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1、關(guān)于印發(fā)人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范的通知保監(jiān)發(fā)20xx51號各人身保險公司：人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范（DA/T3620xx，以下簡稱規(guī)范）已經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予發(fā)布，自20xx年7月1日起實施。現(xiàn)將有關(guān)要求通知如下：一、請各人身保險公司充分認識業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，認真遵照規(guī)范要求，指定專門機構(gòu)，設(shè)置崗位，配備責(zé)任心強、有敬業(yè)精神，熟悉人身保險業(yè)務(wù)和檔案工作的管理人員，加強業(yè)務(wù)檔案管理工作。二、各人身保險公司必須建立健全業(yè)務(wù)檔案的保密制度、歸檔制度、交接制度、庫房管理制度、查（借）閱制度、鑒定銷毀制度、統(tǒng)計制度等管理制度，以及檔案工作人2、員崗位責(zé)任制、考核制度等，并嚴(yán)格執(zhí)行。三、各人身保險公司應(yīng)根據(jù)規(guī)范中業(yè)務(wù)文件保管期限表，結(jié)合本公司的實際情況，制定本公司的業(yè)務(wù)檔案保管期限，保管期限不能低于規(guī)范要求。二XX年六月二十五日附件：人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范A 14備案號：20848-20xxDA中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 3620xx人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范Specification of archives of life insurance business management20xx-06-06 發(fā)布 20xx-07-01實施國 家 檔 案 局 發(fā) 布前 言本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、附錄B為規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸3、口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：中國保險監(jiān)督管理委員會、中國人壽保險股份有限公司。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：李世玲、劉娜、周綱、汪靜。人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人身保險業(yè)務(wù)文件歸檔、整理、保管、利用和過期銷毀的要求和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于所有人身保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T4、 15-1995 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則3 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1人身保險業(yè)務(wù)文件 records of life insurance business 指人身保險公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件材料。3.2 人身保險業(yè)務(wù)檔案 archives of life insurance business 指具有保存價值的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的人身保險業(yè)務(wù)文件（3.1）3.3承保業(yè)務(wù)文件 underwriting records指投保人向保險人提出投保要約直至締結(jié)保險合5、同的過程中形成的文件。3.4保全業(yè)務(wù)文件 conservation records指人身保險公司為了維持人身保險合同的持續(xù)有效，根據(jù)保險合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務(wù)過程中形成的文件。3.5理賠業(yè)務(wù)文件 claims records指人身保險公司按照合同約定，承擔(dān)保險責(zé)任、履行保險金給付義務(wù)的過程中形成的文件。3.6件 item指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位，一般以客戶單次提交的業(yè)務(wù)申請及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件。例如投保單及相關(guān)的投保資料可以為一件；投保補充資料可以為一件；保險合同送達回執(zhí)書可以為一件；理賠申請書及相關(guān)的理賠申請資料可以為一件。4 總則4.1 人身保險公司應(yīng)對本6、公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。4.2 人身保險公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負有保密職責(zé)，嚴(yán)禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料。 4.3 人身保險業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時，應(yīng)輔助使用電子檔案進行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。5 管理機構(gòu)和管理崗位職責(zé)5.1 為保證人身保險業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運作，各人身保險公司應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員。5.2 人身保險公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分7、委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。 采取自行管理方式的，應(yīng)集中到省級公司統(tǒng)一管理。 采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專門機構(gòu)、專門人員負責(zé)監(jiān)督該機構(gòu)的運行。5.3 檔案管理機構(gòu)和崗位的相關(guān)職責(zé) 按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細則。 按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取措施進行搶救。按照規(guī)定開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。對于達到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷毀制度定期進行鑒定和銷毀。5.48、 人身保險公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。6 業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔6.1 歸檔范圍 投保人在投保過程中和人身保險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見附錄A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍) 為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進行歸檔保管。6.2 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔 各人身保險公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。 質(zhì)量要求歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整。已破9、損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。 整理方法.1 裝訂紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂。可以采取線裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機或不銹鋼釘裝訂的方法。.2 分類紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機構(gòu)）保管期限等方法進行分類。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。.3 排列歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。.4 編目歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項目。.5 裝具.5.1保10、存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。.5.2 檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。.5.3 檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設(shè)置起止件號、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項。.5.4 備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。6.3 電子文件整理與歸檔 人身保險公司在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件。通過質(zhì)檢的影像類電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子11、文件應(yīng)按照規(guī)定及時歸檔。6.3.3 人身保險業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。 邏輯歸檔.1 進行邏輯歸檔時，在保證電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下，可不改變原存儲方式和位置，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。.2 邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲設(shè)備等。.3 應(yīng)對記載電子檔案的硬件存儲設(shè)備的信息進行異地備份，并建立災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)機制。.4 采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險公司，應(yīng)有便捷的電子檔案查詢系統(tǒng)。 物理歸檔.1 在進行物理歸檔時，應(yīng)保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫12、機載體上，定期向檔案部門移交。.2 檔案管理人員按照規(guī)定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見后做好相關(guān)登記。.3 把帶有歸檔標(biāo)識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。 .4 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號、卷宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、用于閱讀電子檔案的計算機程序或操作系統(tǒng)版本等，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。.5 對需要長期保存的電子檔案，在每一個電子檔案的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄。713、 業(yè)務(wù)檔案的保管7.1 保管期限人身保險業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準(zhǔn)確，保管期限可分為保險合同終止之日起10年、保險合同終止之日起6年、檔案形成之日起6年三類（參見附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表）。7.2 保管要求 人身保險公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲、防霉、防強光等基本要求，保持適宜溫濕度。 物理歸檔的電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)直立存放于防塵、防垢、防變形的裝具中，定期對檔案進行抽樣檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤、硬盤等存儲設(shè)備出現(xiàn)損壞等問題，應(yīng)及時搶救。 載有邏輯歸檔電子檔案的存儲設(shè)備14、應(yīng)由信息技術(shù)部門進行維護管理。7.3 檔案管理人員調(diào)動崗位時應(yīng)在離職前辦理好檔案庫房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。8 業(yè)務(wù)檔案的利用8.1查、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。8.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護檔案原件。8.3 借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。8.4 電子檔案不對外提供借閱利用。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤或采取通過授權(quán)對電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。9 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀9.1 人身保險公司應(yīng)對超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)15、檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。9.2 對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。9.3 經(jīng)核準(zhǔn)銷毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門指定的造紙廠進行銷毀。9.4 銷毀電子檔案的方式，包括銷毀實體和銷毀信息兩種。實體銷毀即焚毀或粉碎；信息銷毀即對電子檔案進行邏輯刪除或改錄信息。銷毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應(yīng)采用實體銷毀方式。9.5 銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷毀清單應(yīng)按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳椤８?錄 A（規(guī)范性附錄）業(yè)務(wù)文件歸檔范圍 1 承保業(yè)務(wù)文件16、歸檔范圍1.1 核保審批類文件1.2 投保單1.3 團體保險保險單副本1.4 團體保險被保險人清單1.5 業(yè)務(wù)員報告書1.6 首期收費憑證1.7 體檢報告類文件（包括但不限于病歷）1.8 各類問卷（包括但不限于健康告知書、補充告知書、財務(wù)資料及各類證明）1.9 生存調(diào)查表或生存調(diào)查報告1.10 保險公司保存的各類通知書、建議書及確認書1.11 授權(quán)書類文件：如自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復(fù)印件、賬戶所有人身份證復(fù)印件1.12 客戶身份類文件，如投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件1.13 保險合同送達回執(zhí)書1.14 其他材料2 保全業(yè)務(wù)文件歸檔范圍2.1 申請書類文件，如：保險合同變更申請書、解除17、合同申請書、生存保險金/利差/紅利領(lǐng)取申請書、恢復(fù)合同效力申請書、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移申請書、借款申請書、保險合同補/換發(fā)申請書等。2.2 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的保全項目）2.3 最近一期保險費收費憑證2.4 客戶身份類文件，如：投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等2.5 授權(quán)書類文件，如：自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復(fù)印件、賬戶所有人身份證復(fù)印件2.6 問卷類文件，如：補充告知問卷等2.7 確認書類文件，如：投保單補充更正確認書、減額繳清確認書等2.8 聯(lián)系單類文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移聯(lián)系單等2.9 通知書類18、文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移通知書等2.10 回執(zhí)類文件，如：附加險續(xù)保通知書回執(zhí)等2.11 清單類文件，如：增/減人數(shù)清單等2.12 證明類文件，如：單位證明等2.13 領(lǐng)款憑證2.14 批單（業(yè)務(wù)留存聯(lián)）2.15 其他材料3 理賠業(yè)務(wù)文件歸檔范圍3.1 理賠申請書3.2 理賠協(xié)議書3.3 理賠委托書3.4 理賠案件調(diào)查筆錄3.5 理賠計算書/理算報告3.6 理賠案件調(diào)查報告3.7 領(lǐng)款人身份及金額確認書3.8 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的理賠案件）3.9 理賠案件抄單3.10 文件交接憑證3.11 各種證據(jù)材料及證明類文書3.12 業(yè)務(wù)批單3.13 客戶身份類文件，19、如投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等3.14 其他材料附 錄 B（規(guī)范性附錄）業(yè)務(wù)文件保管期限表序號業(yè)務(wù)檔案名稱紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件保管期限電子業(yè)務(wù)文件保管期限備注一承保業(yè)務(wù)文件類按照歸檔文件進行分類1投保單保險合同終止之日起10年保險合同終止之日起10年2團體保險被保險人清單保險合同終止之日起10年保險合同終止之日起10年3體檢報告保險合同終止之日起10年保險合同終止之日起10年4各類問卷保險合同終止之日起10年保險合同終止之日起10年5一年期及以下短期險承保業(yè)務(wù)留存憑證（如：航意險、旅游意外險等的承保業(yè)務(wù)留存憑證）保險合同終止之日20、起6年保險合同終止之日起10年6其他材料保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年二保全業(yè)務(wù)文件類按照保全項目進行分類1職業(yè)變更保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年2投保人變更保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年3受益人變更保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年4合同效力恢復(fù)保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年5權(quán)益轉(zhuǎn)換保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年6保險合同補/換發(fā)保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年7保險合同代服務(wù)保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年8保險關(guān)系轉(zhuǎn)入保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年9領(lǐng)21、取方式/年齡變更保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年10減額繳清保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年11補充告知保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年12投保要約確認保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年13付款方式/授權(quán)賬戶變更或撤銷保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年14保額增加權(quán)益保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年15生存金轉(zhuǎn)保保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年16增/減人數(shù)保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起6年17減少保額保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起6年18解除保險合同保險合同終止之日起6年保險合同22、終止之日起6年19性別、出生日期、證件類別、證件號碼錯誤更正保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起6年20保險合同的質(zhì)押保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起6年21匯交保險合同與個人保險合同的轉(zhuǎn)換保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起6年22紅利/利差領(lǐng)取方式的變更檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年23墊交檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年包括取消墊交、申請墊交和墊交還款24出國告知檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年25保險關(guān)系轉(zhuǎn)出檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年26新增附加險檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年27附加險續(xù)保檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年28地址/住址23、變更檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年29文字錯誤更正檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年30保單借款/還款檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年31交費方式變更檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年32生存領(lǐng)取檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年包括滿期、利差、紅利領(lǐng)取33猶豫期解除合同檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年34附加險加保、附加險減保檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年35附加險終止續(xù)保檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年36年金領(lǐng)取檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年37其他材料檔案形成之日起6年檔案形成之日起6年三理賠業(yè)務(wù)文件類按照歸檔文件進行分類1理賠申請書保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年2理賠協(xié)議書保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年3理賠委托書保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年4理賠案件調(diào)查筆錄保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年5理賠計算書/理算報告保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年6理賠案件調(diào)查報告保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年7領(lǐng)款人身份及金額確認書保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年8各種證據(jù)材料及證明類文書保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年9其他材料保險合同終止之日起6年保險合同終止之日起10年