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1、第三章 行政專員崗位職責(zé)一、 崗位要求工作細(xì)致、負(fù)責(zé)，擁有較強(qiáng)的責(zé)任心。同時必須具備一定財務(wù)管理知識，熟悉EXCEL運(yùn)用，并能適應(yīng)和服從突發(fā)狀況時領(lǐng)導(dǎo)安排的加班或者調(diào)班。二、 日常行為準(zhǔn)則a) 工作時間必須穿著公司提供的工作服，并保持工作服的干凈整潔，需在工作服左上角佩戴胸牌。我們建議化淡妝，但不能佩戴夸張的首飾，不得涂抹亮麗顏色指甲油，夏天時不能穿超短裙/熱褲和拖鞋；b) 無遲到、脫崗、緊急請假等情況發(fā)生；如因病請假，必須提供病假單、病歷卡等一系列人事部要求提供的單證；c) 工作時間內(nèi)不聽音樂、不看閑書；聊天工具只限工作用途，不瀏覽與工作內(nèi)容無關(guān)的網(wǎng)站，例如開心網(wǎng)等；d) 公司內(nèi)部有月度考核2、，你的主管會根據(jù)當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合打分，人事部將根據(jù)月度考核表決定是否通過試用期。e) 每日上班請保持良好心情，并時刻保持微笑，家長和孩子進(jìn)門，一律起身，并微笑說：“您好！”。三、 作息時間做五天休二天（沒有連休），每天工作8.5小時（含午餐時間），具體上班時間由上級主管視當(dāng)月情況安排，每月末主管告知下月的排班情況，沒有特殊原因，不得隨意換班或調(diào)整上下班時間。四、 崗位職責(zé)一）內(nèi)部日常管理工作 1.在主管領(lǐng)導(dǎo)下，保證中心能順利正常開展（定期檢查中心內(nèi)部的各項設(shè)施是否完好）； 2.負(fù)責(zé)中心內(nèi)部的日用品、辦公用品的采購，每周定期外出采購日常用品及訂購辦公用品，購買任何物品都需開據(jù)發(fā)票，并登記到3、備用金月報銷表格中；對于大型辦公家具，中心內(nèi)部固定資產(chǎn)采購，請按照公司關(guān)于固定資產(chǎn)申購流程進(jìn)行（附件一）; 3.負(fù)責(zé)中心內(nèi)部的辦公用品、畫材顏料的領(lǐng)用、登記工作；（詳見附件二：畫材領(lǐng)用流程） 4.配合其他各部門（如：教務(wù)部、銷售部）做好各項服務(wù)； 5.成本控制觀念，（如：回收單面紙），強(qiáng)化思想教育，從自身做起,養(yǎng)成節(jié)儉良好習(xí)慣；二）對外協(xié)調(diào)管理工作1. 負(fù)責(zé)收費(fèi)，并開據(jù)收據(jù)給家長，做到現(xiàn)金不過夜，當(dāng)天存入銀行。按照財務(wù)部給予規(guī)定的收據(jù)，請按一單一收據(jù)原則進(jìn)行開單，收據(jù)金額必須與實際付款金額一致，收據(jù)用完之后與出納聯(lián)系。一般情況下，中心只開立收據(jù)，如若家長要求開具發(fā)票，必須要求家長寫清發(fā)票抬頭，4、發(fā)票內(nèi)容一律為“咨詢費(fèi)”，同時收回收據(jù)。發(fā)票開立后請在發(fā)票開立明細(xì)表中進(jìn)行登記，并由領(lǐng)用人（家長）簽字。 2. 協(xié)助中心主管協(xié)調(diào)與各部門與本部門之間關(guān)系，協(xié)助處理臨時性與突發(fā)性事情； 3. 中心內(nèi)部各項設(shè)施出現(xiàn)問題，突發(fā)事件找物業(yè)幫忙解決，處理好中心內(nèi)部與物業(yè)之間關(guān)系，其他問題請按公司報修流程執(zhí)行（第四大點(diǎn)第2小點(diǎn)）；三）文書工作 1. 負(fù)責(zé)制作各項表格：表格名稱發(fā)送周期收件人備注學(xué)員信息表每周一CEOCOOCD教務(wù)主管更新部分用顏色區(qū)分收款清單每周一CEOCOOCD財務(wù)出納每周一張工作表學(xué)員統(tǒng)計表每周一COO每周一張工作表月度收款清單每月底至次月第一天CEOCOOCD財務(wù)出納匯總一個月中心材5、料盤點(diǎn)每月底至次月5日前出納匯總當(dāng)月顏料使用情況創(chuàng)作服出庫表每月底至次月5日前出納以累計形式登記中心員工考勤表每月底前HR作為工資發(fā)放依據(jù)備用金報銷表每月5、20日出納所有涉及費(fèi)用原件加上登記的表格，非電子檔，先由CD簽字確認(rèn)2. 負(fù)責(zé)打印各類單據(jù)（如請假單、加班/調(diào)休單、暫支單、付款單及個人費(fèi)用報銷單等）提供給中心員工使用； 3. 登記好員工基本信息，并制定員工聯(lián)系表（內(nèi)部/外部聯(lián)系表）并做到及時更新；四）其他1. 全面負(fù)責(zé)中心的資產(chǎn)管理工作，辦公用品的管理，以及行政日常經(jīng)費(fèi)的管理工作，避免公司資產(chǎn)流失和浪費(fèi)，努力為公司做好勤檢節(jié)約的實務(wù)工作；同時做好登記 2. 負(fù)責(zé)中心的后勤工作，（如：中6、心有燈泡不亮，要負(fù)責(zé)更換），有設(shè)備損壞或是電腦發(fā)生問題，按照公司流程進(jìn)行報修（見附件三）； 3. 加強(qiáng)員工的自身建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識和工作責(zé)任感，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，搞好分工與合作，提高后勤服務(wù)質(zhì)量；4. 環(huán)境衛(wèi)生工作：監(jiān)督阿姨搞好中心衛(wèi)生工作，做到中心的干凈、整潔；每周進(jìn)行環(huán)境評分，定期檢查，負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)區(qū)域不合格者扣分處理，每月評比打分；中心走廊區(qū)域及衛(wèi)生間區(qū)域阿姨負(fù)責(zé)，其余區(qū)域由各部門細(xì)化到負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；10、 崗位調(diào)動或提升公司給予每個員工發(fā)展機(jī)會和上升空間，也尊重每個員工的想法。如果工作一段時間后，你發(fā)現(xiàn)自己更勝任其他崗位的工作，我們鼓勵你主動向你的主管或人事部門提出，經(jīng)由公司討論決定7、后，會根據(jù)實際情況調(diào)整你的崗位或給予提升。11、 辦公區(qū)域環(huán)境請保持工作區(qū)域的環(huán)境整潔，合理妥善擺放各類與工作相關(guān)的物品，私人物品切忌隨意丟放在公共區(qū)域，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)繳納相應(yīng)額度罰款。12、 工作匯報每周日下班前以WORD附件形式將工作報告（附件四）發(fā)至CEOCOOCD郵箱，郵件命名方式英文名+日期（如：mary0712）附件一涂來涂去固定資產(chǎn)購買申請流程一、流程圖各中心申請人填寫固定資產(chǎn)購買申請單各中心主管批準(zhǔn)并簽字申請人收貨確認(rèn)及驗收（申請人或其指定收貨人）申請人通知總部行政部到貨情況行政部備案并計入公司固定資產(chǎn)清單COO、CEO審批并簽字總部行政部按申請單采購，并安排送貨送至各中心二、流程圖8、說明1. 固定資產(chǎn)購買申請單此處簡稱申請單；2. 由各中心申請人根據(jù)需要填寫申請單，此處的固定資產(chǎn)定義為一次性投入購買，（根據(jù)產(chǎn)品生命周期）長久使用。包括電器、電子周邊產(chǎn)品、大型辦公家具（非耗材）等，對固定資產(chǎn)定義有疑問可先與總部行政部溝通確認(rèn)；3. 申請單可以由2種形式遞交總部行政負(fù)責(zé)人：1） 原件或傳真：各中心申請人填寫的申請單需由中心主任、COO以及CEO簽字后方可生效2） 電子郵件：關(guān)于申請單的郵件必須由中心主任、COO以及CEO以電郵方式確認(rèn)后方可生效4. 申請人需明確并非所有提交的申請單均被批準(zhǔn)；5. 購買時間：申請單生效后的3個工作日內(nèi)（周一至周五，國定節(jié)假日除外）；6. 交貨時9、間：一般情況下以賣家具體交貨日為準(zhǔn)的前提下要求盡快送貨；緊急情況需在申請單備注內(nèi)注明，否則一律視為一般情況；7. 收貨確認(rèn)：申請人或其指定收貨人在收貨后需即時通知行政負(fù)責(zé)人，并通知到貨情況或溝通所發(fā)現(xiàn)的問題問題。到貨后的2個工作日后仍未通知行政負(fù)責(zé)人，一律默認(rèn)為到貨并驗收合格，行政將進(jìn)行備案并計入公司固定資產(chǎn)清單；固定資產(chǎn)購買申請單購買物品名稱（必填）數(shù)量（必填）單價郵費(fèi)總價第一次購買（必填）是 否（前一次買的物品，目前使用情況_）相關(guān)鏈接（淘寶地址、商店名稱等）具體要求（如顏色，尺碼，材質(zhì)）購買原因（必填）送貨地址（必填）備注申請人簽字： 申請日期：中心主管簽字： 批準(zhǔn)日期：COO簽字： 核10、準(zhǔn)日期：CEO簽字： 核準(zhǔn)日期以下由行政部填寫接收訂單日期：采購日期：采購商店（網(wǎng)店）地址：是否簽訂合同：送貨日期：送貨地址：備注：附件二涂來涂去畫材領(lǐng)用流程一、各中心畫材領(lǐng)用流程圖流程圖采購（行政部）填寫畫材申請單（各中心申請人）審核畫材量并核對庫存（行政部/財務(wù)部/COO）各中心主管審核批準(zhǔn)調(diào)用庫存（行政部）發(fā)放到各中心(倉庫管理人及配送人)校區(qū)/部門簽收（各中心教務(wù)部專人）入庫1. 流程圖說明1. 由各中心申請人根據(jù)需要填寫倉庫畫材申請單，申請人將填寫完整的申請表以發(fā)郵件和傳真形式交至行政負(fù)責(zé)人（傳真必須有相關(guān)人員簽字）。2. 行政、財務(wù)負(fù)責(zé)人查看并核對庫存，量足即調(diào)用庫存（如庫存量不足11、，各中心行政必須向教務(wù)主管、中心主管、財務(wù)及COO提交請購單和付款請款單簽字確認(rèn)后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)）。3. 各中心提取畫材申請時間為每月20日（遇節(jié)假日順延），行政負(fù)責(zé)人收到申請單確認(rèn)無誤情況下將單據(jù)傳真或交至配送人轉(zhuǎn)給倉庫管理員進(jìn)行配貨，倉庫管理員見行政負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可發(fā)貨（具體時間由倉庫管理員與配送人協(xié)調(diào)后三個工作日里需送到各中心）。4. 各中心教務(wù)專人收到配送物件，檢查無恙后在配送表上簽字簽收，行政部和財務(wù)部各保留一份配送表備檔。附件三各類后勤設(shè)備報修流程各中心行政Mail或電話至總部行政部報修總部行政部電話詢問了解情況，安排人員維修 總務(wù)人員前往各中心維修總務(wù)人員立即報備總部行政部12、決定是否更換新商品 無法當(dāng)場維修或自行無法維修 解決問題 Y N 需購買/配置零部件或?qū)で笙鄳?yīng)部門人員配合維修（如大樓物業(yè)等）按照行政大宗物品申購流程走 解決問題各中心行政反饋總部行政部維修結(jié)果流程圖說明：1. 大樓公共設(shè)備報修可直接與中心大樓物業(yè)聯(lián)系2. 報修前請先按各類生活常識進(jìn)行自檢，排除使用不當(dāng)原因后，再行報修3. 除緊急報修外，其他普通報修將在2-3個工作日內(nèi)完成（不含報修當(dāng)天）4. 申請人需同時配合和監(jiān)督總務(wù)人員進(jìn)行維修，并對維修后的事物進(jìn)行再次檢驗，確保維修工作的順利進(jìn)行。5. 各中心行政在維修后應(yīng)立即與總部行政部取得聯(lián)系，反饋維修結(jié)果，若維修后2個工作日內(nèi)沒有任何反饋，總部行政13、部一律視為維修完成。11 第六章 店內(nèi)管理一、中心排班1、排班模板日期123456789101112131415161718192021222324252627282930姓名周三周四周五周六周日周一周二周三周四周五周六周日周一周二周三周四周五周六周日周一周二周三周四周五周六周日周一周二周三周四1OOAAAOAOOAAAAAOOAAAAAOOAAAAAOO2AOAMXOOAOAMXAOAOFMXAOAOAMXAOAO3OAAXMOOOAFXMOAOAAXMOAOAFXMOAOA4OFOOAOFAOAOFAOAOFAOAOF早班（M）9:00-17:30 正常班（A）9：30-18:00； 周六14、日(X) 8:30-17:00 晚班（F)11：30-20：00； 休息(O) 銷售8：30-18:002、排班原則（1）周一至周五每天應(yīng)安排至少一人（課程顧問或行政客服）值早晚班（2）周末雙休工作時間以營業(yè)時間為準(zhǔn)。（3）中心員工周一至周五工作三天，周六日全體人員上班（4）遇節(jié)假日，排班將根據(jù)總部統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行調(diào)整一、 保潔員排班1、排班模板序號星期三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四姓名 日期123456789101112131415161718192021222324252627282930情況A阿姨AFFMMFFFMMFFFMMFFFMMFF阿姨BFFMMFFMMFFFMMFFFMMFF情況B阿姨AFMMFFMMAFFMMAFFMMAF兼職AAAAAAAA2、排班原則（1）規(guī)模較大中心需要2名全職保潔員，排班可參考情況A, 即兩個保潔員在周一至周五期間輪休兩天，周六日全天。（2）規(guī)模較小中心可安排一名全職保潔員配合一名兼職保潔員，全職保潔員在周一至周五期間休息兩天，周六日與兼職保潔員全天工作學(xué)員點(diǎn)名表2015 級周 ( - )學(xué)員點(diǎn)名表 客服： 序號學(xué)員姓名月份備注日期123456說明：1 出勤學(xué)員“”表示；曠課學(xué)員“X”表示；請假學(xué)員“”表示，并在備注中標(biāo)出何時補(bǔ)課 2 特殊情況：例如出勤了但是在點(diǎn)名過后，臨時換課未通知中心請寫備注欄。