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會計檔案集團有限公司會計檔案管理實施細則WORD22頁
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上傳人:地** 編號:1272258 2024-12-16 24頁 140.50KB

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1、附件5:中鐵三局集團有限公司會計檔案管理實施細則第一章 總 則 第一條 為了加強會計檔案的科學管理,統一會計檔案管理標準,更好地為經營生產建設等各項工作服務,根據中國鐵路工程總公司會計檔案管理規則和中鐵三局集團有限公司檔案管理辦法,制訂本細則。第二條會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計核算專業材料,是記錄和反映本單位在生產、經營、建設等全過程的重要經濟史料和憑證,是企業檔案的重要組成部分。各單位領導必須加強對會計檔案的監督、檢查,設置必要的庫房和柜架,建立健全會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱、統計和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好用好。第三條會計檔案應遵循“統一領導,分級管理”的2、原則,由總會計師分管。各單位財務會計部門和檔案業務管理部門共同負責對所屬單位的會計檔案工作進行監督、檢查和指導。這項工作要列入財務會計部門的職責范圍、有關人員的崗位責任制和會計基礎工作標準化的內容進行考核。 第二章 收集與整理第四條每年形成的會計檔案由財務會計部門指定專人按照歸檔要求,負責整理立卷、裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。第五條當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務會計部門保管一年(出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,由財務會計部門和經辦人編造清冊向檔案部門移交,一般要求在每年六月份之前交接完畢。未經檔案管理部門同意,財務會計部門不得自行封包保存。檔案部門必須按期接收,3、不得推諉,拒絕。第六條各單位所屬的項目經理部、辦事處形成的會計檔案,在機構撤銷之前應及時向檔案部門移交,若有延續清算項目,待項目清算完成后三個月內向檔案部門移交。第七條財務會計部門向檔案部門移交的會計檔案,必須符合財政部制定的會計基礎工作規范中的有關要求。第八條 會計檔案的立卷整理,應遵循財務工作的規律,當會計年度終了后,按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進行整理,裝訂成冊,組成保管單位,一本憑證、賬簿、一個年度的財務報告為一個保管單位,各種會計檔案的整理要求是:一、會計憑證的整理(一)要分別將收款、付款、轉賬憑證及所附原始單據粘貼在“會計憑證粘貼單”上,粘貼時張與張之間要均勻、整齊。對超4、過卷皮規格的大型原始憑證和匯總表等應折疊擺放;與卷皮規格大小相同的中型原始憑證應壓摞擺放;小型憑證可以仿魚鱗式由上而下,由左到右依次擺開壓頁擺放,按時間和順序號將貼滿憑證的“會計憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊,加上“會計憑證”封面,并填齊封面各項內容。(二)會計憑證裝訂時,要剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂后要求整齊、牢固、美觀,不掉頁、不壓字、不串行、不倒置,便于翻閱。(三)銀行對帳單及銀行存款余額調節表應當附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂,也可單獨裝訂與當年會計憑證一同保管。(四)對于數量過多的原始憑證,如:記工表、考勤表、收費票據、材料收支小票、產品銷售料5、單等可單獨裝訂保管,在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號、種類、保管期限,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。(五)各種涉外經濟合同、協議、建造合同、存出保證金收據等重要原始憑證,應單獨組成保管單位永久保存,并在有關的記賬憑證和單獨裝訂的原始憑證上注明日期、編號、名稱、數量、保管期限及其去向,由立卷人簽字蓋章。(六)工程項目征購土地、拆遷補償、轉證契約等原始憑證,由施工或購地單位單獨組卷,歸入地畝檔案,施工或購地單位保存復印件,并注明原件存放地點,交接收單位永久保存。購地等憑證交接時要填寫移交清冊和目錄辦理正式移交手續,并將移交清冊和目錄存入雙方檔案室。(七)工資支付單如形成數6、量少可與記賬憑證裝訂在一起,如形成數量較多應與會計憑證分開組卷,按月裝訂。裝訂后每冊要編頁號,并在封面上標明立卷部門、案卷內容、年度、月份、經手人和財務主管人員簽字蓋章。(八)考勤表、計工表為編制工資單的依據,若考勤表、計工表在財務部門,則應隨工資單一起保存;若在勞資部門,則不作為會計檔案保存,但由勞資部門出示的如加班天數、加班費計算憑單等原始憑證可與工資單裝訂在一起。(九)各級資金結算中心的原始憑證,可不粘貼,直接裝訂。裝訂后2-3冊放在一盒內,為一個保管單位,編一個流水號。為便于查找,每冊憑證封面標以“之一”、“之二”、“之三”等標志,以示區別。二、會計賬簿的整理(一)會計賬簿按銀行存款日7、記賬、現金日記賬、總賬(或流轉額表)、明細賬、輔助賬分別整理立卷,組成保管單位。(二)訂本式賬簿以一本為一個保管單位,活頁式賬簿在整理時去掉空白頁,按科目順序整理成冊,對賬目較多的科目,應按科目分開裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁,并填齊扉頁和封面的各項內容。(三)計算機生成的總賬、明細賬、輔助賬等都應單獨組卷并加裝封面和扉頁,封面應標明:單位全稱、賬簿名稱、會計年度、冊數等,扉頁應列明科目索引表及賬簿使用凳記表。(四)賬簿內賬頁排列順序是:銀行存款、現金日記賬按自然形成日期;總賬、明細賬按會計科目。(五)除有特殊規定外,各種賬簿不得跨年度使用。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角8、編頁號,空白賬頁不編號。每冊賬簿單獨編一個流水號,編號可用號碼機打印,也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。會計賬簿編號使用“張號”。三、財務會計報告的整理(一)財務會計報告按本單位、所屬單位和月、季、年度分別整理,有關財務會計報告說明與分析應與報表一并組卷裝訂。(二)本單位月、季度財務會計報告較薄的,可以分別合并組卷裝訂。所屬不同單位上報的財務會計報告,可合并組卷裝訂成冊。(三)凡合并組卷的財務會計報告應在案卷標題中注明月、季及合并組卷的單位名稱,單位名稱可以用規范的簡稱。(四)凡歸檔的財務會計報告及文字說明,均應存原始件,不得使用園珠筆及藍色雙面復印紙、壓感紙或復印件。(五)各類會計報表應編寫頁碼,其9、方法與賬簿相同。(六)所屬單位的財務會計報告,由財務主管部門負責收集齊全立卷后向同級檔案部門移交。四、會計憑證、賬簿、財務會計報告等會計檔案整理裝盒時,應附“備考表”,說明卷內張數、存在問題及立卷人姓名、立卷時間等(備考表式樣見附件十一)。可將備考表印在卷盒封三上。第九條財務會計部門在保管會計檔案期間,要編制會計檔案保管清冊,一年期滿后與會計檔案一并移交檔案部門保管(保管清冊及目錄見附件二A、B)。第十條 編制目錄時,“案卷內容”即對案卷內容的簡明摘要,要揭示出卷內文件的時間、作者、名稱等內容。第十一條 “會計處理號”的編制方法,各單位可自行確定。第十二條 各級財務會計部門向檔案部門移交會計檔10、案時,其案卷質量、手續必須符合本細則的要求,如達不到要求,財務會計部門應在檔案部門指導下重新整理,合格后再向檔案部門移交。第三章 檔案歸檔第十三條 會計檔案具體包括:一、會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其它會計憑證(包括職工持股憑證)二、會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬,其它會計賬簿。(包括職工持股帳簿)三、財務會計報告類:月度、季度、年度財務會計報告,包括財務報表、附表、附注及文字說明,其它財務報告。四、其它類:會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊,建造合同,驗工計價表,其它應當保存的會計核算專業資料。五、保管期限為五年及以下的會計檔案,不向檔11、案部門移交,由各級財務會計部門自行保管、銷毀。歸檔范圍詳見附件一。第十四條 財務會計部門向檔案部門移交會計檔案時,應按會計檔案保管清冊案卷登記的順序(即會計處理號)編制“會計檔案移交清冊”及“移交目錄”(見附件三、)一式兩份。填寫移交目錄時,會計憑證應按冊寫明憑證種類、月份、自編起止號,明細賬應填寫月份和科目,財務會計報告如幾個單位合并裝訂成冊時,應寫明單位名稱。交接雙方按交接目錄清點,核對無誤后雙方簽字蓋章,各自保留一份,以備查考。第十五條檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應保持財務會計部門移交時原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理時,檔案部門應會同財務會計部門和經辦人共同拆封整理,以分清責任12、。第十六條檔案部門對接收的會計檔案進行整理,其主要任務是:一、每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側加蓋“會計檔案歸檔卷位戳”(尺寸和內容詳見附件四),其加蓋的歸檔卷位戳使用紅色印油,內容用藍、黑色填寫,具體填法是:(一)“年度”為該卷形成的年度,用阿拉伯數字填寫。(二)“保管期限”為該卷內容針對的保管期限。(三)“類別”按憑證、年度財務會計報告、季度財務會計報告、工資支付單、現金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、輔助賬,會計檔案保管、移交、銷毀清冊等填寫。(四)“會計處理號”(又稱處理號)為財務會計部門保管會計檔案時編制的順序號。(五)“全宗號”為上級檔案部門為本單位所確定的全宗號。(六)“卷13、號”為案卷流水號(由檔案部門負責編制)。(七)歸檔卷位戳加蓋的位置是:憑證、報表及檔案保管、移交、銷毀清冊等蓋在案卷封面右下側,賬本蓋在扉頁右下側。如案卷封面已印有歸檔卷位戳記各項內容,可不加蓋歸檔卷位戳記,但各項內容應填寫清楚。若所填寫的內容不齊全應加蓋歸檔卷位戳。二、會計檔案一律使用盒裝,以盒為保管單位,一盒為一卷。卷盒要統一,采用牛皮紙盒,規格為220310毫米,根據案卷的厚度可分別裝入厚度為20、30、40、50毫米檔案盒內(會計檔案盒及其封面式樣見附件五、B)。三、會計檔案卷盒印刷字的尺寸:卷盒封面“會計檔案”四個字用3030mm黑體字紅顏色印刷。“單位名稱”用1510mm宋體字紅顏14、色印刷。卷盒脊背的印刷字用黑體字紅顏色印刷。四、卷盒封面的單位名稱必須用規范的單位名稱,封面印刷只印到集團公司,各公司的名稱在卷盒脊背“單位”欄顯示。五、會計檔案盒脊背各項內容的填法與歸檔卷位戳相同,“單位”和“類別”欄可填寫標準簡稱,具體填法是:(一)“單位”欄的單位名稱應填寫到立卷部門,如“中鐵三局集團公司財務部”“中鐵三局集團公司* * *財務部”。(二)“類別”欄填寫時,應使用規范簡稱:年度財務會計報告年報季度財務會計報告季報工資支付單工資單現金日記賬現金賬銀行存款日記賬銀行賬會計檔案保管清冊保管清冊會計檔案移交清冊移交清冊會計檔案銷毀清冊銷毀清冊(三)卷盒脊背中“會計處理號”可簡寫為15、“處理號”。(四)加蓋卷盒脊背各項內容用藍、黑色印油,字體、字號各單位自定。六、保管期限同為15年的案卷排列方式,按照總賬、明細賬、日記賬、憑證的順序排列。理工作七、編制案卷目錄:為方便借閱,檔案部門應編制案卷目錄。(其式樣見附件六)。填寫要求:(一)“年度”為該案卷內容形成的年度。(二)“案卷號”為該案卷流水號。(三)“案卷內容”為該案卷具體內容。(四)“案卷張數”為該案卷實際總張數。(五)“存放位置”為該案卷存放的庫房和柜架編號。(六)案卷目錄應按案卷排列上架的順序填寫,并將一個年度內的一個部門或一個保管期限的案卷目錄分別裝訂,編上張號。案卷目錄裝訂成冊后,一冊編一個流水號(即案卷目錄號)16、。八、編制會計檔案案卷目錄索引為便于查找會計檔案案卷目錄,需要編制案卷目錄索引,以揭示每類會計檔案數量、所在張次及案卷起止號(會計檔案案卷目錄索引式樣見附件七、B)。(一)會計檔案按年度立卷部門保管期限種類排列的可填寫附件七。按保管期限年度立卷部門種類排列的可填寫附件七。(按B種排列的單位,各指揮部撤銷歸檔時可單獨保存)。(二)會計檔案案卷目錄索引,應放在案卷目錄的前面,與案卷目錄一并裝訂。九、編制會計檔案歸檔說明檔案部門每年在完成會計檔案任務后,編寫歸檔說明,放在案卷目錄索引前面,與案卷目錄一并裝訂,其內容應包括:(一)年度內哪些財務會計部門已歸檔,哪些應歸檔但尚未歸檔及其原因。(二)年度內17、會計檔案的歸檔數量,按保管期限和種類劃分各多少卷。已歸檔的檔案是否齊全、完整。(三)已歸檔案的案卷質量情況。(四)會計檔案分類排列上架情況。(五)會計檔案損壞情況。(六)會計檔案銷毀及留存情況。(七)屬于保管期限內的檔案而誤銷情況。(八)其它會計檔案需要說明的問題。十、會計檔案的分類排列上架,可采用以下兩種方法。(一)一個年度一個財務會計部門內的會計檔案按保管期限長短編一個案卷流水號,即按年度立卷部門保管期限種類排列。(二)按會計檔案的不同保管期限排列,一個年度的會計檔案先分開保管期限,一個保管期限內按不同財務會計部門編一個流水號。即按保管期限年度立卷部門種類排列。十一、會計檔案保管期限分為永18、久、定期兩類。定期保管期限分為年、年、15年、25年四種。會計檔案保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。十二、本細則規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管應當按照本細則附表所列期限執行,集團公司各單位可根據需要適當延長保管期限。各單位會計檔案的具體名稱,如果同本細則所列檔案名稱不相符,可以比照類似檔案的保管期限辦理(會計檔案保管期限見附件一)。第四章 保管與使用第十七條保管的會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、排列系統、存放有序、查閱方便,原則上應將會計檔案單設庫房保管,并切實執行安全保密制度,注意做好防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵等工作,嚴防損毀19、散失和泄密。第十八條檔案部門要建立會計檔案定期檢查制度,發現可疑情況和發生意外事故,要及時向單位領導和上級主管部門匯報。第十九條會計檔案主要為本單位的各項工作服務,檔案人員必須作到主動、熱情,為利用者提供方便。第二十條建立健全會計檔案借閱、復制登記制度。會計檔案除本單位財務會計部門有權查閱外,其它部門或外單位查閱須持有介紹信,并經財務會計部門負責人或領導批準后辦理登記手續方可查閱。會計檔案原則上不得借出,如借出須限期歸還。第二十一條查閱或復制會計檔案的人員,不得在會計檔案上作任何記錄、符號和標記,不準涂畫、拆封、抽換或涂改。第二十二條各單位應設會計檔案查閱登記清冊,及時登記查閱或復制人的姓名20、工作單位、日期、查閱內容、用途、歸還日期等。第二十三條做好會計檔案的統計工作,檔案部門在每年完成歸檔整理工作后,將本年及歷年檔案數量及鑒定銷毀變動情況,填寫會計檔案年度數量統計表(見附件八)及歷年會計檔案數量統計表(見附件九)。第二十四條對于本細則中所附的統計表,各單位可結合實際情況自行完善,但本表內容不應減少。第二十五條做好利用會計檔案反饋記錄,積累利用會計檔案實例。第五章 鑒定與銷毀第二十六條保管期滿的會計檔案,除本細則第二十七款規定的情況外,可以按照以下程序銷毀。(一)由本單位檔案部門會同財務會計部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄(式樣見附錄十、B)。 (二)本單位負責人21、在檔案銷毀清冊上簽署意見,報上級主管部門批準后方可銷毀。(三)銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷。監銷人必須對銷毀檔案進行清點核實,嚴格履行職責,到指定地點銷毀。銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況書面報告本單位負責人。第二十七條保管期滿但未結清的債權債務、涉及其它未了事項的原始憑證和外事活動的有關憑證不得銷毀,應單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第二十八條檔案部門接收的撤銷單位的會計檔案保管期滿后,由檔案部門和財務部門共同22、做好鑒定銷毀工作。第二十九條會計檔案保管期滿后,經鑒定具有保存價值的應重新組卷,確定保管期限,存放在案卷形成年度的相應保管期限內,重新編制案卷號,在案卷備考表中注明有關問題。第六章 其它要求第三十條采用電子計算機進行會計檔案核算的單位,應當保存打印出來的紙質會計檔案。第三十一條單位因撤銷、解散、破產或者其它原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的,從其規定。第三十二條單位分立的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其它方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的,其會23、計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交有關檔案館代管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。單位某一部分業務移交其它單位經辦的,所涉及的會計檔案按照前款規定辦理。單位因業務移交其它單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。第三十三條單位合并后原單位解散或一方存續其他方解散的,原單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其會計24、檔案仍應由原各單位保管。第三十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當按規定辦理交接手續。移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第三十五條財務部門形成的會計專業核算材料裝訂后,其尺寸不能大于封面,封面不能大于檔案盒。第三十六條資產評估、清產核資材料按會計憑證管理。第三十七條各單位的會計檔案不得攜帶出境,駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案,應當執行本細則并按國家有關規定進行管理。第三十八條財務25、會計的預算、計劃、制度方面的文件材料,均應作為文書檔案立卷歸檔。第三十九條各級檔案部門要認真履行檔案法賦予的監督、檢查、指導的職責,對違反檔案法及本細則的單位,有權進行檢查、糾正,對情節嚴重的單位,要報請有關領導和上級主管部門處理。 附件:附件一:1.中鐵三局集團有限公司會計檔案歸檔范圍和保管期 限表附件二:2.、會計檔案保管清冊式樣、會計檔案保管目錄式樣3.附件三:、會計檔案移交清冊式樣、會計檔案移交目錄式樣附件四:4.會計檔案歸檔卷位戳式樣5.附件五:、會計檔案案卷盒式樣、會計檔案案卷盒封面式樣6.附件六:會計檔案案卷目錄式樣7.附件七:、會計檔案案卷目錄索引式樣(適用于按立卷部門分類)、26、會計檔案案卷目錄索引式樣(適用于按保管期限分類)8.附件八:會計檔案年度數量統計表式樣9.附件九:會計檔案歷年數量統計表式樣10.附件十:、會計檔案銷毀清冊封面式樣、會計檔案銷毀目錄式樣附件十一11.:會計檔案備考表式樣12.附件十二:會計憑證軟封面推薦式樣13.附件十三:明細賬軟封面推薦式樣附件1:會計檔案歸檔范圍和保管期限表序號 檔 案 名 稱保管期限 備 注一會計憑證類1原始憑證15年其中:收費票據存根、材料支出小票、產品銷3年售料單。2記帳憑證15年3匯總憑證15年4工資單25年二合計帳簿類5總帳15年包括日記總帳6明細帳15年7日記帳15年其中:現金和存款銀行日記帳25年8固定資產卡27、片5年報廢清理后保管5年9輔助帳簿5年三財務會計報告類包括各級主管部門匯總財務會計報告10月、季度財務會計報告(包括所屬單位財務會3年計報告)11年度財務會計報告永久包括文字分析其中:所屬單位上報的年度財務會計報告15年會計檔案歸檔范圍和保管期限表序號 檔 案 名 稱保管期限 備 注四其它類12建造合同永久13驗工計價表25年14會計檔案移交清冊10年15會計檔案保管清冊永久16會計檔案銷毀清冊永久附件4:會計檔案歸檔卷位戳式樣、尺寸和內容年 度類 別會計處理號保管期限全 宗 號 卷 號 單位:毫米7777152018附件11: 案卷號 備 考 表 本案卷共 張 說明:組卷人 日 期 附件12: (單 位 名 稱)會 計 憑 證單位: 年 月份現金收款憑證自 號至 號 附件 張現金收款憑證自 號至 號 附件 張銀行收款憑證自 號至 號 附件 張銀行收款憑證自 號至 號 附件 張轉 張 憑 證 自 號至 號 附件 張共 冊 第 冊財務主管: 裝訂:財務主管: 裝訂:- 23 -
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