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1、會計檔案管理制度財務檔案是公司一切經營活動在財務核算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。財務檔案保存是否完整直接關系到公司長遠的經濟利益能否得以保全。財務檔案的完整也是公司主要相關負責人最重要的經濟法律責任之一。會計檔案是會計活動的產物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據，會計檔案是總結經驗、揭露責任事故、打擊經濟領域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據。利用會計檔案提供的過去經濟活動的史料，有助于各單位進行經濟前景的預測進行經營決策，編制財務，成本計劃。利用會計檔案資料，可以為解決經濟糾紛，處理遺留的經濟事務提供依據。為加強會計檔案管理和財務監督，確保公司利益，根據財政部、國家檔案局發2、布的中華人民共和國會計檔案管理辦法，結合公司具體情況，制定本辦法。一、 會計檔案管理責任1. 會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。2. 財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等記錄，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。3. 財務部應對會計檔案每年進行一次清點和檢查，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時采取措施進行處理。二、 會計檔案歸檔的范圍：1 會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證都必須按照規定歸檔。二、 會計檔案的裝訂：1.會計憑證裝訂3、前的準備工作(1) 分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證匯總日期歸集確定裝訂成冊的本數。(2) 摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針）。(3) 對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整。(4) 整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺(5) 記賬憑證上有關人員（如總經理、部門經理、財務主管、復核、制單、出納等）的印章是否齊全。2.會計憑證裝訂時的要求：（1）用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證4、及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； (2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證；(3) 分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，裝訂憑證厚度一般為2厘米。3.會計憑證裝訂后的注意事項。(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，將各卷按順序編號統一登記案卷目錄，每月立卷一份。(2) 裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、卷數、記賬張憑證張數、全宗號、目錄號、案卷號、裝訂人簽章等。(3) 裝訂后，會計憑證的脊背應平整，并注明所屬年度、月份、卷號、憑證字號。三、 會計檔案的保管要求。（1）會計檔案采用文件柜5、進行存放，按編號順序入柜，顯露標明憑證種類的編號，以便于調閱。（2）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材，做好防火措施。（3）會計檔案室內應定期進行除四害工作，以防蟲蛀、防鼠。（3）會計檔案室內保持清潔衛生，存放文件柜應定時清理塵埃，以防污。（4）會計檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防潮。（5）會計檔案文件柜鑰匙由財務部專人負責保管，做好安全防范和保密工作，以防竊。四、 會計檔案的借閱使用：1 財務部建立會計檔案查閱、復印登記清冊2財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處。3集團內各單位若因公需要查閱6、會計檔案時，需經財務經理同意，方由檔案管理人員接待查閱并做好登記。4外單位人員若因公事需要查閱會計檔案時，需總經理批準證明，經財務經理同意，方由檔案管理人員接待查閱。并詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、查閱會計名稱及查閱理由。5 借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換。6 會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需攜帶會計檔案復印件出外，須經財務經理批準，查閱者方可復制攜帶出外，并辦理登記手續。五、 各種會計檔案保管期限：1 會計憑證保管：15年。六、 會計檔案的銷毀：1 會計檔案保管期滿，需要銷毀由會計檔案管理員提出銷毀清單，匯同財務部經理共同鑒定后，編制會計7、檔案銷毀清冊，報經單位領導批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由財務部門保管到結清債權、債務時為止。2 按規定銷毀會計檔案時，應由人事行政部和財務部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況以書面開式報告有關領導。七、罰則財務部負責會計檔案的月度自查，開展不定期稽核。對于檔案管理人員未按規范執行的，單位財務負責人承擔相應管理責任，如在會計檔案管理工作中出現保管不善、泄密或規范中未提及到檔案問題，視情節輕重對相關責任人進行責任追究與經濟處罰八、附則本檔案同佛山山頂餐飲管理有限公司財務中心負責制訂、解釋和修改，自發文之日起實施九、相關附件