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1、XXXX小額貸款公司信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸資料的完整性，促進信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和信貸資產(chǎn)的安全性，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國擔(dān)保法、商業(yè)銀行法、貸款通則等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條 信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸管理資料等組成。第三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，對信貸業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸2、部門負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責(zé)。綜合檔案部門負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責(zé)。第四條 各級管理單位要制定有關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。第五條 信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、小額貸款公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法第六條 信貸業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自3、然人客戶也可按區(qū)域建檔。第七條 信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；管理類：借款人的基本資料；保全類：資產(chǎn)風(fēng)險管理的相關(guān)資料；綜合類：小額貸款公司內(nèi)部管理資料等。每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類主要是指抵（質(zhì)）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質(zhì)物享4、受所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在信貸檔案中管理，其中有價單據(jù)必須存放于金庫，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。第三章 信貸業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容第八條 權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險單，抵押（質(zhì)押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險單。第九條 要件類檔案包括：企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批書、5、審貸會會議紀(jì)要、公司向上級部門的推薦審查意見、上級部門的貸款批準(zhǔn)意見、貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì))押核實書、保險合同、貸款法律審查意見（按相關(guān)制度規(guī)定應(yīng)出具的）、準(zhǔn)貸（簽）證、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)、貸后檢查記錄和貸款檢查報告、企業(yè)經(jīng)營活動分析報告、保證金進賬證明資料、貸款五級分類認定表（季度）、自然人（農(nóng)戶）的資信評定書，法人客戶的信貸登記咨詢書，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。項目貸款還應(yīng)包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項目的批復(fù)文件，項目6、變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項目概、預(yù)、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設(shè)資金來源證明文件、項目建設(shè)進度表、資金使用計劃等。簽發(fā)銀行承兌匯票還應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù)印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。其他業(yè)務(wù)所必須的要件等等。第十條 管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特種經(jīng)營許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù)印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資7、本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項的文件復(fù)印件等。專業(yè)擔(dān)保機構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)保基金已存入在設(shè)立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保8、證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。第十一條 保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃。呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責(zé)任認定文件、債權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，上級部門批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我社債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權(quán)的重要憑據(jù)、帳務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)材料。第十二條 綜合類檔案包括9、：公司內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。第十三條 權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，信貸員將復(fù)印件與原件核實，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。第四章 信貸業(yè)務(wù)檔案的日常管理第十四條 信貸檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：各信貸員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的信貸資料，審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時補充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各信貸檔案類別的相應(yīng)資料。10、整理：業(yè)務(wù)實際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)原始資料進行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年信貸檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán)證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對已還清貸款的隨筆和已失效或已處置完畢的信貸資料從本年信貸立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼等，填寫卷內(nèi)目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清11、單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實，并對卷內(nèi)資料進行審查，保證其齊全（附件八），對接收的檔案進行排序，放入固定位置，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內(nèi)容、形成時間、頁數(shù)、是否原件、存放位置等要素，對權(quán)證類檔案，并單獨建立權(quán)證類檔案要單獨建立權(quán)證類檔案登記簿進行登記（附件九）、管理、定期核對。第十五條 信貸檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀調(diào)閱：各級單位都應(yīng)建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級相關(guān)人員調(diào)閱信貸檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級信貸主管負責(zé)人簽字同意（附件十）。外借：信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱12、，不得外借，如遇特殊情況，需報縣聯(lián)社主任批準(zhǔn)才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。尚有信貸關(guān)系的信貸檔案作永久保管，清理全部信貸業(yè)務(wù)的檔案從客戶與本社的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期五年。綜合類信貸業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報表的年度匯總表為永久保管。信貸業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制信貸檔案銷毀清冊（附件14），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止13、年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管社的主任在銷毀清冊簽署意見，報聯(lián)社信貸管理部門審核，主管主任簽字同意。檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報告主管信貸的主任。第五章 責(zé)任第十六條 對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第六章 附則第十七條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。第十八條 以錄音、錄像、掃描、縮等方式保存的信貸業(yè)務(wù)檔案歸集在結(jié)合檔案部門保管。第十九條 本制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各信貸管理部門至少應(yīng)包括的基本內(nèi)容，不僅限于此。第二十條 設(shè)有專職信貸業(yè)務(wù)檔案管理員的單位，信貸員收集好資料應(yīng)在次日按移交清冊交專職管理員做好立卷、歸檔工作，移交綜合檔案管理部門。由于信貸業(yè)務(wù)對象不同，信貸檔案管理也略有不同，各單位參照本制度，具體細化執(zhí)行。第二十一條 本制度自董事會審議通過之日起執(zhí)行，修改、解釋權(quán)歸董事會。