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1、文件編號 檔案管理制度編 制 日 期 版 本 審 核日 期頁 碼共 頁批 準日 期1.目的為完善公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。（檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。）2.范圍適用于公司全體員工。3.職責3.1檔案工作由公司副總裁統一領導。3.2行政人事部負責本制度實施執行，包括接收，收集、整理、立卷、保管，并監督各部門、各下屬子公司的檔案工作。3.3公司及各部門、員工有保護檔案的2、義務。4.工作規定內容標準時間段主責/組織配合協助工作記錄4.1檔案管理辦法4.1.1根據卷內文件之間的聯系，由行政人事經理負責系統排列保管工作的開展。永久行政人事經理檔案保管年限表4.1.2注意做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵等措施。永久行政人事經理人事專員4.1.3每月對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。每月底行政人事經理人事專員4.1.4對于已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。每月底行政人事經理人事專員4.1.5銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。3、每月底行政人事經理人事專員4.1.6檔案移交時接收人與移交人必須點清檔案數量并填寫好檔案移交簽收單移交檔案時移交人行政人事經理檔案移交簽收單4.2檔案借閱辦法4.2.1借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿上登記，秘密級以上的檔案文件須經過部門總裁級以上領導批準后方能借閱。(詳見員工保密管理)違者一次贊助100元。借閱時借閱人行政人事經理檔案借閱登記表4.2.2案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。永久借閱人檔案借閱登記表4.2.3借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。借閱時借閱人人事專員檔案借閱登記表4.2.4借閱檔案的人員必須愛護檔案，不4、得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。違者一次贊助100元。借閱時借閱人人事專員4.2.5借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導。借閱時借閱人人事專員4.2.6外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總裁比準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。違者一次贊助100元。借閱時借閱人行政人事經理4.2.7外單位摘抄卷內檔案，應經總裁同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。借閱時借閱人行政人事經理4.5 贊助管理辦法4.5.1 違反4.1條例者，一次贊助20元。行政人事經理部門經理贊助單4.5.2 違反4.2條例者，一次贊助100元。行政人事5、經理部門經理贊助單4.5.3除特別注明外，情節嚴重者，處于規定贊助金額25倍的贊助。行政人事經理部門經理贊助單4.5.4以上條例若有違反，則直接領導承擔80的連帶責任。行政人事經理部門經理贊助單5.附件附件一 檔案保管年限表檔案保存年限表檔案分類檔案名稱保管期限備 注組織類有關公司章程類的檔案永久由行政部保管股東會的檔案永久由行政部保管股東名冊、股東印鑒簿、出資證明書永久由行政部保管董事會檔案永久由行政部保管行政事務公司對外行政發文10年由行政部保管重要會議資料10年由行政部保管人力資源重要管理人員名冊15年由人力資源部保管重要管理人員任免決定10年由人力資源部保管員工績效考評表格3年由人力資源部保管經營業務重要經營計劃10年經濟合同10年客戶檔案5年附件二 檔案借閱登記表檔案借閱登記表 歸檔部門：姓名借閱文件名稱密 級借閱日期歸還日期負責人簽字附件三 檔案移交簽收單檔案移交簽收單歸檔部門： 年 月 日類 別歸檔文件名稱份 數密 級備 注歸檔人： 簽收人：注：本表一式二份，歸檔人和簽收人各留一份。