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1、大連鐵龍實業股份有限公司會計檔案管理制度第一章 總則第一條 為規范公司的會計檔案管理，保證公司各級會計檔案的完整、安全，特制定此規定。第二條 會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計核算專業資料，具體包括：1、 會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2、 會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳，其他會計帳簿。3、 財務會計報告等：月份快報，季度、年度財務會計報告，包括會計報表主表、附表、會計報表附注及財務情況說明書，其他財務報告。4、 其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業資料。5、 集團公司及其所屬2、子公司除了收集本單位的財務報告外，還應收集所屬單位的年度、季度財務會計報告，但保管期限應有所不同。6、 保管期限為3年以下的會計檔案，不向檔案部門移交，由各級財務部門自行保管、銷毀。會計軟件一經鑒定并正式投入運行，系統建設過程中發生的全部技術資料以及軟件交接簽認單視同會計檔案。第二章 會計檔案的歸檔第三條 各單位每年形成的會計檔案，應由財務部門指定專人按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。第四條 會計檔案整理立卷的工作程序是：1、 將每個年度的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等會計資料收集齊全。2、 按照會計檔案資料歸檔的不同年限，組合成案卷。3、 裝訂案卷：裝訂會計資料3、要注意質量，毛邊齊訂，整齊，牢固、美觀、不掉頁、不倒置、不壓字，便于翻閱。4、 擬寫案卷標題，應與案卷內容一致，并根據卷內內容填寫目錄。5、 填寫案卷封面，注明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類，起仡號碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計報表的封面除注明以上內容外，還應注明主管部門，規定報送日期，送出日期等。6、 裝訂后的會計檔案應建立會計檔案登記簿。第三章 會計檔案的報告和移交第五條 各單位對會計檔案、必須專人管理，專門箱柜存放，存放有序，查找方便。第六條 嚴格執行安全和保密制度，不隨便堆放，嚴防毀損、散失和泄密。對磁介質檔案應建立保管措施，并健全管理制度。第七條 各種會計檔案的保4、管期限，從會計年度終了后的第一天算起。當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務部門保管一年，期滿之后，原則上應由財務部門編制清冊移交本單位檔案部門保管，一般要求在每年六月底前交接完畢。各種會計檔案的最低保管期限見附表。第八條 單位因撤消、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。第九條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管5、或移交集團辦公室檔案管理代管，各方可查閱復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。第十條 單位合并后原個單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。第十一條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第十二條 移交會計檔案單位，應當編制會計檔案移交清冊，列6、明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、其止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。第四章 會計檔案的使用第十三條 本單位人員調閱會計檔案，要經財務經理同意；第十四條 外單位人員調閱會計檔案，要有正式介紹信，經財務經理批準后，詳細登記調閱的檔案名稱，調閱日期，調閱人員的姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期等。調閱人員不得將會計檔案攜帶外出，如有特殊需要，需經財務部門負責人（會計主管人員）批準。第十五條 調閱已移交集團公司檔案管理部門的財務檔案，必須經集團公司財務部經理批準。第十六條 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在檔案上作任何記錄、符號或標記，更不準涂畫、拆封和抽換會計檔案。第五章 會計檔7、案的銷毀第十七條 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，經確認無誤后，編制會計檔案銷毀清冊，經單位負責人審查批準后銷毀。第十八條 對于保管期滿，需要銷毀，但其中有未了結的債權債務原始憑證及其他涉及未了事項的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到具體事項終止時再行銷毀。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十九條 各單位按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷。第二十條 監銷人員在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將銷毀情況書面報告本單位負責人。銷毀清冊的內容包括會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。第六章 附則第二十一條 本制度由財務負責修改和解釋。第二十二條 本制度自頒布之日起實施。