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1、xx科技信息化提升項目 財務業務一體化子項目NC系統銷售操作手冊文件狀態： 草稿 正在修改 正式發布文件標識：銷售操作培訓手冊當前版本：1.0作 者：賈立云完成日期：2014/12/12版本歷史版本作者參與者起止日期備注1.0賈立云2014/12/11。V4.7圖形定義圖形定義開始一般非NC文檔NC操作NC文檔連接手工操作(非NC操作)判斷結束業務流程圖形定義目錄1 概述31.1培訓目標31、掌握業務方案在NC產品中的實現及業務流程操作32、為后續流程模擬及崗位權限梳理做好充足準備33、使關鍵用戶能夠在公司擔負起知識轉移的任務32培訓流程清單33銷售管理流程33.1新增客戶及維護流程3業務說明2、3業務流程圖4ERP系統操作說明5單據維護93.2普通銷售流程（含發貨單）10業務說明10業務處理流程圖11系統操作說明12單據維護233.3技術服務銷售流程（不含發貨單、出庫單）23業務說明23業務處理流程圖243.3.3 ERP系統操作說明25單據維護293.4項目工程銷售流程（不含發貨單）30業務說明30業務處理流程圖313.4.3 ERP操作系統說明32單據維護383.5銷售退貨流程38業務說明38業務處理流程圖393.5.3 ERP操作系統說明40單據維護431 概述1.1培訓目標1、掌握業務方案在NC產品中的實現及業務流程操作 2、為后續流程模擬及崗位權限梳理做好充足準備 3、使關3、鍵用戶能夠在公司擔負起知識轉移的任務 2培訓流程清單流程編號流程2.1新增客戶及維護流程2.2普通銷售管理流程2.3技術服務銷售管理流程2.4項目工程銷售管理流程2.5銷售退貨管理流程3 銷售管理流程3.1新增客戶及維護流程業務說明目的：本流程用于客戶信息建立、維護及管理流程的處理。整個流程從收集整理客戶資料開始，最終到系統中維護客商管理檔案及日常管理環節，明確系統中的流程方案及操作步驟。（如要實現二級單位填寫客商申請表后，系統自動查重并授權，不需要運營管理部再做審核的功能，需要進行二次開發，在開發方案確認及上線前先采用本流程。）業務流程圖3.1.3 ERP系統操作說明1. 分公司銷售員收集客4、戶資料維護客商申請單分公司業務員在系統外收集客戶資料（內容包括：營業執照、組織機構代碼證書、稅務登記證；最近三年的審計報告、客戶經營地址、電話、郵箱、公司網址、業務聯系人、經營管理者、法人代表、所在區域、相關資質。）根據客戶資料在系統中對客商申請單進行維護并提交總部審批。2. 總公司運營管理部審批客商申請單，維護客商基本檔案，分配客商基本檔案運營管理部根據實際情況對二級單位提交的客商申請單中定義的編碼、名稱及相關信息進行審批，同時根據客商申請單的審批情況維護和審核客商基本檔案，并對已生效的客商基本檔案自動分配。3.分公司銷售部維護客商管理檔案分公司銷售部根據總部已分配的客商基本檔案維護/修改客5、商管理檔案（對應內容：客戶屬性、開票客戶、發貨地址及聯系人電話、信用總額、銀行帳號、運輸方式、發貨客戶、專管部門及業務員等信息。），二級單位銷售主管審核。維護客商管理檔案的收發貨地址和銀行賬戶。單據維護單據類型單據表頭信息單據表體信息功能點客商申請單申請公司、單據號、申請人、申請時間、客商編碼、客商名稱、客商簡稱、客商類型、地區分類保存、提交、打印、狀態查詢客商基本檔案客商名稱、客商編碼、客商簡稱、外文名字、所屬行業、所屬地區、注冊資金、營業執照、組織機構代碼證書、稅務登記證；最近三年的審計報告、客戶經營地址、電話、郵箱、公司網址、業務聯系人、經營管理者、法人代表、所在區域、相關資質。（選填）6、打印、修改、狀態查詢客商管理檔案客戶屬性、開票客戶、及聯系人電話、信用總額、運輸方式、發貨客戶、專管部門及業務員等信息。發貨地址、銀行帳號信息保存、修改、狀態查詢3.2普通銷售流程（含發貨單）業務說明目的：普通銷售業務：xx科技各二級單位與客戶進行的生產型、貿易型、來料加工型及現貨銷售業務。（關聯單位之間進行的銷售業務）整個流程環節從簽訂銷售框架性協議（或訂單，此處可根據二級單位實際業務情況選擇流程開始點）開始，到最終財務核算環節，明確系統中的流程方案及操作步驟。業務處理流程圖系統操作說明1.二級單位銷售部業務員維護銷售訂單銷售部業務員依據與客戶談判形成的銷售合同草案在系統中維護銷售訂單及銷售7、合同瀏覽單（注：如果銷售類別=“來料加工銷售”，則，庫存組織選擇“來料加工庫存組織”，存儲地點=“來料加工成品倉”）2.二級單位銷售部主管審核銷售訂單及銷售合同瀏覽單在銷售訂單審核環節，通過系統中審批流業務處理實現對銷售訂單上不同金額上限上報不同部門人員審批的管控需求。3.二級單位銷售部主管領導對銷售合同簽章生效對通過審批的銷售訂單（附加銷售合同瀏覽單）進行蓋章確認生效，并打印正式合同文本。4生產型銷售則由銷售錄單員通過對已審批通過的銷售訂單進行生產任務聯系單打印（生產任務關聯單模板）。并發送至生產廠調度人員處。5. 銷售類型是“貿易型銷售業務”的，采購部業務員根據銷售數量維護普通采購訂單，參8、照采購業務方案普通采購流程。6.銷售類型是“生產型銷售業務”的，根據銷售部傳遞生產任務聯系單，安排具體生產計劃，組織生產。7.銷售類型是“來料加工型銷售業務”的，倉儲部庫管員維護來料加工入庫單及出庫單，根據來料加工客戶送來/來料加工退庫的實際物料做來料加工入庫，系統只管理數量，不參與成本核算。8. 倉儲部庫管員根據庫存情況維護材料領用出庫單。9. 倉儲部庫管員辦理實際材料出、入庫。10. 倉儲部庫管員維護完工入庫單。11.銷售部業務員根據銷售訂單及與客戶溝通的具體交期，維護發貨單。操作如下圖所示：具體查詢如下圖1和2所示： 圖1圖2：銷售部業務員對基于銷售訂單基礎上生成的發貨單進行維護，點擊下9、圖所示的維護，修改，重點標注實際發貨日期和本次發貨數量。12、銷售員維護完成發貨單后，點擊保存，送審至銷售部主管。銷售部主管根據內部信用查詢及管控需求，對發貨單進行審批。13、發貨單審批通過后，由系統自動轉入至倉儲部庫管員，庫管員辦理實際出庫業務。14、倉儲部庫管員，參照發貨通知單維護銷售出庫單，錄入批次號，實發數量等信息。（支持參照同一發貨通知單分批出貨）。15、倉庫主管審核銷售出庫單上的信息，簽字確認，自動記入臺賬。16、財務部成本會計對發出商品品做銷售成本結轉單。銷售出庫單簽字確認時，發給客戶的商品自動進行財務發出商品處理。17. 銷售部業務人員根據實際業務發生情況，依據實際銷售出庫單上10、的數量，申請開具銷售發票，支持分批開票，支持多幣種。18、財務部會計主管審核銷售發票，并對系統單據進行審核操作，系統中的銷售發票審核之后自動進行收入成本結算。19 財務部負責認款（參照財務操作手冊）20 銷售部銷售員負責收款單核銷。單據維護單據類型單據表頭信息單據表體信息功能點銷售訂單客戶、部門、業務員、銷售組織、庫存組織、開票單位、幣種存貨編碼、數量、價格、交期、銷售類型、批號聯查、打印、存量查詢、訂單收款、訂單核銷、訂單執行情況銷售合同瀏覽單整單合同相關條款銷售訂單行字段瀏覽、維護、變更、打印發貨單客戶、開票客戶、部門、業務員、銷售組織、庫存組織存貨、計劃交貨時間、數量、批號聯查、打印、存11、量查詢、訂單收款、訂單核銷、訂單執行情況銷售出庫單庫存組織、業務類型、收發類別、倉庫、部門、客戶存貨編碼、批號、實發數量聯查、打印、存量查詢、自動取數、自動揀貨銷售發票發票類型、客戶、部門、銷售組織、庫存組織、收發類別存貨編碼、數量、價格聯查、打印、存量查詢、發票執行情況、客戶信用3.3技術服務銷售流程（不含發貨單、出庫單）業務說明目的：技術服務銷售業務：xx科技各二級單位與客戶提供技術服務的銷售業務，銷售需結算金額為技術服務費。整個流程環節從簽訂銷售框架性協議（或訂單，此處可根據二級單位實際業務情況選擇流程開始點）開始，到最終財務核算環節，明確系統中的流程方案及操作步驟。業務處理流程圖3.312、.3 ERP系統操作說明1.銷售部業務員維護銷售訂單：依據與客戶談判形成的銷售合同草案在系統中維護銷售訂單及銷售合同瀏覽單。銷售員對銷售訂單維護完成后，送審至銷售主管。2.銷售部主管審批銷售訂單，通過系統中審批流業務處理實現對銷售訂單上不同金額上限上報不同部門人員審批的管控需求。（審批流程：二級單位市場部領導；通過，根據銷售類型進入并列審批環節（具體二級單位根據需求定義審批流）；通過，（比如永豐納米晶制品、涿州非晶制品：金額100萬，由總經理審批；xx南瑞：金額500萬以上，總經理審批）；通過，進行金額判定，合同金額300萬，提交總部審批，通過后蓋章。注：根據并列審批的角色不同設置不同的訂單顯13、示模板。）3.銷售部部門經理對對通過審批的銷售訂單（附加銷售合同瀏覽單）進行蓋章確認生效，并打印正式合同文本。銷售合同正式生效。目前系統測試階段還未上審批流，銷售部主管審核完成后，進入銷售開票階段，技術服務銷售流程無發貨和出庫。4.技術服務工程師，根據銷售訂單向客戶提供技術服務。5.銷售部業務人員根據實際業務發生情況，依據銷售訂單的金額進行開具銷售發票申請。6.財務部/會計主管對業務人員提交的銷售發票申請進行審核，并對系統單據進行審核操作傳應收。單據維護單據類型單據表頭信息單據表體信息功能點銷售訂單客戶、部門、銷售組織、庫存組織、開票單位、幣種存貨編碼、數量、價格、交期聯查、打印、存量查詢、訂14、單收款、訂單核銷、客戶信用、訂單執行情況銷售合同瀏覽單整單合同相關條款銷售訂單行字段瀏覽、維護、變更、打印銷售發票發票類型、客戶、部門、銷售組織、庫存組織、收發類別存貨編碼、數量、倉庫、價格聯查、打印、存量查詢、發票執行情況、客戶信用3.4項目工程銷售流程（不含發貨單）業務說明項目工程銷售流程：xx科技各二級單位與客戶進行設備工程等項目工程類的銷售業務。整個流程環節從簽訂銷售合同（訂單）開始，到最終財務核算環節，明確系統中的流程方案及操作步驟。業務處理流程圖3.4.3 ERP操作系統說明1. 銷售部業務員依據與客戶談判形成的銷售合同草案在系統中維護銷售訂單及銷售合同瀏覽單。2. 銷售部主管審核15、銷售訂單。在銷售訂單審核環節，通過系統中審批流業務處理實現對銷售訂單上不同金額上限上報不同部門人員審批的管控需求。（審批流程：二級單位市場部領導；通過，進行銷售流程判定，普通銷售業務進入生產部、財務部、技術部并列審批；通過，金額（100萬，由總經理審批（永豐納米晶制品、涿州非晶制品）；（金額500萬以上，總經理審批，xx南瑞）進入總經理審批；通過，進行金額判定，合同金額300萬，提交總部審批，通過后蓋章。）3. 銷售部部門經理對通過審批的銷售訂單（附加銷售合同瀏覽單）進行蓋章確認生效，并打印正式合同文本。4. 銷售部業務員根據項目現場到貨情況及實際采購發票金額，維護完工入庫單，并維護入庫成本。16、（注：由于工程項目采購物資直接發到現場，二級單位無庫存，因此，這里是虛擬入庫，在銷售出庫單維護之前完成。）5.庫房人員根據項目實際進度情況，維護并簽字銷售出庫單。（注：1、銷售出庫單來源是銷售訂單；2、在簽字銷售出庫單前一定先維護完工入庫單，這里是項目實際完工進度。）6. 財務部成本會計做銷售成本結轉單（發出商品），銷售出庫單簽字確認時，系統自動計入發出商品。7. 財務部會計主管對業務人員提交的銷售發票申請進行審核，并對系統單據進行審核操作，系統中的銷售發票審核之后自動進行收入成本結算。單據維護單據類型單據表頭信息單據表體信息功能點銷售訂單客戶、部門、銷售組織、庫存組織、開票單位、幣種存貨編碼17、數量、價格、交期、銷售類型聯查、打印、存量查詢、訂單收款、訂單核銷、客戶信用、訂單執行情況銷售合同瀏覽單整單合同相關條款銷售訂單行字段瀏覽、維護、變更、打印銷售出庫單庫存組織、業務類型、收發類別、倉庫、部門、客戶存貨編碼、實發數量聯查、打印、存量查詢、自動取數、自動揀貨銷售發票發票類型、客戶、部門、銷售組織、庫存組織、收發類別存貨編碼、數量、倉庫、價格聯查、打印、存量查詢、發票執行情況、客戶信用3.5銷售退貨流程業務說明目的：此流程定義xx科技各二級單位的銷售主體與客戶之間的銷售退庫過程，區分能明原始出庫信息和無法明確原始出庫信息兩種退貨業務場景，從接收、確認客戶退貨申請開始，到最終財務核算18、環節，明確系統中的流程方案及操作步驟。業務處理流程圖 ERP操作系統說明1.無來源退貨： 銷售主管確認銷售退貨，由銷售客戶提交銷售部門顧客投訴書，經相關部門評定根據評定結果按照客戶退貨處理單進行銷售退貨流程。銷售部業務員選擇業務流程及類型，增加自制紅字銷售訂單，無需錄入銷售合同；制單人送審銷售訂單； 倉儲部參照發貨單維護紅字銷售出庫單； 場部根據銷售出庫單維護紅字銷售發票； 財務部審核銷售發票，并自動生成紅字應收單。 2、有來源退貨：銷售部業務員參考客戶退貨處理單的確認結果，在系統中查詢出需要退貨的原銷售出庫單。銷售部業務員根據原銷售出庫單，做退回操作，生成紅字銷售出庫單。庫房主管對銷售出庫（19、退庫）單的信息進行審核，簽字后記入庫存臺賬。物流部（倉儲部）辦理實際退庫場部根據銷售出庫單維護紅字銷售發票； 財務部審核銷售發票，并自動生成紅字應收單單據維護單據類型單據表頭信息單據表體信息功能點銷售退貨訂單客戶、部門、銷售組織、庫存組織、開票單位、業務類型、退回標識存貨編碼、數量、價格聯查、打印、客戶信用、訂單執行情況銷售出庫單庫存組織、業務類型、收發類別、倉庫、部門、客戶，是否退庫存貨編碼、實發數量聯查、打印、存量查詢、自動取數、自動揀貨銷售發票發票類型、客戶、部門、銷售組織、庫存組織、收發類別存貨編碼、數量、倉庫、價格聯查、打印、存量查詢、發票執行情況、客戶信用庫存差異盤點單收發類別=虛20、擬退庫3.6相關銷售單據和報表查詢 相關銷售報表和用途說明報表名稱用途說明銷售訂單匯總表銷售訂單匯總表是考核銷售訂貨的統計報表，系統支持按照訂單/客戶/部門/業務員/存貨/庫存組織/業務類型輸出銷售訂貨的匯總情況銷售訂單執行明細表銷售執行查詢用來統計銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票以及應收單的執行情況，包括匯總執行情況查詢和明細執行情況查詢。銷售訂單追蹤表以訂單號為主線，找出與這張訂單號相關的請購單號，采購單號，采購入庫單號，采購發票號，銷售報價單號，出庫單號，發票號，回款單號，代墊費用單號。應收匯總表按照應收單日期、客戶、存貨、銷售組織、銷售部門、銷售業務員、交易幣種等多種條件，匯總查詢應收單21、的執行情況，包括應收單數量、原幣含稅凈價、應收金額、已收款金額、應收余額的統計。 注意：1.匯總條件：客戶、訂單客戶、存貨、銷售組織、銷售部門、銷售業務員、交易幣種； 2.支持穿透查詢應收執行明細。 應收明細表按照訂單類型、訂單號、訂單日期、出庫單號、出庫日期、發票號、發票日期、應收單號、應收日期、客戶、存貨、銷售組織、銷售部門、銷售業務員、交易幣種等多種條件，查詢銷售 應收單的明細執行情況，包括應收單已收款金額、應收余額的統計。 注意：1.訂單類型為銷售訂單、退貨申請單； 2.支持聯查應收單。3.6.2 相關銷售報表在ERP系統中的操作：1. 以銷售訂單匯總表為例找到進入路徑，點擊查詢，自定義查詢條件（12月1日-12月15日的銷售訂單）進入銷售訂單匯總表界面。根據關注的管控點，設置字段，可用系統中的“小計”來實現。3 導出系統中根據管控點設置的銷售訂單匯總表，將文件導入至指定的文件夾。