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1、霆海商貿公司供應商信息管理制度供應商信息管理是企業管理者為了有效地開發和利用供應商信息資源，在供應商管理過程中，對供應商信息進行收集、加工、輸入和輸出的活動總稱。供應商信息管理制度第1章 總則第1條 目的為了規范供應商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進公司充分了解供應商的供應、交期、品管等能力，從而為公司制定采購決策提供依據，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于采購部人員收集、整理、存檔供應商信息等相關工作。第3條 職責分工1.供應商主管負責審核和落實供應商信息管理制度，監督供應商信息管理過程。2.采購專員負責分析和核定供應商信息，評價供應商資信等。3.采購文員負責收集、整理、存檔、保2、管供應商信息。第2章 供應商信息的收集第4條 供應商信息的內容供應商信息的內容主要包括以下四個方面。1.供應商基礎資料，也就是公司掌握的供應商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯系人，公司概況，設備狀況，人力資源狀況，主要產品及原材料等。2.供應商特征信息，包括供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。3.供應商業務狀況，主要包括目前及以往的銷售實績，經營管理者和業務人員的素質，與其他競爭公司的關系，與本公司的業務聯系及合作態度等。4.交易活動現狀，主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策、企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。3、第5條 實施信息收集1.采購專員制訂周密、切實可行的信息收集計劃，并報采購部經理審批。2.供應商主管將收集計劃分解并分配給采購專員。3.采購文員按照信息收集的目的和要求設計出合理的信息收集提綱與表格。4.采購文員按照任務的特點，選擇合適的收集方式和方法。第3章 供應商信息的整理第6條 供應商信息的分類供應商信息按照來源不同一般分為以下五類，采購專員應按照以下分類整理信息。1.基本情況，包括供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、聯系人、電話、傳真等。2.資料類，主要包括營業執照、執照到期日期、生產許可證、許可證到期日期、質量體系證書、證書到期日期、產品標識、行業檢測報告及4、有效期、企業簡介、配套設備情況、供應商基本情況調查表等。3.合同類，包括供應商質量保證協議、配套產品保修服務協議、合同及合同編號、技術協議。4.產品類，包括物料編碼、產品名稱、圖號、價格、企業行業標準、產品執行標準等。5.流程類，包括樣品小批鑒定表、供應商評價記錄、供應商批準表格等。第7條 供應商信息的整理1.采購文員負責收集和審核供應商基礎信息的資料，包括營業執照、生產許可證、衛生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。2.采購專員對供應商進行分類與編號，分類的方法按公司編碼規定。3.采購文員按照供應商編號，將采購專員核定的供應商信息錄入信息管理系統，建立供應商檔案卡。4.采購文員把信息以調查報告5、資料摘編、數據圖表的形式整理出來。5.采購專員將這些信息資料與收集計劃進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。第4章 供應商信息的存檔第8條 供應商信息存檔規定1.按照領導審批和公司規定，采購文員將供應商信息資料注明密級。2.將資料按來源、時間、內容等分成若干層次和類別。3.歸檔的資料應齊全完整，按照順序或編號進行裝訂。4.將裝訂好的資料，按照公司的編碼規則編號、標注標題，并編制卷內目錄。5.按照分類將案卷整齊放在規定的檔案柜或檔案架上。6.定期對資料進行整理、清理、核對。第9條 供應商信息借閱規定1.借閱資料時，必須辦理借閱手續。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領6、導審批，并由采購部經理審批。2.采購文員審核“借閱申請單”，并及時登記借閱信息。3.借閱人員應準時送還資料，采購文員應核對資料，并登記。4.如出現借閱異常時，采購文員應了解情況，必要時上報部門領導。第10條 供應商信息管理的注意事項1.供應商信息管理應保持動態性， 需要根據供應商情況的變化， 不斷地加以調整，清理過舊資料，及時補充新資料，并進行跟蹤記錄。2.供應商信息管理工作應提高質量和效率，不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。第11條 公司員工應理解并遵守供應商信息管理制度的相關規定。第12條 供應商信息的標注、保存、借閱、打印、復制、分發傳遞、銷毀、7、監控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關規定執行。第5章 附則第13條 本制度由采購部負責制定，報采購總監審批后執行。第14條 本制度自頒布之日起實行。14.1.3 采購信息系統使用制度采購信息系統可以有效地整合企業內外資源，加強企業與供應商之間的合作，增強企業采購業務的透明度，實現采購管理工作的信息化、網絡化等，提高采購工作的效率和質量，提升企業的核心競爭力。采購信息系統使用制度第1章 總則第1條 目的為了有效組織、管理和控制采購信息的采集、整理、傳輸、分析等過程，確保公司的采購活動實現信息化，提高采購工作效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司采購信息系統的使用、維護等相8、關管理工作。第3條 職責分工1.采購部經理負責劃分采購信息系統中采購模塊的使用權限，審核系統維護的信息，并且監督采購信息系統的實施。2.采購部各工作人員負責與信息管理部溝通采購信息系統需求，操作采購信息系統，配合信息管理部人員開展系統測試，并及時將操作信息反饋給信息管理人員。3.信息管理部人員負責采購信息系統的權限設置、系統操作的培訓和指導、系統運轉情況的監控及采購信息系統的調試、維護等工作。第2章 采購信息系統的架構介紹第4條 采購信息系統的構成采購信息系統包括業務操作系統、業務管理系統和電子商務系統三個部分。采購信息系統的構成及用途一覽表序號構成主要用途1業務操作系統日常采購計劃及認證、訂9、單環節的核心業務信息處理2業務管理系統采購績效統計處理，商業信息數據的收集及查詢、歷史經驗數據存放與共享3電子商務系統與供應商或社會供應群體的信息系統進行信息交換及傳遞第5條 采購信息系統架構一般情況下，在整個采購作業系統中包括采購資料庫、管理信息系統、采購作業系統、決策支持系統及MRP系統等模塊。第3章 采購信息系統的操作管理第6條 采購信息系統的權限分配1.采購專員申請采購信息系統的操作權限，提交采購部經理審核，并報采購總監審批。2.采購專員將審批通過的“權限申請表”提交給信息管理部。3.采購專員得到信息管理部的反饋后，進行權限測試，如有問題應及時通知信息管理部。4.采購專員使用分配的系統10、權限，按照操作標準開展日常業務。第7條 采購信息系統使用操作1.信息管理部應編制采購信息系統操作標準，經信息管理部經理審核后下發采購部執行。2.采購部工作人員在接受信息管理部的采購信息系統操作培訓之后，應利用信息系統輔助開展采購業務。3.采購專員在日常使用系統中，如發現問題 應及時與信息管理部溝通解決。第8條 采購信息系統操作注意事項1.采購專員的系統權限應與其崗位職責相符，如采購訂單的制作和采購訂單的審核不能是同一個用戶。2.采購專員的職責如有變動，應及時申請，請信息管理部做相應的變更。3.未經授權，任何人不得將用戶權限給未授權限的用戶使用。4.采購專員應嚴格按照采購信息系統的操作標準進行操11、作，不得擅自改動。第4章 采購信息系統的操作問題處理第9條 采購管理信息系統的主要問題由于市場隨時發生變化、人員操作失誤等原因，在使用信息管理系統時應注意收集信息系統問題，一般情況下問題可分為以下兩類，具體如下表所示。系統管理信息系統問題一覽表問題種類具體問題系統本身問題信息系統與公司現有系統（包括公司防火墻）的整合問題，不能兼容系統數據容量問題，可能影響系統數據的存儲、備份、輸出系統運算邏輯問題，運行結果與實際出現差異系統設計的程序不能滿足實際業務操作的需求，因系統的局限性無法進行二次開發或開發費用過高系統程序開發出現漏洞，可能引發系統癱瘓業務操作的問題系統操作比實際業務操作復雜，需增加崗位12、或人員，導致管理費用或維護費用過高各職能部門之間缺乏合作，造成數據錯誤操作人員缺乏規范、完整的培訓，因系統操作不熟悉導致數據錯誤因不熟悉系統或實際業務操作，導致系統數據參數設置錯誤缺乏信息系統管理的復合型人才，導致無法全面的協調和管理整個系統的運行人員變動頻繁，關鍵操作或實施人員流失，導致系統操作流程發生阻塞測試和試運行不充分，急于投入使用，未及時發現問題第10條 信息系統的改善1.采購專員在日常操作中如發現問題或需要改善的地方，經采購部經理審批后及時將系統改善需求提交到信息管理部。2.采購專員應配合信息管理的調查、確認以及測試的需求。3.在信息管理部對系統調試完成后，應先進行試運行，并記錄運行狀況。4.改善的系統經確認滿意之后，采購專員要簽字驗收，并更新采購信息系統操作標準。第5章 附則第11條 本制度由采購部負責制定、解釋、修訂，由采購總監審批。第12條 本制度自頒布之日起正式實行。