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1、1目的規(guī)范公司機(jī)要檔案的管理，規(guī)避公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，為公司經(jīng)營服務(wù)。2范圍本制度適用于三一帕爾菲格特種車輛裝備有限公司。3定義機(jī)要檔案指公司在經(jīng)營過程中直接形成的有重要保存和利用價(jià)值的各種歷史記錄。機(jī)要檔案是指公司土地檔案、房產(chǎn)檔案、投資項(xiàng)目檔案、基建檔案、商務(wù)合同、產(chǎn)品銷售合同、人事檔案、專利檔案、印章檔案、公司榮譽(yù)、史料、資質(zhì)等。4職責(zé)4.1總經(jīng)辦是公司機(jī)要檔案歸口管理部門，直接負(fù)責(zé)公司一類檔案，并對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；4.2總經(jīng)辦的行政部負(fù)責(zé)公司一類檔案的日常管理（收發(fā)、借閱、保存等），并對(duì)檔案資料的完整性負(fù)責(zé)；4.3總經(jīng)辦的風(fēng)控部負(fù)責(zé)一類檔案中合同類的審核；4.4各二2、級(jí)部門，負(fù)責(zé)本部門檔案室的管理。5流程圖6流程說明步驟工作事項(xiàng)責(zé)任崗位事項(xiàng)說明應(yīng)用表單1整理建檔各部門檔案責(zé)任人1.各部門檔案責(zé)任人按照附錄1的收集范圍、整理要求對(duì)所在部門的應(yīng)歸檔檔案整理建檔。合同檔案目錄2檔案移交各部門檔案責(zé)任人1.按照附錄1的歸檔時(shí)限要求移交檔案。2.檔案移交時(shí)須提供一式兩份“歸檔材料移交清單”。3.檔案移交部門對(duì)檔案的完整性及規(guī)范性負(fù)責(zé)。歸檔材料移交清單3驗(yàn)收確認(rèn)機(jī)要檔案管理員1.逐件、逐項(xiàng)對(duì)照移交清單，核實(shí)檔案實(shí)物的準(zhǔn)確性，整理的規(guī)范性。2.核實(shí)無誤后在歸檔材料移交清單上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于不完整或整理不規(guī)范項(xiàng)不予接收。歸檔材料移交清單4檔案分類機(jī)要檔案管理員1.按“機(jī)3、構(gòu)（問題）年度”對(duì)接收的文件進(jìn)行分類整理。2.分類方案及類別種類遵照附錄2執(zhí)行。5排列編號(hào)機(jī)要檔案管理員1.根據(jù)分類方案,按照移交清單的順序,對(duì)接收的檔案逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋檔號(hào)章（模板見附錄3），并填寫“年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)”內(nèi)容項(xiàng)。6編目入庫機(jī)要檔案管理員1.完善檔案管理系統(tǒng)中件號(hào)、檔號(hào)、歸檔日期、移交部門、移交人、整編人、分類名稱、密級(jí)、保管期限等信息項(xiàng)。2.打印盒（卷）內(nèi)目錄，并置于盒內(nèi)首頁。3.填寫檔案盒封面（案卷脊背）信息。7提交需求需求部門申請(qǐng)人1.按照附錄5機(jī)要檔案利用審批權(quán)限表辦理書面審批手續(xù)。2.檔案的借用時(shí)間每次不得超過30天。3.檔案原件移交外部單位，必須4、由申請(qǐng)部門分管副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案室做好原件備份。4.合同檔案利用需申請(qǐng)部門與合同移交部門會(huì)審簽字審批。機(jī)要檔案利用審批表8需求審批需求部門負(fù)責(zé)人1.需求部門負(fù)責(zé)人在審批表上簽字審批。2.審批者對(duì)檔案需求的合理性負(fù)責(zé)。機(jī)要檔案利用審批表9利用服務(wù)機(jī)要檔案管理員1.提供利用服務(wù)，按序填寫“機(jī)要檔案利用審批表”利用序號(hào)。2.填寫機(jī)要檔案利用登記表。機(jī)要檔案利用審批表機(jī)要檔案利用登記表10歸還登記機(jī)要檔案管理員1.仔細(xì)核實(shí)所含文件的完整性。2.確定無誤后在機(jī)要檔案利用審批表及檔案利用登記表中注明已歸還字樣，并簽字確認(rèn)。機(jī)要檔案利用登記表11保管、盤點(diǎn)機(jī)要檔案管理員1.按照附錄4檔案庫房管理要求要5、求執(zhí)行。盤點(diǎn)記錄表12鑒定相關(guān)部門負(fù)責(zé)人1.對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.需繼續(xù)保存的重新劃定保管期限，無保存價(jià)值的申請(qǐng)銷毀。13銷毀機(jī)要檔案管理員，護(hù)衛(wèi)隊(duì)員1.檔案銷毀必須在機(jī)要檔案室工作人員與保衛(wèi)部護(hù)衛(wèi)隊(duì)員的共同監(jiān)銷下進(jìn)行。銷毀清單7激勵(lì)措施7.1 有下列事跡之一的，各部門應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)：7.1.1 對(duì)機(jī)要檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；7.1.2 對(duì)違反機(jī)要檔案管理要求的行為及時(shí)檢舉，或立即采取補(bǔ)救措施，避免或減輕損害后果的。7.2 有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，處罰5-50分；造成損失的，根據(jù)檔案價(jià)值，責(zé)令賠償損失：7.2.1 未按要求移交應(yīng)歸檔材料；7.2.2 檔案建賬6、不完整、庫房管理不符合要求；7.2.3 未配備檔案員或檔案員異動(dòng)未及時(shí)備案。7.2.4 借用檔案未按時(shí)歸還；7.3 有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，處罰50-100分,情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。7.3.1 擅自提供、抄錄、公布應(yīng)當(dāng)保密的檔案；7.3.2 損毀、 丟失或者擅自銷毀檔案；7.3.3 涂改、偽造檔案；8附件附錄1 機(jī)要檔案收集范圍、整理要求與歸檔時(shí)限附錄2 機(jī)要檔案分類和保管期限表附錄3 檔號(hào)章及相關(guān)內(nèi)容填寫要求附錄4 檔案庫房管理要求附錄5 機(jī)要檔案利用審批權(quán)限表附表1 歸檔資料移交清單類別歸檔材料范圍整理要求歸檔時(shí)限公司榮譽(yù)1.政府各級(jí)單位頒發(fā)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書及證明材料。7、1.歸檔的材料必須為齊全完整的原件,并遵循文件的形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系。2歸檔材料如為外文文檔、必須在首頁附上中文摘要。領(lǐng)取后7天內(nèi)珍貴史料1.重要領(lǐng)導(dǎo)視察紀(jì)念物；2.公司歷史性事件紀(jì)念物；3.友好單位贈(zèng)品；房地產(chǎn)權(quán)1.土地購置/投資協(xié)議、合同、批文、土地使用權(quán)證等；2.房屋買賣、租賃合同，產(chǎn)權(quán)證明等。頒發(fā)或簽訂之日起30天內(nèi)專利檔案1.專利證書2.專利轉(zhuǎn)讓協(xié)議、證明頒發(fā)之日起30天內(nèi)商標(biāo)檔案1.商標(biāo)注冊(cè)證2.受理通知書，續(xù)展證明、轉(zhuǎn)讓文件證照資質(zhì)1.各種資格認(rèn)證證書（含生產(chǎn)許可證、CE認(rèn)證、3C認(rèn)證等）；2.各公司營業(yè)執(zhí)照正副本，組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本，企業(yè)IC卡，機(jī)構(gòu)信用代碼證、國稅、地稅8、登記證正副本，法人代表證，進(jìn)出口資格證，外商投資企業(yè)外匯登記證，臺(tái)港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書正副本，高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書，開戶許可證，合資經(jīng)營協(xié)議、章程、驗(yàn)資報(bào)告。頒發(fā)之日起30天內(nèi)投資項(xiàng)目1.項(xiàng)目規(guī)劃、決策方面的材料；2.投資協(xié)議/合同、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、股權(quán)證等股權(quán)管理方面的材料；3.被投資企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告、紅利分配材料；4.被投資企業(yè)的董事會(huì)、股東會(huì)材料；5.被投資企業(yè)變更后的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等注冊(cè)材料；6.被投資單位新股東介入后的驗(yàn)資報(bào)告、章程等材料。1.歸檔的材料必須為齊全完整的原件（第3、4、5項(xiàng)可為復(fù)印件）,并遵循文件的形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔材料必須標(biāo)注頁數(shù)。9、3.歸檔材料如為外文文檔、必須在首頁附上中文摘要。簽訂之日起30天內(nèi)附表2 機(jī)要檔案利用審批表附表3 機(jī)要檔案利用登記表附表4 機(jī)要檔案盤點(diǎn)記錄表9附加說明本制度由總經(jīng)辦提出，并負(fù)責(zé)解釋和歸口管理附錄1：機(jī)要檔案收集范圍、整理要求與歸檔時(shí)限類別歸檔材料范圍整理要求歸檔時(shí)限文書檔案1.董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成、變更材料以及決議、決定、會(huì)議資料等；2.股權(quán)證明材料、股權(quán)變動(dòng)、股權(quán)激勵(lì)、決定、請(qǐng)示、批復(fù)、協(xié)議、規(guī)定等；3.經(jīng)營工作會(huì)議整套材料；4.公司總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)任免文件；5.公司早會(huì)紀(jì)要；6.戰(zhàn)略與管理研究資料；7.對(duì)外部單位的報(bào)告、請(qǐng)示、函等8.政府機(jī)關(guān)或上級(jí)單位的決定、決議、指示、批復(fù)、條例10、規(guī)定、通知等。9年度績效合約（含考核證明材料）1.歸檔的材料必須為齊全完整的原件,并遵循文件的形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔材料必須標(biāo)注頁數(shù)。3.歸檔材料如為外文文檔、必須在首頁附上中文摘要。1公司早會(huì)紀(jì)要在次年2月份前。2其他材料生效之日起30天內(nèi)。商務(wù)合同1.合同檔案目錄2.招標(biāo)項(xiàng)目檔案（招標(biāo)類合同）3.合同（含技術(shù)協(xié)議）4.合同審批表及審批流程5.報(bào)價(jià)單6.比價(jià)表7.計(jì)劃8.擬邀請(qǐng)單位一覽表（招標(biāo)、競標(biāo)合同）9.評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單（招標(biāo)、競標(biāo)合同）10.符合性檢查表（非生產(chǎn)類招標(biāo)合同）11.招標(biāo)書（招標(biāo)合同）12.中標(biāo)單位投標(biāo)文件正本（招標(biāo)合同）13.澄清記錄（招標(biāo)合同）14.議標(biāo)審批11、表（大于10萬基建合同、大于5萬其他合同）1.每份“合同檔案目錄”格式必須統(tǒng)一。2.合同必須為原件且紙張不能為破損或雙面利用的廢棄紙張。3.每件合同包含的材料必須齊全完整，所有材料不重復(fù)歸檔。4.每件合同按照合同檔案目錄序號(hào)順序依次擺列裝訂。5.橫向文件的裝訂，標(biāo)題欄朝左放置,檔案整體幅面尺寸規(guī)格為A4幅面，超過A4幅面的，必須折疊成A4大小，折疊線要控制在文件空白處。6.每件檔案只允許有一個(gè)裝訂物：使用訂書針裝訂的，裝訂位置在首頁的左上角，斜向裝訂。使用燕尾夾裝訂的，裝訂物的位置在豎向距左側(cè)1厘米、上側(cè)5厘米處。7.所有合同須根據(jù)合同編號(hào)有序排列。8.移交檔案時(shí)不能使用文件夾等包裝。簽訂日起12、90天內(nèi)類別歸檔材料范圍整理要求歸檔時(shí)限產(chǎn)品銷售合同1.合同檔案目錄2.銷售意向評(píng)審表3.主機(jī)銷售訂單4.按揭銷售產(chǎn)品發(fā)貨申請(qǐng)單5.銷售合同意向書6.客戶資信調(diào)查表7.客戶資質(zhì)證明8.匯款回單9.合同10.補(bǔ)充協(xié)議11.客戶簽收的發(fā)貨單1.每份“合同檔案目錄”格式必須統(tǒng)一。 2.銷售意向評(píng)審表、合同、補(bǔ)充協(xié)議、發(fā)貨單必須為原件。且紙張不能為破損或雙面利用的廢棄紙張。3.每份合同包含的材料必須齊全完整，所有材料不重復(fù)歸檔。4.每件合同按照合同檔案目錄序號(hào)順序依次擺列裝訂。5.橫向文件的裝訂，標(biāo)題欄朝左放置,檔案整體幅面尺寸規(guī)格為A4幅面，超過A4幅面的，必須折疊成A4大小，折疊線要控制在文件空白13、處。6.每件檔案只允許有一個(gè)裝訂物：使用訂書針裝訂的，裝訂位置在首頁的左上角，斜向裝訂。使用燕尾夾裝訂的，裝訂物的位置在豎向距左側(cè)1厘米、上側(cè)5厘米處。7.所有合同須根據(jù)合同編號(hào)有序排列。8.移交檔案時(shí)不能使用文件夾等包裝。發(fā)貨日起90天內(nèi)信貸合同1.合同（含后續(xù)補(bǔ)充、變更協(xié)議）2.授權(quán)書3.董事會(huì)決議1.合同必須為原件。2.每件合同的裝訂順序依次為合同、受權(quán)書、董事會(huì)決議。3.橫向文件的裝訂，標(biāo)題欄朝左放置,檔案整體幅面尺寸規(guī)格為A4幅面，超過A4幅面的，必須折疊成A4大小，折疊線要控制在文件空白處。簽訂日起60天內(nèi)招聘培訓(xùn)合同1.合同（含后續(xù)補(bǔ)充、變更協(xié)議）2.相關(guān)審批記錄1.合同必須為原14、件。2.每件合同的裝訂順序依次為合同、相關(guān)審批記錄。簽訂日起60天內(nèi)類別歸檔材料范圍整理要求歸檔時(shí)限宣傳廣告合同1.合同（含后續(xù)補(bǔ)充、變更協(xié)議）2.相關(guān)審批記錄1.合同必須為原件。2.每件合同的裝訂順序依次為合同、相關(guān)審批記錄。簽訂日起60天內(nèi)其他合同1.贊助協(xié)議及相關(guān)審批記錄2.和解協(xié)議及相關(guān)審批記錄3.委托代理協(xié)議及相關(guān)審批記錄4.委托檢測(cè)合同及相關(guān)審批記錄1.合同必須為原件。2.每件合同的裝訂順序依次為合同、相關(guān)審批記錄。簽訂日起60天內(nèi)基建檔案1.立項(xiàng)及開工審批文件2.建設(shè)用地、征地文件3.勘察、設(shè)計(jì)文件4.招投標(biāo)、中標(biāo)文件與合同書5.監(jiān)理文件6.施工文件（含變更單、變更報(bào)告等）7.竣15、工圖及竣工驗(yàn)收、結(jié)算文件。1.歸檔的工程文件應(yīng)齊全，完整，準(zhǔn)確。2.整理成A4大小,封面、目錄完整。3.所有歸檔的工程文件均為原件。4.歸檔的工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，所有竣工圖必須有竣工圖章。5.移交的必須是分項(xiàng)目整理，已立卷的檔案。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后半年內(nèi)聲像材料1.重要領(lǐng)導(dǎo)視察及公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像、光盤材料。2.公司召開的重要工作會(huì)議及組織的各種重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像、光盤材料。1.照片：必須采用照片袋包裝。2.錄音帶、錄像帶：必須有包裝盒，并注明來源、相關(guān)事件。3.光盤：必須有外包裝盒，并注明相關(guān)事件，光盤不得有破損、劃痕。生成日起30天內(nèi)類16、別歸檔材料范圍整理要求歸檔時(shí)限印章檔案1.印章申請(qǐng)文件。2.印章備案證明文件。3.印章管理登記本。4.印章作廢證明5.作廢印章。1.歸檔材料完整。2.歸檔材料必須為原件。印章作廢日起10天內(nèi)代理商檔案1.注冊(cè)資料（含營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、驗(yàn)資報(bào)告、股東決議等）2.代理協(xié)議。3.股東合資合作協(xié)議。4.股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議5.個(gè)人借款協(xié)議6.特別持股借款協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議7.三方協(xié)議8.質(zhì)押合同1.第1項(xiàng)歸檔材料可為復(fù)印件，第2至8項(xiàng)必須為齊全完整的原件。2.歸檔材料必須標(biāo)注頁數(shù)。生成日起半年內(nèi)高管人事檔案1.應(yīng)聘申請(qǐng)考評(píng)表2.面試、錄用審批表，轉(zhuǎn)正審批表（含入司報(bào)告等）3.入司體檢表4.離職證明17、（含內(nèi)部離職審批文件等）5.身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、入司培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等6.所有合同文本（含勞動(dòng)合同、競業(yè)限制協(xié)議、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議、送讀協(xié)議、薪酬協(xié)議、股權(quán)協(xié)議等）7.員工公司關(guān)系情況調(diào)查8.高管誠信承諾書、高管誠信自查報(bào)告9.任免文件10.關(guān)鍵績效（含述職報(bào)告、評(píng)價(jià)意見、績效面談的文字記錄等）11.獎(jiǎng)懲材料（含記功、嘉獎(jiǎng)文件，處分材料，公司重大事件中的表現(xiàn)，監(jiān)察報(bào)告等）12.其他相關(guān)資料（含領(lǐng)導(dǎo)見面意見及記錄，相關(guān)訪談?dòng)涗?，調(diào)薪文件，內(nèi)部調(diào)動(dòng)文件等）1.每份“高管人事檔案目錄”格式必須統(tǒng)一。2.除第5項(xiàng)外，其它11項(xiàng)的歸檔材料必須為齊全完整的原件或?qū)徟涗浲暾逦拇蛴〖?.總裁助理級(jí)（18、含總裁助理）以上公司領(lǐng)導(dǎo)人事檔案的歸檔材料原件必須統(tǒng)一移交至合資公司機(jī)要檔案室，各事業(yè)部視情況保存復(fù)印件。 4.外籍高管人事檔案歸檔材料參照其戶籍所在地相關(guān)法規(guī)執(zhí)行。文件生成之日起30天內(nèi)附錄2：機(jī)要檔案分類和保管期限表1.類目設(shè)置根據(jù)機(jī)要檔案的收集范圍，檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，結(jié)合各檔案的管理方式、著錄要求，確定為十四個(gè)一級(jí)類目。2.檔號(hào)編制及標(biāo)識(shí)檔號(hào)組成方式為“全宗號(hào)分類號(hào)年度號(hào)件號(hào)”。分類號(hào)是檔號(hào)的主體，由一、二級(jí)類目代號(hào)組成(部分由一、二、三級(jí)類目代號(hào)組成)。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母組合而成，二級(jí)類目、三級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用阿拉數(shù)字“雙位制”19、。具體請(qǐng)見主表如示。年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。件號(hào)是所選擇的分類號(hào)中最下位類目的順序編碼。一級(jí)類目標(biāo)識(shí)代碼二級(jí)類目標(biāo)識(shí)代號(hào)保管期限一級(jí)類目標(biāo)識(shí)代碼二級(jí)類目標(biāo)識(shí)代號(hào)保管期限實(shí)物檔案SW公司榮譽(yù)01永久證照檔案ZZ公司證照01永久珍貴史料02永久認(rèn)證證書02永久產(chǎn)權(quán)檔案CQ土地產(chǎn)權(quán)01永久投資檔案TZ按項(xiàng)目順序依次排列永久房屋產(chǎn)權(quán)02永久商標(biāo)檔案SBI按公告順序依次排列永久文書檔案WS經(jīng)營01永久基建檔案JJ工程準(zhǔn)備階段文件01永久股權(quán)02永久施工文件02永久綜合03永久監(jiān)理文件03永久公益04永久竣工圖04永久管理研究0510驗(yàn)收、結(jié)算文件05永久合同檔案HT國內(nèi)銷售合同0115會(huì)計(jì)檔案KJ報(bào)20、表01永久出口銷售合同0215賬簿02永久商務(wù)采購合同0315憑證0315信貸合同0415銀行對(duì)賬單0410行政合同0510聲像檔案SX照片01永久宣傳廣告合同0610光盤02永久培訓(xùn)招聘合同0710磁帶03永久法務(wù)合同0810專利檔案ZL按公告順序依次排列永久其他合同0910代理商檔案DL按生效日期依次排列永久印章檔案YZ印章01永久高管人事檔案GG按工號(hào)依次排列永久附錄3：檔號(hào)章及相關(guān)內(nèi)容填寫要求全宗號(hào):合資公司給每個(gè)部門的代號(hào)。各新增事業(yè)部需到合資公司機(jī)要檔案申請(qǐng)全宗號(hào)。年度:文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2017。保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱。分為永久、15、10三21、類。室編件號(hào):文件的排列順序號(hào)。各檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“0001”開始標(biāo)注。館編件號(hào)：不需要填寫。機(jī)構(gòu)(問題):分類方案中的二級(jí)類目名稱。如:2017收到的第100份有關(guān)經(jīng)營的文書檔案檔號(hào)章的填寫方式：附錄4：庫房管理要求1.機(jī)要檔案室應(yīng)合理配置專門檔案庫房等檔案工作用房，并配置防盜、防火、防高溫、防潮等必要設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品等不安全的場(chǎng)所，原則上不得設(shè)置在地下樓層或頂層。3.庫房內(nèi)檔案裝具應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，排列有序，便于檔案上架（入柜）和利用。4.每年1月30日前完成上一年度進(jìn)出檔案的盤點(diǎn)，并填寫機(jī)要檔案盤點(diǎn)記錄表。5.庫房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。要每周22、定期進(jìn)行打掃，并注意拉好窗簾，防止強(qiáng)光進(jìn)入。6.庫房內(nèi)尚未整理的文件材料不得隨處堆放，要有序的存放在檔案柜內(nèi)。7.庫房嚴(yán)禁存放私人物品、非機(jī)要檔案歸檔范圍的寄存物品。8.每天進(jìn)行巡查庫房防火防盜設(shè)施及空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理或報(bào)告；下班前，必須關(guān)好庫房門窗，切斷電源。附錄5：機(jī)要檔案利用審批權(quán)限表類別審批權(quán)限及流程 檔案移交部門可對(duì)其檔案中不宜向其它部門開放的部分提出限制利用的意見。電子文件的使用需求等同于借用檔案原件。申請(qǐng)人申請(qǐng)部門三級(jí)部門長申請(qǐng)部門二級(jí)部門長申請(qǐng)部門一級(jí)部門長機(jī)要檔案室檔案員實(shí)物商標(biāo)專利申請(qǐng)（閱）申請(qǐng)（印、借）審批辦理辦理證照基建會(huì)計(jì)聲像申請(qǐng)（閱）23、申請(qǐng)（印、借）審批審批辦理辦理合同 合同檔案利用需申請(qǐng)部門與合同移交部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審簽字。合同移交部門檔案員可以辦理登記直接查閱、復(fù)印、借用所移交的合同檔案。公司審計(jì)監(jiān)察人員經(jīng)其部門總監(jiān)授權(quán)，可以直接調(diào)閱所有合同檔案。申請(qǐng)（閱）申請(qǐng)（印、借）審批審批辦理辦理產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)（?。┥暾?qǐng)（借）審批審批辦理辦理投資申請(qǐng)（?。┥暾?qǐng)（借） 審批審批辦理辦理文書代理商印章高管人事檔案按公司保密制度辦理審批手續(xù)。附表1:歸檔資料移交清單本清單共頁項(xiàng)，一式兩份。交接日期：年月日。移交部門：，移交人：。接收部門：，接收人：。特別聲明：本移交清單經(jīng)雙方簽字后正式生效，資料未作特別注明的均視為原件。移交資料清單：序號(hào)資料名稱頁24、數(shù)備注附表2:機(jī)要檔案利用審批表序號(hào)檔案名稱密級(jí)利用方式查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）查閱復(fù)印借用（天）用途：申請(qǐng)部門辦理日期20 年月日申請(qǐng)人檔案管理員聯(lián)系方式歸還時(shí)間20 年月日審 核經(jīng)辦人批 準(zhǔn)利用序號(hào)特別聲明：檔案未作特別注明的均視為原件；“利用序號(hào)”為6位流水號(hào)。附表3:機(jī)要檔案利用登記表檔案名稱檔案編號(hào)數(shù)量利用記錄歸還情況利用方式申請(qǐng)部門經(jīng)辦人時(shí)間利用序號(hào)時(shí)間備注特別聲明：檔案未作特別注明的均視為原件；“利用序號(hào)”為6位流水號(hào)。附表4:機(jī)要檔案盤點(diǎn)記錄表檔案名稱年份起止件號(hào)數(shù)量備注 盤點(diǎn)人： 盤點(diǎn)日期：