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1、物料管理制度目錄物料管理制度.1第一章總則.1第二章采購與供應商管理.2第三章倉庫管理 .2第四章物料申購相關規定.5第五章受控物料發放和使用規則.6第六章物料申請、發放、運輸、簽收等作業規范和流程.6第七章處罰、獎勵規則.7第八章附則.8第一章總則第一條、目的為規范公司的物料管理，明確物料關聯單位的權利和義務，保護其正當、合法權益，依據行業習慣特征，結合企業實際情況，制定本制度。第二條、釋義本制度下列用語的含義是：2.1、物料是指企業為維持和滿足公司正常運營需要，在提供快遞服務過程中，直接或間接消耗的物資、物品和包裝材料以及其他消耗品的統稱。2.2、受控物料是指為維護亞風速遞品牌形象不受損毀2、品牌價值及其合法收益不受侵害，對流通狀態、使用范圍和對象以及采購權力進行限制的特定物料。2.3 關聯單位是指發生物料供求關系的內外部獨立經濟實體、部門或當事人。2.4 網點是指亞風速遞網絡體系下，從事快件收寄、快件派送作業及快遞產品銷售作業的最小單位，亦稱站點。（此次行文并未對網點和站點統一稱謂，加以特別區分）。第三條、適用對象和范圍適用對象：亞風速遞網絡平臺公司、省級分公司、各級部門、網點。適用范圍：亞風速遞全網絡內有關物料的采購、儲存、申請、發放、運輸、交付、簽收、使用等作業行為規則均適用本制度第四條、本制度所述物料主要包含以下三類：一、受控物料類1）運單等條碼類物料；2）印有“Airf3、ex”等 LOGO 字樣和企業標識的物料；3）手持式條碼數據采集器，分有線和無線，俗稱有線把槍和無線把槍。二、辦公用品類三、固定資產類第五條、物料管理的權力和責任1）深圳市亞風速遞有限公司（即亞風速遞網絡平臺公司，以下簡稱平臺總部），擁有所有物料的采購與管理權力，同時負有對本制度在各省級分公司執行情況的監察權力和處罰權。2）平臺總部綜合部，接受平臺總部總經理授權，行使所有受控物料的采購與管理權力，同時負有對所有受控物料在各省級分公司使用規則執行情況的監察權力和處罰建議權。3）各省級分公司綜合處，負有對本制度在本省區各級單位執行情況的監察權力和處罰建議權。第二章采購與供應商管理第六條、平臺總部綜4、合部根據市場行情及時調整物料采購成本，必要時重新和供應商議定物料采購價格。第七條、供應商資質的評估、審核及最終確定應遵循以下原則：1）產品價格合理；2）質量符合行業標準并達到公司對物料產品質量的具體要求；3）產品交付履行能力準時；4）適應公司對物料版面設計、工藝質量改良、價格調整等不斷發展的要求。5、供應商的準入必須采取競標的方式予以確定。第八條、對競標成功并予以準入的供應商，應建立合格供應商檔案，內容包括：1）供應商簡介表；2）產品明細及價格表（含歷次價格調整記錄）；3）采購供應合同；4）營業執照、生產許可證、法人代表證；5）供應商對公帳戶（基本賬戶）；6）往來供貨訂單記錄等；第九條、根據采5、購計劃，當出現以下情況時應選擇新供應商：1)在現有合格供應商內，無法滿足公司要求時；2)現有供應商發生重大質量事故被執法部門責令停產整頓或發生重大變更時；3)責令現有供應商限期整改后，不予履行或未能通過審核的；4)現有供應商價格大幅度上調時。第三章倉庫管理第十條、倉庫管理的基本任務:1）及時、準確維護庫存量，確保倉庫物品的帳、卡、物三者一致，倉庫區域劃分明確，物料標識清楚，存卡記錄連續、字跡清晰；2）做好倉庫物料的收發存管理，嚴格按流程要求收發物料；3）與各省區公司密切配合，做好物料的調度工作，切實履行物料發放職能，并及時向上級反映物料的短缺或過量采購等異常情況；4）做好倉庫各種原始單據的傳遞6、保管、歸檔工作；第十一條、貨物驗收標準和驗收辦法貨物入庫前必須進行質量檢驗、數量核對等驗收作業。具體驗收標準和驗收辦法如下：1）受檢的物品各項指標必須完全符合該物品的質量標準；2）核對訂單。物料名稱、規格型號、數量與訂單相符合；3）采用合適的方法計量、清點準確數量。4）大批量物料按一定的比例拆包裝抽查，發現實際數量小于標識數量的，應按最小抽查數計算接收該批物料。5）對于未通過品質檢驗驗收的物料，倉管員必須及時通知供應商并辦理退貨、補貨事宜。第十二條、入庫管理1）入庫物料必須是通過品質檢驗驗收，開具入庫單的物料；2）物料入庫后，應建立詳細的、反映物料存儲情況的臺帳（明細賬）。臺帳應包括物品名稱7、規格、數量、件數、累計數、批次、金額、貨位號以及經辦人項目等項目。第十三條、出庫管理1）所有的出庫物料必須有授權簽字和財務蓋章的單據作為發貨依據。辦公用品出庫，必須有經批準的指令憑證領料單。2）嚴禁用白條出庫或擅自從倉庫借用物品。第十四條、倉庫布局及貨物堆碼1）倉庫應根據公司經營的需要和庫存周轉物品的類別、性狀、特點等合理規劃倉區、庫位，并做好明顯標識。（附圖參考）堆碼A區儲物貨架C 儲物貨架A 大門儲物貨架D 作業區儲物貨架B 堆碼B區堆碼C區圖 1-倉庫平面布置示意圖圖 2-倉庫立體布置示意圖注：合理的倉庫立體布置應以不影響搬運為原則。2）所有貨物均必須按倉區、庫位分類別、品種、規格型號8、擺放整齊，小件物料上架定置擺放。堆碼規整、整齊，同一貨物僅保留一個包裝尾數。收發作業后按上述要求及時整理。3）物料、產品狀態標識和存卡記錄清晰、準確且及時更新，擺放于對應貨物當眼明顯位置。4）諸如叉車、塑料筐、清潔工具倉庫設施、用具等，在未使用時應整齊地擺放于規定位置，嚴禁占用通道或隨意丟放。5）保持現場整潔、干凈，隨時清理、清掃。6）嚴格按“先進先出”原則發放物料。第十五條、安全防護1）倉庫內嚴禁煙火。2）倉庫必須按規定設置消防器材并定期檢查、修護、補充；嚴禁堵塞消防通道、設施及器材。3）保證庫房通風、干燥，做好防盜、防銹、防水、防潮、防蟲、防塵等工作。4）嚴禁將易燃易爆物品帶入倉庫。5）不9、得將物料、物品直接放置于地面，必須鋪墊托盤等墊襯物。6）除倉管員之外，未經許可，其他人員不得隨意進出倉庫。領料人員需在倉管員的允許下進出倉庫，領料結束后，不得在倉庫逗留。7）下班離開前，倉管員應巡視倉庫門窗及電源、水源是否開閉，確保倉庫的安全。第十六條、物料盤點1）倉庫需根據經管物料類別的重要程度及價值高低設定盤點頻度，進行循環盤點。原則上要求所有庫存物品每月25 日前盤點一次。2）每一個經營年度，一般在12 月 25 日，財務部會同綜合部在12 月 31 日前組織一次全面盤點。A3 A2 A1 B3 B2 B1 C3 C2 C1 3）盤點后及時將實物數與庫存臺帳核對。如有差異應查證原因并及時10、跟進處理。如屬盤盈或不可避免的虧損情形時，應呈報財務核準后作帳務調整。相關損失報總經理審批后處理。4）隨時關注呆滯、不良物料，至少每月定期填報一次；第十七條、人員變動及工作移交1）倉管人員變動，必須辦理交接手續。移交事項及有關憑證，要列出清單，寫明情況，雙方簽字，領導見證。2)應移交事項包括：經管的貨物；單據、存卡、賬本（必要時）及經管的文件、檔案資料；經管的操作設備、設施、工具及文具用品等；第四章物料申購相關規定第十八條、物料申請核準權限1）網絡平臺公司總部各職能部門的物料（特指辦公用品）直接向所屬部門申請，經部門負責人審批后，由綜合部直接發放。2）各省區分公司物料申購，直接向綜合部提出申請11、。3）網點物料申購，統一向各網點所在省區平臺公司綜合處申請。4）任何單位的物料申請不得跨板塊越級申請。第十九條、物料申購時間和發放時限為規范物料管理，保證安全庫存，保障物料的正常供應（足額、足量、及時、準時），各物料關聯單位須按規定時間、時限辦理一切物料相關事宜（見下表）。物料申購日期和發放時限表申購單位申購日期核準部門發貨時限服務時效平臺總部各部門每月 5號、20 號平臺總部申購當天下午3-5 個工作日省區平臺每月 5號、20 號平臺總部申購當天下午3-5 個工作日網點每周二、周五上午省區平臺申購當天下午1-3 個工作日備注如遇節假日，申請、發放物料時間則順延1 個工作日。第二十條、所有單位12、的物料申購必須按照物料申購數量最低標準執行。具體標準如下表。物料申購數量最低標準表品名規格單位基數標準亞風運單1000 張/箱張1000 張（1 箱）/次條碼貼紙1000 張/扎張1000 張（1 扎）/次簽回單信封1000 張/箱張100 張（0.1 箱）/次BAG條碼個/卷個100 個/次BAT條碼個/卷個100 組/次透明提單小膠袋（舊）2000 個/扎個1000 個（0.5 扎）/次透明提單小膠袋（新）100 個/包個1000 個（10 包）/次白色文件袋100 個/包個100 個（1 包）/次塑料文件袋（大）100 個/捆個100 個（1 捆）/次塑料文件袋（小）100 個/捆個1013、0 個（1 捆）/次航空標貼5 個/張個100 個（20 張）/次易碎標貼3 個/張個100 個/次封箱專用標貼10 個/張個100 個（10 張）/次傳真紙20 筒/箱筒1 筒/次A4紙10 包/箱包1 包/次封箱膠帶6 卷/筒（每箱 24 筒共 144 卷）卷10 卷每次 20 卷亞風膠帶5 卷/筒（每箱 24 筒共 120 卷）卷10 卷每次 20 卷賬單打印紙1000 張/箱箱1000 張（1 箱）/次記號筆（大頭筆）10 支/盒盒10 支每次 20 支第二十一條、物料在運輸環節的滯留時間限制物料交付給分撥中心后，須搭乘當日當次班車發運，如因爆倉造成物料滯留和時效延誤，分撥中心必須安排14、在下一個班次將滯留物料發運，不得再次滯留。第五章受控物料發放和使用規則第二十二條、運單等條碼類物料的發放、使用規則1）諸如亞風運單、條碼貼紙、BAT 條碼等條碼類物料，屬于受控類物料。從供應商處采購回來到發放至網點使用前，必須要先通過平臺總部辦理入庫、出庫手續后，才可按權限逐級予以在E3 系統物料管理模塊登記發放。其登記發放順序為平臺總部-省區平臺-網點。2)下列四種情況會造成網點在E3系統中無法錄單或系統扣款錯誤。A、條碼類物料在E3 系統中未做登記發放的；B、條碼類物料來源不明的；C、條碼類物料網點之間私自拆借的；D、條碼類物料在E3 系統中登記有誤的，即應發至A網點而誤發到B網點的。E、15、因客戶搬遷或網點拆分，條碼類物料遺留在客戶處，事實上造成D類結果的。2）標有“Airfex”等 LOGO 字樣和企業標識的物料統一由平臺總部統一印制，省級分公司及轄區網點不得擅自印制。3）手持式條碼數據采集器由平臺總部集中采購。省級分公司及轄區網點不得擅自采購。各級單位物料管理員在發放交付時，須作貴重物品交接。第六章物料申請、發放、運輸、簽收等作業規范和流程第二十三條、申請發放流程：1）申購單位使用全網統一的物料申請單標準格式，向所屬單位對應核準部門綜合部（處）申請，并向財務部（處）交納物料款。2）接到物料申請單后，綜合部（處）物料管理員憑以備貨。3）財務部（處）審核物料申請價格后，收取物料款16、，并出具簽核的物料申請單給物料管理員；4）接到財務部（處）簽核的物料申請單后，物料管理員憑以填制出庫單，辦理出庫手續，發放物料。5）物料管理員將所發放的物料，以快件的形態就近交付所在地分撥中心，并按照公司快件寄遞規范和流程，做好相應交接工作；6）各單位收到物料后3小時內，須在 E3系統中對物料做簽收確認并回傳出庫單 回執聯。第二十四條、未按要求在E3 系統中做回單操作并回傳簽收確認出庫單回執聯的，在該物料發運當班班次中轉車抵達物料簽收單位后3 小時后，平臺綜合部（處）視為物料簽收單位默認簽收數量，其后產生的一切責任由其自行承擔。第七章處罰、獎勵規則第二十五條、有以下條款所述情況之一的，給予物料17、管理員記行政大過處分一次；1）倉庫管理混亂、貨物亂丟亂放；2）不按正常時限發放；3）未建立物料進出庫臺帳：4）庫存出現較大虧損；5）漏做運單登記、誤做運單發放的。第二十六條、有以下條款所述情況之一的，給予主管領導記行政大過處分一次1）未建立物料進出庫臺帳；2）無正當理由，無料可發的；3）庫存出現嚴重虧損。第二十七條、平臺總部及省區平臺物料庫存管理不善，發生火災造成嚴重損失的，由物料管理員和主管領導按7：3 的比例承擔所受損失。除賠償經濟損失外，給予物料管理員調離倉管崗位或辭退處理。第二十八條、受控物料的違規采購、發放、銷售處罰細則及解決辦法1）私自印制有“亞風”字樣與標識的物料，一經發現，除沒18、收其違法所得，并處以 10000元以上 30000 元以下罰款。2）受控物料的違規使用、發放處罰問題一、“5”字開頭的運單，A站點出貨，系統扣B站點的費用。解決方案：A、相關站點將扣費錯誤的提單號碼統一報各區綜合處物料管理員；B、平臺總部綜合部、各區綜合處按所屬權限分別進行物料發放修改與登記；C、平臺總部結算中心、各區財務處按所屬權限分別進行調賬處理。問題二、“2”字開頭的運單發放不存在，無法錄單。解決方案：A、2010 年 10 月 20 日之前已經使用“2”字開頭的運單出貨，但實際上沒有錄單的站點必須將“第一聯總公司存聯”轉給各區綜合處進行錄單處理。B、從即日起至2010 年 10 月 319、1 日，站點必須將“2”字開頭的運單統一退回各區綜合處換新提單。C、從即日起至2010 年 11 月 1 日期間，對于仍然使用“2”字開頭的運單的站點，各區綜合處按每票5 元的標準收取代錄單費用。D、從 2010 年 12 月 1日起，嚴禁使用“2”字開頭的運單，各區不再受理由此引起的錄單問題，同時追究相關責任人。問題三、客戶搬遷，運單從 A站點區域，帶到 B站點區域使用，無法錄單，或扣費錯誤。解決方案：A、2010 年 10 月 20 日之前已經出貨的運單，站點必須將“第一聯總公司存聯”轉給各區區綜合處進行錄單處理、財務處進行調賬處理。B、2010 年 10 月 20 日之后因客戶搬離A站點20、區域，A站點必須及時收回所發出的提單。B站點在本區域范圍對新客戶收件時，必須換用B站點的新運單，否則導致的問題由相關站點承擔。問題四、站點互相拆借運單，導致A站點與 B站點之間產生扣費錯誤。解決方案：由互相拆借的站點自行協商解決費用歸屬問題。問題五、跨區域收件：B站點使用A站點的運單出貨，系統提示運單發放不存在。解決方案：凡經查實，屬站點互相拆運單造成上述五類問題發生者，對于不能錄單問題由站點自行承擔，公司除收取正常的應收費用外，并處以站點500 元罰金。第三十條、公司鼓勵員工舉報物料使用、發放、采購等違規現象，并對舉報者給予一定金額的獎勵。具體獎勵標準如下：1）舉報網點間互相拆借運單等條碼類物料，一經核實，獎勵相關舉報人員人民幣100元。2）私自印制“亞風”字樣與標識的物料，一經核實，給予舉報人員1000 元獎勵。第八章附則第三十一條、本制度從2010 年 11 月 1 日開始實施，之前公布的相關規定同時廢止。其他規定如與本制度相沖突的，以本制度為準。凡對本制度所做的任何補充條款，均視為對本制度的修訂。第三十二條、本制度解釋權歸平臺總部綜合部擁有。亞風速遞網絡平臺總部綜合部二一年十月十六日