深圳電子材料有限公司信息收集制度和流程12頁.doc
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2024-12-16
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1、深圳電子材料有限公司文件信息收集制度和流程1 總則:1.1目的:規(guī)范信息收集行為,整合信息資源,系統(tǒng)整理和分析,找出市場機(jī)會和提供領(lǐng)導(dǎo)決策信息。1.2適用范圍:適用于全體員工,特別是銷售員、市場人員及后勤支持組(含下屬子公司)。1.3 定義: 1.3.1 下屬子公司:是指上海電子材料有限公司、東莞三聯(lián)。1.4 信息收集組織架構(gòu):總經(jīng)理營銷總助市場開發(fā)部經(jīng)理統(tǒng)計(jì)分析組收集整理組營銷專員經(jīng)營一部經(jīng)營二部經(jīng)營三部經(jīng)營四部上海東莞三聯(lián)1.5 權(quán)責(zé):1.5.1 總經(jīng)理主要負(fù)責(zé)信息收集計(jì)劃的審批和相關(guān)統(tǒng)籌工作。1.5.2 營銷總助負(fù)責(zé)協(xié)助市場開發(fā)部制定計(jì)劃以及督促各經(jīng)營部執(zhí)行情況。1.5.3 市場開發(fā)部經(jīng)2、理:1.5.3.1負(fù)責(zé)信息收集的計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督和評估。 1.5.3.2 有權(quán)要求部門或人員提交市場開發(fā)部所需信息。有權(quán)直接訪談銷售員。1.5.3.3 對相關(guān)完成不力人員或部門有處罰權(quán)。1.5.3.4在需要的時候有權(quán)決定委托外部機(jī)構(gòu)調(diào)研收集信息。1.5.4 經(jīng)營部經(jīng)理:具體負(fù)責(zé)本部門的信息收集執(zhí)行,對信息收集不力員工有處罰權(quán)1.5.5 營銷專員:1.5.5.1 主要負(fù)責(zé)各階段和常規(guī)性的信息收集具體執(zhí)行工作,制定信息收集的各項(xiàng)管理制度以及獎懲條例,以及對各部門具體執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。1.5.5.2 對相關(guān)不按制度執(zhí)行人員或部門有建議處罰權(quán)。15.6 收集整理組:1.5.6.1 由各部門文員或3、助理組成,負(fù)責(zé)本部門或人員相關(guān)信息資料的收集和并錄入電腦(根據(jù)市場開發(fā)部統(tǒng)一表格錄入),交由統(tǒng)計(jì)分析組,1.5.6.2 對在規(guī)定時間內(nèi)不完成信息收集的人員(沒有特殊原由的)有催促和建議處罰權(quán)。1.5.7 統(tǒng)計(jì)分析組: 1.5.7.1 在市場開發(fā)部經(jīng)理的指示下全面匯總、整理和分析信息等并根據(jù)需要形成報告,根據(jù)制度將呈送各級領(lǐng)導(dǎo)。 1.5.7.2 對信息反映出來的問題由如實(shí)曝光的權(quán)利,對在信息收集過程中收集小組有建議獎懲的權(quán)利。2 信息收集范圍:2.1 宏觀環(huán)境信息:包括國家經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新和發(fā)展、社會責(zé)任等;2.2 行業(yè)內(nèi)市場信息2.1.1 競爭對手的信息:包括公司背景、產(chǎn)能和4、銷售規(guī)模、主要客戶、客戶評價、產(chǎn)品及產(chǎn)品組合、價格及價格策略、渠道和渠道策略、市場推廣活動、。2.1.2 其他信息:涉及的行業(yè)協(xié)會、技術(shù)論壇交流(含線上和線下)、行業(yè)展會、媒體、廣告效果。2.3 公司內(nèi)部信息 2.3.1 銷售信息:月度、季度以及年銷售額統(tǒng)計(jì)、重點(diǎn)客戶或VIP客戶銷售額統(tǒng)計(jì)分析、區(qū)域銷售額分布、行業(yè)銷售額分布、產(chǎn)品銷售額分布信息、銷售員和經(jīng)營部銷售占有率統(tǒng)計(jì)、新客戶開發(fā)以及應(yīng)收帳款明細(xì)。 2.3.2 客戶信息:客戶資料管理、客戶區(qū)域分析、客戶行業(yè)分析、客戶投訴與處理分析、客戶拜訪頻次分析、客戶信用信息、客戶交期滿意度分析、客戶關(guān)注點(diǎn)分析。2.4 公司指定信息。3 信息收集方法和5、渠道:3.1 信息收集方法:3.1.1 審時度勢法:客戶的銷量和庫存,從而科苑推斷出是否需要督促客戶訂貨等。3.1.2 扮演法(間諜法):利用我們不同區(qū)域或業(yè)務(wù)人員扮演成購買者,有目的、有計(jì)劃地到其它目標(biāo)客戶和同行收集、打探競爭對手產(chǎn)品、價格等方面的信息資料。 3.1.3 坐收漁利法:我們可以通過兩個或多個競爭對手之間的相互競爭和相互攻擊來側(cè)面獲取對我們有用的信息3.2 信息收集的渠道:3.2.1 問卷、電話、信函、拜訪客戶、平面媒體、與同行內(nèi)部人士的談話等。 3.2.2 從報紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng)媒體的報導(dǎo)(同行和專業(yè)媒體網(wǎng)站)和廣告來收集所需信息。 3.2.3 通過專業(yè)的市場調(diào)研公司(如中怡康、6、賽立信、龍媒和慧聰商情等)收集整理的“二次文獻(xiàn)”來收集和分析。3.2.4 通過人際關(guān)系來收集信息。 4 信息收集計(jì)劃 4.1 市場開發(fā)部根據(jù)公司營銷戰(zhàn)略走向制定信息收集計(jì)劃,撰寫信息報告,提供決策依據(jù)。 4.1.1 月度計(jì)劃:根據(jù)市場開發(fā)部總體工作安排,確定每月根據(jù)各部門和本部門收集的信息定時發(fā)布信息月報,滿足高層信息需求。 4.1.2 定點(diǎn)信息提供:根據(jù)公司或營銷中心定點(diǎn)需求提供信息如:新進(jìn)行業(yè)、新進(jìn)市場、定點(diǎn)了解競爭對手等信息。 4.1.3 部門內(nèi)部信息提供:市場開發(fā)部內(nèi)部總結(jié)、發(fā)布制度等開展工作信息。 4.2 公司臨時委派機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研的計(jì)劃:根據(jù)決策的需要,市場開發(fā)部有權(quán)決定是否委派購買7、外面機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研和信息報告。 5 信息收集規(guī)范 5.1 信息表格的制作:市場開發(fā)部根據(jù)需要統(tǒng)一制作信息收集的規(guī)范表格信息收集人員嚴(yán)格按照表格進(jìn)行填寫。5.2 內(nèi)部信息收集實(shí)施要求:5.2.1內(nèi)部信息收集的人員和部門組成5.2.1.1 各經(jīng)營部、后勤科、技術(shù)部門、各銷售員、后勤客服人員,市場開發(fā)部以及人員。5.2.1.2 公司高層指定特別的要求的人員。5.2.2 各部門或處室統(tǒng)一把本部門負(fù)責(zé)信息收集人員和助理或文員名單報市場開發(fā)部備案,5.2.3 市場開發(fā)部統(tǒng)一將信息統(tǒng)計(jì)的表格發(fā)到各部門助理或者文員的公司郵箱里,如有更新將在星期二前將更新的表格發(fā)到各部門助理或文員郵箱,并電話告知。5.2.4 每8、周五下班前各部門助理或文員將本部門信息表格收集,建立文件夾,電子版的格式文件發(fā)送到市場開發(fā)部尹小林處。5.2.5 對內(nèi)實(shí)施要求 5.2.5.1 在公司規(guī)定得人員任何人不得借故拖延或拒絕收集信息。 5.2.5.2 任何人員必須嚴(yán)格按照規(guī)范和時間向本部門得助理或文員提交信息收集表。特殊情況者(如:病/休假等其他緊急事件)向本部門負(fù)責(zé)人報告并通報市場開發(fā)部方可延長時間或取消該期信息收集任務(wù)。 5.2.5.3 各經(jīng)營部所屬銷售員每周必須提一份信息報表,并提議納入績效考核指標(biāo)。 5.2.5.4 市場開發(fā)部每周根據(jù)信息報表加以整理、統(tǒng)計(jì),每月的5日之前出具一份信息月報。 5.2.5.5 市場開發(fā)部根據(jù)統(tǒng)計(jì)9、分析和信息月報的保密等級呈送給相關(guān)人員。 相關(guān)閱讀信息報告權(quán)限: 級別等級總經(jīng)理總助部門經(jīng)理普通員工其他相關(guān)人員絕密機(jī)密秘密普通 5.2.6 對外實(shí)施要求 5.2.6.1 委托外面機(jī)構(gòu)調(diào)研收集信息:市場開發(fā)部必須提交調(diào)研申請,寫明委派外部機(jī)構(gòu)調(diào)研得必要性和所要達(dá)到得目的。 5.2.6.1 尋找外面機(jī)構(gòu):市場開發(fā)部必須尋找三家以上的調(diào)研機(jī)構(gòu)情況說明和報價以及調(diào)研計(jì)劃框架,集中進(jìn)行比較。性價比高的優(yōu)先選擇為合作伙伴。 5.2.6.2 市場開發(fā)部派專人與調(diào)研機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督。 6 信息收集考核 6.1 必須對信息收集工作進(jìn)行有效考核,否則就會扣發(fā)績效獎金。 6.2 考核的方式如提交信息的及時性指標(biāo)10、信息的技術(shù)含量指標(biāo)等。 6.3 除各經(jīng)營部銷售員外,后勤科所屬人員每月提交信息不得少于2次。 6.4 提交信息得及時性以各部門助理統(tǒng)計(jì)經(jīng)營部經(jīng)理確認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn),信息的技術(shù)含量以市場開發(fā)部確認(rèn)為準(zhǔn)。 7 資料存檔 7.1 各部門人員填寫的原始信息,電子版交市場開發(fā)部后由本部門助理或文員存儲在以時間命名工作電腦上。 7.2 各部門搜集到了競爭對手的宣傳資料、行業(yè)技術(shù)報告、產(chǎn)品技術(shù)資料、媒體(包括:專業(yè)平面媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等),政府協(xié)會等資料和信息,統(tǒng)一交由市場開發(fā)部統(tǒng)一整理和存檔。 7.3 所有經(jīng)營銷中心內(nèi)部整理、統(tǒng)計(jì)和分析的報告資料,統(tǒng)一歸檔至營銷中心經(jīng)理辦公室,市場開發(fā)部備份。8 獎勵與處罰 8.11、1獎勵 8.1.1 獎勵條件: 8.1.1.1 準(zhǔn)確性。信息反映的情況要畎畝準(zhǔn)確、真實(shí)可靠,時間、地點(diǎn)、數(shù)據(jù)、單位要準(zhǔn)確無誤。允許空缺,不能胡變亂造。 8.1.1.2 新穎性。要盡量減少一般性工作動態(tài)類信息,公司重點(diǎn)關(guān)注的問題(如競爭對手近期的價格策略、推廣活動、新行業(yè)的信息等、公司內(nèi)部動態(tài)情況),著力反映心情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn),提高信息質(zhì)量。 8.1.1.3 時效性。要快速、及時地收集、編寫和傳遞信息。如:交期問題、客戶重大問題投訴等。 8.1.1.4 積極性。部門人員態(tài)度要積極,每周準(zhǔn)時上交信息報表。 8.1.1.5 計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)和分?jǐn)?shù)如下:項(xiàng)目部門準(zhǔn)確性新穎性時效性積極性小計(jì)無誤有誤胡編新經(jīng)12、驗(yàn)新問題其他新穎是否及時是否有 效及時提交完整性一部二部三部四部后勤科總計(jì)計(jì)分方法1.無誤計(jì)3分;2.有誤計(jì)2分;3.胡編計(jì)5分;1.新經(jīng)驗(yàn)計(jì)2分;2.新問題計(jì)2分;3.其他新穎計(jì)1分;1.了解到重要信息及時上報計(jì)2分;2.被公司采納計(jì)2分;3.被領(lǐng)導(dǎo)書面表揚(yáng)計(jì)1分;1.按時提交信息報表計(jì)2分,反之扣2分;2.無空缺計(jì)3分,少部分空缺,計(jì)1分。 8.1.1.6 信息工作實(shí)行年度目標(biāo)責(zé)任考核制和月度通報制。考核結(jié)果, 直接納入到部門績效考核。 8.1.1.7 公司每季度組織對信息收集工作和先進(jìn)個人評比,按分?jǐn)?shù)高低依次評比出部門和先進(jìn)個人各前三名。一等獎、二等獎、三等獎分別獎勵500元、200元、13、100元; 8.1.1.8 特別規(guī)定:符合下面幾種情況將總經(jīng)理批示直接獎勵2000元; 8.1.1.8.1 由于該信息能直接為公司增加10萬元以上銷售額的或間接帶來50萬元銷售額。 8.1.1.8.2 由于該信息預(yù)測或者及時性,能為公司避免或挽回10萬元以上金額。8.2 處罰規(guī)定 8.2.1 不按時提交信息報表者,第一次對當(dāng)事人罰款10塊元;第二次對當(dāng)事人罰款20元,所屬部門負(fù)責(zé)人罰款50元,負(fù)責(zé)收集助理或文員罰款10元;第三次全公司通報批評,當(dāng)事人罰款50元,所屬部門負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任罰款100元,負(fù)責(zé)收集或文員20元。 8.2.2 信息虛假失真:(如:本人預(yù)估信息、未經(jīng)過核實(shí)的信息等)填寫報14、表,一經(jīng)查實(shí)直接罰款100元,部門負(fù)責(zé)人。8.2.3 如部門出現(xiàn)三次以上(含三次)罰款情況,扣除當(dāng)月部門負(fù)責(zé)人的績效考核獎金。8.2.4 重大信息瞞報、謊報、遲報所屬部門負(fù)責(zé)人直接降級使用,根據(jù)實(shí)際情況,有所屬部門、直接領(lǐng)導(dǎo)、市場開發(fā)部提交評估報告,提出處罰意見,交由總經(jīng)理直接決定。8.2.5所有罰款直接在當(dāng)月的工資體現(xiàn)。9 信息收集預(yù)算9.1 信息經(jīng)費(fèi):信息收集是公司業(yè)務(wù)重要的工作內(nèi)容,是高層決策和市場營銷活動開展重要的依據(jù)來源,為此,公司每年拿出 80 萬人民幣作為信息收集工作的經(jīng)費(fèi)用于:信息收集工作人員和部門的獎勵、委派外部機(jī)構(gòu)調(diào)研費(fèi)用、購買信息機(jī)構(gòu)市場調(diào)研報告、外部收集人員的獎勵和禮品15、等。9.2 經(jīng)費(fèi)的分配:內(nèi)部獎勵占經(jīng)費(fèi)的40,外部購買報告占20左右,委派調(diào)研機(jī)構(gòu)占40。1競爭對手調(diào)查表調(diào)查區(qū)域調(diào)查人員姓名調(diào)查時間企業(yè)基本情況競爭對手名稱企業(yè)地址業(yè)務(wù)員情況業(yè)務(wù)員姓名學(xué)歷、年齡服務(wù)時間業(yè)務(wù)員口才待 遇銷售的對象營銷能力業(yè)務(wù)員給客戶印象業(yè)務(wù)方針及做法產(chǎn)品情況產(chǎn)品種類產(chǎn)品性能產(chǎn)品品質(zhì)市場占有率產(chǎn)品價格補(bǔ)充說明2競爭對手匯總表競爭對手名 稱主要產(chǎn)品新產(chǎn)品重點(diǎn)顧客研發(fā)動向投入營業(yè)比 例促 銷其 他1客戶開發(fā)計(jì)劃表銷售專員: 年度:月份訪問客戶約定訪問結(jié)果報告書(簡要說明進(jìn)度狀況及問題點(diǎn))客戶分類序號企業(yè)名或廠名訪問時間拜訪對象職務(wù)所屬部門電話123結(jié)束時間: 時 分123結(jié)束時間:16、 時 分競爭產(chǎn)品調(diào)查表調(diào)查地點(diǎn)調(diào)查時間品名(含:進(jìn)口商)本企業(yè)類似品名規(guī) 格包裝樣式零售價陳列數(shù)量對質(zhì)量的評價陳列位置優(yōu) 中等 劣備 注2客戶開發(fā)報告表客戶名稱電話企業(yè)地址電話主辦人員推銷產(chǎn)品第一次交易額第一次交易品名開拓經(jīng)過備注批示 經(jīng)理: 銷售主管: 報告者:3客戶開發(fā)統(tǒng)計(jì)表序號客戶名稱拜訪者所屬部門電話拜訪結(jié)果說明客戶級別123四、客戶訪問計(jì)劃表1訪問頻次計(jì)劃表 人員客戶級別經(jīng)辦人組長科長經(jīng)理總經(jīng)理副總經(jīng)理備注重要客戶訪問每月 次電話每月 次每月 次 個月1次 個月1次 個月1次一般客戶每月 次每月 次 個月1次 個月1次 個月1次有必要時潛在客戶每月 次每月 次有必要時有必要時第 12 頁 共 12 頁
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