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1、四川藍(lán)光實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司人事檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)人事檔案管理工作、提高和完善人事檔案管理水平，以更好地為人力資源工作及其它各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。第二條 人事檔案的管理工作由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，本制度適用于集團(tuán)人力資源部，各子公司參照?qǐng)?zhí)行。第二章 人事檔案管理的基本原則 第三條 人事檔案管理是人力資源管理工作的一個(gè)重要組成部分，是選賢舉能、知人善任、全面考察了解和正確考評(píng)、使用員工的重要依據(jù)。第四條 人事檔案管理的工作內(nèi)容包括：制定集團(tuán)公司人事檔案工作規(guī)章制度、負(fù)責(zé)接受、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供集團(tuán)公司員工的人第五條 員工人事檔案屬于集團(tuán)公司的機(jī)要文件,人2、力資源部應(yīng)該依據(jù)國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度予以管理，確保檔案的完整與安全。第六條 人事檔案管理人員必須做到：忠誠樸實(shí)、堅(jiān)持原則；責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)、努力做好本職工作；嚴(yán)格按規(guī)定管理人事檔案，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，不得擅自向他人泄露檔案內(nèi)容。第三章 人事檔案的內(nèi)容第七條 人事檔案由全面真實(shí)反映個(gè)人歷史情況的材料構(gòu)成，建立人事檔案時(shí)需要建立人事檔案目錄，其內(nèi)容主要包括：一、新聘員工檔案內(nèi)容：1、員工登記表2、聘錄意見表3、個(gè)人聲明4、應(yīng)聘人員結(jié)構(gòu)化測試問卷5、體檢報(bào)告6、凡由集團(tuán)人力資源部聘用的員工，試聘報(bào)到時(shí)，均將本人最高學(xué)歷證書原件、職稱證書原件（包括工程、財(cái)會(huì)、技術(shù)等）、上崗證3、或資格證書原件交集團(tuán)人力資源部代為保管。7、畢業(yè)證原件、學(xué)位證原件、上崗證原件、職稱證原件等證件代管收據(jù)8、個(gè)人簡歷、照片、身份證復(fù)印件；畢業(yè)證、學(xué)位證、上崗證、職稱證等復(fù)印件9、藍(lán)光實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司員工試用期協(xié)議10、保密承諾書、技術(shù)保密協(xié)議11、廉潔自律書二、轉(zhuǎn)正員工檔案內(nèi)容需要增加：12、家訪回執(zhí)單13、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書14、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)15、藍(lán)光集團(tuán)員工轉(zhuǎn)正意見表16、勞動(dòng)合同17、保險(xiǎn)登記表18、其他三、在職員工檔案內(nèi)容的補(bǔ)充資料19、外培協(xié)議（原件）20、體檢報(bào)告21、任免通知22、獎(jiǎng)懲通報(bào)23、各種測評(píng)24、民主評(píng)議25、述職報(bào)告26、離職手續(xù)27、總結(jié)28、其他第八條 各有關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)將4、平時(shí)形成的應(yīng)該歸檔的人事檔案材料在三個(gè)工作日內(nèi)送交人力資源部歸檔。第九條 人力資源部可根據(jù)需要和檔案欠缺材料的情況，要求各部門有關(guān)人員補(bǔ)充材料。第十條 個(gè)人資料更改后需要在一周內(nèi)報(bào)人力資源部進(jìn)行有關(guān)信息的更改。第四章 人事檔案的管轄第十一條 集團(tuán)人力資源部管轄的人事檔案范圍：1、集團(tuán)總部全體人員2、和駿公司中心總經(jīng)理及以上人員3、嘉寶公司總部中心總經(jīng)理及以上人員,下屬子公司總經(jīng)理4、藍(lán)光科技公司、和駿物流公司總經(jīng)理助理及以上人員5、各子公司人力資源部工作人員6、各子公司財(cái)務(wù)、審計(jì)人員 第五章 人事檔案的借閱第十二條 人事檔案的借閱權(quán)限是：集團(tuán)總部各部門總經(jīng)理級(jí)及以上人員，各子公司負(fù)責(zé)人，可借閱5、本單位、所屬人員的人事檔案。第十三條 借閱人事檔案需要事先填寫藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱申請(qǐng)表或者藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱登記表（見附件一、附件二），集團(tuán)總部和各子公司經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、各子公司負(fù)責(zé)人審批后方可借閱，借閱時(shí)間一般不得超過半天。第十四條 人事檔案中的員工個(gè)人證件的管理與借用，具體規(guī)定如下：1、員工任職期間，確因有關(guān)部門需對(duì)上崗證（資格證）進(jìn)行年度審驗(yàn)，或其它確有必要的情況，需要臨時(shí)取用本人的有關(guān)證件或者復(fù)印件，由本人提出申請(qǐng)，由該單位人力資源部統(tǒng)一填寫員工檔案證件（復(fù)印件）取用審批表（附件三）、經(jīng)部門或子公司負(fù)責(zé)人書面審批同意，可向人事部門辦理臨時(shí)使用手續(xù)。2、借用證件原件有關(guān)手續(xù)：（1）、憑6、審批手續(xù)借用證件原件。（2）、一般員工交押金1000元/本，部門副總經(jīng)理及以上人員交押金2000元/本。3、員工未經(jīng)批準(zhǔn)同意離職，員工憑離職手續(xù)清單及員工證件代保管收據(jù)，在人力資源部取回由公司代保管的證件原件。4、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職的，人力資源部不得返還其證件，并收取每人每天5元的保管費(fèi)，直至其按規(guī)定辦完全部離職手續(xù)。5、員工未經(jīng)批準(zhǔn)臨時(shí)取用本人相關(guān)證件，時(shí)間一般為一周，最多不超過半個(gè)月。凡逾期未還者，超過的時(shí)間罰款50元/天，由當(dāng)事人交財(cái)務(wù)部。第六章 人事檔案的調(diào)動(dòng)第十五條 因員工調(diào)動(dòng)，人事檔案需要調(diào)入或者調(diào)出，檔案管理人員在收到人員調(diào)入或調(diào)出通知書后，填寫人事檔案移交清單（附件四）辦理檔7、案移交，調(diào)入方與調(diào)出方人事檔案管理人員各執(zhí)一份。第七章 人事檔案的保管與整理第十六條 員工人事檔案按規(guī)定使用專用檔案盒與檔案夾進(jìn)行收集、整理、裝訂、存放。第十七條 為確保檔案的正確性，對(duì)員工人事檔案建立目錄、進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，每半年檢查、核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證人事檔案的準(zhǔn)確性。第十八條 利用微機(jī)管理人事檔案。建立人事檔案電子文檔，進(jìn)行密碼保護(hù)、定期進(jìn)行維護(hù)，以保證人事檔案的安全與保密。第十九條 收集的人事檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備、具有保存價(jià)值，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審查蓋章或由本人簽定的，應(yīng)在蓋章、簽字后方能歸入員工人事檔案。 第二十條 員工的人事檔案材料原8、則上不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色、純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。第二十一條 對(duì)離職人員建立離職人員檔案，建立離職人員人事檔案目錄，對(duì)其分類進(jìn)行整理、保存。第八章 附則第二十二條 本制度由集團(tuán)人力資源部制定，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十三條 各子公司應(yīng)參照本制度，對(duì)本單位的人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的人事檔案進(jìn)行定期監(jiān)督與檢查。第二十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。附件：1、藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱申請(qǐng)表2、藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱登記表3、員工檔案證件原件（復(fù)印件）取用審批表4、檔案移交清單四川藍(lán)光實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司二四年一月十四日主題詞：檔案 管理 制度報(bào)：總 裁送：副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁助9、理發(fā)：集團(tuán)公司各部門、各子公司擬稿：王 蕾 審核：周世東 總裁辦公室印制（此件23份）附件1：藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱申請(qǐng)表被借閱檔案人借閱單位借閱起止時(shí)間借閱檔案內(nèi)容借閱事由：借閱人:借閱審核子公司人力資源部負(fù)責(zé)人：借閱單位負(fù)責(zé)人：集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人:集團(tuán)分管人事副總裁：集團(tuán)總裁：使用情況記錄說明： 1、借閱本單位人事檔案須報(bào)集團(tuán)分管人事領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2、借閱非本單位人事檔案須報(bào)總裁批準(zhǔn)；3、原則上，人事檔案只限總經(jīng)理借閱。 附件2：藍(lán)光集團(tuán)人事檔案借閱登記表借閱單位借閱人被借閱人借閱時(shí)間人力資源部負(fù)責(zé)人簽字備注附件3：員工檔案證件原件（復(fù)印件）取用審批表主辦單位： 單 位姓 名職 務(wù)取用證件名稱取用原因預(yù)計(jì)取用天數(shù)實(shí)際歸還日期部門負(fù)責(zé)人意見： 簽 名： 年 月 日集團(tuán)人力資源部總監(jiān)意見： 簽 名： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽 名： 年 月 日總裁意見： 簽 名： 年 月 日說明：1.為加強(qiáng)員工檔案證件的管理，請(qǐng)審批負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核取用證件的必要性和真實(shí)性。 2.審批負(fù)責(zé)人對(duì)取用證件者負(fù)有督促其按期歸還證件的責(zé)任。對(duì)于審批失誤，給公司商業(yè)機(jī)密或經(jīng)濟(jì)利益造成損失的，要承擔(dān)一定責(zé)任。附件4：檔案移交清單單位： 姓名：序號(hào)項(xiàng)目移交人接交人備 注交接時(shí)間：