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1、 人事檔案基本知識培訓案例導入： xx日用化妝品公司人事部的小劉負責人事檔案的管理工作，她對工作非常負責，凡是員工的情況變動都能及時對其檔案材料進行收集、補充或清理，每位員工的檔案材料也都整理得井然有序、目錄清楚，使人事管理工作中不管是員工考核、聘任、核定工資還是辦理各種人事關系等查找調閱檔案都非常方便。為此，小劉被評為公司的先進員工，公司還請她在表彰會上介紹事跡。小劉發言時說：她認識到人事檔案記錄著每一名員工的關鍵信息，是單位了解、考察、使用干部和職工的重要依據，是處理與人員有關的各種問題的憑證，關系到他們的切身利益，因此，在管理過程中她非常認真，對員工錄用、調入或調出、退休、考核、獎勵、提2、級等形成的檔案材料都按規定及時收集、補充和整理，確保員工檔案的完整和系統。同時，她還堅持執行人事檔案管理制度，不管誰利用檔案都必須履行審批和借閱手續，保證人事檔案的安全。小劉愛崗敬業的精神得到員工的一致稱贊。來自資料搜索網() 海量資料下載簡析：在人的成長和從事社會活動的過程中，會隨之形成記錄其歷史足跡的文件人事檔案。在單位，人事檔案既是員工業績的客觀記錄，有是單位合理使用、管理和開發人力資源的依據和工具，所以，人事檔案管理工作直接關系到個人和單位的切身利益。上述案例中的小劉深刻地認識到了人事檔案的重要性，在管理工作中認真執行國家的規定，準確、及時地開展工作，才使管理工作做到非常到位。講授內容3、：人事檔案基本知識一、人事檔案定義、種類人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才表現，以個人為單位歸檔保存以備考查的歷史記錄材料。種類：工人、干部、學生、軍人二、人事檔案特點與作用 特點：現實性、真實性、動態性、機密性 作用：考察、了解員工的重要手段，解決當事人個人問題的憑證，編寫任務傳記和專業史的寶貴材料。三、人事檔案構成要素1. 履歷材料；2. 自傳材料；3. 鑒定、考核、考察材料；4. 評定崗位技能和學歷材料、專業技術職務（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；5. 政審材料；6. 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；4、7. 獎勵材料；8. 處分材料；9. 招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；10. 其他可供組織參考的材料。四、人事檔案工作內容與要求 工作內容：.登記人員變動和工資變動情況.收集、整理和鑒別人事檔案材料.保管人事檔案，保證人事檔案的完整與安全.辦理人事檔案的提供利用和咨詢工作.轉遞人事檔案工作要求：集中統一、分級管理，嚴格把關、真實完整，便于利用。 人事檔案收集與鑒別一、人事檔案收集（一）收集途徑：人事部、業務部門（二）收集方法：1.建立、健全人事檔案收集制度、索要制度、檢查核對制度、移交制度、補充制度2.根據中心工作，集中收集人事檔案。3.5、疏通收集渠道4.跟蹤收集二、鑒定甄別（一）鑒別內容.判定文件是否屬于人事檔案.判定是否屬于同一對象.判定是否處理完畢.判斷材料是否真實、準確.審核文件是否手續完備.核查歸檔文件質量.是否有保存價值（二）剔除材料的處理1.轉出 非人事檔案要轉出。轉出時要寫好轉遞材料通知單。2.退回 內容需核實、手續不夠完備的檔案。要履行領導批準、登記、蓋章手續3.留存 不屬人事檔案但有參考價值的，整理后做業務資料保存。4.銷毀 無保存價值和重復無用的材料 人事檔案整理一、分類人事部檔案分類、排序、編目總序號：XJRS200X-月份）入職職工檔案編號：RS-R-200X-月份）招聘檔案編號：RS-Z-200X-月6、份培訓檔案編號：RS-P-200X-月份薪資福利檔案編號：RS-X-200X-月份人事規章制度編號：RS-G-200X-月份其他文件資料編號：RS-Q-200X-月份（二）人事檔案分類細目1、入職職工檔案分類（分為工人和干部兩類。兩者以職等劃分或者以職位、工作性質劃分）A 工人檔案（檔案編號以員工工號或入職編號為準）內容：1、 履歷材料；2、 自傳材料；3、 鑒定、考核、考察材料；4、 評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；5、 政審材料；6、 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；7、 獎勵材料；8、 處分材料；9、 招用、勞動合同，調7、動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；10、 其他可供組織參考的材料。B干部檔案（檔案編號以員工工號或入職編號為準）內容：第類：履歷材料（入職登記表、簡歷表；第二類：自傳材料第三類：鑒定、考核、考察材料第四類：學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）第五類：政治歷史情況審查材料(包括甄別、復查材料和依據材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）第六類：參加國共產黨、共青團及民主黨派的材料第七類：獎勵材料第八類：處分材料第九類：錄用、勞動合同、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料等材料8、第十類：其他可供組織上參考的材料2、招聘檔案分類招聘檔案RS-Z200X-月份）招聘渠道信息資料-Q以往招聘情況-z招聘需求統計-x臨時工作人員材料-l lRS-Z-M-200X-月份）試用人員資料人才儲備（未錄用人員）離職人員資料內部人員需求情況同行業人才情況 資料崗位調整-T招聘應用資料3、培訓檔案分類培訓檔案編號：RS-P-200X-月份已培（主題、講稿、時間、參加部門人員、周期、反饋情況編號：RS-P-P-200X-月份培訓材料收集編號：RS-P-C-200X-月份待培（計劃安排、實施細節、內容）編號：RS-P-D-200X-月份委托培訓（授課單位、學習內容、費用、參加人員）編號：RS9、-P-W-200X-月份4、薪資檔案分類薪資檔案編號：RS-X-200X-月份薪資制度、條例、實施細則及其他薪資規定檔案. 編號：RS-X-Z-200X-月份薪資發放紀錄編號：RS-X-Y-200X-月份福利檔案如社保、三險一金辦理、福利發放記錄等。編號：RS-X-F-200X-月份5、人事規章制度檔案分類人事規章制度編號：RS-G-200X-月份 業已實施規章制度、計劃、條例編號：RS-G-Y-200X-月份待審批規章制度、計劃、條例編號：RS-G-D-200X-月份人事部內部資料如：會議紀要、工作分工,安排、年終工作總結等RS-G-N-200X-月份 二、類內文件的排列 按文件形成時間順序10、排列,例: 排列順序 材料名稱 形成時間 1 簡歷表 1958年 2 登記表 1960年 3 履歷表 1961年 按文件內容所揭示的問題順序排列,例： 排列順序 材料所反映的問題 （ 1） 工資情況材料（項內按時間） （ 2） 各種代表會代表登記表 （ 3） 出國、出境材料 按文件材料內容的主次關系順序排列,例： 排列序號 材料名稱 1 入黨志愿書 2 入黨轉正意見 3 轉正申請 技術要求：1人事檔案可分為正本和副本。副本是正本重要材料的復制件。人事檔案如果存在鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫等情況，應對原件進行復制，以便于檔案內容的長久留存。此外還要通過復制形成人事檔案的副本。2技復制術加工 1) 11、對存在破損情況的檔案進行修補。2) 對規格不符合要求的檔案進行裁剪、折疊或托表，使檔案外觀規范，便于保管。三、編制卷內目錄四、打孔與裝訂五、書寫卷名六、檢查驗收人事檔案的利用和轉遞一、人事檔案的提供利用 查閱人事檔案。按規定辦理審批手續，外調介紹信不能作為查閱憑證。 借出人事檔案。經批準后須認真進行登記，并限期歸還。 人事檔案用戶。須嚴格遵守保密制度，確保檔案安全。 個人不得查閱或借用本人和直系親屬的檔案。 用戶復制。人事檔案須報有關部門審批。二、人事檔案的轉遞1.專人取送，保證檔案安全2.轉遞檔案必須辦理轉遞手續3.縣級以上才能直接轉遞人事檔案4.核對、簽名、蓋章并及時退回回執5.保持完整轉12、出通知單存根字第號 茲將 等同志的檔案材料轉去，請按檔案目錄 清點查收，并將回執及時退回。 單位名稱： 年 月 日 檔案材料 姓 名 轉遞原因 （份）回執 XXXXX： 你處于 年 月 日轉來 字 號 等 同志的檔案共 卷，材料共 份，已全部收到，現將回執退回。 收件人簽名 收件機關蓋章 年 月 日 小結：人事檔案基本知識人事檔案定義、種類1) 人事檔案特點與作用2) 人事檔案構成要素3) 人事檔案工作內容與要求2人事檔案整理1) 收集與鑒別2) 人事檔案整理3) 人事檔案利用與轉遞3相關檔案管理規定1) 干部檔案工作條例2) 人事檔案保管期限表3) 企業職工檔案管理工作規定 課堂測試題： 誰13、動了我的檔案 上海市民王某從一家公司離職后多次應聘，每到最后關頭卻總是落榜。終于有一次，王某偶然發現自己的檔案里被原公司塞了一份“處分” 決定，稱其“長期招搖撞騙”、“公安部門已立案查處”等。面對這份有爭議的“處分”決定，王某把原公司告上了法庭。您是否確切地知道自己的檔案在哪里保存？正受哪個部門管理？你是否曾經有意識地關心過自己的檔案情況？隨機調查顯示，在所有受訪中，有45%的人完全不知道自己的檔案的管理情況；40%的人對檔案管理存在著不同程度的誤區；有54%的人對于自己檔案袋中的內容不知曉；接近半數的人從來沒有關心國過自己檔案的相關問題。然而，隨著市場經濟體制的不同深入，各種類型的用人單位也越來越多，加之人才流動頻率也日益頻繁，這使得檔案管理的難度不斷增加，隨之引發的設計有關檔案管理的問題也多了起來。思考：在日后工作中，我們該如何關心自己的檔案？在人事檔案管理中，檔案管理員應該如何保證個人檔案的真實性？