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1、XXXX有限公司財務綜合管理信息系統 XXXX技術服務有限公司2014-5目錄1.項目概述41.1項目背景41.2建設目標41.3建設內容52.設計方案62.1 功能框架圖62.2 系統用戶82.3 系統功能82.3.1 賬套管理82.3.2 預算管理102.3.3 費用管理142.3.4 合同管理172.3.5 我的工作202.3.6 統計分析222.3.7 系統設置222.3.8 移動終端審批233.運行環境243.1硬件配置243.2軟件環境244.系統預算265.項目實施安排275.1項目整體組織275.2項目總體工作計劃285.3人員配置291. 項目概述1.1項目背景財務綜合管理作2、為對現代企業成熟與發展起重大推動作用的管理系統，是企業在戰略目標的指導下，對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃，并通過對執行過程的監控，將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析，從而及時指導經營活動的改善和調整，幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。隨著業務范圍的不斷拓展，XXXX有限公司投入建設的資金和往來帳目逐漸增多，企業對外的經濟關系日益增多，維系這種關系的經濟合同也日益增多，目前的管理方法已經沒有辦法適應動態管理的要求。為了總體把控公司財務預算、支出以及往來合同等的整體運營情況，借助信息化手段，建立一套公司全面預算、合同管理系統，充分整合公司業務流、信3、息流，對企業內部各部門的財務及非財務資源進行分配、考核、控制，有效的優化配置企業資源、管理日常經營、分散經營風險。1.2建設目標XXXX有限公司財務綜合管理系統，融合企業預算管理、合同執行支付管理，本著“事前有計劃、事中有控制、事后有考核”的建設目標，結合“可靠性、標準化、先進性、可拓展性”的設計原則，設計研發本系統。1.3建設內容本系統以企業賬套為基礎，實現對企業預算的賬套管理、預算管理、往來費用管理，以及合同審批、合同執行階段控制、合同支付費用的管理。同時為適應日常辦公需求，實現移動端的查詢、審批。在賬套、合同支付管理的基礎上，按照企業的經營要求，設計一整套企業預算、支出等的統計分析圖表，4、為管理者提供實時、準確的經營分析數據。2. 設計方案2.1 功能框架圖本系統的建設從預算管理、費用管理、合同管理三個方面進行全方位管理，監管從預算到費用發生的全過程，通過多種方式、多個維度的統計分析，為企業資金運轉、投資建設提供合理有效的分析數據。系統設計分為8個功能模塊，分別是賬套管理、預算管理、費用管理、合同管理、我的工作、統計分析、系統設置以及移動端審批。系統功能框架圖2.2 系統用戶本系統的主要使用者為各部門預算員、部門經理、財務部審批員、財務部經理、總經理。2.3 系統功能2.3.1 賬套管理年度賬套維護企業財務主管部門年底需對下一年的賬套進行維護管理，定制下一年企業預算及發生費用賬5、套。賬套科目需主管部門定制，科目下的分解項需各部門自由定制。部門賬套維護每年各部門需針對企業財務部門定制的年度賬套定制本部門所需的預算科目，并在科目下建立部門所需分解項。所有部門定制完成后，本年度賬套最終定稿。定制完成后本年度及月度預算和發生費用則按照定制后的科目與分解項進行審批。科目追加年初財務部門定制完賬套科目后，各部門每月進行預算上報及審批。在此期間如發生缺少科目的情況，系統提供對本年度賬套科目的追加功能。分解項追加同科目追加功能。賬套復制為了減輕財務主管部門年初工作量。每年度對賬套進行維護時，財務主管部門可對上一年的賬套科目及分解項進行整體復制到本年度使用。復制后可對賬套進行微調。賬套6、合并根據企業運營狀況，財務部門需要根據企業相關組織結構變化調整賬套。系統可根據科目、分解項進行合并操作。包括同部門賬套合并或不同部門之間的賬套合并。合并后科目及分解項下的所產生的費用會歸入目標科目及分解項所有。2.3.2 預算管理預算編制預算編制分為年度預算和月度預算兩種。各部門按照年初定制的賬套提交預算額度。月度預算編制時，系統會根據年度預算額度對比生成剩余預算額度提示。預算編制完成后進入審批流程。預算審批月度及年度預算編制完成后，需提交進入審批流程（下圖）。如預算需進行調整則需要退回到部門預算員從新進行審批。年度預算調整在本年預算開始執行后，可進行預算外調整操作對本年年度預算進行追加。預算7、追加后需進行審批，審批流程同預算編制，審批通過后預算追加到本年年度預算中。調整記錄會保存在系統當中。月度預算追加在每月報銷費用時，如本月已發生費用已超過本月預算額，則可發起月度預算追加流程。流程經過審批后則預算追加到本月預算中，并留存追加預算記錄。預算匯總每年企業各部門預算會形成預算報表，預算詳情可從報表中查看。2.3.3 費用管理費用報銷每月預算審批通過后，才可以提交報銷費用。提交費用需選擇對應的分解項。（如果是合同費用，則需選擇合同名稱）。選擇相應的分解項或合同后，系統會提示當前分解項本月剩余費用（如果是合同費用，則會提示合同剩余費用）。同一預算科目的費用可提交多條報銷記錄。根據報銷費用可8、分為費用支出報銷和工程費用報銷，根據不同的報銷內容發起相應的審批流程。費用預警每月上報費用后，系統會根據本月預算與已發生費用進行對比。如發生費用已接近或超過本月預算額度，系統會自動進行預警提示，管理部門和費用發生部門可實時了解費用發生情況，避免費用超額情況發生。費用匯總費用審批通過后，形成費用匯總報表。報表內容為本年預算與費用對比完成情況及百分比。費用付款部門申請付款需填寫付款單。付款費用可關聯到已申請并審批完結的報銷項。根據是否關聯報銷審進入不同的審批流程。流程審批通過后則正是付款。費用導出所有報銷或付款的費用最終形成費用相應的發生費用臺帳。臺帳可以到處Excel格式為其他系統提供對接支持。9、2.3.4 合同管理合同簽訂合同簽署完成后，在系統中錄入合同信息、項目相關信息。包括合同原件、變更文件、附圖等資料。系統中接收PDF、圖片格式的電子文件的直接上傳。信息填寫完成后，需進行審批后方可正式生效并進入合同臺帳模塊。審批流程如下：合同臺帳合同相關資料錄入完成后，系統自動生成臺賬管理檔案，包括合同內容、合同相關文件、合同結算情況以及相關的項目相關信息。合同臺賬檔案管理采用表格展示，同時支持自定義字段的查詢表格的導出和打印。合同變更基礎建設類項目合同經常會存在變更的情況，系統中將合同變更信息納入監管。主要是記錄合同變更原因、影響金額，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴10、謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。合同變更完成后，生成新的合同或者是合同補充協議。在合同臺賬管理中，自動對進行過變更的合同進行標記，且原合同、變更后新合同、補充協議中自動排列在一起。合同付款臺帳通過費用報銷審批后，關聯合同的報銷內容可自動關聯到合同付款臺帳中。合同付款臺帳數據可針對本合同相關內容提供統計分析支持。對方單位管理對方單位管理為基礎字典管理項，維護所有與企業財務有關的相關單位基礎信息。2.3.5 我的工作待辦箱集中系統中所有需要用戶進行審批的工作均在此處顯示。用戶登錄系統會可方便快捷的了解有哪些流程需要進行審批。待辦箱在辦箱所有用戶審批過但未完成的審批流程在此處顯示。用戶可根11、據審批流程節點圖直觀的了解已辦流程當前審批情況。辦結箱所有用戶審批過并且已經完成的審批流程在此處顯示。2.3.6 統計分析統計分析模塊實現對預算進度及合同支付情況的綜合統計、分析，從合同、支付金額、月季年等多維度入手，實現從宏觀到微觀的全面統計，并配以統計圖表，清晰直觀的反應預算、費用、合同的動態執行情況。2.3.7 系統設置用戶管理用戶管理模塊實現部門、人員詳細管理與注冊用戶的信息的管理。實現對用戶進行增加、修改、刪除、鎖定、解鎖操作。部門信息主要包括部門名稱、行政職能等。人員信息包括所屬部門、人員姓名、注冊名稱等。權限設置權限設置模塊主要實現對人員、權限配置的管理。根據人員的職責范圍，制定12、其在系統中的使用權限。業務字典針對系統中基礎信息，例如：合同類型、合同付款方式、單位信息等信息，開發業務字典維護模塊，實現用戶對基礎信息的維護管理。2.3.8 移動終端審批移動終端審批為本系統的擴展功能模塊。主要實現工作流審批的延伸，便于用戶隨時進行審批工作和了解當前審批流程的進展情況并且在接收到新的審批工作時可即時提醒用戶有新的工作需要處理。終端可提供IOS版本及Android版本兩種操作系統的支持。待辦箱同我的工作待辦箱在辦箱同我的工作在辦箱辦結箱同我的工作辦結箱新審批推送提示系統收到新審批工作后，需以鈴聲或首頁推送的方式給用戶以提醒功能。便于用戶第一時間處理審批工作。3. 運行環境本系統13、設計開發完成后將部署于機房內。系統正常運行的硬件配置和軟件支撐環境要求如下：3.1硬件配置n 服務器端本系統服務器數量設計為2臺，一臺為數據庫服務器，一臺為系統應用服務器。服務器硬件要求如下： CPU頻率：4核雙線程2GHz及以上 內存：16G及以上 硬盤：500G及以上 網卡：千兆以太網卡n 客戶端客戶端硬件要求： CPU頻率：2.6GHz以上 內存：2GB及以上 顯卡：512MB及以上 硬盤：80G及以上3.2軟件環境n 服務器端： 數據庫：Oracle 10G 操作系統： Windows server 2003/2008 Framework 4.0 以上； Office 2007 以上；14、n 客戶端： IE8.0 以上；4. 系統預算詳見XXXX有限公司財務綜合管理信息系統預算書5. 項目實施安排5.1項目整體組織信息化軟件只是工具，最終需要人來使用，因此遠航公司需要從系統規劃階段、項目建設階段以及運行推廣階段的系統全生命周期，建立有效的項目建設工作機制，針對本項目與實施方專門成立領導小組和工作小組，明確各方工作內容和工作職責，推動項目應用深入實施；同時建立項目領導小組、工作小組和項目組定期溝通機制，便于各方的有效溝通和項目應用的有效監督及實施。具體相關職責如下：領導小組：應由雙方主管領導牽頭，具體職責如下：1.負責本項目規劃、實施等工作的評審監督；2.負責審批、制定業務制度、15、流程、數據標準；3.負責公司與財務預算、合同管理相關各方及部門的全面協調工作； 4.對工作小組提供協調、經費、場地等支持。工作小組：工作小組成員主要由公司財務部、信息部及軟件實施單位組成，具體工作職責如下：1.結合前期調研實施業務系統開發；2.對系統開發涉及的管理界面、交叉節點、功能設計等進行研討確定；3.定期召開工作組會議，研究解決系統開發中出現的問題； 4.定期向領導小組匯報工作進展；5.嚴格執行項目實施計劃、進度。5.2項目總體工作計劃時間實施內容按照6月份開始，如開始時間延后則工作時間順延6月10日6月20日6月30日7月10日7月20日7月30日8月10日8月20日8月30日9月10日9月20日9月30日10月-12月前期需求調研需求說明書確認原型開發原型確認系統設計概要設計說明書數據庫設計說明書系統開發系統測試測試報告硬件網絡平臺搭建系統試運行試運行報告5.3人員配置職務姓名能力與經驗聯系電話郵箱