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1、華漢電子有限公司物料采購(gòu)管理制度第一章總則第一條目的。為確保采購(gòu)的產(chǎn)品合乎規(guī)定的要求，特制定此制度。第二條范圍。適用于與管理體系有關(guān)的所有物料的采購(gòu)。第三條責(zé)任部門。品質(zhì)部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)、計(jì)劃員、研發(fā)部、工程部。第二章采購(gòu)作業(yè)流程第四條采購(gòu)作業(yè)流程。第五條需求統(tǒng)計(jì)。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)各部門提交、由部門主管審核的申領(lǐng)單，結(jié)合物料申購(gòu)所屬類型（補(bǔ)充庫(kù)存、定期采購(gòu)、零星采購(gòu)、機(jī)器設(shè)備采購(gòu)及外調(diào)）和庫(kù)存情況，填寫申購(gòu)單；申購(gòu)機(jī)器設(shè)備的申領(lǐng)單必須附有工程部確認(rèn)過(guò)的技術(shù)參數(shù)。第六條審批。倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)申購(gòu)部門提供的申領(lǐng)單，將申購(gòu)單附上材料的技術(shù)要求呈總經(jīng)理審批。第七條確認(rèn)、受理申購(gòu)單。倉(cāng)儲(chǔ)部將經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)的申2、購(gòu)單（財(cái)務(wù)聯(lián)和采購(gòu)部聯(lián)）、物料技術(shù)要求及對(duì)應(yīng)的申領(lǐng)單交采購(gòu)部，并與采購(gòu)部確認(rèn)物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及需求日期，確認(rèn)無(wú)誤后由采購(gòu)部將申購(gòu)物料錄入電腦，形成電子文檔記錄并加以保存。第八條物料采購(gòu)順序安排。采購(gòu)部根據(jù)申購(gòu)單申購(gòu)物料的需求日期，按交期緊急程度依次排出正常采購(gòu)、優(yōu)先采購(gòu)和緊急采購(gòu)順序（對(duì)于緊急采購(gòu)采購(gòu)部可向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，放寬對(duì)供應(yīng)商的要求）。第九條選擇供應(yīng)商，下達(dá)訂購(gòu)單。第三章供應(yīng)商選擇作業(yè)流程第十條供應(yīng)商選擇流程。第十一條初選供應(yīng)商。1采購(gòu)部判斷所申購(gòu)物料是延用的老材料還是新增材料，延用材料從合格供應(yīng)商一覽表中選擇最合適的（遵循“適時(shí)、適地、適質(zhì)、適量、適價(jià)”原則）供應(yīng)商。2對(duì)于首3、次合作的供應(yīng)商須先試樣，樣品合格后由供應(yīng)商提供資料且報(bào)價(jià)合適方可列入合格供應(yīng)商一覽表，其中任何一項(xiàng)不合格則不予合作。第十二條填寫訂購(gòu)單，進(jìn)行編號(hào)打印。1訂購(gòu)單編號(hào)說(shuō)明。例如，SR/SN07053001：S仙橋、R含稅、N不含稅、07年份（2007年）、05月份（5月）、30日期（30日）、01流水號(hào)（當(dāng)日發(fā)出訂購(gòu)單流水號(hào)，依次為01、0230、31）。2檢查無(wú)誤后由采購(gòu)員簽名，上交采購(gòu)部經(jīng)理審核通過(guò)后，采購(gòu)員蓋章并傳真至供應(yīng)商。3新增物料須在下達(dá)訂購(gòu)單前先送樣試驗(yàn)。第十三條交貨日期的注意事項(xiàng)。1訂購(gòu)單的交貨日期應(yīng)早于實(shí)際需求日期。2實(shí)際交貨時(shí)，若供應(yīng)商未按要求的交貨期交貨，則采購(gòu)員將送貨單交計(jì)4、劃員加注意見(jiàn)。3若未影響公司的生產(chǎn)，計(jì)劃員加蓋“未影響生產(chǎn)進(jìn)度”章并簽字。若影響了公司的生產(chǎn)，計(jì)劃員加蓋“延期交貨”章并簽字。4將交貨情況登入供應(yīng)商交期統(tǒng)計(jì)表。第十四條訂購(gòu)單的確認(rèn)。發(fā)出訂購(gòu)單及材料的技術(shù)要求后，采購(gòu)部應(yīng)致電供應(yīng)商確認(rèn)是否能滿足公司訂購(gòu)單內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字蓋章回傳（款到發(fā)貨的物料訂購(gòu)，應(yīng)要求供應(yīng)商簽字蓋章后將訂購(gòu)單原件寄回本公司）。第十五條若供應(yīng)商交貨期不能滿足公司需要，采購(gòu)部須第一時(shí)間用電話通知倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)管員與計(jì)劃員溝通協(xié)調(diào)，對(duì)生產(chǎn)作出調(diào)整，如生產(chǎn)無(wú)法作出調(diào)整配合，則取消與該供應(yīng)商的合作，在合格供應(yīng)商一覽表上重新選擇供應(yīng)商。第十六條供應(yīng)商的特批。如果生產(chǎn)急需而又無(wú)合格供應(yīng)5、商可供選擇時(shí)，由采購(gòu)部填寫相關(guān)物料情況說(shuō)明聯(lián)絡(luò)單，呈總經(jīng)理特批未經(jīng)評(píng)審的供應(yīng)商的產(chǎn)品后，交品質(zhì)部和倉(cāng)儲(chǔ)部作為收貨依據(jù)，并下達(dá)訂購(gòu)單及材料的技術(shù)要求至供應(yīng)商，通知供應(yīng)商送貨。第十七條到貨驗(yàn)收。1訂購(gòu)物料到貨后，品質(zhì)部依據(jù)物料的技術(shù)要求驗(yàn)收來(lái)料（技術(shù)改良物料首批由技術(shù)部驗(yàn)收，新研發(fā)項(xiàng)目所需物料首批來(lái)料由研發(fā)部驗(yàn)收）。2對(duì)于當(dāng)時(shí)不能得出檢驗(yàn)結(jié)論的來(lái)料，由倉(cāng)庫(kù)簽收，在送貨單上注明“收貨、待檢”，并將來(lái)料放入待檢區(qū)。3倉(cāng)庫(kù)根據(jù)品質(zhì)部填寫的進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表的結(jié)果，物料合格則入庫(kù)，填寫入庫(kù)單給采購(gòu)部簽收；否則將進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表交采購(gòu)部，由采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)調(diào)作退貨處理。4如合同或協(xié)議規(guī)定需要在供方場(chǎng)地驗(yàn)收，采購(gòu)部6、應(yīng)與供應(yīng)商明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間，由品管人員到現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)物料質(zhì)量情況。5對(duì)五金零配件、加工件、設(shè)備等其他特殊材料未劃入品質(zhì)部工作范圍的材料檢驗(yàn)工作，由專業(yè)人員和使用部門聯(lián)合驗(yàn)收。6對(duì)辦公文具及勞保用品等的采購(gòu)，到貨后由倉(cāng)管員核對(duì)品名、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)，核對(duì)無(wú)誤后直接入庫(kù)。7由工程部因技術(shù)改進(jìn)或研發(fā)部成立新項(xiàng)目首次用到的新物料，必須先向供應(yīng)商索樣。8首次合作的供應(yīng)商，須先試用該供應(yīng)商提供的樣品。9工程部或研發(fā)部提供由部門主管簽名審核的技術(shù)要求給倉(cāng)儲(chǔ)部，由倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)交至采購(gòu)部，由采購(gòu)員傳真給供應(yīng)商提出索樣需求，并與供應(yīng)商確認(rèn)相關(guān)技術(shù)參數(shù)。第四章樣品的交付及試樣第十八條樣品交付。樣品到位后，采購(gòu)員將樣品基本信息7、填入供應(yīng)商送樣檢測(cè)試用評(píng)估表，將樣品及供應(yīng)商送樣檢測(cè)試用評(píng)估表交品質(zhì)部或工程部進(jìn)行確認(rèn)。第十九條試樣。1實(shí)驗(yàn)完成后，試樣部門填寫供應(yīng)商送樣檢測(cè)試用評(píng)估表交采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)試樣部門的判定結(jié)果，決定批量采購(gòu)或者選擇其他供應(yīng)商。2試樣若通過(guò)，對(duì)首次合作的供應(yīng)商應(yīng)通知供應(yīng)商提供基本資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件及供應(yīng)商基本資料表等，如有環(huán)保要求的物料需提供SGS報(bào)告等），已有合作的合格供應(yīng)商則不須再提供。3倉(cāng)庫(kù)通知試樣部門填寫申領(lǐng)單后，由倉(cāng)管員填寫申購(gòu)單進(jìn)行小批量申購(gòu)。4試樣不合格，則合作關(guān)系到此終止。第五章采購(gòu)物料質(zhì)量信息反饋第二十條購(gòu)進(jìn)的物料經(jīng)驗(yàn)收或在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題8、，品質(zhì)部需填寫供應(yīng)商來(lái)料不良糾正措施通知單反映至采購(gòu)部，由采購(gòu)部將此單傳真給供應(yīng)商反饋相關(guān)問(wèn)題，要求供應(yīng)商進(jìn)行品質(zhì)改善，并作相應(yīng)處理（協(xié)調(diào)作退貨或是換貨處理）。第六章采購(gòu)資料變更第二十一條訂購(gòu)單發(fā)出后，若要提出更改（性能、材質(zhì)、外觀、環(huán)保要求、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期和圖紙），由倉(cāng)儲(chǔ)部提供經(jīng)提出更改部門負(fù)責(zé)人審核的通知單及相關(guān)技術(shù)文件給采購(gòu)部。第二十二條采購(gòu)部將有效版本技術(shù)文件傳真給供應(yīng)商，注明新版本文件編號(hào)及替代的文件編號(hào)，并與供應(yīng)商確認(rèn)。第二十三條如供應(yīng)商已按變更前所發(fā)訂購(gòu)單要求及技術(shù)資料進(jìn)行生產(chǎn)，則由雙方協(xié)商解決方法。第七章付款申請(qǐng)第二十四條款到發(fā)貨采購(gòu)方式。1訂購(gòu)單發(fā)出后，要求供應(yīng)商簽字9、蓋章，并將訂購(gòu)單原件寄回公司。2收到簽章原件，采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)部付款并將匯款底單傳真給供應(yīng)商，通知發(fā)貨。第二十五條現(xiàn)金付款的訂貨方式。1訂購(gòu)單發(fā)出后，要求供應(yīng)商簽字蓋章回傳，貨到后采購(gòu)部通知倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)管員通知品質(zhì)部（工程部/研發(fā)部）驗(yàn)收，倉(cāng)庫(kù)依據(jù)驗(yàn)收部門開(kāi)出的進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表判定結(jié)果完成入庫(kù)及入庫(kù)單的填寫。2采購(gòu)部整理申購(gòu)單、訂購(gòu)單、入庫(kù)單、送貨單、收據(jù)或發(fā)票后，填寫付款申請(qǐng)單交財(cái)務(wù)部審核，再由采購(gòu)員將付款申請(qǐng)單呈總經(jīng)理審批后，將單據(jù)返回財(cái)務(wù)部結(jié)款。第二十六條月結(jié)合作的訂貨及對(duì)賬、付款。1訂購(gòu)單發(fā)出后，要求供應(yīng)商蓋章回傳，貨到后采購(gòu)部通知倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)管員通知品質(zhì)部（工程部/研發(fā)部）驗(yàn)收，倉(cāng)庫(kù)依據(jù)驗(yàn)收部門開(kāi)出的進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表判定結(jié)果完成入庫(kù)及入庫(kù)單的填寫，并將入庫(kù)單交采購(gòu)部保存，當(dāng)月20日后由采購(gòu)部統(tǒng)一做賬。2每月上旬與供應(yīng)商對(duì)上月賬，采購(gòu)部核對(duì)無(wú)誤后，統(tǒng)一將單據(jù)交財(cái)務(wù)部審核并簽名蓋章，由采購(gòu)部回傳給供應(yīng)商，并通知供應(yīng)商開(kāi)收據(jù)或發(fā)票。3采購(gòu)部收到供應(yīng)商開(kāi)具的收據(jù)或發(fā)票后填寫付款申請(qǐng)單，交財(cái)務(wù)部審核、呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)部付款。第八章物料申購(gòu)單據(jù)的整理第二十七條采購(gòu)員每月5日前對(duì)本部門上月所有文件按類別及編號(hào)一一整理，作出索引目錄，裝訂成冊(cè)。