是否復印/摘抄查閱人確認檔案管理員確認本制度解釋權歸行政部