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1、文件編號 電話管理制度編 制行動成功日 期 版 本 審 核日 期頁 碼共 頁批 準日 期1.目的為加強對內部電話使用的管理、勤儉辦公，特制訂本條例。2.范圍適用于公司全體員工。3.職責3.1 由行政人事部負責辦公電話及設備使用的管理和監督。 3.2 由財務部負責辦公電話費用的管理。 3.3 各部門有責任遵守本制度的所有規定。4.工作規定內容標準主責/組織時間段配合協助工作記錄4.1 電話禮儀4.1.1接聽電話的標準用語為：“您好，行動成功！”總的要求是規范、簡潔、禮貌，話筒輕拿輕放。電話接聽人接聽電話4.1.2 員工打電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用，用語應盡量簡潔、明確，以減2、少通話時間。電話撥打人打電話4.1.3 響鈴時。電話鈴聲響起之后，應盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。電話接聽人響鈴時4.1.4 找人時。來電話指名找人，應迅速把電話轉給要找的人。如果不在，應明確告訴對方，如果需要留言，必須作好記錄。電話接聽人找人時4.1.5 接聽時。一般由專門人員接聽，新員工對企業情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。電話接聽人接聽時4.1.6 聲小時。對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方?！皩Σ黄穑曇粲悬c小?！彪娫捊勇?、撥打人對方聲小時4.1.7 通話時。通話時如果有其他客戶進來，不得置3、之不理，應該點頭致意。如果需要與同事講話，應有禮貌地說“請您稍等”，然后捂住話筒，小聲交談。電話接聽、撥打人通話時4.1.8 中斷時。通話中突然中斷，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。電話接聽、撥打人電話中斷時4.1.9 掛斷時。打完電話，不要自己先掛斷電話，應該等對方掛斷之后再輕輕放下。電話接聽、撥打人電話掛斷時4.1.10 撥打電話時。無特殊情況不允許使用免提，以免影響其他同事的工作。電話撥打人通話時4.2 電話使用規定4.2.1對來訪電話進行電話登記表的填寫后，要求及時反饋給當事人。電話接聽人接聽電話后電話登記表4.2.2 使用電話時嚴禁在電話上閑談；不允許使用公司電話4、打私人電話。電話接聽、撥打人通話時4.2.3行政人事部負責公司電話機的配置和安排工作。各部門如因工作原因需添加電話的，需填寫電話配置申請表交至行政人事部審批，報總經理核準后統一安排。行政人事部需添加電話機時電話配置申請表4.2.4 當電話設備出現問題時，由電話使用人為直接負責人，行政人事部負責及時解決、處理，保證工作的正常進行。電話使用人電話設備出現問題時行政人事部4.2.5 部門主管保證8：00-23：00電話保持開機狀態，以方便工作溝通。不得無故出現停機或關機現象，否則給予50元的贊助。部門經理、總監每天7：00-23：00行政人事部4.2.6 總經理以上保證全天24小時電話保持開機狀態，5、以方便工作溝通。不得無故出現停機或關機現象，否則給予100元的贊助?？偛谩⒏笨偛谩⒖偨浝砣?4小時行政人事經理4.2.7公司傳真機主要是為方便伙伴收發傳真所用，嚴禁使用公司傳真機撥動電話，否則按本制度4.3.3條例給予贊助。公司伙伴之間相互監督。行政人事經理隨時部門經理4.3電話卡使用規定4.3.1領用電話卡時須到財務處交納20元的押金，然后憑收據到人事經理處進行費用沖值。員工離職時，將電話卡退還行政人事部，該押金全額退還；若出現電話卡遺失或損壞現象，則押金扣除，不予返還。行政人事經理領用電話卡前出納4.3.2個人保管好自己的電話卡，若有遺失，自行補辦，補辦費用為20元。電話卡持有人電話卡遺6、失行政人事經理4.3.3若出現偷打盜打電話現象，一次贊助500元。偷打盜打人行政人事經理4.4電話費用核計4.4.1行政人事部每月根據公司規定（參見電話費用配額表）對相關員工的電話進行充值。行政人事經理部門經理電話卡費用配額表4.4.2電話費每月第一個星期一統一充值，超支自付。若有余額，則累計使用。行政人事經理每月第一個星期一部門經理4.5 贊助管理辦法4.5.1 違反4.1條例者，一次贊助10元。行政人事經理部門經理贊助單4.5.2 違反4.2條例者，一次贊助20元。行政人事經理部門經理贊助單4.5.3 違反4.3條例、4.4條例者，一次贊助50元。行政人事經理部門經理贊助單4.5.4除特別7、注明外，情節嚴重者，處于規定贊助金額25倍的贊助。行政人事經理部門經理贊助單4.5.5以上條例若有違反，則直接領導承擔80的連帶責任。行政人事經理部門經理贊助單5. 附件 附件一電話登記表電話登記表時 間來 電 人接 電 人內 容備 注附件二電話配置申請表電話配置申請表申請部門申請日期申請原因所需數量需要安裝到位的日期申請人申請部門經理 行政人事部負責人總經理附件三 電話費用報銷表電話卡費用配額表序號職 位電話費限額（元/月）1總裁200副總裁200總經理2002各部門各崗位（包括見習員工）1503營銷伙伴每成交一個贏利模式，公司在電話費限額基礎上再補助30元。4如個別崗位有特殊情況，其電話費用經申請報行政副總裁后批準核定。