九億電子信息公司人事檔案查閱及員工退休管理制度.doc
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2024-12-16
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1、人事檔案管理制度1. 目的將企業人事檔案管理工作制度化,規范化維護人事檔案材料完整,防止檔案丟失、損壞。便于相關人事檔案材料的借閱和使用。2. 適用范圍適合公司總部及全國各辦事處及分支機構3. 人事檔案分類員工人事檔案分為以下四大類:3.1 入職檔案3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。3.2 培訓檔案新員工入職培訓試卷、培訓心得。參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。培訓服務協議。3.3 職位檔2、案職位說明書、職務說明書、職務任命書。職務變動申請、職位職務變更記錄。3.4 薪酬考核檔案試用期考核表、員工試用期總結表。季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。3.5 其他檔案個人黨、團相關資料。各類獎勵、處罰記錄。離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、其他補充協議。4. 人事檔案的歸檔歸檔的程序如下:首先對各類人事檔案進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置。在目錄上補登材料名稱及有關內容。將新材料放入檔案。5. 人事檔案的核查核對檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查3、的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看檔案室環境是否良好,有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后。對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。6. 人事檔案的轉遞檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞程序如下:取出應轉走的檔案。在檔案底賬上注銷。填寫轉遞人事檔案材料的通知單。按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則,一般通過內部人員轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收4、到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。7. 人事檔案利用的方式人事檔案的利用有多種方式:7.1 查閱設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看,無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7.2 借出使用相關人員為完成某項人事工作任務,必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續,基礎時間不能超過一周,需要在“借閱登記表”上進行登記,逾期未歸還者,續辦延長借閱手續,并到期歸還。7.3 出具證明材料一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由管理部門向證明人核實情況,5、可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查,經主管部門審批,加蓋公章后方能生效。8. 人事檔案利用的手續在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證8.1 查閱手續查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔申請,在申請中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱部門負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。8.2 外借手續首先,借檔人員寫出借檔申請,內容與查檔報告相似;其次,借檔人員(部門)蓋章,負責人簽字;再次,人事檔案部門對其進行審核、批準然后,進行借檔登記6、。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。8.3 出具證明材料的手續單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:首先,由有關人員(部門)提出申請,說明要求出具證明材料的理由;其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發出。9. 人事檔案保密規定及保存期限9.1 公司設專人負責各類人事檔案的保管工作,保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久保存,對于已辭職、辭7、退人員的個人檔案,自員工離職之日起3年后方可銷毀。員工跨部門流動管理規定1. 目的1.1 從公司全局利益角度出發,優化公司崗位配置,為員工發展提供公開、公平、公正的機會。1.2 為保證員工內部流動的有序性,解決員工流動過程中產生的工作銜接問題,特制訂本規定。2. 適用范圍公司所有勝任工作的員工。3. 員工個人提出調動申請的條件3.1 在同一部門連續工作滿3年以上的員工,可直接向所在部門和人力資源部提出申請,部門應創造條件,支持員工的調動。原則上,部門經理不得限制員工流動。3.2 在同一部門連續工作滿2年不滿3年的員工,必須征得本部門經理同意后,向人力資源部提出申請3.3 在同一部門連續工作不滿8、2年的員工,原則上不能因個人原因申請內部流動。3.4 申請流程3.4.1 員工可通過公司內部主頁或人力資源部咨詢崗位需求信息,填寫“跨部門調動申請表”,本部門總經理簽字同意后向人力資源部提交申請。4. 公司業務需要提出人員調動申請的條件遵循滿足公司級業務和員工職業發展需要的原則,公司會進行員工崗位的調整,保證每一年比列的流動。4.1 對于公司級業務需要,如內部招聘大區外派人員、公司投資的合資企業的人員派出或對新成立的部門的人員支持等,資格條件由牽頭部門事先與人力資源部共同協商制訂。用人部門需首先以部門文件的形式向人力資源部提出用人申請,并可以從對公司業務負責的角度提出候選人,但不允許直接和其他9、部門的員工面談。 人力資源部審核申請并報總裁室審批同意后,和部門共同組織在公司內部進行公開招聘。4.2 對于到崗半年以內的新員工,由于招聘時相互之間了解不充分,導致業務需要和員工本人能力不匹配,部門和員工協商一致后,可以部門文件的形式向人力資源部提出調整員工崗位的申請。5. 工作交接手續5.1 同意錄用:根據以上要求和流程,員工被新部門錄用后,人力資源部將結果通知本人和調出部門,原部門從接到人力資源部通知之日起開始安排工作、相關文件資料、財、物等的交接。5.2 交接時間:調動員工應主動配合原部門進行各項工作的交接,原部門安排交接的期限一般為30天。特殊情況下最長可延至2個月。5.3 相關手續:10、交接完畢后,調動者需要到行政部及信息部分別辦理固定資產調撥手續、電子郵箱和通訊信息等的變更手續。5.4 報到:調動者將全部手續辦理完畢的“跨部門調動申請表”交到人力資源部后,到新部門報到。5.5 特別注意:在上述流程辦理期間,員工必須繼續做好本職工作;對該員工的日常管理及考核等仍原部門。待人力資源部將員工到新部門報到的信息通過郵件通知員工本人、原部門和新部門后,調動方完成。6. 違規流動的處罰人力資源部接受來自于各方面對不規范流動的投訴,對于不遵守上述規定流程,給其他部門工作造成不利影響的行為,一經發現,必嚴肅處理。6.1 對于調動申請未經原部門和人力資源部批準即自行確定接收部門的員工本人,將11、取消其調動資格。6.2 對于員工的調動申請未被批準即承諾其他部門的員工調入的部門負責人,將予以通報,追究其干部管理的責任。6.3 對于不辦理交接手續自行到新部門上班的員工,在原部門的脫崗時間按曠工處理。7. 內部崗位調整員工在部門內部的崗位調整由部門根據業務的需要來確認,部門需將完成的“部門內部崗位調動申請表”交到人力資源備案。崗位調整時間以將表交到人力資源部的時間為準。員工辭職管理規定及流程1. 目的規范員工的辭職管理,使之符合國家的法律法規以及公司的規章制度。2. 名詞解釋辭職:員工本人提出與公司解除或終止勞動關系的行為。3. 適用范圍全體員工4. 辦理流程4.1 員工申請有辭職意向的員工12、須提前30天提交辭職申請(試用期的員工須提前3天);與公司簽署了服務協議的員工,按公司規定履行。4.2 上機審批4.2.1 直接上級在收到員工辭職申請的5個工作日內與員工進行溝通,部門經理在收到上級意見的5個工作日內與員工進行溝通。4.2.2 時間要求:簽批的日期必須在員工離職日期的前5天,同意離職的日期最長不嫩超過員工提出辭職申請日期后的30天。4.2.3 延期說明:若確因工作需要員工的離職日期需超過30天的,須與員工協商一致后,填寫員工的離職日期,并說明延遲原因。4.2.4 審計:若因工作需要需對離職員工進行審計的,部門經理可向審計部提出審計需求,并按“干部離任審計辦法”辦理審計手續后,再13、按本規定辦理離職手續,若審計未結束,員工須推遲相應離職日期。4.3 員工確認員工在收到部門經理審批通過的辭職申請后,核準確認相關信息;員工的辭職申請獲得批準后,需按公司要求在離職前辦理工作交接及離職手續;員工的直接上級配合員工進行工作交接,并保證工作交接的效果。4.4 人力資源面談4.4.1 在部門經理簽批通過員工的辭職申請后,人力資源部需主動與員工取得聯系,核準員工的離職信息(特別是服務協議部門),并進行離職面談。4.4.2 時間要求:人力資源部須于員工離職前面談完畢,并在員工辭職申請表上簽字;負責面談的人力資源部工作人員在面談完畢后5個工作日內須填寫面談記錄表。4.4.3 職責劃分:員工離14、職由所在系統/分區的人力資源專崗負責離職面談,經理離職由系統/區域總部的人力資源總監負責離職面談,總監級(含)以上干部離職由人力資源部負責干部管理的總監進行離職面談。4.5 員工離職手續辦理員工于離職日期前3個工作日,憑辭職申請表到人力資源部/分區人力資源專崗處領取“員工離職手續辦理單”,開始辦理離職手續。離職手續須在員工離職之日辦理完畢,離職手續包括但不限于以下方面:4.5.1 由直接上級確認工作交接是否完成。4.5.2 歸還公司物品(包括固定資產、借用物品、部門資產等)。4.5.3 結算財務(包括借款、報銷等)。4.5.4 履行相關協議,服務期限未滿的員工,須按協議約定向公司交納違約金:簽15、訂了“應屆畢業生接收協議”且服務期未滿,因公司辦理解決戶口、兩地分居等原因而簽訂的服務協議未到期限,公司出資外派培訓、出國等原因而簽訂的服務協議未到期限。4.5.5 辦理人事相關手續:辦理檔案/戶口的轉移,辦理相關證件的轉移或清理,交還IC卡,辦理解除勞動關系等手續。4.6 員工的離職手續未能按規定辦理的處理方法4.6.1 直接上級代辦:如員工在離職日期后2個工作日內仍沒有辦理完離職手續,由離職員工的直接上級代為辦理。公司有權追究員工未按規定辦理離職手續而給公司帶來損失的責任。4.6.2 代辦“員工離職手續辦理單”的期限和流程:4.6.2.1 沒有未結清的項目,務必在該員工離職后10個工作日內16、辦理完畢。4.6.2.2 有資產和物品的項目未結清,按照以下流程辦理:部門追繳:員工所在部門在員工離職后10個工作日內追繳。如追繳未果,報人力資源部核減工資。核減后的損失在1000元(含)以下,由本部門自行承擔;超過1000元由本部門提交情況報告給行政后勤部保衛處繼續追繳,并抄送人力資源部備案。行政后勤部保衛處追繳:部門協助行政后勤部保衛處在提交情況報告后20個工作日內追繳,追繳回來后由本部門將“員工離職手續辦理單”辦理完畢。如未追繳回來,部門會同行政后勤部保衛處提交追繳報告給法務部、審計部和未結清項目相關的部門,并抄送人力資源部備案。 會簽處理意見:部門召集法務部、審計部和未結清項目相關部門17、組成鑒定小組,根據行政后勤部保衛處的報告,在10個工作日內會簽處理意見。如核減工資后的損失在5000元(含)以下,本部門按照處理意見辦理;如核減工作后的損失在5000元以上的需報送本部門和主管財務的副總裁共同審批,本部門按照審批意見辦理。4.6.3 如離職員工涉及資產和物品等未結清項目,由于部門未能及時按照上述時間要求和規定開展相關資產拖欠追繳等原因而發生的相關費用及責任,由離職員工所在部門承擔。給公司帶來損失的按核定金額由總經理指定的相關責任人承擔。5. 各部門相關職責5.1 離職員工所在部門負責與員工進行溝通。負責離職員工工作交接,物品清理工作。負責離職員工因工作原因而發生的借用、貸款、借18、款等事宜的清賬工作。會同相關部門處理離職員工未歸還財務的問題。負責代辦員工離職手續。5.2 部門人力資源相關人員負責員工離職面談工作。督辦員工離職手續,并處理善后事宜。遇員工不辭而別、涉及追繳情況,負責牽頭處理。5.3 區域總部負責細化本區域的離職流程。負責本區域員工離職的人事手續辦理及信息維護。定期給部門通報離職員工未辦理離職手續的情況。協助部門處理員工離職時產生的勞動糾紛。5.4 人力資源部負責完善員工離職管理規定,監督規定的執行情況。負責總監級以上(含)干部的離職面談工作。負責員工離職的人事手續辦理及信息維護定期給部門通報離職員工未辦理離職手續的情況。協助部門處理員工離職時產生的勞動糾紛19、。5.5 信息部負責及時刪除/關閉離職員工的網絡移動、郵箱等相關賬號。負責相關費用等事項的結算清理。5.6 行政部負責及時對離職員工的辦公位、資產、通訊設備等相關物品收驗工作(對于金額較大或一人有多臺固定資產的情況,須在接收員工離職信息后及時與部門聯系,若員工離職前5天還未轉移的,須于離職前5通知人力資源部,以確保公司不受經濟損失)。負責及時清理員工集體宿舍,辦理戶口等相關手續的轉出。對沒有交還公司物品的情況提出處理意見。負責協助離職員工所在部門對未歸還的公司財務進行追繳。5.7 財務部負責核查離職員工是否移交個人借款/貸款、固定資產、資產租賃(對于借款、借用涉及金額超過2000元者,須及時與20、部門聯系,確保公司不受經濟損失)。負責對離職員工的賬務進行清理,對于員工在離職前5天還未清理賬務的情況,須于離職前5天通知人力資源部。負責依據人力資源部的通知收取違約金。負責對未歸還公司財務的員工的提出處理意見。5.8 法務部和審計部對未歸還公司財務和違約的情況提出處理意見。對部門提出審計需求的員工負責審計。員工辭退管理規定及流程1. 目的規范員工辭退工作,完善公司人事管理制度,促進員工合理流動,增強企業活力。2. 適用范圍公司全體員工3. 辭退的定義和條件3.1 定義:辭退是指因為某種原因,公司單方提出解除、終止與員工簽定的勞動合同的行為。3.2 條件3.2.1 符合以下情況之一的人員,公司21、將予以辭退,應提前一個月通知員工辭退信息:考核辭退。員工患病或者非因工負傷,醫療期滿后,不嫩從事原工作也不能從事另行安排的工作的;其中,醫療期的定義、具體標注和計算方法按照國家“企業職工患病或非因工負傷醫療期規定”的相關規定執行。勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化,致使原勞動合同無法履行的,經當事人雙方協商部門就變更勞動合同達成協議的。3.2.2 符合以下情況之一的人員,公司將予以立即辭退:在試用期內被證明不符合錄用條件的。嚴重違反勞動紀律或者公司規章制度的。嚴重失職、瀆職,營私舞弊,對公司利益造成重大損失的。被依法追擊刑事責任的。4. 辭退工作流程4.1 提交辭退建議。對于需要進行辭22、退的員工,部門應按照“辭退建議表”的相關要求提交辭退建議和相關材料。4.2 調查核實。接到部門提交的辭退建議后,人力資源部應在5個工作日內進行調查,核實員工是否滿足辭退條件,將審核意見及時反饋給用人部門。備注:遇有重大或事實不易認定的事件,可根據具體情況適當延長調查時間。4.3 部門辭退預談。經調查核實確定符合辭退標準的,用人部門應在接到人力資源部反饋處理意見的3個工作日內,根據辭退原因、結合員工實際業績表現進行辭退預談,聽取員工意見,并將預談結果反饋給人力資源部。4.4 正式辭退面談。人力資源部應在部門預談后的5個工作日內,協助用人部門負責人、員工的直接上級與員工進行辭退面談,面談后向員工發23、出“辭退通知書”。備注:人力資源部發出“辭退通知書”后,應同時通知資產管理、薪酬福利等相關部門,以便這些部門提前做好準備工作。4.5 辦理離職手續。員工接到“辭退通知書”后3個工作內到人力資源部領取“員工調離共走/物品交接單”,辦理離職手續。員工應在收到“員工調離共走/物品交接單”后5個工作日內巴黎完畢交接手續,將“員工調離共走/物品交接單”交回人力資源部。員工辦理完工作交接手續,并結清欠公司款項后,應在7個工作日內到人力資源部領取經濟補償金和最后一個月的工資。調離手續應由本人親自辦理,并在上述規定的時間內辦理完畢,否則,經濟補償金/最后一個月的工資不予以發放。在員工離崗后5個工作內仍沒有辦理24、調離手續的,由本部門人力資源工作者代為辦理。特別說明:對試用期內被證明不符合錄用條件的員工,部門可依據“勞動合同”和相關勞動法自行處理,無須執行以上步驟,但應將辭退人員名單報送人力資源部備案。5. 違約金和經濟補償金按照公司員工簽定的“勞動合同”及相關勞動法規執行。6. 職責分工6.1 各部門經理牽頭組織本部門辭退工作。6.2 員工直接上級負責辭退員工的綜合評價,提供相關支持資料。6.3 人力資源部負責辭退工作的政策支持,協助用人部門辦理辭退程序,進行辭退前的調查工作。員工退休管理制度1. 目的加強退休人員的管理與服務,規范公司員工的退休操作規程。為公司的長期發展創造良好的氛圍與環境。2. 適25、用范圍適用于與公司簽訂勞動合同的員工。3. 退休條件及核定3.1 條件:符合以下條件之一者,可以辦理退休:男干部年滿60周歲,男工人年滿55周歲,女干部年滿55周歲,女工人年滿50周歲。男職工年滿50周歲,女職工年滿45 周歲,經醫院證明,并經勞動鑒定委員會確認,完全喪失勞動能力的職工。3.2 核定:由勞動與社會保障行政管理部門負責退休核定工作。4. 退休待遇4.1 退休金:公司員工退休后,按照國家政策享受社會養老保險金,即:在社會保險機構領取社會養老金。養老金核算方法詳見國家相關的養老保險管理規定。4.2 醫療:在公司參加基本醫療保險之前退休的員工,與公司的正式員工享受同等待遇。在公司參加基26、本醫療保險之后退休的員工,按照國家“基本醫療保險規定”執行。4.3 其他發給公司榮譽退休證。公司每年組織一次“退休員工交流會”。遇公司有重大活動,如運動會、春節聯歡會等,邀請退休員工或退休員工代表參加。5. 退休手續辦理程序5.1 退休年齡到達之日前90天,人力資源部與員工本人、勞動與社會保障行政管理部門聯系,啟動退休核定工作。5.2 退休年齡到達之日前60天,人力資源部向退休員工所在部門發出退休通知。5.3 退休年齡到達之日前30天,人力資源部通知退休員工辦理退休手續,并發放“退休員工工作/物品交接單”。5.4 退休員工在退休年齡到達之日前將“退休員工工作/物品交接單”簽署完畢,交回人力資源部。5.5 由人力資源部向退休員工發放退休證