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1、人事檔案管理制度一、目的為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍全體員工之個(gè)人檔案（入職檔案、培訓(xùn)檔案、離職檔案）、委托書(shū)、協(xié)議、合同等具有參考價(jià)值的文件資料。三、檔案管理員的職責(zé)由總經(jīng)辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、檔案管理內(nèi)容（一）員工入職檔案：1）個(gè)人簡(jiǎn)歷；2) 員工入職登記表3）應(yīng)聘人員登記表；4）面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；5）筆試結(jié)果報(bào)告；6）身份證復(fù)印件7）學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復(fù)印件材2、料8）離職證明；9）考核表;10)各類(lèi)合同及協(xié)議；11）員工異動(dòng)履歷表。（二）員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定（一）基礎(chǔ)管理1、原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。3、人事檔案按入司時(shí)間分類(lèi)存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于在職員工人事檔案目錄（附件一）、離職員工人事檔案目錄（附件二），并在檔案袋上填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如3、學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。6、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止）。8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫4、度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。9、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放，編簽號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。（二）檔案的查、借閱1、公司檔案分為保密級(jí)與非保密級(jí)兩個(gè)級(jí)別，保密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級(jí)檔各部門(mén)因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)查、借閱人事檔案審批表（附件三），并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2、任何單位一般不得跨部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。3、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理5、員辦理借閱手續(xù)。4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長(zhǎng)期限)，對(duì)借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件四）。（三）查、借閱檔案注意事項(xiàng)1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意。3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需6、要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。六、檔案的銷(xiāo)毀（一）公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。（二）當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)公司檔案 資料銷(xiāo)毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般 的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。（四）經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn) 的公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。（五）在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。 行政部 2010年4月22日附件一箱號(hào)檔案編號(hào)部門(mén)姓名檔案內(nèi)容入檔日期異動(dòng)記錄備注附件二箱號(hào)檔案編號(hào)部門(mén)姓名檔案內(nèi)容入檔日期離職日期備注附件三晟納吉光伏材料有限公司人事檔案借閱申請(qǐng)單文件名稱(chēng)文件號(hào)頁(yè)數(shù)申請(qǐng)借閱原因：申請(qǐng)人： 日期：部門(mén)意見(jiàn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人： 日期：審批意見(jiàn)：審批人： 日期：歸還人： 簽收人： 日期：檔案完好程度：附件四人事檔案借閱登記本（格式）文件編號(hào)文件名稱(chēng)借閱日期借閱人簽字歸還日期接收人簽字檔案完好